Un classement ne doit rien à la mémoire, tout à la logique

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1 Un classement ne doit rien à la mémoire, tout à la logique

2 Sommaire Les bases du classement Les dossiers physiques
Créer ou refondre un classement Le classement thématique Conserver un bon classement Le classement des fichiers numériques Le classement des mails

3 Les bases du classement
Le classement Les bases du classement - Définitions Classement Critère de classement (ou indicatif) Tri Fichier en ordre – Fichier en séquence 2 - Ordre de classement (principe, avantages, inconvénients, utilisation) 2.1 - Classement alphabétique 2.2 - Classement numérique 2.3 - Classement idéologique 2.4 - Classement décimal 2.5 - Classement chronologique 2.6 - Classement alphanumérique 2.7 - Classement géographique 3 - Mode de rangement = Choix de moyens matériels Mode d’accès aux informations rangées : séquentiel ou sélectif Choix de l’emplacement : Classements « actif » / « semi-actif » / « inactif » Autres critères de choix : Rapidité de recherche – Sécurité – Capacité

4 1 - Définitions Classement Critère de classement (ou indicatif) Tri
Ranger méthodiquement en vue d’une recherche ultérieure Critère de classement (ou indicatif) Définir l’ordre des différents éléments Tri Opération qui permet de passer d’un fichier en vrac à un fichier en ordre

5 1 - Définitions Fichier en ordre
Les valeurs successives de l’indicatif sont uniformément croissantes Il peut y avoir des trous (absence d’une ou plusieurs valeurs) Il peut y avoir des répétitions (plusieurs fois la même valeur ou critère)

6 1 - Définitions Fichier en séquence Le fichier est en ordre
Il n’existe ni trous ni répétitions Chaque valeur du critère n’est présente qu’une seule fois

7 2 - Ordre de classement Permettre une recherche rapide
Plus les recherches sont fréquentes, plus le temps d’accès doit être réduit Offrir une sécurité élevée Être extensible Rapidité de la recherche : Le temps d’accès est un critère important Plus les recherches sont fréquentes, plus le temps d’accès doit être réduit Sécurité dans le classement : L’ordre de classement est d’autant plus sûr s’il fait mieux apparaitre l’absence d’un éléments du fichier ou sont mauvais classement Fichier en séquence numérique = grande sécurité Exemple : classement par numéro de factures Fichier en ordre alphabétique = peu de sécurité Exemple : classement par nom de clients Possibilité d’extension : Pouvoir faire face à une augmentation de volume des éléments à classer Classement chronologique : aucun problème, le fichier s’accroit par la fin Classement par catégories : difficultés liées à l’augmentation de nouvelles subdivisions

8 2 - Ordre de classement fondamentaux
2.1 – Classement alphabétique 2.2 - Classement numérique 2.3 - Classement idéologique

9 2 - Autres ordres de classement
2.4 - Classement décimal Classement chronologique Classement alphanumérique Classement géographique

10 2.1 - Classement alphabétique
Basé sur la suite naturelle des lettres de l’alphabet Classement normalisé Rubrique = mot ou groupe de mots servant de titre Mot directeur = mot le plus important d’une rubrique Se choisit selon des règles précises Détermine la place de la rubrique dans le classement alphabétique A Abaca Abaissable Abaissant Abaisse Abaisser

11 2.1 - Classement alphabétique
Classement normalisé Indexage alphabétique Manière d’écrire une rubrique pour faciliter son classement Inscrire d’abord le mot directeur et les mots qui suivent Inscrire entre parenthèses les mots qui le précèdent Respecter rigoureusement la forme exacte et l’ordre des mots Renvoi Inscription supplémentaire d’une rubrique dans le répertoire alphabétique Renvoi au mot directeur ou à la rubrique principale Règle générale Mot directeur = premier nom propre de la rubrique (nom de personne, géographique, publicitaire…) À défaut, premier nom commun (ou adjectif pris substantivement) sauf Compagnie et Société Exemples : Compagnie Générale d’applications électriques  Applications électriques (Compagnie Générale d’) Société des forges et aciéries du Hainaut  Hainaut (Société des forges et aciéries du)

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13 2.1 - Classement alphabétique
Avantages Simple pour les rubriques ne comportant qu’un seul mot Recherches faciles si on respecte strictement les règles normalisées Extensible (en théorie) Inconvénients Délicat pour les rubriques à plusieurs mots Les renvois sont cause de perte de temps et de place Temps d’accès relativement longs pour de gros volumes de classement Pose des difficultés matérielles pour l’extension Peu sûr visuellement et pas discret Utilisation À n’utiliser que pour les petits volumes de classement Salon de thé « Marquise de Sévigné » Établissements Robert du Moulin Au nain bleu Société de transport Pantel-Martin La strasbourgeoise de transport Menuiserie Saint-Jacques Aux mille nouveautés Compagnie générale du vingt-et-unième siècle La voix du Nord Société de développement économique (SDE)

14 2.2 - Classement numérique
Attribuer un numéro d’ordre à chacun des éléments à classer dès son arrivée Ranger selon la suite naturelle des nombres entiers Création d’un répertoire alphabétique pour assurer la correspondance entre dénomination et numéro 74230 74231 74232 74233 74234 74235 74236

15 2.2 - Classement numérique
Avantages Très simple Recherches rapides pour de gros volumes de classement Extensible : les éléments à intégrer prennent place à la fin) Sûr : tous les numéros sont affectés jusqu’au dernier élément Discret Inconvénients La recherche s’effectue en deux temps Le contrôle visuel disparait en cas de « trous » dans la suite des numéros Utilisation Réservé aux gros volumes Adapté quelle que soit la nature des éléments à classer Avantages : - Discret Si les éléments classés ne comportent que le numéro d’ordre Si le répertoire n’est pas disponible pour tous Inconvénients : - Recherche en deux temps = Perte de temps pour des petits volumes à classer

