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G ESTION DE L ' INFORMATION – O UTILS ET COMPÉTENCES.

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1 G ESTION DE L ' INFORMATION – O UTILS ET COMPÉTENCES

2 1.Objectifs 2.CSA, Chaîne GI et outils / produits 3.Produits CSA 4.Compétences CGI 5.Ressources gCSA 6.Discussion 2 G ESTION DE L ' INFORMATION – I NTRODUCTION Gestion de l'information

3 Passer en revue et détailler les différents produits de gestion de l'information en matière d'action humanitaire et de sécurité alimentaire couramment utilisés par le cluster, ses membres et d'autres organisations. Comprendre certaines des compétences techniques généralement requises des chargés de gestion de l'information et discuter et évaluer les outils couramment utilisés. 3 C LUSTER S ÉCURITÉ ALIMENTAIRE – O BJECTIFS Gestion de l'information

4 Pourquoi ce sujet est-il abordé ? Avant d'assumer leurs fonctions, les outils et compétences de gestion de l'information les plus courants seront présentés aux gestionnaires de l'information En quoi ce thème est-il pertinent pour mes tâches quotidiennes ? Les CGI ont recours à une variété d'outils et de compétences pour la facilitation des tâches du cluster, dont le diagnostic et l'évaluation, le développement de stratégies, la mobilisation de ressources et le plaidoyer. 4 O UTILS ET COMPÉTENCES GI P ERTINENCE Gestion de l'information

5 Programme d'intervention G ESTION DE L ' INFORMATION – B ESOINS ET PRODUITS DU CLUSTER Besoins : image cohérente et unanime de la situation, des risques, des besoins Outils GI : Qui-Quoi-Où(-Quand), outils et formulaires d'évaluation, modèles d'analyse, base de données, rap. de situation Besoins : objectifs, stratégie, plan d'intervention cohérents et unanimes Produits GI : description / document stratégique Besoins : stratégie, projets prioritaires, rôles et responsabilités Produits GI : contribution sectorielle à l'appel (CHAP, etc.), OPS, FTS Besoins : projets coordonnés sans conflits ; M&E de la stratégie Produits GI : Qui-Quoi-Où(-Quand), listes de contacts, cartes, bases de données ; mises à jour sectorielles des appels Action humanitaire prompte et efficace POURQ UOI

6 6 Gestion de l'information G ESTION DE L ' INFORMATION – C HAÎNE GI ET OUTILS Récolter Assembler AnalyserDisséminer Communication Informations Données Évaluations Données ad hoc Données secondaires Profils partenaires CODs Bases de données Dropbox Bases de données IPC Plate-forme web Qui-Quoi-Où(- Quand) Cartes / SIG Rap. situation / bulletins Calendriers Minutes de rencontres Liste de contacts Opérationnel Coordination États de projets

7 G ESTION DE L ' INFORMATION – C HAÎNE GI ET OUTILS Communication Informations Données RécolterAssemblerAnalyserDisséminer GI CSA Organisations internationales ONGBCAH (COD, etc.)gCSA Sources commerciales et médiatiques Contacts interagences SIG Contacts gouvernementaux Groupes bénéficiaires Autres clusters (hygiène, nutrition, etc.) Récolter : Exigences Qui-Quoi-Où(-Quand) Rap. situation, rapports de données Évaluations Informations de contact Astuces : Connaissez la question à laquelle vous répondez Ne réinventez pas la roue – renforcez les structures existantes Concentrez-vous sur ce qui est nécessaire Demandez-vous pourquoi les gens devraient vous donner cette information Priorisation (80:20) Push/Pull Implication gouvernementale

8 G ESTION DE L ' INFORMATION – C HAÎNE GI ET OUTILS Communication Informations Données RécolterAssemblerAnalyserDisséminer Assembler : Stockage et organisation Métadonnées Système d'archivage et de sauvegarde Conventions de dénomination et contrôle des versions Astuces : Concentrez-vous sur l'ajout de valeur Créez des produits standard, évitez les produits ad hoc Équilibrez les ressources et la gestion du temps

