Le mariage entre lentretien et linformatique, est-ce souhaitable? Informatique Entretien.

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1 Le mariage entre lentretien et linformatique, est-ce souhaitable? Informatique Entretien

2 Le déroulement Lévolution des outils Les outils manuels Le système informatique de base Le logiciel de GMVAO Le pouvoir Les comparatifs Les coûts et la productivité Les gains Le retour sur investissement La rentabilité

3 Lentretien et ses besoins Identifier les inspections et les entretiens à faire selon la demande des clients Planifier les tâches de la semaine Identifier les pièces à commander Rechercher les # de pièce et les fournisseurs Commander les pièces Vérifier les commandes reçues Inscrire le travail, les pièces et le temps sur les bons de travail Valider et fermer les bons de travail Préparer la facture du client Tenir à jour le registre des prochains entretiens Suivre les garanties et les réclamations Mettre à jour la fiche des véhicules Tenir à jour le registre des fournisseurs Prendre linventaire Mettre à jour la fiche des clients

4 Outils manuels Lévolution des outils de travail La mémoire Le tableau Le logiciel spécialisé Le système informatique de base

5 La mémoire… La mémoire est limitée. Se souvenir de tout dans un garage : Mission impossible. Impossible de maintenir un historique des réparations, de la sous-traitance et de lachat de pièces. Le mandataire et le gestionnaire garderont uniquement linformation essentielle et négligeront les tâches administratives complexes (statistiques, analyses demandées par la direction, analyse des garanties à échéance…) Ils nauront pas de vision à moyen et long terme puisquils nont pas doutils pour analyser leurs données. Ils sont en réaction plutôt quen pro action. Le gestionnaire devra saider des moyens du bord: papier, tableau, crayon…

6 Les outils manuels Le tableau et les post-it Définition : Bricolage qui consiste à planifier les entretiens (clients internes et externes) et à facturer, à laide du crayon, de la gomme à effacer, de la calculatrice, de papiers pêle-mêle, de classeurs, de post-it, du tableau blanc, dhuile de bras et dune bonne mémoire.

7 Le système manuel AvantagesDésavantages Peu couteuxRéactif plutôt que proactif Utilisation simpleDanger doublier des rendez-vous Pas besoin de formation particulière Peu dinformation sur le véhicule à réparer Système simple qui consiste à attendre les demandes du client ou du chauffeur Danger doublier de commander des pièces ou de commander les mauvaises Pas de possibilité de relancer le client pour son prochain entretien Travail long et fastidieux pour obtenir des statistiques et des rapports Suivi des garanties et des réclamations difficiles

8 Le système manuel… Peut bien fonctionner quand on a un nombre limité de clients Ne tient pas la route si on veut prendre de lexpansion Demande dêtre très organisé et méticuleux. Nécessite un ou des employés dédiés pour assurer le bon fonctionnement dun tel système.

9 Le système informatisé de base Définition : Logiciel commercial tel Excel pour répertorier les véhicules, les pièces dinventaire, les entretiens à faire et tout autre information susceptible daider la mémoire du mandataire ou du gestionnaire de flotte. Lutilisation du logiciel comptable est aussi une pratique courante pour repousser léchéance de lachat du logiciel de GMVAO.

10 Le système informatisé de base AvantagesDésavantages Meilleur contrôle pour la saisie des données. Nécessite une formation adaptée. Informations centralisées et organisées. Doit avoir une personne dédiée pour lutilisation du logiciel, demande plus de personnel. Facilité pour retrouver les informations. Doit avoir une bonne maîtrise du logiciel pour créer les tableaux et les formules nécessaires. Possibilité de construire un tableau pour suivre les entretiens à faire, les achats, les garanties, les réclamations, le travail fait et à faire sur un véhicule. Doit être un expert pour sortir les statistiques. Saisie des données non validées donc fiabilité des données questionnable. Possibilité de bâtir des rapports et de sortir des statistiques. Utilisation simple usager.

11 Le système informatisé de base… Peut faire le travail pour un certain temps et pour un volume limité. Excel ne permet pas lutilisation multi-usagers ce qui freine la croissance. Même si ça semble intéressant, il est peut-être préférable détirer lutilisation du système manuel et de passer directement au système spécialisé car les efforts investis sont trop grands et non récupérables.

