pour davantage d’efficacité au quotidien

Présentation au sujet: "pour davantage d’efficacité au quotidien"— Transcription de la présentation:

1 pour davantage d’efficacité au quotidien
Gérer ses priorités pour davantage d’efficacité au quotidien Josette Dubost

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3 Priorités ? Gérer ses priorités 4 3 2 1 C’est avoir en permanence
C’est avoir les idées claires C’est être réactif(ve) C’est faire des choix et les assumer C’est oser refuser C’est prendre le risque de déplaire C’est gravir un escalier sans sauter de marche Pas urgent et pas important 4 Important et pas urgent 3 Urgent et pas important 2 Urgent et important 1 C’est avoir en permanence une casserole de lait sur le feu !

4 Efficacité… (Larousse)
C’est être une force agissante. C’est produire l’effet attendu. C’est quelqu’un dont les actions aboutissent à des résultats utiles. Josette Dubost

5 et Excellence C’est faire bien la première fois et mieux encore la fois suivante, C’est donc s’améliorer sans cesse. Josette Dubost

6 1 2 Gestion du temps C’est la mise en place d’éléments constitutifs
que l’on fait converger vers un but déterminé dans une durée préalablement mesurée en respectant un délai fixé Une bonne gestion suppose 2 choses Une méthode 1 Une technique 2

7 Conservez toujours du temps pour les imprévus.
Histoire de budget Budget temps Budget financier Sorties Entrée(s) Entrée(s) Sorties Charges fixes Charges fixes 8 H / Jour 2 000 € / Mois Charges variables Charges variables Imprévus Imprévus Conservez toujours du temps pour les imprévus. Environ 40 % A RETENIR Josette Dubost

8 Plan de Laswell Mémorisable par CQQCOQP Q Quoi ? Quand ? C Combien ? O
«Les 6 serviteurs de l’homme» Kipling Comment Où ? Qui ? Pourquoi ? Mémorisable par CQQCOQP Josette Dubost

9 Étapes ENSEMBLE 5 Prioriser 4 Réfléchir 3 Analyser 2 Mettre à plat
les activités 1 Déterminer les objectifs Josette Dubost

10 Objectif (Larousse) AVOIR UN : but, cible que quelqu’un doit atteindre. ÊTRE : qui existe indépendamment de la pensée. Qui ne fait pas intervenir d’éléments affectifs ou personnels dans ses jugements. «Après avoir irrémédiablement perdu de vue notre objectif nous avons du redoubler d’effort» Samuel Langhorne Clemens dit Mark Twain Josette Dubost

11 L’objectif C’EST UN VERBE ET UN MOUVEMENT S M A R T Spécifique
Mesurable Accepté Réalisable Temporisé Josette Dubost

12 sur un mode de fonctionnement
Bonnes questions ? Quelles tâches Quelles ressources Quelles attentes Quelle organisation Se mettre d’accord sur un mode de fonctionnement et s’y tenir Josette Dubost

13 Organisation (Larousse)
C’est arranger son travail, ses affaires, de façon efficace, harmonieuse, C’est se préparer dans un but précis.

14 Descriptif de fonction
1 - Titre de votre fonction Missions de traitement de l’information 2 - Objectif(s) de votre fonction Missions d’organisation / gestion 3 - Missions de votre fonction Missions de médiation 4 - Activités de votre fonction Missions de management 5 - Tâches de votre fonction 6 - Modes opératoires de votre fonction

15 Grille d’analyse 1 2 3 4 ACTIVITES 1 2 3 4 URGENCE IMPORTANCE DUREE
Agenda Facturation Fournitures et matériels Gestion du personnel Production documentaire Réunions Salons professionnels Suivi budgétaire Suivi dossier clients Traitement de l’information 1 URGENCE 2 IMPORTANCE 3 DUREE en % 4 PERIODICITES J, Hjm, M3vm, Ad2… Josette Dubost

16 Trop de temps passé sur le courrier !
Temps souhaitable Trop de temps passé sur le courrier ! M ilieu M atière M éthode M ain-d’œuvre M onnaie M atériel Appliquez le diagramme d’Hishikawa, Utilisez les 6 «M», Créez un tableau comparatif.

