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Elaborer son guide de Procédures avec loutil CAP PERFORMANCE Serge ANOUCHIAN.

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1 Elaborer son guide de Procédures avec loutil CAP PERFORMANCE Serge ANOUCHIAN

2 Plan de lintervention Le manuel du cabinet : Quelques rappels, Le GEP, un rappel nécessaire Les outils à votre disposition Et après? Applications pratiques

3 Quelques rappels sur le manuel de cabinet

4 Quelques rappels Les textes – Depuis le 1 er janvier 2012, la NPMQ (norme pour la maîtrise de la qualité) est entrée en vigueur chez les EC – Depuis 2005, les CAC doivent respecter le code déontologie. Ces deux textes imposent la mise en place dun système qualité permettant de sassurer que – le cabinet respecte les obligations légales et réglementaires – lorganisation est adaptée aux missions et permet daboutir à lémission dun rapport « approprié » Les procédures doivent être consignées dans un manuel dorganisation 4

5 Les textes à connaître La norme NPMQ : – définit les obligations dune structure dexercice professionnel concernant son système de maîtrise de la qualité – décrit les politiques et les procédures à mettre en œuvre au sein dune structure dexercice professionnel visant à assurer le respect des règles professionnelles déontologiques et normatives – reprend les principes des normes générales qui disparaissent – est applicable à toutes les structures dexercice professionnel et pour lensemble de leurs missions

6 Les textes à connaître §16 de la NPMQ : « Le cabinet doit mettre en place et assurer le suivi d'un système de contrôle qualité qui comprend des politiques et des procédures couvrant chacun des domaines suivants : – responsabilités de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein du cabinet ; – règles de déontologie pertinentes ; – acceptation et maintien de relations clients et de missions particulières ; – ressources humaines ; – réalisation des missions ; – surveillance. » §17 de la NPMQ : « Le cabinet doit consigner par écrit ses politiques et ses procédures de contrôle qualité et les communiquer à ses membres. »

7 Les textes à connaître Le manuel est obligatoire pour les commissaires aux comptes en application du : – Code de déontologie, art. 15 Respect d'un certain nombre dobligations : – disposer des moyens pour exercer ses missions dans de bonnes conditions – mettre en place des procédures de contrôle interne et de contrôle qualité interne Disposer dune documentation interne qui justifie que le cabinet est organisé pour respecter ces différentes obligations. – Code de commerce, Art. R

8 Les textes à connaître Norme ISO 9001 – Définit des exigences pour tous les processus ayant un impact sur la qualité des produits – À partir des principes fondamentaux nécessaires au management de la qualité Orientation client Leadership Implication du personnel Approche processus Management par une approche système Amélioration continue Approche factuelle pour la prise de décision Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs

9 Les textes à connaître La norme ISO 9001 – Requiert une documentation pour apporter la preuve des procédures en faciliter leur connaissance et donc leur respect – A condition dêtre utile pour le cabinet – Nécessairement adaptée à chaque cabinet Le manuel dorganisation en fait partie Il en contient même une très grande partie à lui seul Possibilité de faire un seul manuel compatible avec les 3 référentiels

10 « Le guide dexercice professionnel » Extrait de lAGO de la CRCC de Paris du

11 LE GUIDE DEXERCICE PROFESSIONNEL Les textes Lutilité pour le cabinet Le contenu Exemple de contenu Expérience personnelle Les facteurs clés de succès Résultats Conclusion

12 LE GUIDE DEXERCICE PROFESSIONNEL Les textes Le contexte international La situation en France - le Code de déontologie - le Code de Commerce

13 Le contexte international Au plan international ? Deux normes nont pas encore été transposées en France : - ISQC1 : ou Norme de maîtrise de la qualité du cabinet : « Contrôle qualité des cabinets réalisant des missions daudit ou dexamen détats financiers et dautres missions dassurances et de services connexes. - ISA 220 : ou Norme de maîtrise de la qualité des missions : « Contrôle qualité des missions daudit dinformations financières historiques.

14 Lessentiel de ces normes, lesprit ou « la substantifique moelle » est contenue dans les articles 14 et 15 du Code de Déontologie. Article 14 : Conduite de la mission Article 15 : Organisation interne de la structure dexercice.

