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Gestion des épreuves numériques 2012 CSDM 27 avril 2012 Version modifiée de la présentation faite aux intervenants en février et mars.

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1 Gestion des épreuves numériques 2012 CSDM 27 avril 2012 Version modifiée de la présentation faite aux intervenants en février et mars

2 Intentions de la présentation Situer le contexte dutilisation des épreuves numériques Connaître les démarches préalables à faire avec les élèves Connaître les démarches à faire pour faire une demande dépreuves en format numérique auprès du B.O.S. Connaître lexistence du site sécurisé

3 Intentions de la présentation Connaître les balises techniques à mettre en place avant, pendant et après les épreuves Connaître les problématiques potentielles et les moyens dy faire face Connaître les personnes ressources

4 Contexte dutilisation des épreuves numériques Depuis lInfo sanction doctobre 2010 Chapitre 5 du Guide de la sanction des études (dernière version du guide en mars 2012 : onEtudesEpreuvesMinis2012.pdf ) Utilisation de la synthèse vocale pour lire les épreuves = épreuves en format numérique Première expérience en juin 2011

5 Nous ferons une petite démonstration de lutilisation de la synthèse vocale au départ

6 Avant de décider de faire une demande pour des épreuves numériques Sassurer que les mesures dadaptation sont bien inscrites au PI de lélève; Sassurer que lélève utilise régulièrement les outils daide à la lecture en situation dapprentissage et dévaluation; Sassurer que lélève a réellement besoin davoir des épreuves en format numérique et savoir dans quelles matières ceci est requis;

7 Avant de décider de faire une demande pour des épreuves numériques (suite) Sassurer de demander les épreuves convenant aux élèves. (Pour sassurer de demander les épreuves requises, on peut consulter le document Épreuves et processus de régulation de la CSDM, publié en décembre 2011, disponible sur le site de lOrganisation scolaire, dans la section épreuves de juin. Aux pages 16 et 17, il est question du choix des épreuves à administrer aux élèves EHDAA). (Pour un élève en modification de programme qui nécessiterait une épreuve numérique dun niveau dâge inférieur à son groupe dâge, il savère nécessaire davoir une épreuve de lannée antérieure et non de lannée en cours. La demande au BOS doit se faire selon le même calendrier que les épreuves en format papier, soit avant le 1 er mars).

8 Avant de décider de faire une demande pour des épreuves numériques (suite) Sassurer que si des mesures dadaptation nécessaires ne font pas partie des mesures permises dans le chapitre 5 du Guide de la sanction des études onSanctionEtudesEpreuvesMinis2012.pdf, une demande doit avoir été adressée préalablement à la Sanction des études;

9 Avant de décider de faire une demande pour des épreuves numériques Sassurer que lélève connaisse bien ses outils technologiques (être familier avec lordinateur quil utilisera, avec les logiciels décriture/lecture/planification requis (si nécessaire), être familier avec lutilisation dune clé USB; Sassurer que lélève sache facilement sauvegarder un document sur une clé, ouvrir et fermer des fichiers, passer du mode portrait en mode paysage dans un document PDF; Sassurer que lélève sest exercé à répondre à des épreuves en format numérique qui seront similaires à celles des épreuves présentées;

10 Avant de décider de faire une demande pour des épreuves numériques (suite) Sassurer que lélève connaît bien un logiciel dannotation et dédition pour les documents PDF (ex: le logiciel PDF XChange Viewer) sil a lintention de lutiliser pour annoter les épreuves et pour créer des zones de réponse. Le logiciel PDF Xchange viewer est sur limage CSDM. Le raccourci apparaîtra sur tous les ordinateurs du réseau pédagogique. Sil ny est pas, il faut faire une requête au service informatique. (Sur les ordinateurs Macintosh: utiliser le logiciel Aperçu ou Skim car le logiciel PDF XChange Viewer ne peut pas être utilisé sur un Mac.) (Malheureusement le logiciel Antidote ne peut pas être utilisé dans des documents PDF.)

11 Demande dépreuve numérique au Bureau de lorganisation scolaire Pour demander des épreuves à la CSDM : Site de lorganisation scolaire sur Adagio Dici la fin mars Mesures dadaptation : épreuves : formulaire

12 Demande dépreuve numérique au Bureau de lorganisation scolaire Pour demander des épreuves à la CSDM : Site de lorganisation scolaire sur Adagio Dici la fin mars Adaptation : épreuves : demande dépreuve numérisée

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16 Balises techniques pour ladministration des épreuves ministérielles et institutionnelles en lien avec lutilisation des aides à lécriture par un élève ayant des besoins particuliers à la CSDM Février 2012

17 Balises en lien avec lutilisation des aides à lécriture Vous trouverez dans le présent document quelques stratégies ainsi quun pense-bête qui pourront vous aider et vous guider à la préparation et à la passation de l'épreuve ministérielle. Ce document sest inspiré dun document créé en 2011 par le Service national du RÉCIT en adaptation scolaire. De nombreuses mises à jour y ont été faites avec laccord du RÉCIT.