16 2.3 - Classement idéologique
Basé sur la division d’un sujet en sous-sujets Les sous-sujets peuvent être eux-mêmes subdivisés autant que nécessaire Une analyse est nécessaire pour établir un plan de classement Sciences Classification fondamentales appliquées empiriques Méthode expérimentation observation Exemple : Dans une bibliothèque - géographie - histoire - littérature - sciences - chimie - physique - …

17 2.3 - Classement idéologique
Avantages Très rationnel lorsqu’il est bien fait Extensible Inconvénients Plan de classement long et délicat à établir Recherches longues et délicates pour les personnes non habituées L’extension peut entrainer des problèmes de rangement Le contrôle visuel n’existe pas Utilisation Idéal pour le classement de documentation, dans les bibliothèques

18 2.4 - Classement décimal Dérivé de la classification décimale (imaginé par Dewey en 1875) Combinaison des classements idéologique et numérique Chaque sujet est divisé en 10 classes maximum Chaque classe est elle-même divisée en 10 sous-classes 1 – Bibliographies et discographies 2 – Bibliothéconomie et lectures 20 – Généralités, documentation, 21 – Bibliothèque et société 22 – Construction bibliothèques 25 – Administration, gestion 250 – Recherche documentaire 251 – Documentations sonore 252 – Collections 253 – Catalogue 254 – Indexation, cotation 255 – Service de prêt Les classes sont numérotées de 0 à 9 (division primaire) Les sous-classes sont numérotées à 2 chiffres (division secondaire) Le chiffre de gauche représente le numéro affecté à la classe primaire

19 2.4 - Classement décimal Avantages Inconvénients Utilisation
Très rationnel lorsqu’il est bien fait Extensible Inconvénients Les divisions possibles sont limitées à 10 maximum Utilisation Identique à celle du classement idéologique (bibliothèques) Utilisé pour le Plan Comptable Général Exemple : Division primaire - classe 6  Achats - classe 7  Ventes Division secondaire - 60  achats - 61  services extérieurs - 62  autres services extérieurs - 63  impôts et taxes - 64  charges de personnel Division tertiaire - 604  achats d’études et prestations de services - 605  achats de matériel, équipements et travaux - 606  achats non stockés de matières et fournitures - 607  achats de marchandises Quaternaire - Quinquénaire. - Sexénaire. - Septénaire. - Octénaire. - Novénaire. - Décennaire

20 2.5 - Classement chronologique
Basé sur la suite naturelle des dates Années, mois puis quantièmes Il est souvent doublé d’un classement numérique

21 2.5 - Classement chronologique
Avantages Très simple Extensible (l’élément le plus récent sera au-dessus ou en avant des autres) Inconvénients Ne peut s’appliquer qu’à des éléments datés Connaitre la date est nécessaire pour retrouver le document Recherche longue si le volume est important Ne comporte pas de contrôle visuel (sauf s’il est doublé d’un classement numérique) Utilisation Pour tout élément daté (correspondance, quotidiens, périodiques…)

22 2.6 - Classement alphanumérique
A – Impôts B – Véhicule B01 – Révision des B02 – Chgt pneus 22/05/11 B03 – PV du 07/08/11 B04 – Devis carrosserie B05 – Révision des C – Énergie D - Assurances Combinaison des classements alphabétique et numérique Constitution de tranches alphabétiques À l’intérieur de chaque tranche, les éléments sont classés numériquement selon leur ordre d’arrivée Les numéros attribués dans chaque tranche sont notés sur des répertoires alphabétiques

23 2.6 - Classement alphanumérique
Avantages Simple, extensible, sûr et discret Recherches faciles et rapides pour de gros volumes de classement Inconvénients La recherche s’effectue en deux temps Perte de temps pour des petits volumes à classer Temps d’accès relativement longs lorsque les effectifs par tranche sont importants Pose des difficultés matérielles pour l’extension Utilisation Pour des documents concernant des tiers Pour de petits volumes par tranche

24 2.7 - Classement géographique
Issu du classement idéologique Basé sur la division d’un territoire en divisions de plus en plus petites Chaque division est classée par ordre alphabétique ou numérique

25 2.7 - Classement géographique
Avantages Simple Extensible en principe Inconvénients Nécessite des connaissances géographiques (ou recourir à un répertoire territorial) Pose des problèmes matériels pour l’extension N’offre aucun contrôle visuel Utilisation Pour les entreprises à succursales, filiales Lorsque les divisions administratives d’une entité sont bien distinctes

26 = Choix de moyens matériels
3 - Mode de rangement = Choix de moyens matériels Se définit par rapport à des contraintes de recherche des informations stockées Définir les conditions d’accès aux informations Définir les autres critères à respecter pour que le mode de rangement soit efficace

27 3 – Mode de rangement Mode d’accès aux informations rangées
Accès séquentiel L’accès à un support quelconque est lié à l’accès au support précédent Accès sélectif Retrouver une information sans être obligé de consulter celles qui la précèdent dans l’ordre de rangement Exemple d’accès séquentiel : Pile de dossier clients, entassés et non numérotés Recherche du 24e dossier  consulter les 23 dossiers précédents En comparant à chaque fois Le numéro lu dans le dossier Et le numéro recherché Exemple d’accès sélectif : Dossiers rangés dans un meuble à cases portant un n° apparent  extraction directe du dossier n° 24

28 3 – Mode de rangement Choix de l’emplacement Classement « actif »
Documents consultés très souvent, par un seul utilisateur : Classement individuel au poste de travail Classement « semi-actif » Documents permanents, consultés assez fréquemment par plusieurs utilisateurs Classement décentralisé au niveau du bureau ou du service Parfois, classement centralisé dans une cellule spécialisée Classement « inactif » Documents rarement consultés, archives Classement centralisé dans un local d’archives

29 3 – Mode de rangement Autres critères de choix Rapidité de recherche
Choix judicieux du support, du matériel Signalisation efficace Sécurité Protection contre les altérations diverses (poussière, lumière…) Protection contre les déclassements accidentels (chute des dossiers…) Capacité Le moins encombrant possible Faire face à des extensions de volume sans modification des principes de rangement utilisés Critère « Rapidité de recherche » Agence de voyage  répondre très vite à la demande du client Places disponibles dans tel avion Pour tel jour … - Un classement décentralisé est confié aux utilisateurs de bureau ou de service. - Un classement centralisé est assuré par des employés spécialisés disposant d’un matériel perfectionné.

