PROGRAMME d’AMELIORATION de la QUALITE de la RECHERCHE CLINIQUE eQUIP-CR : Electronic Quality Improvment Program for Clinical Research PROGRAMME d’AMELIORATION de la QUALITE de la RECHERCHE CLINIQUE

Nos objectifs Se rappeler des principes du programme eQUIP S’approprier 3 incontournables pour bien démarrer Savoir comment organiser sa 1e réunion « locale » Savoir comment réaliser son état des lieux Décider de la faisabilité de la mise en place Evaluer la réunion et préparer la prochaine Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 2aa

eQUIP-CR : Bref rappel

Développé par le CFF-TDN Mise en place à Roscoff (2013-…) dans le cadre de l’expérience pilote en Europe Vers un déploiement national La PNRC : le cadre idéal Images : pour dire que toutes les idées seront les bienvenues, qu’il s’agit d’être interactif et de vraiment construire ensemble le chemin petit à petit… un grand champ des possibles Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 4aa

Les principes du programme (1) Un programme basé sur : des méthodes éprouvées d’amélioration de la qualité la facilité d’accès : vocabulaire simple, site web, outils variés et adaptables l’auto-évaluation : un questionnaire de point de départ, une checklist de suivi… et des outils à disposition la pérennisation : démarche continue l’intégration au fonctionnement quotidien Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 5aa

Les principes du programme (2) Un programme basé sur : 3 domaines « clés » mettre en place de bons processus (gestion, procédures, système d’information…) au sein d’une culture partagée (leadership, communication, motivation…) avec des ressources adaptées (locaux, expérience, stabilité, formation…) 5 étapes S’approprier le programme Faire un état des lieux Prioriser les objectifs Mettre en place les actions Faire le point = un « fil rouge » Fil rouge : dans les diapo, les outils…. Code couleur et/ou entourage en rouge pour dire où on en est Synthèse : Outil 001-002 Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 6aa

Pour bien démarrer…

Un tandem Le leader Le guide Montre le cap et prend les décisions Promeut le programme Soutient, encourage et oriente les efforts de chacun Interagit avec l’administration hospitalière, les directions… UN MEDECIN Le guide Appropriation de la démarche, des méthodes, outils… Préparation et animation des réunions « locales » Organisation et suivi des « travaux » de l’équipe Interlocuteur privilégié de l’équipe élargie + PNRC UNE REFERENTE Basé sur notre expérience : il faut 2 personnes complémentaires Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 8aa

Le site web : MUTUALISONS! http://www.centre-reference-muco-nantes.fr/EQUIP/ Fonctionnement Mise en ligne des outils traduits d’eQUIP Au fur et à mesure Numérotation de tous les outils Ultérieurement : ceux de la « Toolbox US » « Outils » des régions (procédures, grilles budgétaires….) utilisés par les différentes équipes Validation des doc. à mettre en ligne: PNRC Gestion du site : CRM Nantes-Roscoff (LG & EB) Possibilité de se référer au site / aux doc. originaux Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 9aa

La feuille de route Outil n°003 Initialement : un document word Plus utile sous format Excel Ajout des colonnes « Etat » / « Commentaires » / « Date de réalisation » Une checklist très utile surtout au démarrage Présentation en fin de réunion Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 10aa

La première réunion « locale »

Constitution de l’équipe S’aider de l’outil n°21 Compléter les 2 premières colonnes : Lister les personnes qui participent à la RC : les investigateurs, les chefs de projets, les coordinateurs d’étude, toutes les autres intervenants potentiels Indiquer s’ils font partie du « noyau dur muco » : investissement et/ou intervention ++ Choisir quelques personnes particulièrement investies et intéressées pour constituer l’équipe « eQUIP » Profils variés (métiers, compétences…) Volontaires Ni trop ni trop peu (disponibilité ; animation) Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 12aa

Organisation de la réunion S’aider des outils : Conseils pour mieux communiquer (45-46) Conseils pour mener une réunion de façon efficace (48) Règles de conduite (57) Trame d’organisation de réunion (56) / de compte-rendu (58) Planifier une réunion d’environ 1-2H Inviter les participants Préparer le diaporama Reprendre et adapter le diapo. Roscoff S’aider des diaporama PNRC eQUIP (avril et juillet) Outils 45-46-48-56-57-58 disponibles sur le site 3 diaporama à mettre sur le site eQUIP À discuter avec Anna : logo à mettre sur le site ; autres idées, souhaits etc…. ? Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 13aa