18 Balises en lien avec lutilisation des aides à lécriture Voici dabord lextrait du Guide de gestion de la sanction des études qui traite de ladministration de lépreuve avec lutilisation doutils technologiques daide à lécriture et à lecture: «Lorganisme scolaire autorisé à administrer une épreuve ministérielle décriture ou de lecture (incluant les épreuves de lecture et décriture en langue denseignement et en langue seconde) pour laquelle un élève utilisera des outils daide à lécriture ou à la lecture doit prévoir un environnement technologique et une surveillance de lépreuve adaptée.»

19 À faire quelques semaines avant les épreuves À la CSDM, les directions, directions adjointes et les gens qui ont été délégués à la gestion des épreuves dans chaque école, doivent sassurer quils ont bien accès à lunité N. Lunité N est accessible sur les postes qui sont sur le réseau ADMIN des écoles seulement. Il est nécessaire de faire lexercice proposé par le MELS afin de sassurer de bien comprendre comment télécharger les épreuves sur une clé USB à partir de cette unité. Lors de cet exercice, il faudrait également sassurer que la synthèse vocale et le logiciel PDF Xchange sactiveront. Il faut sassurer de bien recopier avec exactitude le mot de passe afin douvrir les épreuves. Notons que les boutons sonores qui cette année devaient permettre de lire les formules mathématiques dans les épreuves MELS apparaissent mais ne sont pas fonctionnels. Si lunité N napparaît pas sur le poste ou si lépreuve de test nest pas téléchargeable, la direction devra contacter Madame Hélène Belzil au poste 6220.

20 À faire quelques semaines avant les épreuves (suite) Un Guide de téléchargement sera envoyé aux directions décole ayant fait la demande dépreuves numérisées. Il contient la procédure pour sexercer à récupérer les épreuves sur lunité N. Il contient également lessai proposé par le MELS. Ce document dessai est réservé aux personnes autorisées. Les gens nayant pas accès à lunité N peuvent faire un essai en utilisant tout document numérisé en PDF et vérifier si les logiciels Word Q et PDF X change viewer sactivent correctement. Nous avons placé à lannexe 3 un document en format PDF comme exemple.

21 Avant les épreuves uniques et obligatoires du MELS Téléchargement des épreuves Au secondaire Les directions et directions adjointes recevront un courriel du BOS (la veille de lexamen ou de la remise du dossier préparatoire aux élèves, sil y a lieu) leur indiquant que lépreuve demandée sera disponible sur lunité N le lendemain. Un mot de passe spécifique à lépreuve sera fourni. (Même chose pour les activités préparatoires.) Dès la réception de cette information, la direction pourra informer la personne en charge de la gestion des épreuves de lécole, du mot de passe.

22 Avant les épreuves uniques et obligatoires du MELS (suite) La personne responsable de la gestion des épreuves de lécole devra avoir prévu un mode dorganisation afin de distribuer les épreuves aux différents élèves. Si plusieurs élèves doivent passer des épreuves en format numérique en même temps, plusieurs clés USB pourront être prévues car seulement trente minutes seront permises pour aller chercher lépreuve sur lunité N puis pour faire linstallation des épreuves sur les postes des élèves le jour de lexamen. Il faut prévoir un nombre approprié de gens qui seront en charge de la distribution des clés ou du téléchargement sur le bureau des ordinateurs des élèves. Il faut avoir prévu un nombre approprié de surveillants (ainsi que leurs remplaçants sil y a des pauses).

23 Avant les épreuves uniques et obligatoires du MELS (suite) Il ne faut jamais ouvrir lépreuve directement sur lunité N mais la télécharger sur une clé USB dabord, sinon le bon fonctionnement de lopération pourrait être perturbé. Le jour de lépreuve : Cest seulement 30 minutes avant le début de lexamen que lépreuve pourra être téléchargée à partir de lunité N afin de préparer les clés USB. (Veuillez noter que cette procédure ne donnant accès à lépreuve que 30 minutes avant lexamen est conforme avec la nouvelle directive du MELS émise en mars 2012 concernant les épreuves uniques et obligatoires. Lépreuve numérique est donc disponible 30 minutes avant lexamen au même titre que lépreuve en format papier afin de limiter les risques de plagiat.) Lexamen pourra aussitôt être installé sur lordinateur des élèves. Il faudra écrire le mot de passe pour débarrer lépreuve sur le bureau ou sur la clé de lélève. (Si un seul élève utilise la clé, lexamen na pas besoin dêtre téléchargé sur le bureau. Lélève pourra y répondre directement à partir de la clé.)

