Maîtres à l’abri ! Par Me Guylaine LeBrun Coordonnateur aux activités de prévention Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec.

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1 Maîtres à l’abri ! Par Me Guylaine LeBrun Coordonnateur aux activités de prévention Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec Congrès de l’Association des Jeunes Barreaux du Québec 3e édition 22 au 24 février 2012 – L’Estrimont – Orford

2 Au programme aujourd’hui
Le Règlement sur la souscription obligatoire au Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec, R.R.Q., c. B-1, r. 20 L’étendue de la protection et ses comparables Quelques exclusions Les coûts cachés d’une réclamation

3 Au programme aujourd’hui (suite)
Quelques statistiques Maîtres à l’abri ! (capsules audiovisuelles) Mesures préventives au quotidien Conservation des dossiers (obligation déontologique)

4 Le Règlement sur la souscription obligatoire au Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec, R.R.Q., c. B-1, r. 20 Obligation de souscrire et Exemptions de souscrire

5 Évolution des primes et garanties Historique

6 L’étendue de la protection et ses comparables
Article 1.04 – SERVICES PROFESSIONNELS : « (…) tous les services qui ont été rendus ou qui auraient dû être rendus par l’Assuré désigné, directement ou indirectement, dans le seul exercice de la profession d’avocat, en tant que membre en règle du Barreau du Québec et non exempté de l’obligation de souscrire au Fonds d’assurance; (…) ». (Nos soulignements).