30 Le classement des dossiers physiques
L’intérêt d’un bon classement Le classement des dossiers physiques - L’intérêt d’un bon classement Les obstacles Principes d’un bon classement Critères d’efficacité du classement

31 Les obstacles Je n’ai pas de système efficace
Personne ne m’a dit comment faire Je pense que je pourrai le faire plus tard Le classement est une corvée, il n’y a pas de méthode miracle, juste des trucs. Le classement = le parent pauvre du secrétariat, le mal aimé, celui auquel on pense après tout le reste et qu’on s’empresse de confier à la stagiaire… Pourtant, un classement bien fait rend d’énormes services ! On évite de se stresser, on gagne du temps, voire de l’argent, car dans certains cas le cout d’un document non retrouvé peut être important. Le classement est souvent le point névralgique du secrétariat voire de l’entreprise. Il est pourtant indispensable et mérite donc que l’on y accorde un peu d’attention.

32 Principes d’un bon classement
Classer un papier = ce qu’il y avait à faire a été fait Je sais pourquoi je le garde = ce n’est pas une solution par défaut = ce n’est pas parce que je n’ai pas osé le jeter = ce n’est pas parce que je ne sais pas encore quoi en faire Objectifs : Classer immédiatement un document, quel qu’en soit la forme Retrouver instantanément, même longtemps après, même classé par quelqu’un d’autre Partager la même logique que ses collègues, parler le même langage

33 Principes d’un bon classement
C’est autour du classement des dossiers que se concentre l’essentiel des pertes de temps En moyenne, perte de 1 h de temps pour gérer des problèmes de classement Cause de pertes de temps : S’interroger sur le classement de tel ou tel dossier Rechercher dans le classement même Rechercher dans les dossiers du service (classé par quelqu’un d’autre) Vérifier que les autres connaissent le mode de classement Différer l’exécution d’une tâche quand l’accès à l’information n’est pas instantané Traiter des travaux redondants ou inutiles liés au mauvais classement Corriger les erreurs de classement…

34 Principes d’un bon classement
Toute pile de papier est une pile de décisions non prises Tout document inclassable peut être jeté immédiatement : il ne sera jamais retrouvé Le désordre représente toutes les décisions qu’on n’a pas prises et qui restent à prendre  demande une grande énergie pour corriger tout ça !

35 Principes d’un bon classement
Il n’existe pas de rubriques Divers Je ne sais pas Autres Je verrai plus tard Bien ranger = bénéficier d’un espace de travail (et non d’un espace de stockage) Le désordre est néfaste. Il est l’équivalent visuel d’un bruit de fond incessant. Il fatigue, au sens propre comme au figuré.

36 Principe d’un bon classement
Il faut ranger l’information là où on ira la chercher Question à se poser : « Où irais-je chercher quand j’en aurai besoin ? Chaque papier a un emplacement et un seul

37 Critères d’efficacité du classement
Un « bon classement » n’existe pas dans l’absolu Un classement est bon quand un manager y retrouve tout ce qu’il cherche en l’absence de son assistant(e) Être efficace dans son travail : = bien gérer ses tâches = trouver instantanément une information.

38 Critères d’efficacité du classement
Un classement doit donc : être accessible être à jour être épuré être fiable Être accessible Doit être basé sur une méthode Les dossiers doivent être bien identifiés Il existe un plan de classement expliquant la méthode Être à jour - La corbeille « classement en attente » est vide Être épuré Il est sans « bruit » Bruit = document qui n’a rien à faire dans le classement double brouillon Nème version d’un même document vieux document qui devrait être archivé… Être fiable Il est sans « silence » Silence = lorsqu’il manque des documents dans les dossiers Tout document ou dossier emprunté sera remplacé par un « fantôme » = feuille de papier qui comportera Le nom du document ou du dossier Le nom de l’emprunteur La date d’emprunt

39 Le classement des dossiers physiques
Créer ou refondre un classement Le classement des dossiers physiques - Créer ou refondre un classement Méthode d’optimisation Analyse de l’existant La méthode QQOQCP Définir les besoins des utilisateurs Conception d’un classement Quelle méthode utiliser ? Éléments de choix Favoriser une méthode L’art de savoir jeter Mise en place d’un classement

40 Méthode d’optimisation
Principe de la méthode d’optimisation du travail administratif : Analyse Critique Conception Mise en œuvre Méthode d’amélioration des circuits de l’information Analyse = Décrire avec exactitude le fonctionnement du circuit actuel Critique = dégager les causes des difficultés  utilisation de la méthode QQOQCP Conception = à partir des critiques dégagées, construire un nouveau circuit - simple - direct - rapide - efficace Mise en œuvre = assurer le passage dans la pratique de la nouvelle solution - instructions - information des exécutants Pour la création, comme pour la refonte d’un classement, deux éléments sont à prendre en compte : l’analyse de l’existant les besoins des utilisateurs. Un QQOQCP peut s’avérer très utile pour effectuer cet audit. * Échangeur autoroutier près du port de Yokohama, Japon

41 Analyse de son classement
Analyse de l’existant Faire l’inventaire des dossiers Mettre en évidence : les titres peu précis les doublons les dossiers trop vieux destinés aux archives Pour la refonte d’un classement, comme pour tout projet, il faut prendre en compte l’existant. Il faut l’analyser pour pouvoir le critiquer et imaginer des solutions plus satisfaisantes. L’analyse de l’existant passe par l’inventaire des dossiers. Cette étape est fastidieuse, mais elle seule permet de prendre la mesure de la situation. Cette analyse met en évidence les titres peu précis, les doublons, les dossiers trop vieux destinés aux archives.