9 G ESTION DE L ' INFORMATION – C HAÎNE GI ET OUTILS Communication Informations Données RécolterAssemblerAnalyserDisséminer Analyser : Comparaison Vérification Triangulation Régression Astuces : Développez les responsabilités d'analyse du CGI en coordination avec le coordinateur du cluster Envisagez une règle 1/3, 2/3 Exemple IPC :

10 Donner un retour aux sources d'informations Utiliser la technologie la mieux appropriée G ESTION DE L ' INFORMATION – C HAÎNE GI ET OUTILS Communication Informations Données RécolterAssemblerAnalyserDisséminer La vitesse prime la perfection pour la distribution des brouillons Court terme Protocoles de format de fichiers Jeux de métadonnées SIG / POD Procédures de partage de fichiers Conventions de dénomination de fichiers Évaluations Bulletins initiaux Rap. de situation initiaux Qui fait Quoi et Où (et Quand) Contacts / mailing lists Long terme Leçons apprises Rapport final Fonction vs format ? Reconnaître la source d'information Moyen terme Rap. situation réguliers Branding Minutes de rencontres Cartes analytiques Rapports d'analyse Rapports M&E Aperçus opérationnels Plate-forme web

11 O UTILS GI – B ASES DE DONNÉES Bases de données Fonction : fournissent un moyen d'organiser, filtrer, rechercher et produire des rapports à partir des données Objectif : communication et coordination ; Source des données : agences opérationnelles, BCAH, FAO, gouv. Destination des données : BCAH, membres du cluster, autres Bases de données Données basiques Qui est là – communauté humanitaire et la population affectée Zones de subsistance Marchés Disponibilité Accès Questions transversales Données d'évaluation Capacités et ressources

12 O UTILS GI – Q UI -Q UOI -O Ù (-Q UAND ) Quoi fait Quoi et Où (et Quand) Fonction : fournir une image de qui travaille actuellement sur des problèmes SA, quels projets sont implémentés, et où, pendant une crise. (si possible, quand) Objectif : analyse des déficits et des chevauchements ; efficacité Source des données : agences opérationnelles Destination des données : BCAH, membres du cluster, autres

13 O UTILS GI – Q UI -Q UOI -O Ù (-Q UAND ) Qui : À propos de qui ai-je besoin d'informations ? De qui obtiens-je les informations ? À quelle fréquence obtiens-je les informations, dans quel format ? Les organisations ont- elles la capacité de récolter les informations voulues à la fréquence voulue ?

14 Q UI FAIT QUOI OÙ ET QUAND – FLUX INFORMATIONNEL P AKISTAN CSA PAMONG Partenaire implémentant ONG Autres Quotidien Mensuel

15 O UTILS GI – Q UI -Q UOI -O Ù (-Q UAND ) Quoi : De quelle information ai-je besoin et pourquoi ? Quels indicateurs / détails sont appropriés ? Prévus vs envoyés vs atteints Nourriture, bons, graines, outils Comment réconcilier des listes de bénéficiaires changeantes, des durées de rationnement différentes, avec la couverture ? Double comptage ?

16 P RODUITS GI – Q UI -Q UOI -O Ù (-Q UAND ) Où : Quelles normes de lieu utiliser ? P-codes (BCAH) COD Quels produits / ressources en matière de cartes sont disponibles ? Quels produits de cartes sont utiles ou possibles ? Quel niveau de détail est approprié ?