7 L’étendue de la protection et ses comparables (suite)
10 M $ garantie de responsabilité par sinistre sauf limitation 1 M $ pour endommagement de biens confiés pour l’exercice interjuridictionnel 1 M $ garantie de détournement de sommes en fidéicommis et frais de défense si l’assuré n’est ni auteur ni complice Aucune limite annuelle et absence de franchise Prime annuelle de 600 $ de 2010 à 2012 Confidentialité assurée à l’égard du Barreau du Québec Combien d’entre vous souscrivent déjà au Fonds d’assurance ? Qui doit souscrire ? Le fonctionnement du Fonds d’assurance repose sur le Règlement sur la souscription obligatoire au Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec. Son dispositif est très simple (Article 1 du Règlement). Tous les avocats sont tenus de souscrire au Fonds, sauf ceux qui se trouvent dans l’un ou l’autre des cas d’exemptions spécifiquement prévus à l’article 2 du Règlement. Ainsi, l’avocat en entreprise est tenu de souscrire au Fonds à moins qu’il ne demande une exemption au motif de l’article 2 du Règlement. Il existe 10 motifs d’exemption. Sept de ces dix situations exceptionnelles concernent les avocats oeuvrant expressément pour une puissance publique dont la solvabilité et la pérennité ne saurait faire de doute. Par exemple, un avocat travaillant exclusivement pour le Gouvernement du Québec pourrait demander l’exemption à la souscription obligatoire. Le 8e motif vise les avocats qui, pour une raison ou pour une autre, ne posent aucun des actes exclusifs à l’avocat en vertu de l’article 128 de la Loi sur le Barreau. Il est utile de rappeler que l’article 128 de la Loi sur le Barreau prévoit que sont du ressort exclusif de l’avocat (…) les actes suivants exécutés pour le compte d’autrui, à savoir : - donner des consultations et avis d’ordre juridique;       - préparer et rédiger un avis, une requête, une procédure et tout autre document de même nature destiné à servir dans une affaire devant les tribunaux;      - préparer et rédiger une convention, une requête, un règlement, une résolution et tout autre document de même nature se rapportant à la constitution, l’organisation, la réorganisation ou la liquidation d’une corporation régie par les lois fédérales ou provinciales concernant les compagnies, ou à l’amalgamation de plusieurs corporations ou à l’abandon d’une charte; - plaider ou agir devant tout tribunal sauf certains tribunaux administratifs ou organismes qui y sont énumérés; - préparer et rédiger un testament, un codicille ou une quittance et tout contrat ou document, sauf les baux, affectant des immeubles et requérant l’inscription ou la radiation d’une inscription dans le Québec; - préparer, rédiger et produire la déclaration de la valeur d’une succession, requise par les lois fiscales; - préparer et rédiger un document ou une procédure pour l’enregistrement prescrit par la loi, d’une personne ou d’une société exploitant un commerce ou exerçant une industrie; - faire de la perception ou réclamer avec frais ou suggérer que des procédures judiciaires seront intentées. » Ce huitième motif, à lui seul, pose l’essentiel des problèmes d’interprétation du règlement pour l’avocat qui œuvre en entreprise privée (voire pour les avocats de façon générale). En effet, en certaines circonstances, il peut être difficile de déterminer ce qui constitue l’exercice exclusif de la profession d’avocat. Par exemple, l’avocat qui ne fait que de la recherche pour le compte d’un confrère participe-t-il à la confection d’une opinion juridique ? Celui qui siège sur un conseil d’administration et tranche des questions présentant souvent des aspects légaux complexes émet-il une opinion par ses avis exprimés, par ses silences ou par son vote ? La réponse peut-elle être la même si l’administrateur en question est également le secrétaire de la compagnie à qui il revient d’en gérer les livres, conformément aux dispositions du droit corporatif ? Plaider un grief devant un arbitre n’est pas, à proprement parler, un acte réservé aux membres du Barreau. Peut-on pour autant dire que l’avocat qui fait de telles représentations ne se commet pas nécessairement dans une opinion juridique exprimée dans un autre cadre ? Répondre à ces questions n’est pas toujours chose facile et il est donc fréquent que le personnel du Fonds d’assurance soit appelé à guider la réflexion des avocats qui se demandent s’ils sont admissibles ou non à une exemption. De même, les avocats en entreprise se demandent souvent si le fait d’exercer leur emploi au sein d’une seule entreprise, donc de n’avoir qu’un seul client, a une incidence sur la souscription obligatoire. La réponse est non. Le fait de rendre des services professionnels pour le compte d’un client unique, même employeur, ou même de travailler bénévolement ne modifie en rien l’obligation de souscrire. Précisons que, si vous décidez de demander à être exempté de la souscription obligatoire parce que, par exemple, dans le cadre de vos fonctions, vous ne donnez aucun avis ou opinion juridique (ce qui est différent de l’information juridique), cette demande d’exemption vise tous les actes professionnels que vous posez et ne concernent pas simplement ceux exécutés dans le cadre de votre travail. Ainsi, si vous faites une demande d’exemption parce que vous agissez dans le domaine des relations de travail et que votre emploi ne vous amène pas à poser des actes exclusifs aux avocats en vertu de l’article 128 de la Loi sur le Barreau, vous devez souscrire à l’assurance responsabilité si par ailleurs vous décidez de prendre le mandat de représenter votre voisin dans ses procédures de divorce un week-end. En d’autres mots, si vous ne donnez pas d’avis juridique dans le cadre de votre emploi, vous ne pouvez être exempté que si vous ne donnez jamais d’opinion juridique et ce, même si vous n’êtes pas payé lorsque vous donnez une opinion à votre sœur ou votre conjoint. Alors, même dans le cas de services rendus gratuitement, vous devez souscrire…  SONDAGE du Barreau de Montréal en 2006 révèle que 85% des primes d’assurance des avocats en entreprise sont payées par l’employeur. Or, 48% ont déclaré occuper un poste de gestion. Comme seuls les services rendus dans l’exercice de la profession d’avocats sont couverts, ce qui exclut les actes de gestion, on peut penser que généralement, l’avocat en entreprise cumulera à la fois le rôle de l’avocat et celui du gestionnaire. Les avis légaux donnés en marge de la gestion sont eux assurés. Mais à titre d’exemples non assurés : 1. Harcèlement psychologique d’un employé 2. Affidavit circonstancié diffamatoire signé par l’avocat dans le cadre d’une saisie pour non paiement de marchandise.