42 La méthode QQOQCP Définir les besoins des utilisateurs QUI ? QUOI ?
QUAND ? COMBIEN ? POURQUOI ? Un classement efficace répond aux demandes. Il faut donc le mettre en place à partir des demandes, c’est-à-dire de l’utilisation qu’on en a. Méthode qui se rapproche de la méthode des 5 W utilisée dans la gestion de projet : WHO WHAT WHERE WHEN WHY Elle aide à structurer un exposé en un minimum de questions et de suivre le schéma logique de l’esprit humain lorsqu’il appréhende une information.

43 La méthode QQOQCP Pourquoi ? Qui ? Qui utilise les dossiers ?
Pourquoi ? Qui ? Qui utilise les dossiers ? Pour quelle raison ? Quoi ? Quels documents composent les dossiers ? Où ? Où sont rangés les dossiers ? Où les consulte-t-on ? Quand ? Quand utilise-t-on les dossiers ? (fréquence d’utilisation pour déterminer si le dossier est « vivant ») Combien ? Combien de dossiers ?

44 Conception d’un classement
Quelle méthode utiliser ? Alphabétique ? Numérique ? Thématique (ou idéologique) ? Des variantes ou combinaisons de ces méthodes ?

45 Conception d’un classement
Éléments de choix Volume de classement Nature du classement Dossiers homogènes ou hétérogènes Favoriser une méthode Avec laquelle on est à l’aise En adéquation avec les autres utilisateurs En adéquation avec les spécificités de l’entreprise Volume de classement = nombre de dossiers Nature du classement = dossiers actifs ou archivage Dossiers homogènes ou hétérogènes - homogènes = dont le contenu est similaire exemple : dossiers clients, dossiers fournisseurs, dossier du personnel - hétérogènes = tous les autres exemple : dossiers clients, fiches de paies, notes de service Favoriser une méthode Avec laquelle on est à l’aise En adéquation avec les autres utilisateurs - en fonction de leurs besoins (exemple : chronologique pour les documents comptables) En adéquation avec les spécificités de l’entreprise - exemple : classement des factures par client ou prestataire plutôt que par numéro plus facile à retrouver lors d’un appel client à propos de sa facture

46 L’art de savoir jeter Le classement est une tâche ingrate
Autant faire le vide dans tout ce qui ne sert à rien Rationnaliser le classement papier c’est aussi Réduire le volume Supprimer les doublons Dans certaines entreprises, être entouré d’une muraille de dossiers fait partie du folklore. Dans d’autres, c’est une faute lourde. Dans tous les cas, c’est une perte de temps et d’énergie à éliminer.

47 L’art de savoir jeter Faire la différence stricte entre l’indispensable et l’inutile Est-ce que ce document est utile ? Est-ce qu’on s’en sert effectivement et à quelle fréquence ? Chaque document doit appartenir à un dossier dont le titre lui correspond parfaitement Est-ce que ce document est utile ? = Pour quelle raison je le garde ? Est-ce qu’on s’en sert effectivement ? = À quelle occasion est-ce que j’en aurai besoin ? Si la réponse à ces 2 questions est oui  on garde Sinon, on jette.

48 L’art de savoir jeter Prendre chaque dossier un par un
Jeter tous les documents obsolètes : Tous les brouillons et notes manuscrites Toutes les versions intermédiaires d’un document terminé Toutes les informations ponctuelles Toutes les copies de documents classés par ailleurs Classer dans une sous-chemise réservée à cet effet toutes les versions intermédiaires (sauf la dernière) d’un document en cours. Exemple d’informations ponctuelles qui ne nécessitent pas d’archivage : - un changement d’horaires de la distribution du courrier - la réorganisation du service pour les vacances d’été 2003 - une proposition de menu pour la réunion du CE - la collecte pour le mariage de la comptable… Copies de documents classés par ailleurs, que ce soit : - dans le service à l’origine du document - aux archives - dans le GED

49 Mise en œuvre d’un classement
Ranger de manière à : Tenir l’information à portée de main Réduire les temps perdus en recherche En fonction de la fréquence d’utilisation, En fonction de la facilité de manutention Réduire la distance entre le lieu de rangement et celui d’utilisation Permettre le repérage facile des documents manquants

50 Mise en œuvre d’un classement
Les conditions d’un bon classement : Efficacité Optimiser les temps de recherche Réduire les manipulations Sécurité Protéger des indiscrétions Protéger de la destruction Qualité Faciliter le repérage

51 Le classement des dossiers physiques
Le classement thématique Le classement des dossiers physiques – Le classement thématique Principes Les catégories en pratique Les dossiers en pratique Les sous-dossiers en pratique L’utilisation des couleurs

52 Le classement thématique
ou classement idéologique Le classement préféré des secrétaires Dossiers classés apparemment de manière rationnelle et logique Idéal pour les documents hétérogènes Pourquoi préférer un classement thématique plutôt que : Exclusivement alphabétique : Mélanger clients + fournisseurs + notes de service + etc.  donne une impression de fouillis Il faut impérativement connaitre le titre exact  gros risque de doublons Exclusivement numérique : Pas d’accès direct : il faut chercher d’abord dans un répertoire Impossible de mettre la main sur une quelconque information sans ce répertoire

53 Principes Regrouper les dossiers par rubriques
Regrouper ces rubriques par grands thèmes  Les dossiers voisinent les uns avec les autres dans l’armoire pour des raisons de proximité d’idées Si le principe en est simple, la réalisation l’est beaucoup moins. Mettre sur pied un classement thématique vraiment efficace prend du temps et demande la collaboration des utilisateurs.