24 Avant toute autre épreuve Téléchargement des épreuves Au secondaire Pour toutes les épreuves (autres que uniques et obligatoires du MELS), la veille de lexamen, les directions et directions adjointes recevront un courriel du BOS leur indiquant que lépreuve demandée est disponible sur lunité N. (Même chose pour les activités préparatoires.) Dès la réception de cette information, la direction ou le personnel mandaté par la direction devra se rendre sur le serveur afin de télécharger sur une clé USB maîtresse lépreuve (ou les épreuves). Cette clé USB sera remise au responsable de la gestion des épreuves de lécole (si autre que la direction). Si lépreuve nest pas téléchargeable, la direction devra contacter Madame Hélène Belzil au poste 6220.

25 Avant toute autre épreuve (suite) La personne responsable de la gestion des épreuves de lécole devra avoir prévu un mode dorganisation afin de distribuer les épreuves aux différents élèves. Si plusieurs élèves doivent passer des épreuves en format numérique en même temps, il faudra donc utiliser plusieurs clés USB. Ces épreuves pourront être téléchargées sur la ou les clés USB dès la veille de lexamen mais ce nest que 30 minutes avant lexamen que les personnes chargées dinstaller les épreuves numérisées pourront procéder au téléchargement sur lordinateur de lélève. Ces personnes devront bien connaître le nombre délèves et où seront ces élèves dans lécole. Prévoir un nombre approprié de surveillants (ainsi que leurs remplaçants sil y a des pauses).

26 Au primaire La même procédure sapplique au primaire. Cependant, dans le cas de certaines épreuves, les dates de passation nétant pas imposées, chaque école détermine ses périodes de passation dépreuves à lintérieur des plages-horaires proposées. Les versions numériques seront donc, pour ces épreuves, accessibles sur lunité N plus longtemps à lavance.

27 Avant toute épreuve Organisation des ressources humaines Avec lopérateur ou le technicien de lécole, prévoir la logistique dinstallation et dutilisation des équipements informatiques qui seront utilisés lors des épreuves ministérielles. Lécole doit solliciter la collaboration du Service des ressources informatiques afin de sassurer du bon fonctionnement des équipements qui seront utilisés lors de lépreuve. Faire une requête pour tout problème technique. La requête doit se faire à lavance.

28 Comment faire une requête Faire une requête sur Figaro Faire : nouvelle requête Choisir : catégorie épreuves numérisées Écrire la date de lexamen, lopération requise (installation de logiciel, vérification du poste, accès au réseau, accès à limpression, etc), nom des postes concernés, numéro de local, nom de la personne responsable. Dans cette requête, indiquez si souhaitez que le technicien ou lopérateur programme la sauvegarde automatique à chaque dix minutes. (Le service informatique recevra du BOS le calendrier des dates dexamens et aura la liste des écoles où des épreuves numérisées seront utilisées.)

29 Avant lépreuve Organisation physique Prévoir un local où aura lieu lépreuve. Prévoir un aménagement du local permettant de respecter la confidentialité des épreuves sil y a plusieurs élèves.

30 Avant lépreuve Organisation physique Prévoir laccès à un ordinateur qui devra être fourni par lécole sur lequel on aura installé les logiciels régulièrement utilisés par lélève tel que prévu dans son plan dintervention. (Dans les documents du MELS, il est écrit que seuls les ordinateurs prêtés par lécole sont autorisés. La CSDM a informé le MELS que ce nest souvent pas possible et que dans plusieurs cas, lordinateur qui sera utilisé sera celui avec lequel lélève est déjà familier.) Si lélève utilise son ordinateur personnel durant lépreuve, le surveillant devra lui porter une attention particulière.

31 Avant lépreuve Préparer un fichier-réponse avec un pied de page indiquant le nom de lélève, son code permanent, le nom de la surveillante ou du surveillant, le code de cours des épreuves et la date dadministration. Nous vous fournissons un modèle en annexe. (Ce fichier-réponse ne sera peut-être pas nécessaire si lépreuve numérique comprend des zones de réponse ou si le logiciel PDF XChange Viewer est suffisant pour permettre à lélève de bien répondre.)

32 Avant lépreuve Prévoir un casque découte sans micro pour chaque élève dans le cas de lutilisation dun logiciel intégrant la fonction de synthèse vocale pour la relecture du texte produit par lélève ou pour la lecture du texte numérisé. Prévoir un casque découte muni dun microphone dans le cas où lélève donne sa réponse verbalement avec un logiciel denregistrement de la voix ou dictée vocale (reconnaissance vocale). Dans le cas où lélève doit utiliser sa voix pour donner sa réponse, prévoir un local avec surveillance qui lisolera des autres élèves afin de ne pas nuire à leur concentration. (Notons que ce type de logiciel nest pas permis dans le cas des examens décriture en français et en anglais. )

33 Avant lépreuve Prévoir une imprimante facilement accessible. Prévoir des cartouches dencre de rechange. Prévoir une rame de papier. Sassurer du bon fonctionnement avec lordinateur qui sera utilisé : faire la vérification la veille de lépreuve et juste avant le début de lépreuve.

