ACTIVITIE AND COSTS OF FRENCH STERILIZATION : A NEW APPROACH Annette Cubertafond - Jacqueline Rongeot Groupe de travail - AFS 9 octobre 2015 - Lille

Les indicateurs utilisés pour mesurer l’activité jusqu’en 2013 Un indicateur historique, le m3: nombre de cycles x capacité de l’autoclave. Les indicateurs de la Société Française de Pharmacie Clinique (SFPC) version 2008: les compositions stérilisées sont classées en fonction de leur nombre d’instruments. Un coefficient de pondération est appliqué à chaque catégorie pour prendre en compte le temps de travail humain nécessaire au traitement des dispositifs médicaux (DM). Les indicateurs de la Statistique Annuelle des Etablissements (SAE) 2010: 4 catégories de compositions retenues en fonction du type de clients (bloc opératoire ou unité de soins) et du mode de conditionnement.

Les limites de ces indicateurs Ils ne permettent pas une comparaison entre établissements et un pilotage en interne de la stérilisation en raison: de nombreux biais dans la méthode de calcul (avec les m3). de la diversité du mode de conditionnement selon les établissements pour un même type de produit (indicateurs de la SAE). de l’absence de prise en compte du type de produits stérilisés: une composition utilisée dans un bloc opératoire avec des DM très techniques n’est pas comparable à une composition destinée aux services de soins. 3

En 2013, une nouvelle approche Mise en place d’un groupe de travail sur les indicateurs d’activité et de qualité par l’Association Française de Stérilisation (AFS). Elaboration d’un outil de diagnostic et de performance en stérilisation par l’Agence Nationale d’Appui à la Performance (ANAP). Communication entre l’AFS et l’ANAP pour définir les mêmes indicateurs.

Les objectifs de l’AFS Construire un outil simple et adapté à toutes les stérilisations (établissement public ou privé, quelles que soient leurs tailles et leurs activités, informatisées ou non). Définir un indicateur pertinent prenant en compte la complexité de traitement du DM concerné. Permettre aux stérilisations de se comparer grâce à un référentiel national.

Les axes de travail de l’AFS Définir les catégories de compositions stérilisées Proposer des indicateurs qualité Évaluer le coût de traitement de chaque composition 6

1er AXE LES INDICATEURS D’ACTIVITÉ

Pourquoi des indicateurs d’activité en stérilisation? Outils de management: pour le pilotage de la stérilisation: dresser l’état des lieux, suivre l’évolution de l’activité. pour la communication: avec le personnel, la direction,… Outils de négociation: pour prévoir/justifier les besoins (personnel, équipements) pour définir des stratégies (projets de restructuration, de regroupement de stérilisations…)

Elaboration des catégories de compositions Classification des compositions stérilisées qui intègre : Le nombre de DM par composition La catégorie d’utilisateurs: blocs opératoires, odontologie, unités de soins Deux cas particuliers: le textile la stérilisation basse température Coefficients de pondération associés à chaque classe Nombre de DM par composition: unitaire, 2-10, 11-60, >60

Les règles pour définir le nombre de DM par composition Tous les DM conditionnés dans un sachet, une gaine, un pliage ou un conteneur sont comptabilisés. Les accessoires de conditionnement (épingle, plateau) comptent pour une unité. Les conteneurs (comme tout autre emballage) ne sont pas comptabilisés comme un DM.

Les catégories de compositions DISPOSITIFS MEDICAUX STERILISES A L’AUTOCLAVE SERVICES COMPOSITIONS BLOCS OPERATOIRES Nombre de compositions stérilisées à l’unité (1DM/sachet) Nombre de compositions stérilisées comprenant de 2 à 10 DM Nombre de compositions stérilisées comprenant de 11 à 60 DM Nombre de compositions stérilisées comprenant plus de 60 DM Nombre de compositions stérilisées comprenant des DM en prêt SERVICE D’ODONTOLOGIE Nombre de compositions stérilisées comprenant plus de 1 DM SERVICES DE SOINS LINGE STERILISE A L’AUTOCLAVE TOUTES LES CATEGORIES D’UTILISATEURS Nombre de compositions de linge stérilisées à l’unité ou en pack DISPOSITIFS MEDICAUX STERILISES A BASSE TEMPERATURE TOUTES LES CATEGORIES D’UTILISATEURS Nombre de compositions stérilisées comportant des DM sans canal opérateur Nombre de compositions stérilisées comportant des DM avec canal opérateur 11