17 Boucle de l’organisation efficiente
2 Survolez et listez les actions : Prévoyez le résultat visé, Élaborez un plan de travail. 1 Fixez-vous un but précis : Qu’est-ce que j’ai à faire ? De quoi s’agit-il ? Qu’est-ce qu’on attend de moi ? 3 Distinguez l’urgent. 8 Contrôlez la réalisation de l’objectif. 4 Repérez l’important. 7 Finalisez : Répertoriez les personnes, Listez les moyens, Prévoyez le matériel. Gardez du temps pour les imprévus (60/40) 5 Evaluez la durée. Clarifiez le délai. Assurez-vous de la compatibilité des deux. 6 Établissez la liste des : Actions immédiates, Actions à reporter si besoin est (postériorités). Josette Dubost

18 Gestion quotidienne Ai-je une vision claire des objectifs de ma fonction ? Ai-je des objectifs à atteindre pour l’année en cours ? Les attentes spécifiques de mon manager sont-elles bien identifiées ? Suis-je régulièrement informé(e) des affaires en cours ? Ai-je une parfaite connaissance de la structure des dossiers ? Mon organisation quotidienne est-elle rigoureuse et sans faille ? Les priorités sont-elles clairement déterminées ? Mes outils d’organisation sont-ils totalement fiables ? Ai-je connaissance de toutes les ressources ? Ai-je créé un mode opératoire de mon secrétariat pour pallier toute absence ?

19 Préconisations Quittez votre secrétariat le soir
 Listez toutes vos activités sur une année,  Appréhendez les différentes périodicités des activités,  Identifiez les pics de surcharge pour y faire face,  Élaborez un tableau de bord prévisionnel,  Planifiez vos tâches la veille pour le lendemain,  Faites le point sur votre journée,  Suivez vos actions et anticipez les événements, Le petit plus…  Rangez et classez quotidiennement. Quittez votre secrétariat le soir comme si vous ne reveniez pas le lendemain. Réalisez le MODE OPERATOIRE de votre secrétariat.

20 Temps ciselé Un emploi du temps ne s’improvise pas
Ayez le réflexe agenda, gomme, crayon, Utilisez de préférence un agenda électronique, Notez tous les temps de votre vie, Prévoyez les durées (vous), Anticipez sur les délais (votre manager), ET… gardez du temps pour les imprévus.

21 Bonnes et mauvaises pratiques
Appliquez les «4 P» Chassez les «4 R»  Penser  Prévoir  Préparer  Planifier  Reprendre  Résoudre  Refaire  Ronchonner

22 B.U.A. (Boîte à Utiles de l’Assistante)
 Utilisez échéancier et pense-bête électronique,  Répertoriez toutes vos adresses, Créez des formulaires et des modèles, Concevez des check-lists,  Gérez les agendas et organisez les réunions électroniquement,  Travaillez sous charte graphique,  Gérez vos absences,  Informatisez votre plan de classement / rangement,  Répertoriez vos sites favoris,  Réalisez le «book» de votre secrétariat, Tenez vous informée de l’évolution des outils, Élaborez, quand nécessaire, un Plan d’Objectif Personnel.

23 «Là, tout n’est qu’ordre et beauté,
A la japonaise : 5 «S» S EIRI  DEBARASSER S EITON  RANGER S EISO  NETTOYER S EIKETSU  STANDARDISER S HITSUKE  PROGRESSER «Là, tout n’est qu’ordre et beauté, luxe, calme et volupté» Charles Baudelaire

24 «Il faut d’abord savoir ce que l’on veut,
«Ne pas prévoir c’est déjà gémir» Léonard de Vinci «Il faut d’abord savoir ce que l’on veut, il faut ensuite avoir le courage de le dire, il faut ensuite l’énergie de le faire» Georges Clemenceau

25 «Si tu veux profiter de ta vie apprends à profiter
de ta simple journée» Confucius

26 Aller plus loin… Josette Dubost

27 partenaire de LA CITÉ des échanges
Monsieur Jean Wemaëre Président Directeur général de DEMOS GROUP et son équipe vous remercient pour la confiance témoignée. DEMOS GROUP partenaire de LA CITÉ des échanges Josette Dubost