54 Principes Les dossiers sont regroupés dans des catégories
Adopter un classement thématique = adopter une codification Étiqueter = le meilleur moyen de pourvoir déléguer ! Chaque dossier a un nom  ne pas se fier uniquement à la couleur ! Le nom du dossier correspond exactement à son contenu = bien préciser le titre (il n’y a pas de limites de caractères !) Toutes les codifications sont envisageables : décimale ou centésimale, alphabétique, alphanumérique, Mnémotechnique. * Classement des dossiers biographiques à la BNF (Bibiothèque nationale de France)

55 Principes Les thèmes ou catégories
Sont fonction de notre logique personnelle À étudier avec l’ensemble des personnes concernées  il faut se mettre d’accord sur une nomenclature commune Chacun de nous a son idée sur le thème dans lequel classer les dossiers. Exemple : le dossier « Budget »  se range dans la catégorie « comptabilité – finance » puisqu’il s’agit d’argent ?  se range dans le thème « gestion » puisqu’il s’agit d’un élément du tableau de bord ? Les deux possibilités sont acceptables, rien ne permet de dire que l’une est meilleure que l’autre. Exemple personnel : le dossier « Assurance voiture »  dans le dossier « Assurance » ? Oui si tous les dossiers sont à la même compagnie  dans le dossier « Voiture » ? Dans tous les autres cas (sous-chemise comme dans le dossier « Maison » pour l’assurance logement)

56 Principes Un classement thématique doit être accompagné d’un mode d’emploi Ce mode d’emploi est composé de deux documents : Le plan de classement L’index alphabétique Le plan de classement : = photographie de l’armoire  donne la liste des dossiers regroupés par thèmes et par rubriques C’est lui qu’on consultera si on ne connait pas précisément le nom du dossier recherché. L’index alphabétique : = reprend l’ensemble des titres de dossiers classés par ordre alphabétique avec leur numéro (indication de leur emplacement dans l’armoire)

57 L’ordinateur aide au classement
L’ordinateur facilite l’accessibilité de tous aux dossiers papier Le plan de classement pourra être diffusé sur l’intranet Il pourra être imprimé et affiché à l’intérieur des armoires N’importe quel logiciel bureautique fera l’affaire : Traitement de texte, Tableur, Base de données… Exemple : Un classement numérique nécessite l’utilisation d’un répertoire alphabétique  un tableau à deux colonnes fera parfaitement l’affaire. Toute personne pourra ainsi retrouver aisément un dossier à partir du mot directeur de classement.

58 Les catégories en pratique
Une catégorie est un regroupement pertinent de vos missions de vos objectifs de vos activités En fonction du poste occupé, il y aura entre 5 et 10 grands thèmes Idéalement, chaque grand thème sera codifié par un T puis un numéro d’ordre : T1 – T2 – T3 …

59 Les catégories en pratique
Méthode : Faire la liste de vos dossiers existants Faire la liste de vos objectifs permanents (vos missions) et de vos objectifs ponctuels Regrouper les deux listes en 5 à 10 ensembles cohérents Donner à chacun de ces ensembles un nom : ce seront vos grands thèmes Exemples : Donner le titre de « Management » au thème 1 (T1) Ce thème regroupera les dossiers à traiter en tant que manager : Ils ne pourront pas aller dans un des autres grands thèmes Ils ne pourront pas constituer un thème particulier Ce T1 constitue en quelque sorte le thème « Généralités » Exemples de grands thèmes pour quelques fonctions : Direction générale : Management – Stratégie – Ressources humaines – Gestion – Achats – Ventes – Production – Communication – Projets Direction de site : Management – Stratégie – Ressources humaines – Gestion – Technique – Qualité – Sécurité – Environnement – Production – Achats Direction commerciale : Management – Stratégie commerciale – Gestion – Ressources humaines – Markéting – Clients – Publicité Direction ressources humaines : Management – Stratégie – Personnel – Formation – Communication interne Direction informatique : Management – Stratégie – Ressources humaines – Projets – Matériel – Logiciels – Applications Gestionnaire de projet : Conception – Équipe – Communication – Planning – Couts Cadre de production : Management – Stratégie – Ressources humaines – Gestion – Technique – Production – Qualité – Sécurité – Achats

60 Les dossiers en pratique
Chaque dossier sera positionné dans un grand thème Un dossier est un ensemble de documents traitant un même sujet Il doit y avoir environ 10 à 30 dossiers par thèmes - Un dossier est un ensemble de documents traitant un même sujet Exemple : le dossier « Évaluation du personnel » dans le thème « Ressources humaines » Moins de 5 dossiers dans un grand thème (sauf si c’est un nouveau thème lié à une nouvelle fonction)  le thème n’en est pas véritablement un  il doit être possible de le regrouper avec un autre Plus de 40 dossiers dans un grand thème  ce thème est trop général, il faut le découper Idéalement, chaque dossier sera codé par la lettre D suivie d’un numéro : D1 – D2 – D3… Exemple de dossier dans le thème « Ressources humaines » : Évaluations Augmentations de salaire Règlement intérieur Réunions CE / DP Accords d’entreprise Mutuelle Personnel ...

61 Les sous-dossiers en pratique
Créer un premier sous-dossier « Généralités » Pour classer ce qui n’ira pas dans un sous-dossier particulier Chaque sous-dossier pourra être codé par le code du dossier suivi d’un tiret et d’un numéro d’ordre Exemple : Dossier formation D3 D3-1 : Généralités D3-2 : Organismes de formation D3-3 : Plan de formation D3-4 : Habilitations

62 Le classement en pratique
Le classement des dossiers physiques Dossiers suspendus pour les dossiers peu volumineux (5 cm maximum d’épaisseur) Classement en boites pour les dossiers volumineux Classeurs pour conserver une chronologie des documents (factures, notes…)

63 Le classement en pratique
Dans une armoire à dossiers suspendus Réserver l’étagère la plus haute pour les boites et classeurs rarement utilisés Réserver l’étagère la plus basse pour les dossiers volumineux et les classeurs d’utilisation fréquente

64 Les couleurs dans le classement
Avantages de l’utilisation des couleurs dans le classement Esthétique du classement Rapidité de repérage des grands thèmes des contenus des dossiers ou classeurs des contenus des chemises ou sous-chemises Facilité du reclassement au bon endroit diminution des risques d’erreur Esthétique  pas indispensable mais donne plus de plaisir à classer et l’envie de maintenir une belle présentation !

