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Gestion de l'information – Outils et compétences

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1 Gestion de l'information – Outils et compétences
SOURCE : TdR CGI CSA : « Le chargé de gestion de l'information doit être capable de faire la liaison et de communiquer entre différents types de personnes et d'agences, de faire office de "pont" entre les preneurs de décision de la sécurité alimentaire et l'équipe technique de la GI » Gestion de l'information – Outils et compétences

2 Gestion de l'information – Introduction
Objectifs CSA, Chaîne GI et outils / produits Produits CSA Compétences CGI Ressources gCSA Discussion Gestion de l'information

3 Cluster Sécurité alimentaire – Objectifs
Passer en revue et détailler les différents produits de gestion de l'information en matière d'action humanitaire et de sécurité alimentaire couramment utilisés par le cluster, ses membres et d'autres organisations. Comprendre certaines des compétences techniques généralement requises des chargés de gestion de l'information et discuter et évaluer les outils couramment utilisés. Veuillez remarquer que ce module, le 10.2, combine les objectifs d'apprentissage 2 et 4 du rapport d'apprentissage. Gestion de l'information

4 Outils et compétences GI
Pertinence Pourquoi ce sujet est-il abordé ? Avant d'assumer leurs fonctions, les outils et compétences de gestion de l'information les plus courants seront présentés aux gestionnaires de l'information En quoi ce thème est-il pertinent pour mes tâches quotidiennes ? Les CGI ont recours à une variété d'outils et de compétences pour la facilitation des tâches du cluster, dont le diagnostic et l'évaluation, le développement de stratégies, la mobilisation de ressources et le plaidoyer. Gestion de l'information

5 Gestion de l'information – Besoins et produits du cluster
Besoins : image cohérente et unanime de la situation, des risques, des besoins Outils GI : Qui-Quoi-Où(-Quand), outils et formulaires d'évaluation, modèles d'analyse, base de données, rap. de situation Besoins : objectifs, stratégie, plan d'intervention cohérents et unanimes Produits GI : description / document stratégique Mentionnez aussi (pas dans l'image) : Plaidoyer Besoins : stratégie de plaidoyer, messages Produits GI : rap. de situation, appels, communication avec les bailleurs Et alors ? Pourquoi la GI est-elle importante ? Elle permet de prendre des décisions fondées sur les preuves Permet d'analyser les changements dans le temps S'efforce d'obtenir des rapports irréfutables qui sont : pertinents, objectifs et vérifiables. La gestion de l'information est le moteur de la gestion de désastres. Et elle est importante, en dernière analyse, car elle permet une action humanitaire prompte et efficace. SOURCE : IASC “Operational Guidance on Responsibilities of Sector Cluster Leads and OCHA in Information Management” (Recommandation opérationnelle sur les responsabilités des chefs de file sectoriels et du BCAH en matière de gestion de l'information) v3.0 Comment la gestion de l'information contribue-t-elle à une intervention humanitaire efficace en cas d'urgence ? Elle améliore la capacité des parties prenantes à analyser et prendre des décisions, grâce à un renforcement de la récolte, du traitement et de la dissémination des informations au sein du cluster et entre clusters. Dans ce sens, l'information est la fondation sur laquelle repose la prise de décision pour une intervention coordonnée et efficace. Une GI forte, exécutée en soutien des processus de coordination dans une urgence donnée, garantira que les acteurs concernés travaillent avec les mêmes informations et données de base, ou des informations et données complémentaires, et que ces informations sont aussi pertinentes, exactes et promptes que possible. Des données correctement récoltées et gérées pendant des urgences sont en outre bénéfiques pour le rétablissement initial, le rétablissement, le développement ultérieur et la préparation aux désastres. Besoins : stratégie, projets prioritaires, rôles et responsabilités Produits GI : contribution sectorielle à l'appel (CHAP, etc.), OPS, FTS Besoins : projets coordonnés sans conflits ; M&E de la stratégie Produits GI : Qui-Quoi-Où(-Quand), listes de contacts, cartes, bases de données ; mises à jour sectorielles des appels POURQUOI Programme d'intervention Action humanitaire prompte et efficace

