Réseau de simplification Première rencontre 12 novembre 2002

Ordre du jour Première rencontre du Réseau de simplification automne 2002  Présentation des personnes présentes :  Nom, m/o, titre, responsabilités  Objectifs de la rencontre  Présentation du projet de simplification  Présentation du rapport de recommandations du Groupe Rédiger  Présentation du rapport de l’Office québécois de la langue française  Fonctionnement du Réseau de simplification  Divers et discussion

Ordre du jour Première rencontre du Réseau de simplification automne 2002  Présentation des personnes présentes :  Nom, m/o, titre, responsabilités  Objectifs de la rencontre  Présentation du projet de simplification  Présentation du rapport de recommandations du Groupe Rédiger  Présentation du rapport de l’Office québécois de la langue française  Fonctionnement du Réseau de simplification  Divers et discussion

Ordre du jour Première rencontre du Réseau de simplification automne 2002  Présentation des personnes présentes :  Nom, m/o, titre, responsabilités  Objectifs de la rencontre  Présentation du projet de simplification  Présentation du rapport de recommandations du Groupe Rédiger  Présentation du rapport de l’Office québécois de la langue française  Fonctionnement du Réseau de simplification  Divers et discussion

Objectifs de la rencontre Première rencontre du Réseau de simplification automne 2002  Présenter le projet de simplification de la communication gouvernementale dans son ensemble  Présenter le premier rapport de recommandations du Groupe Rédiger et le rapport de l’OQLF sur la terminologie commune des formulaires  Susciter la participation et les commentaires  Lancer le Réseau de simplification

Ordre du jour Première rencontre du Réseau de simplification automne 2002  Présentation des personnes présentes :  Nom, m/o, titre, responsabilités  Objectifs de la rencontre  Présentation du projet de simplification  Présentation du rapport de recommandations du Groupe Rédiger  Présentation du rapport de l’Office québécois de la langue française  Fonctionnement du Réseau de simplification  Divers et discussion

Nature du projet Simplification de la communication gouvernementale automne 2002  Étudier l’efficacité communicationnelle de documents écrits plus particulièrement :  la lisibilité  l’intelligibilité  la vulgarisation  Tirer des principes généraux de cette étude qui pourront s’appliquer à l’ensemble des objets de communication.

Visée du projet automne 2002  Produire un guide de simplification de la communication gouvernementale à l’usage des ministères et organismes  Proposer aux m/o une méthode d’analyse permettant d’évaluer l’efficacité communicationnelle des documents écrits Simplification de la communication gouvernementale

Cadre du projet automne 2002  Décision du Conseil des ministres du 14 février 2001 demandant explicitement aux m/o de simplifier la langue de la communication avec les citoyens.  Plan d’action gouvernemental d’amélioration des services aux citoyens prévoit la production d’un guide à cet effet par le MRCI. Simplification de la communication gouvernementale

Contexte du projet automne 2002  Mise en place de la prestation électronique de services aux citoyens.  Nouvelle loi de l’Administration publique notamment les éléments :  de services aux citoyens,  du Plan gouvernemental d’amélioration des services aux citoyens. Simplification de la communication gouvernementale

Responsable du projet : le MRCI automne 2002  De par sa loi constitutive, un des mandats du Ministère est de « faciliter les relations entre l’État et les citoyens ».  La décision du 24 janvier 1996 du Conseil des ministres donne au MRCI le mandat de mettre en place des outils communs à l’usage des m/o. Simplification de la communication gouvernementale

Collaboration au projet demandée aux m/o : automne 2002  Participer aux rencontres et aux discussions  Répondre à des questionnaires détaillés au besoin  Fournir les documents servant à :  recueillir la documentation sur le sujet  alimenter l’analyse  aider à la rédaction du guide général  Apporter un soutien ponctuel au besoin  Commenter les propositions du rapport Simplification de la communication gouvernementale

Communications faites aux m/o : automne 2002  Lettre de la sous-ministre en titre du MRCI acheminée aux sous-ministres et chefs d’organismes  Courriel du Directeur des inforoutes et de l’information documentaire expédiée aux responsables des communications et des ressources matérielles des m/o  Présentation du projet aux webmestres Simplification de la communication gouvernementale

Communications : automne 2002  Présentation du projet à la responsable du Réseau de simplification des grands organismes (Centre d ’expertise des grands organismes)  Lettre de la sous-ministre adjointe à M. Marc Lacroix, responsable du Centre d’expertise des grands organismes, pour demander une participation explicite Simplification de la communication gouvernementale

Communications : automne 2002  Rencontres avec plusieurs m/o pour leur présenter le projet  Présentation au Réseau de simplification du projet et du rapport de recommandations  Présentation du projet et du rapport de recommandations à la Journée des communications le 19 novembre 2002 Simplification de la communication gouvernementale

