DIMENSION N°5: TRAITER LES EMPLOYES DE MANIERE RESPONSABLE Intervenants du jour : Sylvestre Fonton HONVOU Valère HOUSSOU, Directeur Général, ALIDé Série de Mise en oeuvre des Normes Universelles de Gestion des Performances Sociales. 30 avril 2015

Programme Étude de la Dimension n°5 des Normes Universelles de GPS Présentée par ▫Sylvestre Fonton HONVOU ▫Valère HOUSSOU, Directeur Général de ALIDé Discussion avec les participants 2

Il y a 19 normes, organisées selon six dimensions. Aujourd'hui, nous allons discuter de la dimension n°5.

Dimension n°5 des Normes Universelles Titre : Traiter les Employés de manière Responsable Raisonnement : ▫Le personnel est au cœur de la mise en œuvre de la stratégie de GPS et de sa réussite. ▫L’IMF met en place un environnement de travail motivant pour le personnel à travers une politique de ressources humaines écrite et connue de tous. ▫Le personnel connaît ses tâches et bénéficie de formation adaptée et de façon continue. ▫L’IMF se préoccuppe de la satisfaction des employés, mesure régulièrement cette satisfaction, suit les départs du personnel et trouve des solutions aux causes des départs afin de les limiter. Normes : cette dimension a 3 normes et 12 pratiques essentielles.

Dimension n°5: trois (03) normes 5a. L’institution obéit à une politique écrite de ressources humaines qui protège les employés et crée un environnement de travail motivant. 5b. L’institution informe tous les employés des modalités de leur emploi et fournit des formations pour toutes les fonctions professionnelles essentielles. 5c. L’institution suit la satisfaction et le taux de rotation du personnel.

Dimension 5: Traiter les Employés de Manière Responsable Norme 5a. L’institution obéit à une politique écrite de ressources humaines qui protège les employés et crée un environnement de travail motivant. Pratiques Essentielles 5a.1 Une politique de ressources humaines écrite est disponible pour tout le personnel, est conforme à la législation nationale, et explique les droits des employés. 5a.2 Les niveaux de rémunération du personnel constituent un salaire de subsistance pour les employés. 5a.3 L’institution prend en compte et répond aux plaintes du personnel grâce à un système formel et confidentiel de traitement des plaintes. 5a.4 L’institution n’a pas recours au travail forcé ou au travail des enfants, et n’en retire aucun avantage. 5a.5 L’institution évalue les risques de santé et de sécurité du personnel et prend des mesures pour les prévenir. 5a.6 L’institution consigne, publie, et enquête sur tous les accidents du travail, blessures ou maladies.

Dimension 5: Traiter les Employés de Manière Responsable Norme 5b. L’institution informe tous les employés des modalités de leur emploi et fournit des formations pour toutes les fonctions professionnelles essentielles. Pratiques Essentielles 5b.1 Les employés reçoivent une description de poste écrite et un contrat de travail. 5b.2 Les employés reçoivent une formation spécifique à l’emploi et / ou au développement des compétences. 5b.3 Chaque employé comprend comment sa performance sera évaluée et récompensée par l’institution.

Dimension 5: Traiter les Employés de Manière Responsable Norme 5c. L’institution suit la satisfaction et le taux de rotation du personnel. Pratiques Essentielles 5c.1 L’institution analyse la satisfaction du personnel. 5c.2 L’institution suit le taux de rotation et comprend les raisons de départ du personnel. 5c.3 L’institution agit afin de remédier aux problèmes institutionnels menant au départ du personnel et à son mécontentement.

Rappel ! Utilisez l'outil SPI4 pour évaluer vos pratiques de GPS Pratiques Essentielles Normes Dimensions Indicateurs Le SPI4 est l'outil habituel de collecte et d'évaluation de données pour les normes universelles. Il évalue la mise en œuvre sur la base d'indicateurs.

Indicateurs SPI4 correspondant aux indicateurs des pratiques essentielles de la Norme 5b.

Une feuille de route vers de meilleures pratiques Apprendre — Lire le manuel des normes universelles Évaluer — Utiliser le SPI4 pour réaliser un audit social Planifier — Créer un plan d'action Mettre en œuvre — Améliorer les pratiques prioritaires du plan d'action Rapporter — Montrer vos résultats aux parties prenantes internes ou externes. 1. Apprendre 2. Évaluer 3. Planifier 4. Mettre en œuvre 5. Rapporter

Programme Étude de la Dimension n°5 des Normes Universelles de GPS Entretien avec Monsieur Valère HOUSSOU Directeur Général de ALIDé, une IMF du Bénin Discussion avec les participants 12

Rencontrez votre animateur ! 13 Nom: Valère HOUSSOU Titre: Directeur Général Organisation : ALIDé Courriel:

Vision, Mission, Clientèle Cible et Produits Vision Rester une institution de microfinance responsable, rayonnante et financièrement pérenne. Mission Améliorer les conditions de vie des populations défavorisées en leur offrant des services financiers et non financiers de qualité. Cibles Personnes défavorisées surtout des femmes accédant à des crédits de petits montants ( en moyenne francs CFA, soit 115 euros). Produits Crédits « coup de pouce » : Crédits à taux zéro, et plafonné à francs CFA (30 euros). Crédit « ALODO » : Crédits > à francs CFA (115 euros) et < à francs CFA (762 euros) Services non financiers: formations, accompagnement social familial

Quelques indicateurs de performance ELEMENTS2014 Emprunteurs actifs dont 92% de femmes Encours dépôts francs CFA Encours Crédits francs CFA PAR à 30 jours 2,74% Auto suffisance opérationnelle118,67% Nombre d’agence11 Effectif du personnel132 agents dont 30% de femmes

Quelques indicateurs de performance ObjectifsIndicateursValeurs en 2014 Toucher chaque année d’ici à 2015 au moins 70% des nouveaux clients défavorisés dont 90% de femmes. Proportion de clients défavorisés 92,22% Proportion de femmes défavorisées 92,97% Ouvrir au cours des trois prochaines années trois nouvelles agences. Nombre de nouvelles agences ouvertes 02 nouvelles agences et 01 repositionne ment Développer ou améliorer au moins un nouveau produit adapté aux clients défavorisés d’ici à 2015 Nombre de produits développés et ou améliorés 1 produit développé et 03 améliorés

Quelques indicateurs de performance ObjectifsIndicateursValeurs en 2014 Atteindre un taux de satisfaction de 90% à fin Taux de fidélisation 66,4% Renforcer la capacité de gestion de tous les clients défavorisés de ALIDé d’ici à 2015 Nombre de clients défavorisés formés. Nombre de thématiques développées. Nombre de sessions participations soit en moyenne clients défavorisés 15 thèmes en gestion et en santé Augmenter tous les ans le montant moyen de l’épargne volontaire des clients. Taux d’accroissement du montant moyen de l’épargne volontaire. ND

Engagement à la GPS Volonté de travailler en cohérence avec la mission. Conviction profonde que la viabilité est fortement liée à la mise en œuvre de la dimension sociale de ALIDé. Besoin de formalisation et de professionnalisation des pratiques de GP existantes.

Expériences de ALIDédans la mise en oeuvre des pratiques de la Norme 5a. 5a.1 Une politique de ressources humaines écrite est disponible pour tout le personnel, est conforme à la législation nationale, et explique les droits des employés. Existence d’une politique de GRH écrite et disponible dans chacune des 11 agences La politique de GRH est disponible au niveau des délégués du personnel qui veillent à son respect A la signature de chaque contrat, l’agent reçoit un livret d’accueil comportant le RI, le code de déontologie, le plan de carrière et la grille salariale de sa catégorie

Expériences de ALIDé dans la mise en oeuvre des pratiques de la Norme 5a. 5a.2 Les niveaux de rémunération du personnel constituent un salaire de subsistance pour les employés. Le mode de rémunération se base sur un salaire fixe et des primes d’incitation à la performance sociale et financière. Une grille des salaires définit les niveaux de salaire par échelon en phase avec le marché de travail et révisable tous les 2 ans

Expériences de ALIDé dans la mise en oeuvre des pratiques de la Norme 5a. 5a.3 : L’institution prend en compte et répond aux plaintes du personnel grâce à un système formel et confidentiel de traitement des plaintes. Formation initiale des recrues et encouragement à se plaindre Bonne circulation de l’information: Tenue de réunions périodiques par corps de métier ( caissière, agents de crédit, chefs d’agence), réunion annuelle pour tout le personnel Célébration de la fête du travail pour le personnel Comité de gestion (DE, RH, et DP) Mécanisme plus amélioré en cours

Expériences de ALIDé dans la mise en oeuvre des pratiques de la Norme 5a. 5a.4 : L’institution n’a pas recours au travail forcé ou au travail des enfants, et n’en retire aucun avantage. Pour accéder à un travail rémunéré ou non à ALIDé, il faut avoir 18 ans révolus

Expériences de ALIDé dans la mise en oeuvre des pratiques de la Norme 5a. 5a.5 : L’institution évalue les risques de santé et de sécurité du personnel et prend des mesures pour les prévenir. Les employés bénéficient de: -Couverture assurance maladie compagnie d’assurance; -Bilan annuelle de santé; -Prêts à taux préférentiel respectant le « ratio de prêts aux dirigeants »; -Assistance financière en cas d’événements personnels (naissance d’enfants, décès de parents ); -Institution d’une mutuelle du personnel; -Contrat de travail visé par l’inspection de travail avec cotisation régulière à la caisse de sécurité sociale.