15 LIFAC a publié en 2009 un « Guide sur le contrôle qualité pour les cabinets de petite et moyenne taille » en mars Le petit guide (184 pages !) a été conçu pour promouvoir une application uniforme de la Norme Internationale de contrôle Qualité ISQC 1. A ne pas confondre avec celui paru en 2007 pour lapplication des Normes internationales par les petits cabinets (384 pages).

16 Les sept chapitres du Guide N°TITREBUT 1 Responsabilité du dirigeant pour la qualité au sein du cabinet Promouvoir une culture interne axée sur le contrôle qualité 2 Règles de déontologie pertinentes Fournir des lignes directrices sur les principes de base définissant léthique professionnelle 3 Acceptation et maintien des missions Fournir des lignes directrices sur les politiques et procédures appropriées 4 Ressources humaines Recrutement, formation continue et efficacité des procédures de contrôle 5 Réalisation des Missions Rôle de lassocié, planification, supervision, revue et résolution des divergences dopinion. 6 Surveillance Obtenir lassurance raisonnable que politique et procédure sont pertinents et adéquats. 7 Documentation Déterminer les exigences sappliquant à la documentation pour la mission et le système de contrôle qualité du cabinet

17 La situation en France Le Code de déontologie Lexistence du guide dexercice professionnel résulte à la fois du Code de déontologie et du Code de commerce. Le Code de déontologie prévoit, en son article 15d, que la structure dexercice du commissariat aux comptes, quelle soit en nom propre ou sous forme de société, doit «constituer une documentation appropriée sur la manière dont elle satisfait aux exigences ci-dessus». Les exigences ci-dessus figurent au même article 15, sous les paragraphes a, b et c quil est utile de rappeler.

18 En particulier, chaque structure doit satisfaire aux exigences suivantes : a) Disposer des moyens permettant au commissaire aux comptes dassumer ses responsabilités en matière : – dadéquation à lampleur de la mission à accomplir des ressources humaines et des techniques mises en œuvre ; – de contrôle du respect des règles applicables à la profession et dappréciation régulière des risques ; – dévaluation périodique en son sein des connaissances et de formation continue.

19 b) Mettre en œuvre des procédures : – assurant une évaluation périodique des conditions dexercice de chaque mission de contrôle, en vue de vérifier que celle-ci peut être poursuivie dans le respect des exigences déontologiques, notamment en matière dindépendance vis-à-vis de la personne ou de lentité contrôlée ; – permettant de décider rapidement des mesures de sauvegarde si celles-ci savèrent nécessaires.

20 c) Le cas échéant, garantir : – la rotation des signataires, lorsque la loi le prévoit ; – la mise en place dune revue indépendante des opinions émises ; – le renforcement des moyens affectés au contrôle lorsque la difficulté technique de la mission où les exigences déontologiques le commandent ; – la mise en place dun dispositif de contrôle de qualité interne.

21 En résumé, cela revient à obliger le cabinet, à avoir une documentation sur : – les moyens du cabinet en regard de ses missions – ses systèmes de contrôle interne – son dispositif de contrôle qualité – ses procédures internes.

22 Le Code de commerce Le Code de commerce, en son Article R , prévoit notamment que le commissaire aux comptes est tenu de fournir tous documents, pièces et explications sur « lorganisation de son cabinet », cest-à-dire la description des procédures internes au cabinet mises en œuvre pour assurer la qualité des missions de commissariat aux comptes.

23 LE GUIDE DEXERCICE PROFESSIONNEL Lutilité pour le Cabinet Pourquoi avoir un guide ? Le Guide dexercice professionnel du commissaire aux comptes : constitue la première pierre de la démarche qualité. La mise en place dun guide pratique dexercice professionnel doit permettre à léquipe daudit daméliorer concrètement son efficacité, indispensable à la crédibilité de notre opinion ;

24 doit permettre au cabinet daffronter sereinement un contrôle qualité et de faire face aux attentes du législateur, les articles 14 et 15 du Code de déontologie étant en parfaite osmose avec les normes internationales ISQC1 et ISA 220 ; oblige le cabinet à mettre en place, si ce nest déjà fait, des procédures ;

25 permet dorganiser, de façon adaptée à la taille et à lorganisation du cabinet, les dossiers dans le respect des normes dexercice professionnel homologuées ; constitue un vrai guide pour lensemble des associés et collaborateurs permettant de poser clairement les valeurs du cabinet et dêtre en phase avec le projet du cabinet et son éthique.