17 P RODUITS GI – Q UI -Q UOI -O Ù (-Q UAND ) Quand : Distributions planifiées vs effectives : outil M&E ou de planification Durée de couverture

18 P RODUITS GI – Q UI -Q UOI -O Ù (-Q UAND )

19 O UTILS GI – C ARTES Cartes Fonction : Fournissent une représentation visuelle des problèmes, qui aidera à la coordination (analyse des déficits, redondances, complémentarité) ; souvent liées à Qui-Quoi-Où(-Quand) Objectif : communication et coordination ; Source des données : agences opérationnelles, BCAH, p- codes ? Destination des données : BCAH, membres du cluster, autres

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22 Deux exemples de cartes Qui-Quoi-Où Éléments à prendre en compte pour construire une carte : Zone d'intérêt bien définie (dans la carte 2 on distingue mal les frontières internationales) Ne pas surcharger la carte (laquelle est plus lisible, la 1 ou la 2 ?) La carte 2 contient plus d'informations (densité de population, statut d'activité) mais elle est moins lisible. Ne mettez pas d'informations non strictement liées au thème de la carte La conception de la carte doit se faire en visant un équilibre entre quantité d'informations et lisibilité Par exemple, diviser la carte 2 en trois cartes différentes illustrant les régions ouest, centre et est la rendrait beaucoup plus claire. En fonction de l'utilisation de la carte, on peut opter pour une plus grande taille, afin de garder la région dans une seule carte sans perdre de détails.

23 Comment un chargé d'information du CSA obtient- il une carte ? 3 scénarios : 1.Vous avez de quoi les faire (logiciels, données de base, compétences) Vous pouvez créer vos propres cartes en utilisant le jeu de données commun (normalement fourni par le CBAH et / ou le PAM) 2.Vous n'avez pas de quoi les faire, mais le CBAH et / ou le PAM, oui Fournissez vos données à l'officier SIG et mettez-vous d'accord avec lui / elle sur la présentation de la carte ou des cartes à développer 3.Vous n'avez pas de quoi les faire et les capacités ne sont disponibles nulle part dans la communauté humanitaire Obtenez une carte de base depuis Internet (http://www.un.org/depts/Cartographic/ english/htmain.htm*) ou une autre source fiable ;http://www.un.org/depts/Cartographic/ english/htmain.htm Téléchargez-la au format JPG, BMP ou PNG ; Insérez la carte dans Power Point (Insertion – Image) Vous pouvez maintenant créer une carte simple, semblable à la carte 1**, en insérant des boîtes texte, des symboles, etc.

24 P RODUITS GI – Q UI -Q UOI -O Ù (-Q UAND )

25 O UTILS GI – P ORTAIL WEB Portail web Fonction : assemble, archive, dissémine les informations Objectif : image opérationnelle commune, planification, infos générales Source des données : cluster / organisation SA de niveau national, agences opérationnelles, autre cluster, autres Destination des données : membres du cluster, bailleurs (tous)

26 G ESTION DE L ' INFORMATION – C OMPÉTENCES CGI Communication Informations Données RécolterAssemblerAnalyserDisséminer Compétences organisationnelles Compétences interpersonnelles (humaines, relationnelles) Comm., écriture technique Compétences techniques : -Excel -MS Access / base de données -Techniques de présentation -Maintenance de site web -Stockage de données -Évaluation, M&E -Installation de matériel informatique et réseau -(Visual Basic) -(connaissances en SIG)

27 G ESTION DE L ' INFORMATION – R ESSOURCES DU G CSA Communication Informations Données RécolterAssemblerAnalyserDisséminer Soutien du gCSA déployé en cas d'augmentation massive des besoins : 1.Site web 2.Modèles 3.Matrice et base de données Qui-Quoi-Où(-Quand) (à adapter au contexte) 4.Briefing avant déploiement 5.Soutien ad hoc pour la création de carte, la modification, etc.

28 Pourquoi ce sujet est-il abordé ? Avant d'assumer leurs fonctions, les gestionnaires de l'information seront introduits aux outils et compétences les plus courants En quoi ce thème est-il pertinent pour mes tâches quotidiennes ? Les CGI ont recours à une variété d'outils et de compétences pour l'animation des tâches du cluster, dont le diagnostic et l'évaluation, le développement de stratégies, la mobilisation de ressources et le plaidoyer. 28 O UTILS ET COMPÉTENCES GI P ERTINENCE Gestion de l'information

29 G ESTION DE L ' INFORMATION – O UTILS ET COMPÉTENCES


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