1 Conférence « Records Management, gestion des documents et de l’information » AG ADBS Lorraine Abbaye des Prémontrés Pont-à-Mousson – mars 2010 Sylvie.

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1 1 Conférence « Records Management, gestion des documents et de l’information » AG ADBS Lorraine Abbaye des Prémontrés Pont-à-Mousson – mars 2010 Sylvie Dessolin-Baumann, responsable du Centre National d’Archives de l’AFPA

2 2 Sylvie Dessolin-Baumann est diplômée en sciences de l’information (Archives et Documentation) Archiviste et Information Manager depuis 1989. Elle a notamment dirigé les services d’information des Houillères dans une optique de capitalisation et valorisation des connaissances. Elle est intervenue comme consultant et formateur auprès de grands comptes (CNES, EDF, Saint-Gobain, Renault…) pour optimiser la gestion des documents et des connaissances. Elle a dirigé les services d’information d’Archon Group (une filiale européenne de Goldman Sachs). Elle est aujourd’hui responsable du Centre National d’Archives et de la politique de Records Management de l’Association Nationale pour la Formation Professionnelle des Adultes (AFPA). Expert pour l’AFNOR au sein de l’ISO TC46 SC11 (Information et documentation – Records Management), elle est membre de l’AAF (Association des Archivistes Français) et de l’ADBS (Association des Professionnels de l’Information et de la Documentation)

3 3 Introduction Dans une période où les institutions comme les entreprises traquent les coûts et se voient contraintes à une transparence renforcée ainsi qu’à une valorisation judicieuse de leurs connaissances, savoirs et savoir-faire sont enfin reconnus comme des actifs immatériels. Mais les documents qui les recèlent ne sont pas toujours gérés, repérés, décrits de façon à les rendre interrogeables et surtout identifiables dans des applications documentaires. Dans le même temps, le passage au tout électronique progresse de façon inexorable sur tous les terrains : applicatifs métiers, bases de données, bureautique, messagerie, transactions électroniques, etc. Les approximations de la gestion « papier » (stratification, recherche rétrospective archéologique…) sont rédhibitoires, transposées dans l’univers numérique. Enfin, on vient chercher les professionnels de l’information pour participer à la refonte des processus de l’entreprise ou de l’organisme à l’occasion de leur informatisation.

4 4 Plan de l’intervention Introduction : bref historique Principes généraux, définitions Normes ISO, contexte réglementaire Procédures Archives électroniques

5 5 Introduction : Le « records management » : bref historique

6 6 Origines lointaines Certains font remonter le records management au Code d’Hammurabi. Celui- ci, roi de Babylone en 1792 avant J.-C., grand administrateur, eut l’idée de faire enregistrer, en le gravant sur des tablettes d’argile, le premier code législatif connu au monde. Depuis la lointaine Antiquité babylonienne, toute société souhaitant fixer sans conteste ses règles et les documents les plus utiles à la preuve de ces droits utilisa des moyens d’enregistrement sur des systèmes et des supports divers, jusqu’aux outils informatiques que nous connaissons aujourd’hui. Depuis l’époque médiévale, dans nos pays, les gardes des chartes ont pratiqué l’enregistrement des documents les plus importants dans des recueils. Ils savaient les documents isolés si fragiles, si faciles à égarer qu’ils les consignaient dans de gros volumes beaucoup plus repérables physiquement, les « chartriers», dont les reliures étaient munies de fermoirs métalliques qui préservaient le secret de leur contenu : non seulement la liste des documents indispensables à la vie de la seigneurie, du monastère ou de la cathédrale concernée, mais aussi la copie partielle ou intégrale de la plupart de ces documents de preuve.

