Une méthode d’analyse du besoin en I.E. Maryse Salles Université TOULOUSE I Conférence "Les petits déjeuners de SCIP France", Paris, 18 janvier 2005.

Plan I. Introduction II. Principes de base de la méthode III. Modèles IV. Démarche V. Aides VI. Conclusion

I. Introduction L’analyse du besoin en IE Origines de la méthode MEDESIIE Qu’est-ce qu’une méthode ?

L’analyse du besoin en I.E. Introduction L’analyse du besoin en I.E. L'analyse du besoin en I.E. recueillir le besoin, l’analyser, concevoir des produits pour répondre au besoin   communiquer, faire valider, co-construire … Une importance reconnue en I.E., mais … peu ou pas de méthodes structurées des critiques des utilisateurs centrées besoin une logique d'offre encore trop présente Une importance reconnue dans d'autres domaines notamment celui des systèmes d’information (S.I.)

Origines de la méthode L’IE et les SI ont en commun Introduction Origines de la méthode L’IE et les SI ont en commun des rôles (représentation, aide à la décision) des objectifs globaux Importer des méthodes des SI vers l’IE pourquoi utiliser une méthode ? adaptation des méthodes des SI à l’IE qu’est-ce qu’une méthode ?

Composants d’une méthode Introduction Composants d’une méthode Exposition des principes de base perspective générale, outils théoriques grandes classes d'objets retenus pour les modélisations Modèles à construire descriptions-types des objets retenus Démarche suite des étapes, mode de passage d’une étape à l’autre Outils d’aide à la modélisation, à la mise en œuvre de la démarche

Plan II. Principes de base de la méthode I. Introduction III. Modèles IV. Démarche V. Aides VI. Conclusion

II. Principes de base Le besoin en I.E. Difficulté du recueil du besoin en IE Modèles cibles Les types pré-définis Démarche résumée

Le besoin en I.E. Un double point de vue Principes de base Le besoin en I.E. Un double point de vue Entreprise le besoin est lié au pilotage de l'entreprise le besoin réel dépend de la réalité de l'entreprise et de son environnement Décideur (individu) : pris en compte au travers de son processus de décision de la reconnaissance de particularités individuelles non modélisables (=> démarche par prototypage) Distinction besoin exprimé / besoin retenu

Difficulté du recueil du besoin en IE Principes de base Difficulté du recueil du besoin en IE Aide à la décision : des difficultés dans l'expression de besoin décideur ne peut décrire son processus de décision avant de l'avoir effectué en particulier pour les décisions semi-structurées => nécessité de mettre le décideur "en situation" En I.E. : des facteurs "aggravants" liés à l'expression de la stratégie (parfois implicite) aux représentations de l'entreprise : sur elle-même et sur son environnement (implicites, divergentes…) à la complexité de (des) environnement(s)

Principes de base Modèles cibles Hypothèse (implicite) des méthodes en S.I. et I.E. = pas de modèle pré-défini Mais des pratiques en réalité influencées Notre méthode : un usage explicite de modèles-cibles références auxquelles comparer un existant explicites  amendables, communicables, négociables, "abandonnables"

Principes de base Types pré-définis Un mode d'aide particulier : les types pré- définis (modèles pré-instanciés) Cinq catégories de types pré-définis entreprises, stratégies, environnements besoins en I.E., écarts besoin exprimé / besoin pré-défini Objectif : assister certaines tâches Cadres à la capitalisation de connaissances

Démarche générale résumée 1. Lancement de la mission d'analyse du besoin en IE 1.1. définition de la mission 1.2. communication interne 2. Analyse de l'entreprise et son environnement 2.1. analyse de l'entreprise 2.2. analyse de l'environnement 3. Recueil et analyse du besoin 3.1. préparation des entretiens 3.2. recueil du besoin en i.e. exprimé 3.3. codage du besoin 3.4. analyse du besoin 3.5. validation du besoin par les responsables de l'entreprise 4. Définition des produits d'I.E. 4.1. définition des produits possibles 4.2. choix des produits d'i.e. à retenir 4.3. par produit d'i.e. retenu : prototypage du produit 4.4. clôture de la mission / capitalisation

Plan III. Modèles I. Introduction II. Principes de base de la méthode IV. Démarche V. Aides VI. Conclusion

III. Modèles Modèle de l'entreprise Modèle de la stratégie Modèle de l'environnement Modèle du besoin Modèle du produit d'I.E.