26 LE GUIDE DEXERCICE PROFESSIONNEL Le contenu Le guide professionnel du cabinet décrit : Les dispositifs mis en place pour garantir le respect des règles professionnelles et la qualité des missions ; Les procédures opérationnelles du cabinet

27 Les domaines concernés sont principalement : Léthique et la déontologie : indépendance – impartialité – conflit dintérêts compétence confraternité discrétion et secret professionnel Situations à risque et mesures de sauvegarde Lorganisation du cabinet : responsabilité des signataires le contrôle qualité du cabinet

28 La coopération entre cabinets : réseau association technique sous-traitance Les ressources humaines : recrutement compétence appropriée plan de formation évaluation des collaborateurs systèmes de rémunération affectation aux missions

29 Lacceptation et le maintien des missions : acceptation des missions honoraires : détermination, dépendance financière et publicité poursuite des missions existantes conflits et litiges La réalisation des missions supervision intervenants extérieurs/experts consultations techniques revue indépendante contrôle qualité

30 Et toujours Ce qui concerne le blanchiement

31 LE GUIDE DEXERCICE PROFESSIONNEL Exemple de contenu

32 Première partie : principes directeurs 1. Intégrité, indépendance et objectivité 1.1 Obligation fondamentales 1.11 Indépendance 1.12 Confraternité 1.13 Discrétion et secret professionnel 1.2 Incompatibilité, liens familiaux 1.21 Liens personnels 1.22 Liens financiers

33 1.3 Dispositif complémentaire applicable à toutes missions de commissariat aux comptes 1.31 Relations personnels 1.32 Relations financières 1.4 Dispositif applicable aux services complémentaires pour des entités dont nous sommes Commissaire aux Comptes 1.41 Missions ou prestations interdites 1.42 Avis et recommandations 1.43 Interventions entrant dans la mission du Commissaire aux comptes

34 2. Signatures et engagement du Cabinet 2.1 Associé responsable 2.2. Directeur de mission 2.3. Acceptation et maintien des mission 2.31 Acceptation des clients et des missions 2.32 Suppléances 2.33 Examen périodique des mission en cours 2.34 Démission 2.4. Lettres de mission

35 3. Revue indépendante et dispositif qualité 3.1 Dispositif qualité interne 3.2 Revue indépendante 4. Honoraires de commissariat aux comptes 5. Réseau et groupement dont le Cabinet est membre 5.1 Réseau 5.2 Groupement

36 6. Organisation générale du Cabinet 6.1 La Direction générale 6.2 La Direction technique 6.3 La Direction qualité 6.4 La couverture assurances 7. Les outils du Cabinet - système dinformation - matériels et logiciels utilisés - documentation - archivage

37 Deuxième partie : procédures du Cabinet 1. Indépendance des professionnels 1.1 Collaborateurs techniques 1.2 Associés 1.3 Autres intervenants 2. Nouveaux clients et/ou nouvelles missions 2.1 Acceptation des clients et des missions 2.2 Lettre de mission Lettre de mission complémentaire Mise à jour des lettres de mission 2.3 Détermination des honoraires

38 3. Revue des missions existantes 3.1 A linitiative des associés responsables 3.2 Revue périodique 4. Conflits dintérêt 5. Autres conflits et litiges 5.1 Litiges en responsabilité 5.2 Litiges en matière dhonoraires

39 6. Relation avec les tiers intervenant auprès des clients du Cabinet 7. Interruption dune mission de commissaire aux comptes ou démission 7.1 Suspension dune mission 7.2 Démission dun mandat 7.21 Décision du Cabinet 7.22 A la demande de lentité

40 8. Revue indépendante 8.1 Définition 8.2 Champs dapplication 8.3 Les principes de mise en œuvre 8.4 Modalité dapplication 9. Contrôle qualité