7 7 Origines lointaines En France, la confiscation des biens du clergé à partir de novembre 1789, puis de ceux des émigrés et des suspects à partir de mars 1792, a vu affluer le contenu des coffres d’archives vers des sites de dépôts littéraires(les futures bibliothèques publiques) et d’archives publiques (départementales créées en 1796 et nationales en 1808). Parallèlement, se confirma, au cours des XIXe et XXe siècles, le principe du versement périodique des dossiersimportants des administrations publiques.

8 8 Le Records Management : bref historique (d’après BARBAT Philippe, Records management et archivistique française. in Documentaliste, Sciences de l’Information, 1998, vol 35, n°3 ) USA, début du XXème s. : administrations et entreprises confrontées à la croissance du volume de documents (doubles carbones,…) National Archives Act, 1934 : contrôle des archivistes sur la création des documents dans les bureaux, droit de regard sur leur gestion par les services producteurs, fixation du sort final (conservation, destruction). 1947 : Commission Hoover (instituée pour faire face à la production documentaire due à 2nd WW)  1949 : création du National Archives and records Service 1950 : le Federal Records Act définit le RM comme « un ensemble de méthodes destinées à améliorer la gestion des documents, depuis leur création jusqu’à leur transfert dans les services d’archives ou à leur destruction. »

9 9 Le Records Management : diffusion (d’après P. BARBAT, DSI, 1998) Cette méthodologie se diffuse dès 1950 dans les pays anglo-saxons : Australie, Canada, Royaume- Uni,… France, vers 1960 : l’administration cherche à traiter le volume croissant des archives contemporaines  à la demande du préfet de la Seine, missions d’un archiviste, Yves Pérotin, aux USA et RU entre 1961 et 1963 Diffusion des concepts et outils du RM en France :  création des dépôts de « préarchivage »  Loi et décrets sur les archives de 1979 : définition des archives « tout document… quel que soit son âge » et principe du contrôle sur les archives courantes et intermédiaires gérées par les services producteurs.

10 10 Principes généraux, définitions

11 11 Les documents / Records : définition Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité ISO 15489

12 12 L ’information probante / les Records un organisme a besoin de prouver ses actions, ses droits, de garder la trace de ses engagements, de ceux des tiers… il produit dans le cadre de son activité des « traces-empreintes » correspondant à ses activités : ce sont les records

13 13 Exemple tiré de la Boîte à outils du Conseil International des Archives (Parbica) Pour demander un permis de pêche, les pêcheurs doivent remplir un formulaire de demande, ce qui engendre la création d’un document probant Pour compléter la procédure, ils doivent s’acquitter d’un droit. Les pêcheurs attendent en retour qu’on leur fournisse un document, tel qu’un récépissé ou un permis, prouvant qu’ils se sont acquittés de la somme. Ceci constitue la preuve que la transaction a bien eu lieu et leur permet d’être en règle pour pêcher. Le fonctionnaire a également besoin de constituer une preuve, qui devient la trace officielle de la transaction, pour le gouvernement.

14 14 L’information probante / les Records Les documents sont la trace de l’activité et le support de celle-ci Ils se trouvent sur support électronique, film ou papier (tous médias). Ils sont dénommés selon les métiers et cultures : information, dossiers, documents probants, archives vivantes, archives courantes et intermédiaires, enregistrements (pour la qualité), messages, données, etc.

15 15 Records/ documentation Principale différence : lien intrinsèque avec l’activité de l’organisme Les données et documents objets du RM sont soit produits soit reçus dans le cadre de l’activité de l’organisme. C’est ce lien avec l’activité qui leur donne leur valeur probante et/ou informationnelle En RM, l’indexation, le classement préservent ce lien, qui est le principal élément pour la rcherche et le retrouvage.