8 Tableau comparatif des primes de base d’assurance responsabilité professionnelle des avocats et notaires au Canada (au 1er janvier 2012) Province Garantie Franchise Prime 2010 Prime 2011 Prime 2012 Ontario $ 5 000 $ 2 950 $ 3 350 $ Alberta 0 $ 2 600 $ 2 900 $ 3 124 $ Québec - Notaires 3 000 $ 2 000 $ 2 350 $ Nunavut 2 194 $ 2 320 $ 2 528 $ Île-du-Prince-Édouard 2 300 $ Yukon 1 990 $ 2 111 $ Nouveau-Brunswick 1 950 $ 2 150 $ Terre-Neuve et Labrador 2 280 $ 1 830 $ 1 655 $ Colombie-Britannique 1 600 $ 1 750 $ Nouvelle-Écosse 1 850 $ 975 $ 1 152 $ Territoires du Nord-Ouest 1 000 $ 800 $ Saskatchewan 500 $ 670 $ 825 $ Québec - Barreau $ 600 $ Manitoba 575 $ 700 $

9 Quelques exclusions Actes frauduleux, malhonnêtes, criminels, faute intentionnelle Paiement d’amendes, pénalités, dommages punitifs et exemplaires Actes posés à titre de dirigeant ou d’administrateur Activités de courtage immobilier Services ou conseils en matière de placement, d’investissement ou d’opération de change Services rendus à titre de membre d’un comité de retraite Réclamations en remboursement de vos honoraires professionnels Aussi complète que possible, la protection du Fonds n’est pas absolue.

10 Les coûts cachés d’une réclamation
Atteinte à la réputation, notre principal actif Stress et humiliation, remise en question (aide de PAMBA) Perte considérable de temps (et de revenus) découlant du temps consacré au procès et à sa préparation Fin fréquente de la relation avec le client/employeur Effet sur le dossier de crédit personnel et les nominations aux charges publiques Impact financier des situations non couvertes

11 Domaines à risque période du 1er janvier 2007 au 31 décembre 2011
Droit des assurances 2,8% Droit immobilier 8,7% Perception de comptes 3,6% Responsabilité civile 6,9% Succession, testament 3,0% Droit civil 21,9% Droit de la famille 12,6% Droit des affaires 18,6% Droit du travail 7,5% Autres 14,4% Total : 100,0%

12 Fautes reprochées période du 1er janvier 2007 au 31 décembre 2011
Abus de procédures 12,0% Atteinte à la réputation 8,5% Instructions non suivies 18,9% Non-respect des délais 17,9% Engagements non suivis 4,9% Opinion erronée 7,5% Défaut de fidéicommis 3,4% Autres 26,9% Total : 100,0%

13 Causes des réclamations période du 1er janvier 2007 au 31 décembre 2011
Conflits d'intérêts 4,8% Connaissance juridique 11,4% Enquête incomplète 11,1% Honoraires 6,3% Organisation du bureau 9,0% Attitude vindicative 20,0% Relations avec le client 18,8% Autres 18,6% Total : 100,0%

14 Maîtres à l’abri ! Mesures préventives au quotidien
.…. DES INTEMPÉRIES ! Mesures préventives au quotidien

15 Au contact de l’eau, la prescription de 3 ans peut rétrécir !
Impératif : vérifier et re-vérifier Nombreuses lois particulières Exemple : Loi sur la responsabilité en matière maritime (loi fédérale) Collision entre 2 embarcations et blessures corporelles Prescription Danger 2 ans

16 Pour que vos vacances ne se transforment en cauchemar…
Aucun mandat urgent avant votre départ Messagerie vocale, courrier électronique, agenda Informez clients et adversaires de votre départ Aucun délai venant à échéance Courrier électronique Message d’absence

17 La documentation : écrire, écrire et écrire…
Conseils… quels conseils ? Ce n’est pas ce que vous dites, c’est ce qu’ils entendent… Confirmation du mandat Absence de mandat ou refus de mandat Au cours du mandat À la fin du mandat La documentation : écrire, écrire et écrire…

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19 Quelques illustrations…
Conseils… quels conseils ? Ce n’est pas ce que vous dites, c’est ce qu’ils entendent…(suite) Quelques illustrations… Labrie c. Tremblay, REJB (C.A.) Côté c. Rancourt, REJB (C.S.C.) André Joyal Motoneige inc. c. Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec, EYB (C.Q.) Stewart c. Valois, EYB (C.S.) Abou-Kasm c. Levine, REJB (C.S.) (Règlement hors Cour en appel – 27 avril 2005) – Devoir de conseil à l’égard de la partie adverse non représentée

20 Le client fantôme : Ami loyal, client déloyal ?
Évitez d’agir pour les amis, les parents ou les connaissances Si malgré tout, vous acceptez le mandat : Ne tournez pas les coins ronds, faites les vérifications appropriées Donnez au client toute l’attention requise au dossier Refusez de donner des opinions juridiques à l’extérieur d’une relation formelle avocat/client Confirmez tout par écrit