41 ANNEXES I-Organigramme du Cabinet II-Liste des membres du réseau ou du groupement III-Code de déontologie de la profession de Commissaire aux comptes IV-Charte déthique et dindépendance -Modèles de déclaration dindépendance : V-. associés VI-. collaborateurs VII-. collaborateurs externes VIII-Mise à jour des mandats APE et de la rotation des associés signataires

42 LE GUIDE DEXERCICE PROFESSIONNEL Expérience personnelle Respecter les obligations professionnelles Transformer une obligation (handicap) en un outil utile et efficace (outil) Les difficultés - éviter le recopiage et le remplissage - adapter à la taille et aux missions du Cabinet - respecter la phase « dappropriation collective » - encourager les « améliorations et suggestions de tous »

43 LE GUIDE DEXERCICE PROFESSIONNEL Les facteurs clés de succès Une volonté et une implication forte du signataire, Une grande dose de pédagogie et dexplications, La mise en place dune processus « participatif », Une mise à jour régulière.

44 LE GUIDE DEXERCICE PROFESSIONNEL Résultats Une homogénéité des dossiers accrue Une formation des collaborateurs facilité, Un recrutement facilité, Un contrôle Qualité externe facilité, Une motivation et implication très largement améliorée, Une culture du progrès.

45 LE GUIDE DEXERCICE PROFESSIONNEL Conclusion En appliquant le Code de déontologie, En appliquant correctement les normes dexercice professionnel, En mettant en place le Guide dExercice Professionnel, Le Commissaire aux comptes, en France, est déjà presque ISA compatible !

46 Cap Performance Le manuel du cabinet

47

48 Outil gratuit – daide à la rédaction du manuel de procédures – compatible avec les deux professions – adapté aux petits cabinets 3 avantages pour les cabinets – Respecter les obligations professionnelles – Diffuser les bonnes pratiques du cabinet – Compatible avec la norme ISO 9001 Plus de cabinets ont créé leur manuel ! 48

49 Un outil de génération du manuel du cabinet à la fois souple et évolutif – Souple : chaque cabinet construit son propre manuel en adaptant sa rédaction en fonction de son activité (EC et/ou CAC), de sa taille, de son organisation, de ses besoins, de ses priorités... Sur chaque sujet, loutil propose différentes rédactions. Chacun peut aussi « piocher » certains passages, certaines phrases dans les rédactions proposées pour aboutir à une rédaction assistée mais 100 % personnalisée. In fine, loutil génère un manuel sur mesure. – Evolutif : le manuel peut être généré en plusieurs étapes. Les utilisateurs créent un compte sécurisé et peuvent, par la suite, à tout moment reprendre la rédaction de leur manuel pour modifier son contenu, compléter certains thèmes …

50 En quelques secondes… créez votre compte et effectuez la saisie des informations relatives au cabinet pour personnaliser le manuel Simple dutilisation Elaboration du manuel de procédures se déroule en 4 étapes : – 1. Identification et paramétrage En fonction du périmètre retenu (activité dexpertise comptable et/ou de commissariat aux comptes), les rédactions proposées par le site seront différentes

51 – 2. Composition du sommaire Loutil en ligne propose un ordonnancement des paragraphes indicatif pour le manuel. Chacun peut, très simplement, en modifier lordre.

52 – 3. Le choix des rédactions Pour chaque thème du sommaire, une ou plusieurs formulations sont proposées. Lutilisateur sélectionne la rédaction qui convient le mieux. Possibilité de rédiger soi-même les lignes qui seront reprises dans le manuel final. Toutes les saisies et modifications sont sauvegardées et sont récupérables lors de prochaines mises à jour.

53 – 4. Un manuel clé en main Une fois sélectionnés et modifiés les paragraphes correspondant au plan, en un clic le manuel est disponible en format Word : le manuel est prêt ! Le manuel ainsi généré permet de répondre aux exigences professionnelles mais plus encore dans la mesure où il ne se limite pas aux éléments strictement obligatoires des textes. – De nombreuses rubriques ne sont pas obligatoires, mais trouvent logiquement leur place au sein dun manuel dorganisation utile et efficace pour le cabinet.