12 Le système de GMVAO Définition : Logiciel conçu spécifiquement pour assister le gestionnaire du garage dans toutes ses tâches mécaniques et administratives et lui fournir en temps réel les analyses nécessaires pour faciliter sa prise de décision et la gestion de ses opérations quotidiennes. Cycle complet Gestion de la Maintenance de Véhicules Assistée par Ordinateur

13 Cycle daffaires soutenu par un logiciel de GMVAO Maintenance, Inspections, Réparation Tâches à faire Planification des tâches à l'interne ou externe Pièces, temps et informations de l'atelier mécanique ou du fournisseur Création automatique des bons de travail Validation et fermeture des bons de travail Suivi des garanties et réclamations Facturation interne et externe Rapports et statistiques

14 Linformatique et ses possibilités Conserver des tonnes de données Restituer rapidement les informations enregistrées Traiter rapidement une grande quantité dinformations Effectuer les tâches selon des processus logiques Effectuer indéfiniment des tâches répétitives Produire rapidement des rapports Compiler des statistiques instantanément Échanger des informations via Internet

15 Le système de GMVAO AvantagesDésavantages Planification des entretiens et liste automatique des pièces à commander. Utilisation de fiches dinspection électroniques Coûts élevés pour lacquisition du logiciel et de ses droits dutilisation. Tâches automatisées, accomplies toujours selon le même cycle de travail. Besoin de spécialistes informatiques pour le démarrage. Production de rapports et statistiques pour faciliter la gestion et la prise de décision. Nécessite une formation adaptée. Outils automatisé pour passer les commandes et maintenir linventaire. Implantation et formation sur plusieurs jours. Suivi des garantie et des réclamations. Peut demander une réingénierie des processus internes. Historique des activités. Facturation facile des bons de travail. Portrait global des activités courantes. Intégration avec les autres outils informatiques de lentreprise.

16 Le système de GMVAO… Développé spécifiquement pour la gestion de la maintenance de véhicules. Évolue en fonction des besoins des spécialistes en entretien de véhicules Respecte les normes de lindustrie (VMRS, SAAQ, MTO…) Extrait des données pour alimenter des systèmes experts Permet des liens avec des produits connexes reliés au domaine (logiciels comptables, catalogue de pièces informatisé…) Vous donne toute linformation utile à votre croissance

17 « Celui qui détient linformation détient le pouvoir » Vous aurez du pouvoir si vous êtes capable…. Dacquérir linformation facilement et sans erreur De lenregistrer pour la réutiliser De la trier et la classer pour la retrouver facilement De lanalyser, la synthétiser à travers des rapports statistiques complexes De linterpréter pour prendre les meilleurs décisions daffaires ( Tableau de bord, indicateurs de performance )

18 Comparatif… Manuel Système informatisé de base Logiciel de GMVAO Prévision des entretiens à venirDifficileFaisableFacile Suivi des coûtsDifficileFaisableInstantané Planification du travailFaisablePas approprié Facile Suivi des garantiesDifficilePas approprié Facile Disponibilité des informationsLenteMoyenneImmédiate ApprovisionnementDifficilePas approprié Facile FacturationFacileFaisableFacile

19 Les coûts pour faire fonctionner les différents outils Manuel Logiciel de base Logiciel de GMVAO AcquisitionNégligeableMoyenneÉlevé Entretien annuel Nul Faible MO interneImportant Moyenne MO externe Nul MoyenFaible

20 Les coûts dutilisation vs la productivité ManuelLogiciel de base Logiciel de GMVAO CoûtsProductivitéCoûtsProductivitéCoûtsProductivité Implantation FaibleDécroissante FaibleMoyenneÉlevé En croissance Après 1 anFaibleStableFaibleÉlevée Après 5 ansFaibleStableFaibleÉlevée

21 Gains apportés par lutilisation dun logiciel de GMVAO Tâches effectuées avec plus defficacité 5 minutes épargnées / personne / jour, à un taux horaire moyen de 35$ peut représenté ± 1000$ déconomie annuelle. Suivi plus serré du temps et des dépenses Meilleur service client ( plus de disponibilité ) Chiffre Aff. ++ Fidélisation de la clientèle Compétitivité dans les appels doffre pour supplanter la compétition Échange de données informatisées (catalogue électronique) Flotte moins coûteuse à entretenir Motivation et mobilisation des employés

22 Retour sur investissement Exemple #1 : Utilisation dune puce pour laccès au logiciel

23 Retour sur investissement Exemple #2 : Création automatique des bons de travail

24 La Rentabilité… Parce que les prix de vente sont dictés par le marché, la compétition, la localisation… Parce que les prix de vente on veut les garder à la hauteur du marché... Parce que chaque minute compte et se traduit en $ en bout de ligne. Pour les réduire, il faut les connaître et la seule façon de les connaître précisément est dutiliser un logiciel de GMVAO. Le vrai profit est dans la diminution des coûts

25 Merci!