65 Les couleurs dans le classement
Inconvénients de l’utilisation des couleurs dans le classement Nombre de couleurs limité Nécessité d’un stockage plus important d’éléments de chacune des couleurs utilisées Risque de confusions entre certaines couleurs Risque d’avoir besoin de plus de catégories qu’il n’y a de couleurs disponibles S’il n’y a plus de chemise rouges, une rose c’est presque pareil  au final tout se mélange Changement de fournisseur, les chemises bleu ciel sont devenues turquoises  confusion avec les vertes Les nouveaux / intérimaires ne connaissent pas le sens des couleurs  code couleur s’il y a moins de 5 catégories  au-delà, classement classique avec étiquettes

66 Les couleurs dans le classement
La couleur des dossiers suspendus ou des classeurs Soit tous de la même couleur Les grands thèmes seront repérés par la couleur des étiquettes Soit en 2 couleurs, en alternance Prévoir un stock plus important de dossiers Utilisation d’étiquettes blanches pour tous

67 Les couleurs dans le classement
La couleur des boites pour les dossiers volumineux Ne mettre qu’un seul dossier par boite Coller sur le devant un rectangle de papier de la couleur du grand thème Indiquer sur ce papier la référence du dossier

68 Les couleurs dans le classement
La couleur des chemises Une couleur pour un grand thème Une même couleur peut être utilisée pour 2 grands thèmes très différents Dans tous les cas, écrire le code et le nom précis du dossier sur chaque chemise La couleur des sous-chemises Envisager une couleur par type de document en fonction de sa durée de conservation Couleur des chemises et sous-chemises : Exemple : Thème « Ressources humaines »  bleu Dossier « Mutuelle »  bleu Chemises « Négociations »  bleue Sous-chemises : - Accords en cours  bleu = documents vivants - Accords négociés  jaune = à archiver au-delà d’un an - Informations administratives  gris = à jeter au-delà d’un an  Jaune et gris étant les couleurs utilisées pour toutes les sous-chemises dans tous les autres dossiers dans le but de jeter ou d’archiver facilement

69 Le classement des dossiers physiques
Un classement est vivant Le classement des dossiers physiques – Un classement est vivant Dispositions pour la mise à jour : Penser à l’avenir pour gérer le passé Suppression d’un dossier Ajout d’un dossier Conserver un bon classement Définir des règles de classement Formaliser, faire respecter, progresser

70 La mise à jour du classement
Dispositions pour la mise à jour : Stocker des chemises vierges dans un dossier suspendu pour chaque grand thème Stocker de la même manière les étiquettes d’identification (y compris celles pour les classeurs et les boites) Stocker dans un bas d’armoire quelques dossiers suspendus vides

71 La mise à jour du classement
Penser à l’avenir pour gérer le passé Chaque document sera un jour soit jeté soit archivé Prévoir son classement en fonction de la durée de vie des documents de leur destination finale Objectif : gagner du temps pour l’archivage annuel

72 La mise à jour du classement
Suppression d’un dossier Retirer les documents de la chemise Stocker en bas d’armoire le dossier suspendu avec sa ou ses chemises après avoir enlevé les étiquettes Archiver ou jeter Supprimer ce dossier du plan de classement

73 La mise à jour du classement
Ajout d’un dossier Prendre une chemise de la couleur du thème Y inscrire le titre du dossier ainsi que son code Placer un dossier suspendu au bon endroit Étiqueter ce dossier Placer la chemise dans le dossier Mettre à jour le plan de classement

74 Conserver un bon classement
Définir des règles de classement Simples Écrites Accessibles Dire très clairement ce qu’il ne faut pas faire

75 Conserver un bon classement
Identifier toutes les erreurs possibles dans le classement Mettre en place des solutions pour les éviter Rendre visibles toutes les sources potentielles d’anomalies

76 Conserver un bon classement
Que faire des documents au quotidien ? Jeter Rediriger Classer Ranger Traiter La régularité s’acquière si la routine quotidienne est toute petite, toute légère On ne classe que ce que l’on veut conserver.  Définir les destinations possibles des documents qui arrivent : Jeter s’ils n’ont aucune utilité Rediriger vers les personnes concernées Classer directement ceux qui ne doivent pas être utilisés dans l’immédiat ceux qui doivent être archivés Ranger dans la chemise du projet en cours ce qui doit être à lire ou à étudier Traiter ceux qui doivent l’être rapidement = auxquels il faut répondre Seule la partie « Classer » sera traitée ici.

77 Conserver un bon classement
Avant d’imprimer, se demander : Où ce document va-t-il être classé ? Comment ? Pourquoi ? Se débarrasser régulièrement des documents devenus inutiles Faire le tri une fois par an à date fixe (idéalement janvier).