Modèle de l'entreprise (1/3) Modèles Modèle de l'entreprise (1/3) Utilisation du modèle pour construire la grille de recueil des caractéristiques de l'entreprise pouvoir identifier à quel type pré-défini elle appartient structurer l'information concernant les concurrents de l'entreprise (conception de S.I.E.)

Modèle de l'entreprise (2/3) Modèles Modèle de l'entreprise (2/3) Grille de recueil des caractéris-tiques de l'entreprise Type d'appartenance de l'entreprise Phase 2 : tâche 2.1. Modèle entreprise stratégie

Modèle de l'entreprise (3/3) Modèles Modèle de l'entreprise (3/3) Description de l'unité concernée Fonction productive mode et nature production, gestion RH, équipements Fonction économique : le lien au marché clients (actuels et potentiels), concurrents (identifiés ou non) Fonction financière financement du cycle d'exploitation, des investissements, de la croissance externe Innovation / gestion du changement / S.I. sources, résultats de l'innovation innovation organisationnelle, système d'information

Modèle de la stratégie (1/2) Modèles Modèle de la stratégie (1/2) Grille de recueil des caractéris-tiques de l'entreprise Type d'appartenance de l'entreprise Phase 2 : tâche 2.1. Modèle entreprise Modèle stratégie Stratégie-type pour l'entreprise

Modèle de la stratégie (2/2) Modèles Modèle de la stratégie (2/2) Choix structurels enjeux et missions essentiels croissance interne et/ou externe Axes de développement intégration ouverture, partenariats ou externalisation croissance verticale différenciation, diversification identification du cœur de compétences, etc.

Modèle de l'environnement (1/3) Modèles Modèle de l'environnement (1/3) Utilisation du modèle pour collecter et traiter les informations permettant de caractériser les environnements pertinents pour l'entreprise les classer selon les types d'environnements pré- définis compléter la grille de recueil des caractéristiques de l'entreprise et de sa stratégie, en aidant à mieux appréhender la représentation que l'entreprise a de son environnement

Modèle de l'environnement (2/3) Modèles Modèle de l'environnement (2/3) Guide de collecte des informations sur le ou les environnement(s) pertinents Type(s) d'environnement(s) pertinent(s) Phase 2 : tâche 2.2. Modèle global de l'environnement Grille de recueil des caractéris-tiques de l'entreprise Compléments éventuels (Phase 2 : tâche 2.1.)

Modèle de l'environnement (3/3) Modèles Modèle de l'environnement (3/3) 1ère partie ("V") : l'environnement au travers des décisions que doit prendre l'entreprise (ou l'environnement du point de vue de l'entreprise : structure isomorphe au modèle de l'entreprise ) 2ème partie ("Vx") : 8 déterminants de l'environnement "exogène" à l'entreprise géométrie spatiale des marchés, demande, technologie concurrence, régime financier, conditions de l'offre cadre réglementaire, environnement politique et géopolitique

Modèle du besoin en I.E. (1/4) Modèles Modèle du besoin en I.E. (1/4) Utilisation du modèle pour élaborer le guide d'entretien pour le recueil du besoin en i.e. analyser le besoin recueilli, afin d'en établir la "cartographie" générale, selon les différentes dimensions du modèle le comparer au besoin-type correspondant, afin d'identifier les écarts principaux

Modèle du besoin en I.E. (2/4) Modèles Modèle du besoin en I.E. (2/4) Modèle du besoin en i.e. Guide d'entretien de recueil du besoin en i.e. Besoin en i.e. exprimé par les décideurs Besoin en i.e. analysé et complété Phase 3 : tâches 3.1. et 3.2. Phase 3 : tâches 3.3. et 3.4. Modèle du produit d'i.e. Types d'écarts en i.e. Types de besoin en i.e.