6 Gestion de l'information – Chaîne GI et outils
Communication Informations Données Récolter Assembler Analyser Disséminer Opérationnel Données secondaires Bases de données Qui-Quoi-Où(-Quand) Bases de données Plate-forme web Cette diapositive résume d'abord le flux informationnel et le concept de chaîne du module Elle examine ensuite les divers produits et outils associés à chacune de ces phases. Il convient de noter qu'il y a un chevauchement entre les différentes étapes de la chaîne. Par exemple, les rapports de situation, bulletins et cartes nécessitent une analyse préalable à la diffusion. La diapositive les montre simplement comme étant en phase de diffusion car ce sont les produits sortants. Profils partenaires Rap. situation / bulletins Dropbox IPC Évaluations Coordination Calendriers États de projets CODs Cartes / SIG Minutes de rencontres Données ad hoc Liste de contacts Gestion de l'information

7 Gestion de l'information – Chaîne GI et outils
Communication Informations Données Récolter : Exigences Qui-Quoi-Où(-Quand) Rap. situation, rapports de données Évaluations Informations de contact Astuces : Connaissez la question à laquelle vous répondez Ne réinventez pas la roue – renforcez les structures existantes Concentrez-vous sur ce qui est nécessaire Demandez-vous pourquoi les gens devraient vous donner cette information Priorisation (80:20) Push/Pull Implication gouvernementale Récolter Assembler Analyser Disséminer GI CSA Organisations internationales ONG BCAH (COD, etc.) gCSA Sources commerciales et médiatiques Contacts interagences SIG Contacts gouvernementaux Groupes bénéficiaires Autres clusters (hygiène, nutrition, etc.) Cette diapositive montre d'abord les diverses sources de récolte de données et les récepteurs, la structure GI du CSA étant au centre. Elle discute ensuite les divers types de données récoltées avant de donner des astuces pour la récolte Priorisation (80:20) : 80 % des données proviennent de 20 % des sources soyez attentif cependant à ne pas accorder un surcroît de confiance (biaisement). Push : rapports envoyés Pull : rapports mis à disposition (en ligne, etc.) pour les organisations CODS Source : IASC Guidelines Common Operational Datasets (CODs) in Disaster Preparedness and Response (Conseils concernant les jeux de données opérationnelles communs dans la préparation et l'intervention en cas de désastre) 2010 Définitions 6. Les jeux de données opérationnelles communs (Common operational datasets, COD) sont des ensembles de données basiques prévisibles nécessaires pour contribuer aux opérations et à la prise de décision pour tous les acteurs d'une intervention humanitaire. Certains COD, p. ex. des données sur la population affectée et les infrastructures endommachées, changeront au fil des phases de l'intervention et devront donc être fréquemment mis à jour et entretenus. D'autres COD, tels les emplacements de rivières et de villages, resteront probablement identiques au cours de l'intervention. Les COD sont identifiés et maintenus de manière proactive avant une urgence, dans le cadre des mesures de préparation, et mis à disposition par le BCAH (ou son équivalent national convenu au préalable) dans les 48 h de l'occurrence d'une urgence humanitaire donnée. Tous les COD doivent satisfaire des critères minimaux de format et d'information conformes aux normes nationales.

8 Gestion de l'information – Chaîne GI et outils
Communication Informations Données Assembler : Stockage et organisation Métadonnées Système d'archivage et de sauvegarde Conventions de dénomination et contrôle des versions Astuces : Concentrez-vous sur l'ajout de valeur Créez des produits standard, évitez les produits ad hoc Équilibrez les ressources et la gestion du temps Récolter Assembler Analyser Disséminer Métadonnées : « données à propos de données » – décrivent le contenu des données (métacontenu, en fait) de différents « conteneurs » de données.

9 Gestion de l'information – Chaîne GI et outils
Communication Informations Données Analyser : Comparaison Vérification Triangulation Régression Astuces : Développez les responsabilités d'analyse du CGI en coordination avec le coordinateur du cluster Envisagez une règle 1/3, 2/3 Récolter Assembler Analyser Disséminer Exemple IPC : Cette diapositive couvre la phase d'analyse de la chaîne GI et examine diverses méthodes d'analyse. L'IPC n'est qu'UN exemple d'outil / méthode d'analyse. Ce qu'il faut retenir, c'est que le CC et le CGI doivent déterminer l'étendue de l'analyse entreprise par le CGI. Règle 1/3, 2/3 : utiliser 1/3 du temps disponible pour organiser et disséminer les informations, donnant au public 2/3 du temps pour les exploiter afin de prendre leurs décisions et d'agir.