16 16 Records/ archives courantes et intermédiaires Les différences : niveau d’analyse /point de vue Niveau d’analyse : dans le RM on analyse chaque acte pour sa valeur intrinsèque, non une série éventuellement incomplète, comme témoignage d’une activité globale Point de vue : dans le RM on se place du point de vue du producteur, de l’action, du processus, de la trace engendrée, de sa valeur de preuve, du cycle de vie. Dans le second, on se place du point de vue « extérieur » de la gestion des archives dans une finalité « long terme » identification et préservation des archives historiques

17 17 Records management : définition Records management (gestion de l’information probante) : Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. ISO 15489

18 18 Le RM aujourd’hui : contexte - La fiabilisation des systèmes informatiques - La généralisation du document numérique - La reconnaissance juridique de l’écrit numérique -Juxtaposition et hétérogénéité des systèmes d’information -Volumétries en augmentation exponentielle

19 19 Le Records Management Offre une approche globale et transversale pour l’organisation, la gestion, la communication et la maîtrise des records. Renforce le cadre de confiance face à la généralisation de l’information sous forme numérique. Répond aux besoins fonctionnels, réglementaires et légaux des organismes et entreprises. Répond au besoin de sécurité des informations afin d’assurer la permanence des activités en cas de sinistre.

20 20 Champs de responsabilité du RM Définir les documents à créer/conserver en tant que « records » Définir les informations à inclure dans ces documents Définir, gérer, contrôler et enfin auditer les processus à opérer sur ces documents

21 21 Rôle des professionnels de l’information Les records managers (personnes chargées de la gestion des documents probants), archivistes, documentalistes et professionnels de l’information conseillent les entreprises et les services publics, sur les bonnes pratiques en matière de gestion des documents probants, afin de les aider à : - définir une politique, mettre en place des responsabilités, des procédures, des outils - créer les documents nécessaires - les conserver correctement, à l’abri des dommages et des utilisations frauduleuses - les retrouver aisément quand on en a besoin - les conserver aussi longtemps que nécessaire.

22 22 Normes ISO

23 23 La norme ISO 15489 Norme australienne en 1995 Démarche de normalisation ISO 1995 - 2001 Lancement le 3 octobre 2001 Publication : la norme et le guide pratique (parties 1 et 2)

24 24 Objet de la norme Elle concerne la création des documents, leur organisation et leur conservation dans un système fiable et pérenne. Elle décrit aussi la démarche de conduite d’un projet de RM Elle présente le «Records management» en lien avec la démarche qualité, en accord avec les normes ISO 9001, ISO 9002 et ISO 14000

25 25 La norme pour qui ? Cette norme internationale s’adresse aux dirigeants des organismes ou entreprises, aux professionnels de la documentation, des archives, de l’information et des technologies, à tous les personnels des organismes ou entreprises, et à toutes les personnes physiques ayant la responsabilité de produire ou de conserver des records.

26 26 Principes généraux Quels documents pour quelle activité avec quelle information et sous quelle forme ? Quelles métadonnées (index, identifiants, …) ? Quelles durées de conservation et quelles modalités ? Quels risques ?

27 27 Caractéristiques du document selon la norme authenticité : le document peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été. intégrité : le document (information et support) est complet et n’a pas été altéré. fiabilité : le contenu du document peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits. exploitabilité : le document est exploitable s’il est localisé, repéré, décrit et analysé.

28 28 Caractéristiques du système de RM selon la norme Continuum : gestion de l’ensemble du cycle de vie du document sans rupture fiabilité : tous les documents d’archives de l’organisme ou de l’entreprise sont intégrés systématiquement ; le système constitue la source première d’information sur les activités décrites dans les documents et fournit un accès immédiat à tous les documents pertinents et à leurs métadonnées intégrité : mesures de contrôle d’accès, de l’identité de l’utilisateur, de la validité de la destruction et de la sécurité. conformité : conformité avec toutes les exigences issues des affaires courantes et de l’environnement réglementaire étendue : le système d’archivage gère l’ensemble des documents issus de l’ensemble des activités de l’organisme ou de l’entreprise, ou au moins de l’entité où il est mis en place caractère systématique : les documents soient produits, conservés et gérés de manière systématique.