Communications : automne 2002  Présentation à divers m/o le 27 novembre du projet et du rapport de recommandations dans le cadre d’une réunion sur l’allégement des formalités administratives aux entreprises  Présentation les 28 novembre et 5 décembre du projet et du rapport de recommandations au Réseau des webmestres Simplification de la communication gouvernementale

Étapes du projet automne 2002  Le projet s’étend de septembre 2001 à l’automne 2004  Nombreuses livraisons utilisables par les m/o tout au cours du projet et non seulement à la fin  Planification et organisation du projet : automne 2001 Simplification de la communication gouvernementale

Étapes du projet automne 2002  1 re étape : janvier - septembre 2002  Étude des formulaires  Étude des fiches d’information du Répertoire des programmes et services  2 e étape : novembre - décembre 2002  Validation du 1 er rapport de recommandations du Groupe Rédiger Simplification de la communication gouvernementale

Étapes du projet automne 2002  3 e étape : septembre janvier 2003  Rédaction de la première version du Guide de simplification de la communication gouvernementale  4 e étape : septembre avril 2003  Études des lettres administratives Simplification de la communication gouvernementale

Étapes du projet automne 2002  5 e étape : hiver 2003  Validation du guide par les m/o  6 e étape : janvier - juin 2003  Production du matériel pédagogique  7 e étape : avril - juin 2003  Correction du guide et ajout de la partie des lettres administratives Simplification de la communication gouvernementale

Étapes du projet automne 2002  8 e étape : avril - mai 2003  Évaluation du cours et du matériel pédagogique au ministère du Revenu  9 e étape : juin - août 2003  Publication de la 1 re version du guide et du matériel pédagogique Simplification de la communication gouvernementale

Étapes du projet automne 2002  10 e étape : automne 2003  Cours aux formateurs des m/o  11 e étape : septembre - décembre 2003  Étude des sites web, des courriels et des dépliants  12 e étape : janvier 2004  Mise à jour du guide et du matériel pédagogique Simplification de la communication gouvernementale

Étapes du projet automne 2002  13 e étape : février - avril 2004  Validation finale du guide  14 e étape : printemps - été 2004  Nouvelle édition du guide et du matériel pédagogique  Par la suite : mises à jour constantes du guide Simplification de la communication gouvernementale

Pourquoi commencer par les formulaires ? automne 2002  Mise en place des services électroniques  Forme obligée de communication avec l’État  pour obtenir un service  pour répondre à des obligations  Souvent perçus comme fastidieux et rebutants :  La langue et la terminologie utilisées font souvent problème.  Les aspects graphique et ergonomique sont peu développés en fonction du citoyen. Simplification de la communication gouvernementale

Pourquoi les fiches d’information du Répertoire ? automne 2002  Outil de base servant aux citoyens pour se retrouver à partir du Portail  Outil de base pour les grappes d’information et de services  Outil de base pour le renseignement à C-Q et dans plusieurs m/o Simplification de la communication gouvernementale

Questions et commentaires ? automne 2002   Simplification de la communication gouvernementale

Ordre du jour Première rencontre du Réseau de simplification automne 2002  Présentation des personnes présentes :  Nom, m/o, titre, responsabilités  Objectifs de la rencontre  Présentation du projet de simplification  Présentation du rapport de recommandations du Groupe Rédiger  Présentation du rapport de l’Office québécois de la langue française  Fonctionnement du Réseau de simplification  Divers et discussion

Ordre du jour Première rencontre du Réseau de simplification automne 2002  Présentation des personnes présentes :  Nom, m/o, titre, responsabilités  Objectifs de la rencontre  Présentation du projet de simplification  Présentation du rapport de recommandations du Groupe Rédiger  Présentation du rapport de l’Office québécois de la langue française  Fonctionnement du Réseau de simplification  Divers et discussion

Ordre du jour Première rencontre du Réseau de simplification automne 2002  Présentation des personnes présentes :  Nom, m/o, titre, responsabilités  Objectifs de la rencontre  Présentation du projet de simplification  Présentation du rapport de recommandations du Groupe Rédiger  Présentation du rapport de l’Office québécois de la langue française  Fonctionnement du Réseau de simplification  Divers et discussion

Ordre du jour Première rencontre du Réseau de simplification automne 2002  Présentation des personnes présentes :  Nom, m/o, titre, responsabilités  Objectifs de la rencontre  Présentation du projet de simplification  Présentation du rapport de recommandations du Groupe Rédiger  Présentation du rapport de l’Office québécois de la langue française  Fonctionnement du Réseau de simplification  Divers et discussion