10 Gestion de l'information – Chaîne GI et outils
Communication Informations Données Récolter Assembler Analyser Disséminer Fonction vs format ? La vitesse prime la perfection pour la distribution des brouillons Court terme Protocoles de format de fichiers Jeux de métadonnées SIG / POD Procédures de partage de fichiers Conventions de dénomination de fichiers Évaluations Bulletins initiaux Rap. de situation initiaux Qui fait Quoi et Où (et Quand) Contacts / mailing lists Donner un retour aux sources d'informations Utiliser la technologie la mieux appropriée Cette diapositive discute des divers produits utilisés ou produits lors des trois phases de l'intervention. L'animateur n'a pas besoin de passer par chaque point. Remarque : Les divisions entre termes ici ne sont pas des règles absolues. Par exemple, les plates-formes web peuvent être créées immédiatement ou peuvent être moins prioritaires Rapports de situation – les rap. de situation sont les principaux résumés écrits des faits, des événements et du problème. Lorsqu'une opération est organisée autour de différentes zones, un rapport de situation consolidé est produit pour dissémination, qui réunit les informations provenant de sources et de lieux différents. Ils devraient être produits suivant un calendrier régulier déterminé par les besoins : normalement tous les jours au début d'une urgence, puis 3 fois par semaine, hebdomadaire, et ensuite la compilation d'un bulletin bimensuel. Les rapports de situation sont transmis par l'auteur aux acteurs humanitaires impliqués dans la crise et via la mailing-list créée ad hoc, puis mis à disposition d'un public plus large via la page web. Autres questions à se poser lors de la création d'un rapport de situation Quel est l'état de la zone frappée par le désastre ? ™  Quelle est ou quelles sont les populations affectées ? ™  Quels sont les plus gravement touchés ou les plus vulnérables des secteurs, groupes ou communautés ?  Quel est l'effet du désastre sur l'accès des personnes à la nourriture, l'agriculture, la subsistance ? ™  Quels sont les principaux besoins ? ™  Quels besoins ont été couverts ? ™  De quoi n'y a-t-il pas besoin ? ™Qu'est-ce que le secteur santé a accompli ; quelles actions immédiates sont entreprises par le secteur santé ? ™  quel est son plan d'action immédiat et qu'est-ce que les membres du cluster ont déjà accompli ? ™  À quel point le gouvernement est-il capable de répondre au désastre ou à l'urgence ? ™  Le gouvernement a-t-il demandé une aide externe ? Minutes des rencontres – la raison d'être des minutes de rencontres est de représenter les principaux points abordés durant la rencontre du cluster sous forme de liste. Elles devraient être transmises aux participants du cluster le jour même de la rencontre. Il faudrait accorder une attention particulière à la case POINTS D'ACTION, où les actions à entreprendre par le cluster ou les partenaires sont mises en évidence Veuillez aussi vous assurer que la date et le lieu de la prochaine rencontre sont clairement indiqués en rouge dans les minutes. Aperçus opérationnels – les aperçus sont des documents d'une page destinés à fournir un aperçu rapide d'une opération ou activité entreprise par le cluster. En somme, ils sont un résumé Liste de contacts – liste des membres du cluster en action et des points de contact pour les membres, les médias, le(s) gouvernement(s) et tous les acteurs impliqués dans l'urgence. Remarque ** D'après un examen des documents les plus populaires sur le site web du Cluster Logistique, la liste de contact est toujours dans le top 3 Calendrier des rencontres – liste les rencontres que le cluster héberge ou auxquelles il participe, pour faciliter l'animation et gagner du temps quand il s'agit de traiter les questions administratives des partenaires Page opérationnelle du site web : il s'agit d'un outil de coordination essentiel, qui crée de la prévisibilité et permet de canaliser, partager et stocker les informations dans un seul emplacement. Le site web peut facilement organiser les informations par catégories : emplacement, type d'activité, etc. Mailing-list – la mailing-list devrait être liée au site web et peut être utilisée pour créer des mailing-lists spécifiques à une opération, gérées par le CGI. Un outil de communication secondaire ou primaire pour toutes les informations et actualités pertinentes pour le CC et les membres du cluster. Les mailing-lists peuvent contenir des adresses prévisibles, donnant à l'opération un contact fiable avec le CGI même si le personnel change, ainsi qu'un moyen unique pour la récolte et la dissémination d'informations. Elles peuvent aussi être utilisées pour partager des informations qui n'ont pas besoin d'être postées sur le site web et rendues disponibles à l'ensemble du public externe qui ne fait pas partie de l'opération Feuille d'information – permet de mettre en évidence un aspect spécifique de l'activité de membres du cluster ou de services fournis par la communauté. Généralement un document d'une page contenant des instructions, ou des informations à propos de quelque chose qui devrait être mis en évidence. Reconnaître la source d'information Moyen terme Rap. situation réguliers Branding Minutes de rencontres Cartes analytiques Rapports d'analyse Rapports M&E Aperçus opérationnels Plate-forme web Long terme Leçons apprises Rapport final