29 29 Composantes d’un système de RM Politique, charte Analyse des processus Tableau de gestion (durées de conservation et sort final / contraintes légales, fonctionnelles et KM) Plan de classement des activités et des documents associés Règles d’accès et de sécurité Description des documents (métadonnées : index, résumé, sommaire, etc.) Enregistrement dans le système (identifiant unique)

30 30 Processus Décision de produire ou conserver un document « Capture » ou Enregistrement (= preuve) Classement (relation à l’activité) Classification / sécurité et accès Indexation pour la recherche Recherche d’information et de document Sort final Stockage Traçabilité de l’utilisation

31 31 Extrait de : Comprendre et pratiquer le records management Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises par le Groupe métiers AAF-ADBS "Records management"Comprendre et pratiquer le records management Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises

32 32 ISO 23081 : Métadonnées pour décrire le contexte dans lequel les documents sont produits, leur contenu, leur structure, leur gestion dans le temps Identifient également leurs producteurs, les processus et systèmes qui permettent la création, la gestion, la maintenance et l’utilisation des documents et des procédures Nouvelles normes ISO et évolution vers un référentiel type ISO 9000

33 33 Nouvelles normes ISO et évolution vers un référentiel type ISO 9000 ISO 26122 Rapport technique publié en 2008 Work Process analysis for records, traduit en « Analyse du processus des records », c’est- à-dire les processus métier et activités qui engendrent les records Le plan de classement doit normalement représenter ces processus

34 34 La Boîte à outils « Records Management La gestion des documents probants, clé d’une bonne gouvernance »

35 35 Définition d’une politique Le soutien d’un responsable, tel qu’un directeur, un directeur général,… est indispensable aux organismes pour mettre en place la gestion des documents probants (records management), clé d’une bonne gouvernance. En effet, les responsables ont pour mission de protéger les intérêts de leur organisme (éventuellement de l’état et du public). L’une des bonnes pratiques pour remplir cette mission est de s’assurer que l’organisme met bien en œuvre les principes de bonne gouvernance.

36 36 Bonne gouvernance Bonne gouvernance La gouvernance est la façon dont une organisation gère ses processus et ses structures de sorte qu’elle puisse prendre des décisions, assurer ses missions et le suivi de ses actions. La bonne gouvernance consiste à s’assurer que l’organisme est organisé(e) et réalise ses missions d’une manière efficiente et transparente, en conformité avec ses statuts, son objet social, les lois et règlements.

37 37 « La gestion des documents probants, clé d’une bonne gouvernance »: Efficience : Bien gérer ses documents probants (records) aide un organisme à organiser de manière efficace l’information sur ses décisions et actions. Cela lui permet d’accéder à l’information quand il en a besoin, ce qui rend son travail plus efficient Bien gérer ses documents probants (records) aide un organisme à organiser de manière efficace l’information sur ses décisions et actions. Cela lui permet d’accéder à l’information quand il en a besoin, ce qui rend son travail plus efficient Protéger l’intérêt de l’organisme : Une bonne gestion des documents probants (records) protège l’organisme en lui permettant de garder la preuve de ses actes. Si ces documents ne sont pas conservés afin d’assurer la traçabilité de ses actions, un juge ou un auditeur peuvent, en cas de contestation, mettre en doute les assertions des représentants de l’organisme.

38 38 « La gestion des documents probants, clé d’une bonne gouvernance »: Préserver les intérêts de la communauté : Une bonne gestion des documents probants (records) préserve les intérêts de toute la communauté en sauvegardant les données personnelles et autres informations que les services publics et les entreprises détiennent concernant les citoyens.

39 39 Diagnostic (d’après la boîte à outils du CIA) 1. L’organisation dispose-t-elle d’une politique (règle, charte) de gestion des documents probants? 2. La direction soutient-elle la gestion des documents probants ? 3. La responsabilité de la gestion des documents probants est-elle assignée à un service spécifique ? 4. Le personnel chargé de la gestion des documents probants est-il suffisamment formé ? 5. L’organisme dispose-t-il de procédures de gestion des documents probants?