Expériences de ALIDé dans la mise en oeuvre des pratiques de la Norme 5b. 5b.1 : Les employés reçoivent une description de poste écrite et un contrat de travail. A ALIDé, chaque agent recruté reçoit un contrat de travail écrit et visé par l’inspection du travail.

Expériences de ALIDé dans la mise en oeuvre des pratiques de la Norme 5b. 5b.2 : Les employés reçoivent une formation spécifique à l’emploi et / ou au développement des compétences. ALIDé dispose d’une Politique de renforcement des capacités et de plan annuel de formation. Le plan de formation est élaboré chaque année en fonction des besoins de chaque agent.

Expériences de ALIDé dans la mise en oeuvre des pratiques de la Norme 5b. 5b.3 : Chaque employé comprend comment sa performance sera évaluée et récompensée par l’institution Evaluation annuelle et/ou avancement des agents. La grille d’évaluation est connue par chaque agent.

Expériences de ALIDé dans la mise en oeuvre des pratiques de la Norme 5c. 5c.1 : L’institution analyse la satisfaction du personnel Existence d’une politique d’Enquête de satisfaction du personnel Dernière enquête est réalisée en 2013 et la prochaine est prévue pour cette année 2015

Expériences de ALIDé dans la mise en oeuvre des pratiques de la Norme 5c. 5c.2 : L’institution suit le taux de rotation et comprend les raisons de départ du personnel Le taux de rotation est suivi trimestriellement à ALIDé à travers le rapport trimestriel de la Responsable Ressources Humaines

En perspective pour 2015  Mise en place d’un comité de gestion des plaintes du personnel ;  Mise en place comité d’hygiène et de sécurité qui se chargera d’étudier les conditions d’hygiène et de sécurité au travail et de veiller à l’application des dispositions légales et réglementaires ainsi que des consignes concernant l’hygiène ;  Mise en place du conseil de discipline qui se chargera de donner un avis consultatif sur les projets de sanctions dont notamment le licenciement pour fautes lourdes.

Facteurs de succès -Accompagnement et éducation de l’ONG EdM depuis  culture de GPS -Appui du projet MISION (2011) --  Redéfinition de la mission, vision et formalisation d’un certain nombre de pratiques -Audit social/rating périodique pour suivi et ajustement

Acteurs impliqués -Equipe d’ALIDé ( Conseil, d’Administration, Direction, Responsable mission sociale ) -ONG Entrepreneurs du Monde -Projet MISSION

Avantages et bénéfices pour ALIDé Intérêts de certains PTF pour appuyer ALIDé au développement de services à destination de cibles très défavorisées (réfugiés, PVVIH, handicapés et autres); Intérêt investisseurs sociaux et mobilisation de ressources au taux bonifié (OIKOCREDIT, Grameen); Prix du Meilleur SFD du Bénin pour l’année 2014;

Avantages et bénéfices pour les Clients Participation des clients aux mécanismes de prise de décision (Assemblée Générale et du Conseil d’Administration); Renforcement du capital social des clients Suivi de l’amélioration de la situation économique des clients; Baisse des taux d’intérêt de 24% à 18% l’an en 2012.

Coûts engendrés par ces pratiques Coût mise en œuvre de la GPS à ALIDé: FCFA. Coût de gestion des travailleurs sociaux: FCFA par mois.

Conseils aux IMF  Le personnel d’une IMF est son moteur de croissance;  Notre responsabilité sociale vis-à-vis du personnel doit être totale;  La viabilité de nos IMF dépend fortement du traitement que nous faisons à notre personnel.

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Passer à l'Action : utilisez le Guide de mise en œuvre ! Téléchargez le guide ici : c% docx c% docx

Passez à l'Action : utilisez le centre de ressources! Consultez le centre de ressources ici notamment les ressources en français pour la Dimension 5 : center/?view=article&id=54&category_id=7http://sptf.info/resources/resource- center/?view=article&id=54&category_id=7 38

Où trouver plus d'informations : Le guide des Normes Universelles de GPS: c% docx c% docx L'outil d'audit social SPI4 : spi4.squarespace.comhttp://cerise- spi4.squarespace.com La présentation et l'enregistrement de la séance d'aujourd'hui : nugpshttp://sptf.info/online-trainings/la-mise-en-oeuvre-des- nugps Le centre de ressources SPTF : library library 39

Je vous remercie pour votre participation ! Rejoignez-nous le mois prochain Mai 2015, à 15 heurs Temps Universel pour une discussion sur la façon d'améliorer les pratiques dans la : Dimension 6 Equilibrer la Performance Financière et Sociale