54 Un outil de travail pour lexpert-comptable comme pour le commissaire aux comptes – facultatif – dont lutilisation est laissée à la libre appréciation de chaque confrère Chaque professionnel doit adapter les textes à la situation de son cabinet, à ses pratiques et à son organisation. – Les rédactions proposées ne sont pas des modèles ou même des recommandations ni la doctrine de lOrdre ou de la Compagnie. Il sagit uniquement dexemples et dillustrations.

55 Des outils gratuits à votre disposition… Cap Performance – Elaboration par lOEC Paris-Ile de France et la CRCC de Paris dun panel doutils gratuits Pour donner les moyens à chaque cabinet de disposer des outils incontournables en matière de conformité et de performance Gratuits – Création dun site dédié à la performance

56 Comment accéder à tous les outils de Cap performance ? A partir du portail performance : Ou directement sur les sites dédiés :

57 Cap Performance : la performance en actions !

58 ET APRÈS ?

59 Un outil au service des cabinets – Outil dorganisation et de sécurisation des pratiques Formaliser les pratiques Améliorer les pratiques Sécuriser les pratiques – Outil de management des hommes facilite lintégration des personnes, permet de gérer les compétences (formation) participe à la création (et au maintien) de la culture du cabinet contribue à la motivation des équipes limite le turnover – Outil pour le développement du cabinet permet de gagner en efficacité et en performance permet de facturer les missions effectuées sans en oublier permet de contrôler la rentabilité du dossier 59

60 La démarche qualité Dès lors que le cabinet dispose dun manuel dorganisation, le principal frein à la démarche qualité est levé Alors … plus aucune raison pour ne pas se lancer !

61 Convergence des textes Le respect des normes professionnelles : condition de lISO 9001 – Extrait § 1.1 de la norme ISO : « Un organisme doit démontrer son aptitude à fournir régulièrement un produit conforme aux exigences des clients et aux exigences légales et réglementaires applicables » Le respect des normes professionnelles : socle pour lISO 9001 – Comme la norme ISO, les normes professionnelles sont orientées sur lorganisation interne du cabinet permettant de « produire » une prestation conforme aux exigences de la profession – La norme ISO va au-delà en exigeant que le cabinet délivre une prestation qui réponde aux « exigences » (attentes exprimées ou implicites) du client

62 Norme ISO 9001 et Normes professionnelles Sont complémentaires : Acceptation des missions Maîtrise de la conception Maîtrise de lexécution Compétence, formation Documentation ISO 9001 Normes prof. Maîtrise et amélioration continue des produits livrés aux clients Contrôle de la qualité technique des missions

63 L après manuel Terminer son manuel dorganisation : tout commence ? – des normes professionnelles aux normes ISO – continuité dans les objectifs poursuivis De la qualité du produit à la qualité de lorganisation pour gagner en efficacité, en anticipation, en adaptabilité face à des changements (quels quils soient), en avantage concurrentiel… Quel chemin prendre ? – Vers une démarche qualité ? Respecter les règles ISO qui ne sont pas déjà prévues par les normes professionnelles – Vers une démarche de progrès ?

64 L après manuel Quest-ce quune démarche de progrès ? – Se fixer des objectifs économiques : augmenter le résultat, réduire le nombre de dossiers en perte, augmenter la rentabilité, … commerciaux : augmenter le chiffre daffaires, trouver de nouveaux marchés… sociaux : réduire le turn over, réduire les emplois précaires… voire plus stratégiques : se développer par croissance externe, préparer la vente de lentreprise… – Allouer des moyens – Vérifier quils sont atteints par le suivi dindicateurs

65 L après manuel Vers une certification qualité ISO 9001 ? – Pour obtenir la reconnaissance de lorganisation mise en place et pouvoir communiquer dessus – Comment ? Identifier les métiers/activités à faire certifier Se mettre à niveau pour sassurer de bien respecter toutes les normes ISO sur le périmètre retenu (condition indispensable) Pratiquer un audit « à blanc » (recommandé) Se rapprocher dun organisme certificateur pour mettre en place laudit de certification proprement dit ISO 9001

66 ET maintenant un peu de pratique

67 Just do it !


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