Les coefficients de pondération Ils sont associés à chaque catégorie de compositions. Ils prennent en compte l’ensemble des ressources humaines nécessaires pour la réalisation de tout le processus. Le nombre de stérilisations sur une période définie (ex. un an) pour chaque catégorie de compositions est multiplié par un coefficient de pondération. Ceci permet d’aboutir aux unités d’œuvre (UO) qui représentent l’activité

Les catégories et leurs coefficients de pondération DISPOSITIFS MEDICAUX STERILISES A L’AUTOCLAVE SERVICES COMPOSITIONS Coefficients de pondération BLOCS OPERATOIRES Nombre de compositions stérilisées à l’unité (1DM/sachet) 15 Nombre de compositions stérilisées comprenant de 2 à 10 DM 30 Nombre de compositions stérilisées comprenant de 11 à 60 DM 110 Nombre de compositions stérilisées comprenant plus de 60 DM 160 Nombre de compositions stérilisées comprenant des DM en prêt SERVICE D’ODONTOLOGIE Nombre de compositions stérilisées comprenant plus de 1 DM 20 SERVICES DE SOINS 10 LINGE STERILISE A L’AUTOCLAVE TOUTES LES CATEGORIES D’UTILISATEURS Nombre de compositions de linge stérilisées à l’unité ou en pack 10 DISPOSITIFS MEDICAUX STERILISES A BASSE TEMPERATURE TOUTES LES CATEGORIES D’UTILISATEURS Nombre de compositions stérilisées comportant des DM sans canal opérateur A définir par l’établissement Nombre de compositions stérilisées comportant des DM avec canal opérateur 13

Cette méthode nécessite un système informatique. Pour les stérilisations non informatisées, il est possible d’utiliser des tableaux de bord simplifiés avec des coefficients moyens.

Les coefficients moyens DISPOSITIFS MEDICAUX STERILISES A L’AUTOCLAVE SERVICES COMPOSITIONS Coefficients moyens de pondération BLOCS OPERATOIRES Nombre de compositions stérilisées à l’unité (1DM/sachet) 15 Nombre de compositions stérilisées comprenant de 2 à plus de 60 DM 90 SERVICE D’ODONTOLOGIE Nombre de compositions stérilisées pour les services d’odontologie 16 SERVICES DE SOINS Nombre de compositions stérilisées pour les services de soins 11.5 LINGE STERILISE A L’AUTOCLAVE TOUTES LES CATEGORIES D’UTILISATEURS Nombre de compositions de linge stérilisées à l’unité ou en pack 10 DISPOSITIFS MEDICAUX STERILISES A BASSE TEMPERATURE TOUTES LES CATEGORIES D’UTILISATEURS Nombre de compositions stérilisées comportant des DM sans canal opérateur A définir par l’établissement Nombre de compositions stérilisées comportant des DM avec canal opérateur 15

Un exemple d’utilisation de cet outil de pilotage: l’estimation des besoins en personnel Traduire l’activité (représentée par les UO) en heures de travail. Postulats: 1 heure travaillée = 160 UO le périmètre d’activité de l’unité de stérilisation va de la réception des DM utilisés à la préparation des armoires (la pré- désinfection et le transport sont exclus). Obtention d’un nombre d’heures théoriques travaillées correspondant à l’activité de la stérilisation sur une période définie. Ces heures travaillées sont ensuite rapportées au nombre d’heures théoriques de travail pour 1 agent et pour 1 an(ex.1575H) Obtention du nombre théorique de personnel nécessaire 160 UO correspond aussi au coefficient des compositions les plus complexes

Si une stérilisation a une activité de 10 080 000 UO Un exemple pratique Si une stérilisation a une activité de 10 080 000 UO Le nombre d’heures de travail nécessaires pour cette activité peut être évalué à: 10 080 000/160 = 63 000 heures Si un agent travaille 1 575h par an, 63 000/1 575= 40 agents peuvent être nécessaires. 17

2ème AXE LES INDICATEURS QUALITE 18

Les indicateurs qualité Produire à moindre coût n’est pas la finalité. Les stérilisations recherchent l’efficience, la qualité. Il est inenvisageable de dissocier maîtrise de l’activité et qualité du process. Quelques indicateurs non exhaustifs ont été proposés par l’AFS.