11 Outils GI – Bases de données
Données basiques Qui est là – communauté humanitaire et la population affectée Zones de subsistance Marchés Disponibilité Accès Questions transversales Données d'évaluation Capacités et ressources Bases de données Fonction : fournissent un moyen d'organiser, filtrer, rechercher et produire des rapports à partir des données Objectif : communication et coordination ; Source des données : agences opérationnelles, BCAH, FAO, gouv. Destination des données : BCAH, membres du cluster, autres Ces diapos produit sont conçues en tant qu'exemples d'outils / produits fréquemment utilisés. Il y a bien sûr bien d'autres exemples et formats. Nous réservons une discussion détaillée du produit Qui-Quoi-Où(-Quand) pour la fin de cette session, lorsque les CGI actuels expliqueront leur format / produit. Le BCAH est en train de réviser son format car nombre de partenaires le trouvent trop lourd d'emploi et gourmand en temps Chaque cluster adapte les modèles Qui-Quoi-Où(-Quand) à leur situation propre *) La FAO a une base de données concernant les informations liées au marché **) Il n'y a pas de base de données concernant les problèmes transversaux ***) Les COD en tant que source de données

12 Outils GI – Qui-Quoi-Où(-Quand)
Quoi fait Quoi et Où (et Quand) Fonction : fournir une image de qui travaille actuellement sur des problèmes SA, quels projets sont implémentés, et où, pendant une crise. (si possible, quand) Objectif : analyse des déficits et des chevauchements ; efficacité Source des données : agences opérationnelles Destination des données : BCAH, membres du cluster, autres Ces diapos produit sont conçues en tant qu'exemples d'outils / produits fréquemment utilisés. Il y a bien sûr bien d'autres exemples et formats. Nous réservons une discussion détaillée du produit Qui-Quoi-Où(-Quand) pour la fin de cette session, lorsque les CGI actuels expliqueront leur format / produit. Le BCAH est en train de réviser son format car nombre de partenaires le trouvent trop lourd d'emploi et gourmand en temps Chaque cluster adapte les modèles Qui-Quoi-Où(-Quand) à leur situation propre

13 Outils GI – Qui-Quoi-Où(-Quand)
À propos de qui ai-je besoin d'informations ? De qui obtiens-je les informations ? À quelle fréquence obtiens-je les informations, dans quel format ? Les organisations ont-elles la capacité de récolter les informations voulues à la fréquence voulue ? Y compris les interventions gouvernementales, si possible Les cartes et autres produits GI sont un bon moyen de créer de la pression sociale pour pousser les organisations impliquées à partager leurs données.

