Schématisation du cours animation dans les groupes de tâches Dans la cadre du cours Projet d’intervention en communication sociale 1er octobre 2012

Récapitulatif et questions Mettre la table Les groupes et les non-groupes Les outils de collecte de données Les théories 3 moments clé Avant Pendant Après Récapitulatif et questions

Mettre la table Le non-groupe (ex: la foule) Le groupe: défini par les frontières interne et externe Interne : Distingue les leaders des membres Externe : Distingue les membres des non membres

Groupes primaires et secondaires Groupe primaire (Famille) Groupe secondaire (Groupe de travail) Groupe restreint de personnes Groupe plus nombreux Liens personnels les uns avec les autres, solidarité naturelle Rapports formels et froids Comportement visant l’atteinte de but commun Objectifs individuels et rapports hiérarchiques

Leader d’opinion Caractéristiques du leader Encourager la prise de décision Motiver l’équipe Plus informer que l’ensemble du groupe

Indicateurs d’un groupe Naturel Famille Famille adoptive Durable Momentané Camp de vacances Groupe de travail Artificiel

Théorie de Richard, 1995 Un groupe « naît, croit, atteint la maturité et meurt » (St-Arnaud, 2002) Agglomérat d’individus isolés Interaction et formation de sous-groupes Liens plus forts et collaboration pour accomplir une tâche Amener à un produit de groupe

Schéma de la participation

Métacommunication (Watzlawick) Parler de la communication

Modèle de la communication à deux niveaux (Katz et Lazerfeld)

Modèle de rétroaction et caractéristiques de la communication

Les outils de collecte de données Recherche documentaire Rendre service à l’objet d’étude Identifier les concepts clés (grille) Entretiens individuels semi-dirigés Préparation :Élaboration du schéma d’entretien et prise de contact Entretien :proposer un thème et poser des questions par rapport à celui-ci Résultats : Noter les résultats

Les outils de collecte de données Focus group Former une opinion de groupe Permet l’émergence de différents points de vue Observation Participative : Intégration dans une communauté pour recueillir l’information Non participative : L’observateur n’est pas en contact direct avec le groupe. Outil : grilles d’observation

Exemple de grille d’observation cible-relation (St-Arnaud, 2002) Par rapport à la cible Une cible est-elle proposée au groupe? Cette cible justifie-t-elle la réunion ? Quel est le degré de précisions de cette cible : intérêt, but, objectifs? Chaque membre est-il compétent par rapport à cet cible? La cible est-elle perçue et valorisée dans la situation?

Par rapport aux relations Y a-t-il des obstacles majeurs à l’interaction entre les membres ? Est-ce que les membres peuvent s’influencer les uns les autres par rapport à la cible de groupe ? Est-ce que le groupe dispose d’un certain pouvoir par rapport à la cible? Est-ce que certains rôles ou statuts permettent de prévoir que les interactions seront polarisées sur un ou plusieurs membres ?

Les outils de collecte de données Pré-test Obtenir un consensus sur un produit Test sur petit échantillon

Pourquoi faut-il planifier ? « La qualité d’une réunion ne peut pas dépasser la qualité de sa préparation (Pierre Gourgan) ». Pourquoi faut-il planifier ? Avoir une réunion cohérente Éviter d’être dans l’inconnu absolu Coordonner Stratégie et tactique

Avant Planification de la rencontre d’un groupe Planification de l’animation Planification de la réunion

Planification de l’animation (4 domaines) Intention Utilité et sujet de la réunion Déroulement La marche à suivre Groupe Qui convoquer ? Environnement interne Profil des membres et leurs relations

Planification de la réunion Planification éloignée (3 semaines avant) Collecte de données 5W Planification médiane (2 semaines avant) - Objectifs de la rencontre -Convocation -ordre du jour Planification rapprochée (5 à 7 jours avant) Scénario prévisible de la rencontre Planification immédiate (2 jours avant) -Rappel -Vérifications de dernières minutes Suivi -Dégager le consensus -Procès-verbal

Exemple de convocation Québec, le 3 septembre 20… (Date de rédaction) ENTREPRISE MODERNE DE GESTION CONSEIL D’ADMINISTRATION CINQUANTE-HUITIÈME RÉUNION (ORDINAIRE) 15 SEPTEMBRE 20…  En tête Par la présente, vous êtes convoquée à la cinquante-huitième réunion ordinaire du Conseil d’administration de l’Entreprise Moderne de Gestion, qui aura lieu le vendredi 15 septembre 20…, à 13h30, au local 1068 de l’édifice principal de la compagnie à Québec. Renseignements spatio- temporels Daniel Boisvert  Signature Daniel Boisvert (statut) Secrétaire P.J. Projet d’ordre du jour (pièce jointe dossier ou revue de presse)

Exemple d’ordre du jour

Exemple de procès-verbal Procès-verbal n° …. Séance du ….. du « date », à « heure » Prénom Nom Membres (présents et absents) Invités Ordre du jour  Décisions et échanges Notes  PV de la séance du « date » Le procès-verbal de la séance du « date » est …. Points saillants La séance est levée à « heure (heure de fin) initiales de la personne qui a pris le pv, si on a besoin de détails on sait qui a écrit le procès verbal.

Pendant Acteurs lors du déroulement Groupe de participants Groupe de travail Animateur Secrétaire Observateur

Groupe de participants 2 types de participants Participant négatif Bavard Silence Déviation Leader Participant positif Aide à l’atteinte de objectifs

Déroulement de l’animation Accueil Opération cible commune Atteindre le même objectif Opération prise de contact Informelle Formelle

Après Suivi et boucle de rétroaction Révision sur la participation Avons-nous atteint nos objectifs? Rapport et modifications Révision sur la participation Grilles d’évaluation

En guise de conclusion 1)Nommez 2 des 4 indicateurs d’un groupe? Durable et sophistiqué Naturel et momentané Naturel et logique Artificiel et instantané Réponse : B

2) Pourquoi faut-il planifier ? Pour économiser du temps Coordonner les efforts Pour trouver une cible commune Éliminer les conflits Toutes ces réponses Réponse : E

3) Quel est le rôle principal de la secrétaire? Observer et prendre des notes Remplir les grilles d’évaluations Remplir des grilles d’évaluations et une grille de question Prendre des notes et tenir un procès verbal Réponse : D

4) Quelle est la principale caractéristique du participant positif Il aide à atteindre les objectifs Il bavarde sans cesse Il détend l’atmosphère par son humour Il est silencieux Réponse : A

5) Comment se définissent les frontières internes? Par les frontières primaires et secondaires Par la différenciation des membres, des non- membres. Par la différenciation des leaders, des membres Par la limitation des lieux Réponse : C