78 Conserver un bon classement
Attention, le mieux est l’ennemi du bien ! Un objet a plus de chance de revenir à sa place s’il faut moins de 5 gestes pour le ranger Les chemises cartonnées sont plus économes en mouvement que les classeurs Compter le nombre de gestes nécessaires pour ranger un document : Plus de 5 ? C’est trop (3 suffisent en général) Penser aussi aux déplacements : Documents consultés fréquemment  trieur (à portée de main) Documents à conserver sur une courte période (1 an)  classeur (à portée de main) Documents à conserver longtemps  boite archive

79 Formaliser, faire respecter, progresser
Favoriser continuellement le progrès Veiller à l’application quotidienne des règles de classement Faire respecter les procédures Expliquer autant que nécessaire l’importance du classement Ne pas hésiter à s’améliorer et s’adapter au contexte Prendre en compte les changements

80 Le classement des fichiers numériques
Papiers et fichiers, même combat ! Le classement des fichiers numériques Papiers et fichiers, même combat ! Réorganiser ses fichiers Pour les dossiers utilisés quotidiennement Ajouter aux dossiers de thèmes un dossier « Archives »

81 Problème de logique commune
Pourquoi… classer d’une certaine manière sur son PC ? classer d’une autre manière sur le serveur ? classer différemment dans ses armoires ? classer encore d’une autre façon ses s ? Les dossiers physiques et numériques doivent avoir le même nom

82 Réorganiser ses fichiers
Réutiliser le plan de classement des dossiers physiques Ne garder qu’un seul et même système de thèmes Les niveaux hiérarchiques peuvent être un peu plus nombreux On peut aller plus loin dans le nombre de degré (dossiers, sous-dossiers, sous-sous-dossiers, etc.) Mais si on en a trop  risque d’augmenter la difficulté pour retrouver rapidement ses fichiers. Partir de « Mes documents », c’est ce qu’il y a de plus pratique. Ne pas hésiter à supprimer les dossiers inutiles (ex. : « Mes vidéos »)

83 Réorganiser ses fichiers en pratique
Créer tout d’abord un dossier pour chaque thème Nom du dossier = code + nom du thème Ils seront toujours classés dans le même ordre Créer ensuite les dossiers et sous-dossiers Ranger les différents fichiers à l’intérieur En profiter pour renommer certains noms de fichiers peu explicites ! Exemples : Tous les fichiers contenant une liste d’adresses commencent par « Adr… » Tous les documents ponctuels (durée de vie limitée) commencent par leur date d’émission : « AA.MM.JJ … » Toutes les informations liées à une mission commencent par le code / nom de cette mission

84 Réorganiser ses fichiers en pratique
Pour les dossiers utilisés quotidiennement Créer un dossier « Raccourcis » soit sur le bureau soit au niveau supérieur (dans « Mes documents ») Y glisser tous les raccourcis pointant sur les fichiers souvent utilisés pour un accès rapide, limiter le nombre de raccourcis penser à éliminer ceux devenus inutiles

85 Réorganiser ses fichiers en pratique
Pour un accès encore plus rapide aux raccourcis de fichiers : Clic droit dans la barre des tâches « Barre d’outils » « Nouvelle barre d’outils » Sélectionner le dossier « Raccourcis »

86 Créer une nouvelle barre d’outils dans la barre des tâches

87 Réorganiser ses fichiers en pratique
Ajouter aux dossiers de thèmes un dossier « Archives » À placer au niveau supérieur (« Mes documents ») Classer dans ce dossier tous les fichiers dont l’équivalence papier a été archivée Penser à le compresser pour gagner de la place sur le disque dur

88 Le classement des mails
Pour ne pas se laisser envahir Le classement des mails Pour ne pas se laisser envahir Optimiser pour ne pas être dépassé Donner le bon exemple Le traitement des mails 5 pistes pour traiter ses mails 1) La réception des mails 2) L’efficience dans les réponses 3) Supprimer régulièrement 4) Classer immédiatement les mails traités 5) Se fixer un objectif

89 L’excès de zèle des mails
Quand on reçoit 50, 80, 120 mails par jour ou plus… Gérer ses mails est un casse-tête quotidien La boite de réception déborde très rapidement par excès d’informations La messagerie se transforme en passetemps chronophage et stressant Lu dans un article de février 2011 : Plus de 250 milliards de mails sont échangés à l’échelle planétaire Il en sera produit 507 milliards d’ici 2013 38 % des salariés reçoivent plus de 100 mails par jour ! L'abondance nuit à la qualité du message, et noie l'utilisateur s'il n'y prend pas garde. Le mail est aujourd'hui chronophage: plus de la moitié des utilisateurs passent plus de deux heures par jour à gérer leur boite mail. Et lorsque l'on sait qu'un salarié met 64 secondes pour reprendre le fil de sa pensée après avoir reçu un mail, on imagine sans problème la perte de temps que la messagerie provoque en tentant d'en faire gagner !

90 L’excès de zèle des mails
Optimiser pour ne pas être dépassé Limiter les abonnements Paramétrer sa boite de messagerie Automatiser le classement des mails en provenance de certaines sources dans un dossier spécifique Ne pas guetter le mail comme l’essentiel de son activité Se donner du temps • Limiter les abonnements. toutes les newsletters vous sont elles indispensables ? Penser à intégrer les sites d'information dans les "favoris" pour aller lire à la demande (flux RSS) 70 % des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle. • Ne pas guetter le mail comme l'essentiel de son activité: le flux continu est source de stress, empêche de se donner du recul fournit le sentiment de remplir un tonneau des Danaïdes. Insupportable !

91 Donner le bon exemple Avant d’envoyer un mail
S'interroger systématiquement sur la pertinence du message et son efficacité Mettre un « objet » clair Ne traiter qu’un sujet par mail Ne pas exiger de réponse immédiate Si on a besoin d’une réponse urgente, on utilise le téléphone ! • Mettre un "objet" clair : = pour permettre à l'interlocuteur de comprendre instantanément le sujet = pour favoriser la recherche ultérieurement S’il y a un délai précis à respecter pour une action, placer la date limite dans l’objet. Attention aux accusés de réception : Ils sont souvent plus encombrants qu'utiles car ils ne garantissent en rien une réponse. Mieux vaut s'en passer et s'organiser pour être à jour dans ses relances. Si vous n'avez pas obtenu de réponse dans les trois ou quatre jours, renvoyez votre avec une petite phrase ou appelez votre destinataire. Peu de mails mais des mails ciblés, utiles indispensables au travail. C'est aussi à cela que l'on reconnait les vrais pros.