14 Qui fait quoi où et quand – flux informationnel Pakistan
CSA Quotidien Mensuel PAM ONG ONG Au Pakistan, en 2010, le CSA avait 3 sources d'info principales : le PAM, les ONG, et d'autres. Mais les informations récoltées depuis le PAM comprenaient des informations reçues de la part de ses partenaires implémentants – dont la plupart étaient des ONG. Les ONG faisaient donc état de leurs opérations indépendantes directement au CSA, mais pour leurs opérations d'implémentation passaient par le PAM. ONG Autres Partenaire implémentant Partenaire implémentant Partenaire implémentant

15 Outils GI – Qui-Quoi-Où(-Quand)
De quelle information ai-je besoin et pourquoi ? Quels indicateurs / détails sont appropriés ? Prévus vs envoyés vs atteints Nourriture, bons, graines, outils Comment réconcilier des listes de bénéficiaires changeantes, des durées de rationnement différentes, avec la couverture ? Double comptage ? Ce que vous récoltez détermine ce que vous pouvez produire. Ce que vous voulez produire devraient influencer ce que vous récoltez Il faut se mettre d'accord sur les indicateurs, sur la base du développement de la stratégie. Les informations sur les acteurs SA (Qui) et leur emplacement (Où) sont généralement de bonne qualité, mais trouver des informations sur ce qu'ils font (Quoi) est l'un des plus grands défis pour les clusters Afin de maintenir la coordination, d'évaluer les besoins humanitaires et de garantir que ces besoins sont satisfaits lors d'une urgence ou d'un désastre, il est nécessaire de savoir quelles organisations (Qui) effectuent quelles activités (Quoi), dans quels lieux (Où), trois éléments d'information généralement désignés sous les termes de Qui-Quoi-Où. Étant donné leur importance, le CBAH a mis en place un système Qui-Quoi-Où standardisé pour identifier les chevauchements et les déficits, mais des défis se font encore souvent jour : L'un des défis majeurs selon les coordinateurs de cluster est le manque de capacités pour le suivi des activités au sein de la coordination de clusters, des CLA et encore plus entre les participants au Cluster Sécurité alimentaire. En général, la capacité M&E est faible dans les agences opérationnelles, particulièrement au début d'une urgence et il est donc particulièrement difficile d'avoir des retours de la part des participants d'un cluster, quel que soit le format demandé pour le retour, Excel ou en ligne. Le double comptage de bénéficiaires est un risque fréquent, par exemple entre le PAM et les partenaires. Pour éviter ceci, le Cluster Aide alimentaire Pakistan a demandé à ses partenaires ONG de ne pas inclure les données pour les lieux où elles distribuent de la nourriture provenant du PAM, car ces données allaient être saisies par le PAM. Les nombreux cycles de distribution nécessaires pour l'assistance alimentaire augmentent le risque de double comptage des bénéficiaires d'un cycle de distribution au suivant. Cela devient encore plus complexe lorsque les clusters doivent faire face à des nouveaux chiffres prévisionnels pour chaque cycle. Il faut faire un choix entre un système gourmand en ressources pour la maintenance et un système facile à maintenir mais d'utilité limitée pour repérer les chevauchements et déficits. Un certain nombre d'éléments manque dans le Qui-Quoi-Où pour qu'il soit utile dans le repérage des chevauchements et déficits. Tout d'abord, le système Qui-Quoi-Où perd rapidement son actualité dans une urgence à évolution rapide et demande une maintenance constante. Il faut distinguer entre les distributions planifiées (qui peuvent être financées ou non) et les distributions effectives. Cette distinction, pour laquelle on utilise le mot « Quand », est de plus en plus incorporée dans ce qui est devenu Qui-Quoi-Où-Quand. Cependant, les chiffres effectifs sont encore plus difficiles à obtenir que les chiffres prévisionnels. Un autre facteur de timing nécessaire pour repérer les chevauchements et déficits est la durée de l'aide (ou la durée de la taille de rations, pour l'assistance alimentaire, p. ex. certaines tailles de rations durent 2 semaines, certaines 1 mois, d'autres 2 mois). Il faut des informations à petite échelle pour renseigner les actions programmées à cette échelle, ce qui rend la norme Qui-Quoi-Où du CBAH pas toujours utile à des fins opérationnelles (exemples : Népal, Pakistan, RDC). La question est alors : comment définir à quel niveau de division administrative les membres du cluster devraient répondre, autrement dit, comment trouver un équilibre entre les besoins opérationnels d'une petite unité d'analyse et le temps et l'effort qu'il prendrait de présenter des rapports à petite échelle (village, conseil). Le niveau de rapport / d'analyse devrait donc être convenu en consultation avec les participants au cluster. Par exemple, au Pakistan, le Cluster Agriculture répondait au niveau du district, car au niveau village ou conseil, ç'aurait pris trop de temps. Dans les urgences où le gouvernement local ou des acteurs bilatéraux sont très actifs, il est nécessaire de suivre les interventions de tous ces acteurs afin de repérer déficits et chevauchements. C'est souvent très difficile à faire, dans certains cas où le gouvernement est peu ou pas disposé à partager les informations de première main. Plus important, il est difficile de traduire les informations Qui-Quoi-Où(-Quand) sur une carte pour faire apparaître les déficits, et encore plus difficile de superposer ces informations avec les infos sur les besoins pour obtenir une véritable analyse de déficits.

