Bien gérer son temps

UNE ORGANISATION EFFICACE DE SON TEMPS Permet de : Avoir une meilleure vue d’ensemble, de son activité et des priorités Agir plutôt que de réagir Surmonter son stress Prendre du temps libre Atteindre ses objectifs

Mes critères de gestion du temps L’important est souvent dissimulé, caché au milieu de la « pile » des urgences. L’URGENT cache souvent L’IMPORTANT L’URGENT chasse souvent L’IMPORTANT

L’Important et L’Urgent Nous avons souvent intérêt à nous poser 3 questions : Qu’est ce qui est vraiment important pour moi, que dois je faire, et que personne ne peut faire à ma place? Qu’est ce qui est urgent et que je dois faire avant toute choses? Qu’est ce que je peux déléguer?

Mes critères de gestion du temps L’URGENT ACTION IMMEDIATE REALISATION ET RESULTATS RAPIDES SATISFACTION / VALORISATION

Mes critères de gestion du temps L’IMPORTANT et L’URGENT L’URGENT, c’est le présent : Il commande l’action, le résultat immédiat, Le QUANTITATIF, Il nécessite d’agir vite. L’IMPORTANT, c’est le futur : C’est le futur, le court, moyen ou long terme. Il privilégie la réflexion, le qualitatif avant d’agir C’est ce qui a un intérêt, un enjeu, un rôle considérable, mais qui ne nécessite pas forcément d’être accompli tout de suite.

Le temps maîtrisé Sélection des tâches à accomplir et évaluation de la durée des activités. Planification de 60 % du temps : temps maîtrisé 60 % activités planifiées 20 % activités imprévues 20 % activités libres (réflexion, créativité, lecture,…)

L’important et l’urgent Important – peu urgent Le Futur Réflexion+++ Action+ Peu important – peu urgent Réflexion + Action + Important Urgent – Le Présent Réflexion +++ Action +++ Peu important – urgent Le Présent Réflexion ++ Action +++

La planification Prévoir et agir dans le calme Planifier pour : Atteindre mieux et plus vite mes buts, qu’ils soient personnels ou professionnels Gagner du temps Avoir une vue d’ensemble et donc, pouvoir anticiper Prévoir et agir dans le calme

Planification La planification permet de prévoir, de déterminer les étapes qui nous conduisent vers un objectif que nous nous sommes fixés. LA PLANIFICATION DEMANDE DU TEMPS ET DE LA REFLEXION.

Planifier son travail Planifier c’est : Se donner les moyens de rester maître de la situation. La planification concrètement établie, va nous aider à : - Avoir une vue d’ensemble des étapes à effectuer Avoir un instrument de contrôle tout au long du déroulement , garder l’essentiel en tête Progresser dans la bonne direction en réglant rapidement les écarts enregistrés au cours de l’action

Planifier c’est aussi : Anticiper et enrichir sa confiance en soi Mettre en évidence les tâches prioritaires et déterminer les tâches à déléguer Gérer son temps au mieux

Principe de la planification écrite Gestion du temps : Principe de la planification écrite Plan de la journée Sélection des tâches REALISATION

Définition des priorités : Planification des tâches par ordre d’importance pour : S’occuper des tâches essentielles Faire les tâches selon leur degré d’urgence Se concentrer sur la tâche Atteindre les objectifs fixés Écarter et déléguer les tâches Avoir réglé les affaires essentielles à la fin de la journée.

Principe de la planification Écrire noir sur blanc ce que l’on a décidé de faire : Les gains : Allégement du travail et de la mémoire Auto motivation (maîtrise) Concentration Contrôle de son activité Plus de chance de réussite.

L’Agenda : Il doit être tenu a jour, le notre mais aussi celui de notre hiérarchique. Écrit au crayon à papier Chaque rendez vous doit être noté a son heure de début, mais aussi de fin(dans la mesure du possible)

Le classement : Choisir la méthode de classement qui me convient : exemple de classement par les couleurs. Les dossiers urgents, seront dans des chemises jaunes Les dossiers clients seront verts Les dossiers fournisseurs seront violets….. Etc…….

Dire non : Une METHODE Annoncer ce « non » fermement et délicatement : Je suis désolée, ce n’est pas possible ! Donner les raisons objectives (sans justification de soi) Proposer une solution et trouver un accord Exprimer le bénéfice commun

EMETEUR - RECEPTEUR CODE DECODE La carte du monde La carte du monde L’EMETTEUR L’Idée : Ses mots, sa culture Son vécu, son environnement, Ses relations CODE La carte du monde LE RECEPTEUR L’Idée : Ses mots, sa culture Son vécu, son environnement, Ses relations DECODE La carte du monde

Les étapes d’une communication interpersonnelle : L’écoute La Reformulation Le Questionnement Le Feed-back Une situation de communication est un aller – retour, chacun est à la fois émetteur et récepteur.

Bien communiquer c’est : ECOUTER : Activement en faisant comprendre a l’autre que vous l’écoutez : Oui….effectivement….en effet…. REFORMULER : Afin de vérifier que l’on est bien sur la même longueur d’onde. QUESTIONNER : Pour obtenir des informations précises, les questions a poser : CQQCOQP…soit : Combien, Qui, Quoi, Comment, Où, Quand, Pourquoi. ET EN GENERAL, AIDER LA PERSONNE A EXPOSER SA DEMANDE.

En communication, il y a au moins 9 risques de ne pas s’entendre : Ce que je pense Ce que je veux dire Ce que je crois dire Ce que je dis Ce que vous voulez entendre Ce que vous entendez Ce que vous croyez comprendre Ce que vous voulez comprendre Ce que vous comprenez.

CRITERES DE COMMUNICATION AFFIRMATIVE : Capacité d’écoute Capacité d’expression Capacité de conviction Capacité a exprimer ses émotions

L’organisation : Il s’agit de dépasser son organisation personnelle, afin d’accéder à l’organisation du territoire sur lequel on se trouve : Ajuster son organisation aux orientations stratégiques de l’entreprise Se sentir inclus à part entière a l’entreprise.