40 40 Diagnostic (d’après la boîte à outils du CIA) 6. L’organisme connaît-il ses obligations de gestion des documents probants ? 7. L’organisme réussit-il à retrouver les documents probants quand il en a besoin ? 8. L’organisme respecte-t-il les règles légales (applicables aux archives publiques) pour décider de la destruction des documents? 9. Les documents probants sont-ils conservés en sécurité, à l’abri du vol, de dommages ou d’altérations ? 10. L’organisation a-t-elle fixé des indicateurs de performance concernant son service de gestion des documents ? Dispose-t-elle d’un suivi de ces indicateurs et apporte-t-elle des améliorations dans ce domaine?

41 41 ANALYSE DES PROCESSUS : POURQUOI IDENTIFIER LES OBLIGATIONS DE GESTION DES DOCUMENTS PROBANTS ? En identifiant les obligations de gestion des documents probants, les organismes peuvent s’assurer de : satisfaire à leurs obligations légales, en conservant et donnant accès aux documents probants que la loi les oblige à gérer fonctionner efficacement, en vérifiant que tous les documents probants nécessaires sont bien créés et gérés à tous les stades de la procédure et communiqués aux personnels concernés. justifier leurs actions, en conservant les documents probants assez longtemps pour permettre aux ministres, aux auditeurs, au parlement et parfois au public, de vérifier et comprendre leur travail.

42 42 Exemple tiré de la boîte à outils du CIA LE PUBLIC FURIEUX CONTRE LA BUREAUCRATIE AU SUJET DES PASSEPORTS Un habitant de la région s’est plaint auprès du médiateur de la manière dont il a été traité par le service des passeports, après que celui-ci ait refusé de remplacer sa pièce d’identité perdue. Mr Albert Christian a perdu son passeport lors de l’incendie de son domicile le mois dernier. Quant il s’est présenté au service des passeports pour en demander un nouveau, on lui a indiqué qu’il ne pourrait obtenir un nouveau passeport, sans indiquer au service le numéro de son ancien passeport. « C’est ridicule », nous a déclaré M. Christian « ce sont eux qui m’ont attribué ce numéro. C’est leur travail de garder la trace du numéro de passeport qu’ils m’ont délivré. Pourquoi est-ce que je devrais m’en souvenir à leur place ? Maintenant je ne vois vraiment pas comment faire pour obtenir un autre passeport, puisque je n’ai plus l’ancien et que j’ignore le numéro ».

43 43 ANALYSE DES PROCESSUS : POURQUOI IDENTIFIER LES OBLIGATIONS DE GESTION DES DOCUMENTS PROBANTS ? Méthodologie détaillée de constitution et d’analyse d’un corpus de documents légaux, règlementaires, d’audits, de procédures,…afin d’identifier les obligations de l’organisme. Mise en œuvre des obligations identifiées Fiche descriptive de ces obligations

44 44 FORMULAIRE DE DESCRIPTION DES OBLIGATIONS DE GESTION DES DOCUMENTS PROBANTS Nom du groupe d’obligations: _________________________________Date de création du formulaire :____________  nom de l’activité à laquelle se rapporte cette (ces) obligation(s) ;___________________  service responsable de cette (ces) obligation exigence(s) : _______________________  degré d’importance de cette (ces) obligation exigence(s) : ________________________ Obligation(s): Description de l’exigence SourceActivité/ResponsabilitéType L’exigence est-elle satisfaite ? Décrivez ce qui est fait pour satisfaire à cette exigence Comment satisfaire cette exigence? Notez toute suggestion pour que cette exigence soit satisfaite à l’avenir

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46 46 sylvie.dessolin-baumann@afpa.fr