16 Produits GI – Qui-Quoi-Où(-Quand)
Quelles normes de lieu utiliser ? P-codes (BCAH) COD Quels produits / ressources en matière de cartes sont disponibles ? Quels produits de cartes sont utiles ou possibles ? Quel niveau de détail est approprié ? Les P-codes fournissent une standardisation des noms de lieux ; cela évite les confusions sur les noms de villages, etc. Jeux de données opérationnelles communs Exemple libyen : le CGI a produit des cartes, mais il n'était pas clair si elles étaient utiles ou nécessaires, et on n'a pas su quelles étaient les autres possibilités De nombreux clusters ont développé différentes matrices et techniques de cartographie L'application Qui-Quoi-Où développée par le BCAH est considérée comme difficile d'emploi et gourmande en temps pour les partenaires ONG. En conséquence, la plupart des clusters nationaux modifient le système standard pour l'adapter à leurs besoins. De même, tous les clusters ont développé leur propre système de sortie de cartes Qui-Quoi-Où, fonction surtout de leurs capacités cartographiques. Si la spécificité contextuelle est plutôt positive, beaucoup de temps est perdu dans les phases d'urgence et post-urgence pour « réinventer la roue ». En outre, les rapports gagneraient en lisibilité si certains paramètres pouvaient rester constants (p. ex. les utilisateurs globaux et les bailleurs s'habitueraient à un protocole cartographique). Différents protocoles cartographiques au Pakistan, en Libye et au Tadjikistan Au Pakistan, le Cluster Agriculture crée une carte Qui-Quoi-Où par nombre d'assistés par ménage et une autre par nombre d'organisations présentes dans un district. Les districts sont teintés en fonction de ces chiffres. Au Tadjikistan, la carte Qui-Quoi-Où met en évidence la présence de différents acteurs par district, en utilisant des signes pour représenter chaque organisation. En Libye, la carte Qui-Quoi-Où fournit un aperçu des organisations présentes par lieu et de leurs activités principales. Les acronymes des organisations sont mentionnées sur la carte, sans code couleur ni signes. Difficulté de transférer les informations sur les cartes ou de les réconcilier avec les besoins Plus important, il est difficile de traduire les informations Qui-Quoi-Où(-Quand) sur une carte pour faire apparaître les déficits, et encore plus difficile de superposer ces informations avec les infos sur les besoins pour obtenir une véritable analyse de déficits.

17 Produits GI – Qui-Quoi-Où(-Quand)
Distributions planifiées vs effectives : outil M&E ou de planification Durée de couverture Il faut distinguer entre les distributions planifiées (qui peuvent être financées ou non) et les distributions effectives. Cette distinction, pour laquelle on utilise le mot « Quand », est de plus en plus incorporée dans ce qui est devenu Qui-Quoi-Où-Quand. Cependant, les chiffres effectifs sont encore plus difficiles à obtenir que les chiffres prévisionnels. Un autre facteur de timing nécessaire pour repérer les chevauchements et déficits est la durée de l'aide (ou la durée de la taille de rations, pour l'assistance alimentaire, p. ex. certaines tailles de rations durent 2 semaines, certaines 1 mois, d'autres 2 mois).