21 « Blanchiment » d’argent… et Où sont mes dents ?
Perte ou endommagement de biens confiés Article (police d’assurance) Réclamation découlant d’un dommage matériel à un bien confié à l’assuré Garantie par sinistre limitée à $

22 Le principal et ses accessoires…
Devoir de conseil et les dépens Code de déontologie des avocats Exposez au client les risques inhérents aux mesures recommandées Expliquez au client ce qui est nécessaire à la compréhension et à l’appréciation des services professionnels rendus Confirmez par écrit vos avertissements Article Article

23 Profiter de la situation… peut vous ruiner !
Abus de procédures et diffamation Plus de 20,5 % des reproches traités par le Fonds d’assurance Attention à l’utilisation abusive des tribunaux Articles 54.1 à 54.6 C.p.c.

24 Un avocat ou une cervelle d’oiseau et… la « chaise électrique » !
Allégations de diffamation Sont de nature à causer un dommage Sont fausses Ne sont pas pertinentes Sont faites de mauvaise foi avec une intention malicieuse N’ont pas été vérifiées et sont sans cause probable et raisonnable

25 Un avocat ou une cervelle d’oiseau et… la « chaise électrique »
Un avocat ou une cervelle d’oiseau et… la « chaise électrique » ! (suite) S’interroger L’allégation est-elle diffamatoire ? L’allégation est-elle pertinente ? L’allégation est-elle faite en utilisant un langage excessif par rapport au fait dont on veut faire la preuve ? L’allégation est-elle vraie ? Avait-on un motif raisonnable de la croire vraie ?

26 Un avocat ou une cervelle d’oiseau et… la « chaise électrique »
Un avocat ou une cervelle d’oiseau et… la « chaise électrique » ! (suite) Quelques illustrations… Bélisle-Heurtel c. Tardif, REJB (C.S.) Tellier c. Cie d’assurance Wawanesa, AZ , le 12 avril 2005, Cour du Québec, Juge Armando Aznar Doucet c. Normandeau, EYB Seuls les faits vérifiés, pertinents et nécessaires aux conclusions recherchées doivent être énoncés Bélisle-Heurtel c. Tardif, REJB (C.S.) Juge Senécal: « L’avocat ne peut laisser son client faire n’importe quelle allégation et les signer en n’espérant n’être responsable de rien… Il lui appartient de traduire les prétentions de celui-ci dans des termes acceptables et conformes à la loi de même qu’au droit des autres. C’est lui le professionnel, c’est sur lui que compte le client pour que les choses se fassent comme elles le doivent. » Dans le même jugement : Tribunal note que la responsabilité professionnelle exige des précautions raisonnables, proportionnées aux conséquences raisonnables prévisibles. Le devoir de vérification et de contrôle croît avec la gravité des accusations portées. Tellier c. Cie d’assurance Wawanesa, AZ , le 12 avril 2005, Cour du Québec, Juge Armando Aznar Compagnie d’assurance refusait de payer la réclamation d’un assuré dont le véhicule avait été endommagé et dans lequel plusieurs objets avaient été volés. L’assureur Wawanesa affirmait que l’assuré avait fait une fausse déclaration au niveau de la perte et de la demande d’indemnité. Il invoquait entre autres, l’exagération de la valeur des biens, les problèmes financiers de l’assuré et différentes contradictions dans la version de ce dernier. L’assureur alléguait que la réclamation était « cousue de fil blanc ». Juge Aznar a conclu que cette allégation de la part de l’assureur a été faite avec une témérité telle équivalant à malice parce qu’il n’y avait aucune cause raisonnable et probable de faire une telle allégation. L’assureur a été condamnée à des dommages punitifs et des dommages moraux. Ce jugement est sévère envers l’assureur, mais cela n’est pas nouveau lorsque de tels propos sont ainsi allégués dans des actes de procédures. Avant de prétendre qu’un assuré a tenté de frauder son assureur en exagérant sa réclamation ou en faisant une fausse déclaration, la plus grande prudence s’impose. Les paroles s’envolent mais les écrits restent… particulièrement dans les actes de procédures. Doucet c. Normandeau, EYB Véritable chicane d’avocats dans une affaire de droit corporatif. Résumé très sommairement, l’avocat cherchait à se « débarasser » d’une consoeur dans un dossier et a adopté une stratégie en conséquence, notamment en faisant sans fondement une plainte au Syndic et une déclaration en présence de confrères que sa consoeur avait « l’intelligence d’une tomate  ». Poursuivi pour atteinte à la réputation, la Cour conclut que la faute de l’avocat résulte à la fois d’une conduite malveillante et d’une conduite négligente et que les deux conduites constituent une faute civile. L’avocat et le client ont donc été condamnés à $ de dommages moraux et $ de dommages exemplaires. Grill Newman inc. c. Demers, Beaulne, s.e.n.c., 2009 QCCS 5827 (Juge Richard Mongeau – 15 décembre 2009) (Abus de procédures) (Requêtes pour permission d’en appeler sont présentement en délibéré). L’avocat représentait les demandeurs (Grill Newman inc. et als.) dans des poursuites contre Cara Foods, le tout en relation avec deux (2) franchises de Harvey’s. Les experts comptables avaient été retenus pour fournir une expertise sur les pertes subies par les clients de l’avocat. Le dossier avait été réglé hors Cour. Les demandeurs ont poursuivi les comptables agréés pour plus de $ en alléguant que le règlement hors Cour a eu lieu parce que les experts comptables n’ont pas produit leur expertise en temps utile et ne viendraient pas témoigner au procès vu une dispute sur les honoraires. De plus, ils alléguaient avoir réglé à rabais. Les comptables agréés ont fait une intervention forcée contre le Fonds d’assurance et l’avocat. Les demandeurs désiraient amender pour ajouter le Fonds d’assurance et l’avocat comme défendeurs. De plus ils ont intenté une nouvelle action contre ces mêmes défendeurs. Les défendeurs se sont opposés aux amendements des Requêtes introductives d’instance (6 versions différentes) et ont demandé le rejet des recours en vertu de 54.1 C.p.c. Juge Mongeau : Les excès procéduraux, les écarts de langage, les tentatives de rendre plus confus les litiges et le comportement général des demandeurs, qui refusent de se conformer aux ordonnances de la Cour, ne laissent d’autre choix au Tribunal que d’appliquer la sanction la plus lourde. Le juge Mongeau rejette les deux (2) actions pour abus de procédures en vertu de l’article 54.1 du Code de procédure civile. Des Requêtes pour permission d’en appeler sont présentement en délibéré.