Modèle du besoin en I.E. (3/4) Modèles Modèle du besoin en I.E. (3/4) Trois dimensions principales le niveau de pilotage stratégique, tactique, opérationnel la phase du processus de décision Intelligence, Design, Choice Le contenu informationnel isomorphe au modèle global de l'environnement

Modèle du besoin en I.E. (4/4) Codage Dimension du contenu informationnel Dimension du processus de décision Modèle IDC (H. Simon) Modèle du pilotage de l'entreprise Dimension des niveaux de décision Unité de besoin en i.e. exprimé Etats du besoin Repérage Origine des dimensions Dimensions Actions Modèle environnement Modèle stratégie Modèle entreprise

Modèle du produit d'I.E. (1/3) Modèles Modèle du produit d'I.E. (1/3) Utilisation du modèle pour compléter le recueil du besoin attentes des futurs utilisateurs des produits d'i.e. sur les aspects hors contenu informationnel servir de cadre pour l'élaboration des structures des produits d'i.e. proposés … … puis pour la définition des produits retenus donner un cadre pour analyser l'évaluation des produits faite par les utilisateurs

Modèle du produit d'I.E. (2/3) Modèles Modèle du produit d'I.E. (2/3) Modèle du produit d'i.e. Guide d'entretien de recueil du besoin en i.e. Besoin en i.e. retenu par l'entreprise Phase 3 : tâches 3.1. et 3.2. Compléments Définition des produits d'i.e. Phase 4, Tâches 4.1. et 4.3. Analyse du besoin, présentation, décision sur besoin "à retenir" (phase 3)

Modèle du produit d'I.E. (3/3) Modèles Modèle du produit d'I.E. (3/3) Différents types de composants (cf. Stockinger) éléments informationnels "contenu" du produit éléments paratextuels périodicité du produit, auteur d'un élément informationnel, source, etc. éléments metatextuels index, tables des matières, glossaires, etc. éléments d'exploitation liens hypertextes, zoom, … fonctions de mise en forme

Plan IV. Démarche I. Introduction II. Principes de base de la méthode III. Modèles IV. Démarche V. Aides VI. Conclusion

Schéma étapes 1 et 2 Schéma étapes 3 et 4 IV. Démarche Schéma étapes 1 et 2 Schéma étapes 3 et 4

Descriptif d'une étape l'objectif de la tâche, les actions à réaliser les entrées et les sorties de la tâche les ressources nécessaires les acteurs concernés par la tâche le mode de validation de la tâche les points-clés nécessitant une attention particulière les risques-types les outils d'aide disponibles les axes de capitalisation possibles en fin de tâche

Plan V. Aides I. Introduction II. Principes de base de la méthode III. Modèles IV. Démarche V. Aides VI. Conclusion

Les types pré-définis L'atelier logiciel V. Aides Les types pré-définis L'atelier logiciel

Types pré-définis Aides Modèles pré-instanciés 9 types d'entreprises groupés en 4 catégories Ex. : 3ème catégorie : PMI cognitives Dénominateur commun des entreprises de la catégorie : Stratégie : stratégie orientée vers la technologie, production de biens de consommation différenciés Gestion des RH : division cognitive du travail, niveau de qualification plutôt élevé Gestion des équipements : activité capitalistique intensive Concurrents : concurrents plutôt grandes entreprises Innovation organisationnelle : importance de l'information comme support de l'innovation organisationnelle

Types pré-définis Stratégies-types Environnements-types (5 types) Aides Types pré-définis Stratégies-types associées aux types d'entreprises Environnements-types (5 types) Types de besoin "attendu" (cible) associés aux types d'environnement associés aux aux axes de développement stratégique Illustrations de types d'écart

Atelier logiciel Aide à la mise en œuvre de la méthode Aides Atelier logiciel Aide à la mise en œuvre de la méthode Support à la capitalisation de l'expérience stockage des analyses réalisées Conçu pour permettre la gestion de l'évolution de la méthode rajout de nouveaux types modification des modèles ou des types rajout de nouveaux modèles

Modules de l'atelier logiciel Aides Modules de l'atelier logiciel Etape 2 : Analyse de l'entreprise et de son environnement Etape 3 : Recueil et analyse du besoin en I.E. Etape 4 : Définition des produits d'I.E.

Aide à l’analyse de l’entreprise Aides Aide à l’analyse de l’entreprise Représentation tridimentionnelle Exemple : Calcul du degré de proximité de l'entreprise aux différents types

Recueil et analyse du besoin en I.E. Aides Recueil et analyse du besoin en I.E. Exemple de cartographie du besoin

Plan VI. Conclusion I. Introduction II. Principes de base de la méthode III. Modèles IV. Démarche V. Aides VI. Conclusion

Une méthode … Un outil orientée aide à la décision centrée sur l'utilisateur et ses besoins construite avec l'appui d'enquêtes terrain Un outil générique, fait pour traiter des situations très diverses utilisable en totalité, ou comme boîte à outils cadre à la capitalisation à faire évoluer