18 Produits GI – Qui-Quoi-Où(-Quand)
Exemple de cartes produites pour la Libye

19 Outils GI – Cartes Cartes
Fonction : Fournissent une représentation visuelle des problèmes, qui aidera à la coordination (analyse des déficits, redondances, complémentarité) ; souvent liées à Qui-Quoi-Où(-Quand) Objectif : communication et coordination ; Source des données : agences opérationnelles, BCAH, p-codes ? Destination des données : BCAH, membres du cluster, autres Ces diapos produit sont conçues en tant qu'exemples d'outils / produits fréquemment utilisés. Il y a bien sûr bien d'autres exemples et formats. Nous réservons une discussion détaillée du produit Qui-Quoi-Où(-Quand) pour la fin de cette session, lorsque les CGI actuels expliqueront leur format / produit. Le BCAH est en train de réviser son format car nombre de partenaires le trouvent trop lourd d'emploi et gourmand en temps Chaque cluster adapte les modèles Qui-Quoi-Où(-Quand) à leur situation propre

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22 Deux exemples de cartes Qui-Quoi-Où
Éléments à prendre en compte pour construire une carte : Zone d'intérêt bien définie (dans la carte 2 on distingue mal les frontières internationales) Ne pas surcharger la carte (laquelle est plus lisible, la 1 ou la 2 ?) La carte 2 contient plus d'informations (densité de population, statut d'activité) mais elle est moins lisible. Ne mettez pas d'informations non strictement liées au thème de la carte La conception de la carte doit se faire en visant un équilibre entre quantité d'informations et lisibilité Par exemple, diviser la carte 2 en trois cartes différentes illustrant les régions ouest, centre et est la rendrait beaucoup plus claire. En fonction de l'utilisation de la carte, on peut opter pour une plus grande taille, afin de garder la région dans une seule carte sans perdre de détails.

23 Comment un chargé d'information du CSA obtient-il une carte ?
3 scénarios : Vous avez de quoi les faire (logiciels, données de base, compétences) Vous pouvez créer vos propres cartes en utilisant le jeu de données commun (normalement fourni par le CBAH et / ou le PAM) Vous n'avez pas de quoi les faire, mais le CBAH et / ou le PAM, oui Fournissez vos données à l'officier SIG et mettez-vous d'accord avec lui / elle sur la présentation de la carte ou des cartes à développer Vous n'avez pas de quoi les faire et les capacités ne sont disponibles nulle part dans la communauté humanitaire Obtenez une carte de base depuis Internet (http://www.un.org/depts/Cartographic/ english/htmain.htm*) ou une autre source fiable ; Téléchargez-la au format JPG, BMP ou PNG ; Insérez la carte dans Power Point (Insertion – Image) Vous pouvez maintenant créer une carte simple, semblable à la carte 1**, en insérant des boîtes texte, des symboles, etc. * Il vaut mieux utiliser la section Cartographie des Nations Unies pour télécharger des cartes, il s'agit de cartes officielles. ** Dans le cas d'une carte comme la carte 2, cette technique ne permettrait pas de dépeindre la densité de population. Pour plus d'informations sur cette technique de cartographie, voir le fichier How to map in Power Point.pptx « Comment cartographier dans Power Point », contenu dans la clé USB

24 Produits GI – Qui-Quoi-Où(-Quand)
Exemple de cartes produites pour la Libye

25 Outils GI – Portail web Portail web
Fonction : assemble, archive, dissémine les informations Objectif : image opérationnelle commune, planification, infos générales Source des données : cluster / organisation SA de niveau national, agences opérationnelles, autre cluster, autres Destination des données : membres du cluster, bailleurs (tous) Un des outils les plus importants pour la GI : stockage et dissémination d'informations, listes de contacts Le gCSA aidera a créer le site web, mais le contrôle devra avoir lieu au niveau local Les CGI devraient avoir un minimum de capacités pour la maintenance d'un site web