92 Le classement des mails
Traiter sa boite de messagerie comme sa boite aux lettres classique Procédure pour une boite aux lettres classique : Ouvrir son courrier Jeter les courriers sans valeur ou sans intérêt Mettre de côté les courriers à traiter rapidement Ranger dans leurs dossiers les documents qui n’ont pas à être traités Qui laisserait du courrier « pour plus tard » dans sa boite aux lettres ?

93 Les mails en pratique Organisation des mails :
Créer un nombre restreint de dossiers Copier à l’identique son plan de classement des dossiers physiques Éliminer le maximum Éviter d’aller au-delà de 4 niveaux de rangement Rationnaliser le classement informatique comme pour le papier : Réduire le volume Supprimer les doublons

94 Le traitement des mails
Dès qu’un mail est lu, il doit être affecté à une destination : Poubelle À traiter soit immédiatement soit dans la journée soit plus tard À conserver Poubelle - Certaines informations, une fois lues, n’ont pas besoin d’être stockées À traiter Si la réponse ne prend que quelques minutes, le faire immédiatement Si la réponse est attendue dans la journée : laisser en « non lu » les mails auxquels vous répondrez plus tard (penser à modifier l’objet si nécessaire pour mieux s’organiser) Si le mail ne nécessite pas de réponse dans la journée, affecter un indicateur de suivi avec un rappel automatique et classer le message À conserver Classer dans le but de retrouver rapidement

95 5 pistes pour traiter ses mails
1) La réception des mails Réserver par exemple 3 moments dans la journée à la lecture et au classement des mails Le reste de la journée, la messagerie électronique reste fermée • Se donner du temps ! Il n'est pas toujours indispensable de répondre dans l'instant aux messages. L'urgence ou le qui-vive génèrent un stress réel à l'usage 65% des utilisateurs déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures, mais le font en réalité toutes les cinq minutes !

96 5 pistes pour traiter ses mails
2) L’efficience dans les réponses Formaliser ses réponses à l’image de l’entreprise Introduire un système de numéro d’enregistrement (à l’image des références d’un courrier papier) Adopter des formulaires rapides à compléter pour certains courriers Intituler les objets de façon très précise pour faciliter le suivi des échanges Penser aux réponses intégrées à la signature.

97 5 pistes pour traiter ses mails
3) Supprimer régulièrement les mails inutiles les échanges informels périmés publicité, prise de rendez-vous, questions ponctuelles, etc. Faire un grand ménage de sa messagerie en même temps que son archivage annuel des dossiers physiques.

98 5 pistes pour traiter ses mails
4) Classer immédiatement les mails traités Envisager à l’intérieur des dossiers un mode de classement par catégorie de valeur dossier 1 : mails vitaux traçant des décisions ou des échanges de première importance pour l’entreprise dossier 2 : mails justificatifs traçant des faits pouvant justifier une action (financière, technique, commerciale) dossier 3 : mails de suivi interne n’engageant pas réellement l’entreprise mais permettant de comprendre le suivi des affaires dossier 4 : mails éphémères n’ayant d’impact que pour l’organisation personnelle Le système de classement par valeur permet d’attacher des règles de conservation plus ou moins sécurisées en fonction des catégories : durée de conservation,  pérennité des formats et des supports, système de sécurité des accès…

99 5 pistes pour traiter ses mails
5) Se fixer l’objectif suivant : À la fin de la journée, la boite de messagerie doit être vide ! À la fin de la journée, votre messagerie électronique doit être vide ! Oui, vous avez raison, j’exagère. Faites en sorte que celle-ci en fin de journée soit triée, rangée, nettoyée !

100 En guise de conclusion…
Se fixer un objectif réaliste Le bazar n’est pas arrivé en une nuit Ranger une armoire est un objectif réaliste Adopter des habitudes quotidiennes Changer sa façon de traiter les documents Créer de nouvelles habitudes qui remplaceront celles qui ont fait déborder les armoires Ce qui rentre doit aussi sortir Jeter ou archiver directement certains documents Remplacer systématiquement l’ancienne version par la nouvelle S’organiser et maigrir = même combat ! Se fixer un objectif réaliste Le bazar comme les kilos ne sont pas arrivés en une nuit Ranger un placard est un objectif réaliste (ou – 1 kg en 10 jours) Adopter des habitudes quotidiennes Renoncer aux frites 1 fois, c’est bien. Prendre systématiquement 1 pomme au lieu d’un paquet de gâteaux, c’est mieux. Changer sa façon de traiter les documents = Comment on les trie ? Pourquoi on les garde ? = pour créer de nouvelles habitudes qui remplaceront celles qui ont fait déborder les dossiers (et les jeans). Ce qui entre doit aussi sortir S’il faut 2 heures de jogging pour éliminer 1 croissant, autant manger 1 orange, c’est plus facile. Jeter ou archiver directement certains documents, remplacer l’ancienne version par la nouvelle…

101 Conclusion Pour diminuer le volume, consommez moins
1 boite de stockage pour faire de la place dans une armoire = juste une bonne intention… Imprimer moins Dupliquer moins Tout est question d’équilibre Accepter une petite désorganisation parfois Manque de temps Fatigue Surcharge de travail… Ne pas être extrémiste ! S’organiser et maigrir = même combat ! Pour diminuer le volume, consommez moins 1 boite de stockage pour faire de la place dans une armoire = les plats régimes  ce sont juste des intentions. Imprimer moins, dupliquer moins… Tout est question d’équilibre : 1 régime spectaculaire : ne tient qu’un certain temps et a beaucoup de points négatifs (voir avec l’entourage !) Accepter une petite désorganisation parfois (manque de temps, fatigue, surcharge de boulot)  ne pas être extrémiste !