Déroulement de la réunion Présentation synthétique de la démarche Grille des membres de l’équipe Présentation Validation de ce qui est déjà noté Finalisation : pendant la réunion ou en dehors Questionnaire d’état des lieux Présentation et validation Organisation de la distribution et du dépouillement Plan de travail ; date et heure de la prochaine réunion Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 14aa

L’état des lieux

Les « 5P » adaptés 5 grands « champs » vont être décrits afin d’avoir une vision globale, un état des lieux Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 16aa

Quelle est la raison d’être de votre cellule / service / centre de recherche clinique? Poser la question à chacune des personnes impliquées Brainstorming (cf. outil n°59b) « Post-it » Parvenir à une vision partagée utile pour choisir et prioriser les actions d’amélioration Si on a du temps à la fin : faire l’exercice ensemble (cf. celui de Roscoff si besoin) Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 17aa

Les essais auxquels ils participent : la « map » Quelles sont les différentes populations (pathologies) concernées par la RC dans votre centre? Quel % représente la population « muco. » ? Description de cette population : Nombre de patients enfants / adultes Patients inclus dans des protocoles Les essais auxquels ils participent : la « map » Logiciel gratuit Xmind : http://www.xmind.net/download/win/ Tutoriels http://www.ac-limoges.fr/ia87/IMG/pdf/tutoriel_pour_les_premiers_pas_dans_le_logiciel_xmind.pdf Les rapports d’activité de l’ECFS-CTN Participation aux études Réponses aux sollicitations Nous : centre 9!!! Çà enlève toute gêne  Çà peut donner des idées pour après : exemple de la procédure de réponses aux sollicitations Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 18aa

Renseigner les autres colonnes Outil n°21 Renseigner les autres colonnes Différents aspects évalués à l’aide du questionnaire d’état des lieux Formation, satisfaction…. Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 19aa

Processus : Particularités : Qui fait quoi, quand, comment, où, pourquoi? Liste des procédures ; fiches de poste… Particularités : Configuration des locaux Organisation globale du service Système d’information et de communication « Singularités » à pointer Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 20aa

le questionnaire d’état des lieux 3 domaines clé de bons processus (gestion, procédures, système d’information…) une culture partagée (leadership, communication, motivation…) des ressources adaptées (locaux, expérience, stabilité, formation…) 1 outil d’évaluation le questionnaire d’état des lieux Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 21aa

Le questionnaire Outil n°20 Distribution Dépouillement par qui : la référente? le médecin ? à qui : l’équipe « restreinte »? l’équipe « élargie »? comment : papier? surveymonkey? note d’accompagnement à retravailler quand : période relativement calme ? délai d’une semaine? Dépouillement par qui: une personne neutre Une personne extérieure à l’équipe RC? Laëtitia? comment : outil n°23 pour quand : prochaine réunion PNRC À voir avec Anna : note d’accompagnement à retravailler – soit Anna et moi, soit ensemble ou avec les perso. Disponibles par réunion tél./échanges de mail???? Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 22aa

Prenons le temps… de regarder de plus près le questionnaire Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 23aa

Pour finir aujourd’hui…

La feuille de route (n°3) Réunion de ce jour : 3H (au lieu de 6) Grille des ressources : env. 30 à 60 mn Lecture des doc. d’organisation de réunion : 1 H Prépa. de la réunion : 2H (au lieu de 8) Réunion : 1 à 2H CR réunion : 30 mn Renseignement Quest. : 30 mn Analyse des questionnaires : 0 à 1H-2H = 5 à 8 H environ (dont env. 3H pour chaque mbre de l’équipe ) Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 25aa

Faisabilité

Plan de travail Prochaine réunion eQUIP-PNRC Réunion intermédiaire ? Lieu : ……………………….. Date : ……………………….. Horaire : ……………………….. Invités : quid de ceux qui n’ont pu être présents aujourd’hui? Ordre du jour (prévisionnel) : Présentation des « travaux » réalisés : présentation des Pourquoi / Patients / Professionnels Discussions autour des résultats de questionnaires Etape « PRIORISER » : présentation des outils (choix des objectifs ; résolution de problème…) Réunion intermédiaire ? Webex ? Quand ? Présentation « Pourquoi » et « Patients » de chaque équipe? « Formations » : Xmind ? Brainstorming et Post-it ? Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 27aa

Si temps pour l’animation : un paper board + des post it Est-ce que vous êtes satisfaits de cette réunion? Suggestions d’amélioration? Si jamais il restait du temps (ce serait bien 30 mn) : faire ensemble le « pourquoi »?????? Montrer celui de Perha? A prévoir pour la réunion : feuille de présence ; pochettes avec le diaporama et les différents doc. Si temps pour l’animation : un paper board + des post it Réunion eQUIP PNRC, 06/07/2015aa Diapo. 28aa