26 Gestion de l'information – Compétences CGI
Communication Informations Données Récolter Assembler Analyser Disséminer Compétences organisationnelles Compétences interpersonnelles (humaines, relationnelles) Comm., écriture technique Compétences techniques : Évaluation, M&E Installation de matériel informatique et réseau Excel MS Access / base de données (Visual Basic) Techniques de présentation (connaissances en SIG) Maintenance de site web Stockage de données Cette diapositive cherche à discuter certaines des compétences requises de la part des CGI. Demandez aux personnes présentes ce qu'elles pensent de l'utilité de ces compétences, ou s'il manque quelque chose. Remarquez que la formation CAP/OPS pour les CGI sera couverte séparément. SOURCE : TdR CGI CSA : Compétences techniques Compétences techniques essentielles : connaissance approfondie d'Excel et, de préférence, MS Access, ou d'autres bases de données. Compréhension des sorties SIG / cartographiques et capacité de récolter et organiser les données en vue de leur production (potentiellement par d'autres). Capacité à présenter les informations sous formes de tableaux et graphiques compréhensibles. D'autres compétences techniques souhaitables : Capacité à maintenir et gérer le contenu d'un site web pour le cluster. Expérience dans le stockage de données et la gestion de fichiers. Expérience dans l'évaluation, l'examen et le suivi. Communications et écriture technique à l'aide de présentations graphiques comme textuelles. Compétences en informatique et réseau. Expérience dans le design et la programmation web. Des connaissance d'ArcGIS ou d'un autre logiciel de cartographie sont un plus. La connaissance de Visual Basic et/ou des macros est un plus.

27 Gestion de l'information – Ressources du gCSA
Communication Informations Données Récolter Assembler Analyser Disséminer Soutien du gCSA déployé en cas d'augmentation massive des besoins : Site web Modèles Matrice et base de données Qui-Quoi-Où(-Quand) (à adapter au contexte) Briefing avant déploiement Soutien ad hoc pour la création de carte, la modification, etc. Cette diapositive examine les services de soutien informatiques offerts par la cellule de soutien du cluster SA global. Demandez aux personnes présentes s'ils veulent un soutien supplémentaire (sans garantie). SOURCE : TdR CSA avant-projet (Mai 2011) : soutien gestion de l'information ; L'équipe de soutien du Cluster Sécurité alimentaire, basée à Rome, est responsable du maintien d'un mécanisme de communication efficient et efficace via les s, téléconférences et rencontres. La communication sera orientée sur le partage régulier d'informations, le développement et l'implémentation de plans de travail, la prise de décisions, la demande de contributions et de retours sur les activités du cluster, la demande de contributions et de retours sur les activités lancées par un autre cluster ou d'autres en général, et la promotion de discussions et d'échanges. L'équipe de soutien standardisera la provision d'informations aux personnes actives dans la sécurité alimentaire d'urgence dans le monde, y compris en utilisant des systèmes d'information existants et en créant une plate-forme garantissant le partage prompt et efficace de la documentation et des informations avec les membres du cluster et d'autres. La création d'un site web sera un aspect important de cette entreprise. Le site rendra les informations disponibles en tant que recommandations et en tant qu'outils au niveau global et fera aussi office de dépôt global unique pour la documentation et les contacts essentiels pour les activités au niveau national ; il sera l'outil principal pour le partage d'informations et la dissémination d'outils standardisés tels que les modèles de rapport et autres. Le CSA soutiendra la gestion de l'information dans les clusters SA au niveau national, y compris la capacité à déployer un Gestionnaire de l'information pour leur fournir un soutien direct au niveau national, des formations en gestion de l'information pour les coordinateurs de cluster et la mise à disposition d'un éventail de produits standardisés de gestion d'information, y compris : un système transparent et accessible pour la bonne gestion des informations SA au niveau global. Un soutien direct et indirect pour les clusters de niveau national, afin de les aider à développer des systèmes d'information qui garantiront que les produits et services associés aux fonctions essentielles du cluster seront disponibles pour les agences sur le terrain, etc. (autrement dit, développement de systèmes de partage d'informations, etc.) Des recommandations spécifiques, y compris des modèles de rapports part clusters, des rapports de situation standards, etc. Des indicateurs essentiels pour permettre d'avior un système de suivi transparent du fonctionnement et des transitions au sein du cluster Des protocoles et normes de rapport développés pour garantir des rapports intégrés et / ou coordonnés sur les problèmes touchant plusieurs clusters.

28 Outils et compétences GI
Pertinence Pourquoi ce sujet est-il abordé ? Avant d'assumer leurs fonctions, les gestionnaires de l'information seront introduits aux outils et compétences les plus courants En quoi ce thème est-il pertinent pour mes tâches quotidiennes ? Les CGI ont recours à une variété d'outils et de compétences pour l'animation des tâches du cluster, dont le diagnostic et l'évaluation, le développement de stratégies, la mobilisation de ressources et le plaidoyer. Gestion de l'information

29 Gestion de l'information – Outils et compétences


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