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Promouvoir un événement HELMo avec laide du service communication.

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1 Promouvoir un événement HELMo avec laide du service communication

2 Quest-ce quun événement ? Un événement est un fait particulier, déterminé dans lespace et dans le temps, planifié intentionnellement par un initiateur et axé sur un groupe cible défini, dans le but de réaliser un objectif déterminé sous une forme délibérément choisie Daprès Verhaar, J. Projectmanagement 1 – Een professionele aanpak van evenementen, Boom, 2004, cité dans « Pourquoi et comment organiser un événement », COMM collection n°16, 2007

3 Evénements

4 Quest-ce quun événement ? Les organisations particulières qui rythment la vie de nos sections, nos instituts, notre Haute Ecole : Conférences Cocktails Expositions Retrouvailles Concours Lancement de projets Spectacles, défilé Rencontres sportives, balades à vélo, … Garden Party, Bal, soirées, concerts… Chaque année, une trentaine dévénements sont soutenus pas le service communication

5 Pourquoi organiser un événement ? Établir / entretenir des contacts Diffuser des informations Améliorer, renforcer une image Remercier, motiver le personnel Favoriser lesprit déquipe Développer lesprit dentreprendre Pratiquer la pédagogie du projet Faire parler de la section / linstitut / la Haute Ecole …

6 Que peut faire le service communication ?

7 Conseils Organisation : participation à des réunions de conception, plan de communication Partage de contacts (internes et externes)

8 Que peut faire le service communication ? Annonce de lévénement : Site web, Affiche, Invitation, Facebook, Communiqué de presse, s, Pégase,…

9 Affiches

10 Invitations

11 s adresses

12 Agenda du site web 4 ème rubrique la plus visitée

13 Facebook + de 2500 fans

14 Que peut faire le service communication ? Couverture de lévénement : News Nuances Photos Web TV

15 Site internet +/ visiteurs chaque mois

16 Nuances +/ lecteurs par édition

17 News

18 Photos 8 ème rubrique la plus visitée

19 WebTV 27 reportages en moins dun an

20 Que peut faire le service communication ? Matériel promotionnel Objets et textile Matériel de visibilité Tables, tabourets, pupitres, …

21 Objets et textile

22 Matériel de visibilité

23 Qui fait quoi ?

24 Nicolas Nouveaux projets Réunions préalables (conseils) Productions « sur mesure » (ex: rollups, t-shirts, …)

25 Qui fait quoi ? Stéphanie ou Nicolas Graphisme Par vos soins (voir modèles daffiches et dépliants sur )www.helmo.be/logo Par le service communication (prévoir délai 1 semaine) Par un graphiste extérieur (prévoir budget) Impressions En interne (prévoir délai 1 semaine) En externe (prévoir un budget) Mise en ligne de lévénement et des préinscriptions (site et FB)

26 Qui fait quoi ? Patrick ou Stéphanie s collectifs News et Nuances (site et FB) Photos WebTV Nécessite du temps (préparation, prise de vue, montage) Réservation 3 semaines à lavance Privilégier les sujets « télégéniques » Maximum 3 sujets par mois > choix Peut générer un coût de 150 euros/ reportage. +/- 200 articles par an 65 albums en 2010

27 Qui fait quoi ? Pierre-Paul Préparation des commandes de merchandising Au moins une semaine à lavance En fonction de létat des stocks Facturé à prix coûtant A retirer au siège social Préparation et prêt du matériel Au moins une semaine à lavance Sous réserve de disponibilité A retirer au siège social / à Gramme 156 demandes en 2010

28 Des questions ? Documents disponibles : -Promotion dun événement HELMo -Moyens promotionnels HELMo -Organisation dun événement -Check-list Merci de votre attention !


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