27 L’obligation déontologique de la conservation des dossiers
Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats, R.R.Q., c. B-1, r. 5 en vigueur depuis le 8 juillet 2010 (Loi sur le Barreau et Code des professions) Article 11 du règlement : « L’avocat doit ouvrir un dossier pour chaque mandat ou contrat de service qui lui est confié. (…) » Article 12 du règlement : « Les dossiers tenus par l’employeur d’un avocat sont considérés, pour l’application du présent règlement, comme étant les dossiers de cet avocat s’il peut y consigner des actes professionnels ou des renseignements concernant l’exercice de sa profession. »

28 L’obligation déontologique de la conservation des dossiers (suite… )
Article 18 du règlement : « L’avocat doit conserver tous ses dossiers actifs à son domicile professionnel ou dans un lieu d’archivage approprié. (…) Lorsque le dossier d’un client n’est plus actif, il doit le conserver au moins 7 ans à compter de la date de sa fermeture. Il peut utiliser alors tout système ou procédé d’archivage qui lui donne accès à l’information que contient le dossier à la date de sa fermeture. » Règlement est d’application pour tous les avocats (en pratique privée ou exerçant en entreprise)

29 L’obligation déontologique de la conservation des dossiers (suite… )
Norme minimale : ce n’est pas nécessairement au lendemain de la prétendue erreur qu’un reproche sera adressé à l’avocat Délai de prescription de 3 ans (responsabilité professionnelle) : ne court qu’à compter de la connaissance de la prétendue erreur Votre dossier constitue votre meilleure défense… !

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31 CONCLUSION Agir avec modération Garder les clients heureux
PRÉVENTION EN RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE Agir avec modération Garder les clients heureux Si ce n’est pas écrit, ça n’existe pas Le Fonds d’assurance responsabilité Un partenaire solide et solidaire

32 Merci de votre participation
Questions… Merci de votre participation