Les indicateurs internes : Processus de production (1) Réception Taux de non-conformités après pré-désinfection: il concerne les DM ou compositions présentant un défaut de pré-désinfection, de tri, de traçabilité. Lavage Taux de non-conformités détectées à l’étape de vérification du lavage: il concerne les DM ou compositions présentant une altération, un défaut de nettoyage, de séchage. 20

Les indicateurs internes : Processus de production (2) Recomposition Taux de non-conformités de recomposition : nombre de compositions non-conformes par rapport à la fiche de recomposition. Stérilisation Taux de non-conformités à la validation de la stérilisation : compositions présentant une non- conformité à cette étape (perforations, absence de scellés sur conteneur, absence d’étiquette de traçabilité…) 21

Les indicateurs internes: Processus support Equipements: taux d’immobilisation des équipements Autoclaves/Stérilisateurs basse température Laveurs-désinfecteurs/Tunnels de lavage Bacs à ultra sons Thermo-soudeuses Ressources humaines: taux d'absentéisme annuel. : 22

Les indicateurs externes: "Réclamations clients » Taux de non-conformités sur les compositions. Taux de non-conformités concernant la stérilité des compositions. Taux de non-conformité de livraison. 23

3ème AXE LE CALCUL DES COÛTS

Le calcul des coûts (1) La comptabilité dans les établissements de santé français obéit à une réglementation. Les données d’imputation financière sont classées selon un plan comptable, subdivisé en 4 titres: Titre 1: les dépenses liées au personnel (salaires, charges, …) Titre 2: les charges à caractère médical: consommables et conditionnements de stérilisation, entretien et réparation du matériel, maintenance, achat d’instruments,… Titre 3: les charges à caractère non médical: l’achat de fournitures d’atelier, de bureau, informatique, le coût de l’énergie, … Titre 4: les charges d’amortissements sur logiciels, locaux, équipements, … 25

Le calcul des coûts (2) Blocs opératoires Obtenues à partir du plan comptable Dépenses totales/ UO DEPENSES TOTALES (euros) 2 193 023 TOTAL d’UNITES D’ŒUVRE (UO) 10 216 190 VALEUR DE L’UO (euros) 0,215 Compositions Coefficients de pondération Coût (euros) Blocs opératoires Composition contenant de 2 à 10 DM 30 6,45 Contenant de 11 à 60 DM 110 23.65 Le budget total obtenu par le plan comptable est divisé par le nombre d’unités d’œuvre : obtention d’un coût/UO En multipliant le coût de l’unité d’œuvre par le coefficient de pondération correspondant à la composition choisie, on obtient le coût de cette composition. Coeff *valeur de l’UO = 110x0.215 26

La réalisation de tests Afin d’éprouver la robustesse et la pertinence des indicateurs, deux niveaux de tests ont été réalisés : - Par les membres du groupe de travail pour ajuster les coefficients de pondération. - Auprès de 30 établissements représentatifs des établissements de santé français. Résultats des tests: Les coûts sont du même ordre de grandeur. Les ressources humaines évaluées sont cohérentes.

La méthodologie et les grilles de saisie sont disponibles : CONCLUSION Ce travail a pu aboutir grâce à: tous les membres du groupe de travail. tous les collègues des centres testeurs. La méthodologie et les grilles de saisie sont disponibles : Sur le site internet de l’AFS, à la disposition de tous (http://afs.asso.fr). Intégrées par l’Agence Nationale d’Appui à la performance dans son outil Autodiagnostic en stérilisation.

MERCI DE VOTRE ATTENTION