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30 juin 2011 Comité de Pilotage du Projet Intranet national.

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1 30 juin 2011 Comité de Pilotage du Projet Intranet national

2 2 Agenda 4 avril Démarche projet 2. Planning 3. Etat des lieux d'avancement 4. Points à traiter

3 39 mai 2011 – Propriété de Solucom, reproduction interdite Un intranet existant essentiellement informatif, composé de services développés de façon isolée en région Souhait dune refonte complète de lenvironnement intranet pour proposer à Fin 2012 : un outil de travail performant, sécurisé et mutualisé au niveau des régions ; un lieu incontournable au service de léchange dinformation, de la collaboration pour ses différents métiers et lémergence collective de bonnes pratiques. Dans un contexte dune culture dentreprise forte, ancrée en région et dans ses métiers. Prenant la dimension de ce projet dentreprise, lEFS a doté le projet dun double portage : direction de la communication et DSI. Objectif du projet: Mettre en place un Intranet national à forte valeur ajoutée pour les métiers => un véritable projet dentreprise doté dun planning ambitieux

4 4 9 mai 2011 – Propriété de Solucom, reproduction interdite Une démarche proposée pour la phase de cadrage et la réaction du CDC adaptée aux contraintes de lEFS Stratégie Intranet : positionnement, périmètre, ambition, type dintranet, impacts organisationnels et gouvernance Accompagnements Cahier des charges Audit de lexistant Recueil des besoins et de la stratégie 3 V 4 Le cadrage Pilotage Stratégie de reprise de contenus Conduite du changement Choix de loutil 2 REX Démo doutils V Programme fonctionnel : liste des fonctionnalités, arborescence, degré de personnalisation, place de linformation métier Recommandations de choix doutils Expression des contraintes et des besoins SI V V Dossier dinvestissement V 1 REX

5 59 mai 2011 – Propriété de Solucom, reproduction interdite DOSSIER DARBITRAGE Programme fonctionnel: contenus, fonctionnalités, arborescence, degré de personnalisation, place de linformation métier Démarche Phase 1 : Cadrage, fondatrice du projet, elle pose les objectifs, les grands principes structurants de lintranet à venir. Stratégie Entreprise Audit de lexistant Principes dorganisation : gouvernance, planning et plan daction projet, organisation pour la vie de lintranet Stratégie Intranet : objectifs, gains attendus pour lentreprise et pour les collaborateurs Recueil de besoins Livrables Retour dusage des Intranet actuels Recueil des besoins métier Contraintes RH Points dentrée Mise en place dun groupe de travail opérationnel pour gagner du temps, obtenir des pré validations, et aboutir à un dossier de cadrage fédérateur. Associer dès la phase de cadrage la DRH Dossier dinvestissement : évaluation de la charge dinvestissement et de fonctionnement (après choix de loutil) Facteurs clés de succès

6 6 Agenda 4 avril Démarche projet 2. Planning 3. Etat des lieux d'avancement 4. Points à traiter

7 79 mai 2011 – Propriété de Solucom, reproduction interdite Planning prévisionnel du projet Vision densemble Juin 2011Juil. 2011Août 2011Sept. 2011Oct. 2011Nov. 2011Déc Suivi projet Cadrage projet Jalons projets MOE Stratégie reprise de contenus Jan. 2012Fév. 2012Mars 2012Avril 2012Mai 2012Juin 2012Juil./ aout 2012 Sept 2012 CDC AO Conduite du changement Choix outil Nov 2012Déc 2012

8 8 Agenda 4 avril Démarche projet 2. Planning 3. Etat des lieux d'avancement 4. Points à traiter

9 9 Projet dintranet national État des lieux davancement Cadrage projet Avancement : Entretien avec Mme Marion et M. Adenis Entretien de recueil des besoins avec la DARQ et la DRH Prochaines étapes : En juillet : Analyse approfondie de lexistant et recueil des besoins en région : Alsace, Py-med, Pays de la Loire En juillet : Analyse de lexistant et recueil des besoins en région : par entretien téléphonique auprès des autres ETS En juillet : Restitution des entretiens aux personnes concernées pour relecture et complément Choix de loutil Rédaction du cahier des charges Suivi jalons / livrables Finalisé Point dattention En cours de réalisation Audit de lexistant Recueil des besoins Stratégie intranet Principes dorganisation Programme fonctionnel Expression des contraintes SI et enjeux dintégration Démonstration doutils Recommandation de choix doutil Conception et validation dun plan détaillé Rédaction, échange et validation sur la partie front- office Rédaction, échange et validation sur la partie back- office Chapitre « existant et contraintes techniques » réalisé à partir d'éléments fournis par la DSI (existant et architecture applicatif et technique). Légende : Juin Juillet Août Septembre Octobre Planning souhaité :

10 10 Principaux enseignements des entretiens de recueil de besoins ayant eu lieu c 4 avril 2011 c Besoins exprimés Pistes de solutions fonctionnelles ( à préciser dans la suite des travaux ) Travailler de manière décloisonnée avec les régions Échanger et dialoguer de façon structurée au quotidien (capitaliser sur ces échanges alors que cela nest pas possible avec le mail et le téléphone) Partager un référentiel documentaire Décloisonner les réseaux Fédérer des communautés Accéder à différents niveaux dinformations selon son profil : région, manager… Permettre aux utilisateurs dêtre acteur dune partie de la structuration de lintranet Faciliter la communication directe vers lensemble des collaborateurs Partager de manière privative de linformation projet Accès aux espaces collaboratifs Sharepoint Mise en place de profils Personnalisation Réseau social dentreprise Gestion des contenus et des documents Accès mobile à lintranet Disposer dun bureau daccès aux applications (poser ses congés…), aux formations en ligne Interface avec certains outils SIRH? Savoir qui contacter sur une thématique donnée Annuaire

11 11 Agenda 4 avril Démarche projet 2. Planning 3. Etat des lieux d'avancement 4. Points à traiter

12 12 Autres points à traiter 4 avril 2011 Présentation du projet au CCE Composition des différents groupes dans le pilotage du projet Accès aux intranets régionaux

13 Christophe Delaplace Responsable commercial Tel : +33 (0) Mobile : +33 (0) Mail : Contact


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