34 Pendant lépreuve Sassurer avant de débuter lépreuve que lélève remette au surveillant tout équipement mobile : téléphone, iPhone, iPod, etc. Lélève pourra répondre directement sur le PDF (via XChange Viewer (ou Aperçu ou Skim si ordinateur MACIntosh) ou dans les zones de réponse déjà programmées ou dans un document Word). Si lélève répond dans un fichier Word, la copie doit contenir un pied de page indiquant le nom de lélève, son code permanent, le nom de la surveillante ou du surveillant, le code de cours des épreuves et la date dadministration.

35 Pendant lépreuve Utilisation dun caractère de 12 points. Sassurer dune surveillance active, vigilante et constante. (Voir pense-bête) Sassurer de la suppression de laccès à internet en tout temps au cours de lépreuve. Sassurer de lenregistrement automatique de lépreuve ou sassurer que lélève sauvegarde aux 10 minutes. Cette sauvegarde sera effectuée sur une clé USB ou sur le bureau de lordinateur.

36 Après lépreuve Produire une impression finale du document. Imprimer à partir du réseau ou avec une clé USB directement sur limprimante facilement accessible (voir pense-bête). Le surveillant doit effacer le contenu de la clé USB ou supprimer les documents de lépreuve enregistrée sur le bureau. Dans ce dernier cas, le surveillant doit sassurer de vider aussi la corbeille.

37 PENSE-BETE Surveillance active et avisée : La meilleure garantie que ladministration de lépreuve se fasse dans le respect des balises énoncées consiste à assurer une surveillance active et vigilante de lépreuve. Le surveillant doit avoir de bonnes connaissances en informatique et aura un œil en permanence sur les écrans des élèves. Il doit circuler régulièrement dans le local et être en mesure de voir rapidement si un élève clavarde, travaille avec un navigateur caché en arrière-plan, ouvre un document non autorisé ou un fichier illicite, etc. Il veillera à ce que lélève sauvegarde régulièrement sa copie tout au long de lexamen. Il pourrait être nécessaire davoir plus dun surveillant quand un grand nombre délèves est dans un même local.

38 PENSE-BETE Pas daccès au réseau : Afin de sassurer quil ny ait pas de clavardage, daccès à Internet et/ou déchanges possibles de fichiers entre ordinateurs (les élèves pourraient y échanger des documents), il est conseillé de débrancher le fil réseau du poste ou toute fonction Bluetooth permettant la communication entre ordinateurs. Le débranchement du poste du réseau aura cependant comme conséquence que lélève ne pourra plus imprimer directement son travail. Cet accès pourra être réactivé lors de limpression qui devra être supervisée par le surveillant.

39 PENSE-BETE Sauvegarde et impression : La tâche peut être réalisée par le surveillant dexamen qui sauvegarde une copie de lépreuve sur une clé USB. Il faut sassurer avant ladministration de lépreuve du bon fonctionnement de limprimante avec lordinateur quutilisera lélève. Il faut également veiller à ce que les cartouches dencre soient à un niveau de remplissage sécuritaire.

40 PENSE-BETE Réseau sans fil : La grande majorité des portables possèdent une antenne afin daccéder à des réseaux sans fil. Il y a possibilité déteindre cette antenne, mais ces postes doivent être surveillés de façon attentive.

41 PENSE-BETE Cibler les postes et les logiciels utilisés durant lépreuve puis faire le suivi des besoins rapidement avec le Service des ressources informatiques. Prévoir un nombre suffisant de clés USB. Sassurer quun technicien informatique ou un opérateur vérifie le bon fonctionnement des équipements qui seront utilisés lors de la passation des épreuves.

42 PENSE-BETE Transmettre cette procédure à lensemble des personnes concernées : selon le cas : direction, enseignant, surveillant, parent, conseiller pédagogique, orthopédagogue, orthophoniste, technicien et opérateur. Prévoir une rencontre déquipe, au besoin, pour déterminer le rôle de chacun. Pour des questions techniques, vous pouvez en parler à votre technicien ou opérateur. Pour des problèmes techniques, vous devez faire une requête.

43 Problèmes qui pourraient être rencontrés : Difficultés de lecture de la synthèse vocale La synthèse vocale ne permet pas toujours de lire : les mots ou les textes présentés à lintérieur dun dessin les mots ou les textes présentés sur un fond coloré les mots ou les textes présentés à la verticale les mots ou les textes présentés dans un mode « capture décran » Les textes en format Word Art Certains symboles mathématiques : ainsi, le signe de multiplication sera lu comme si cétait la lettre x à moins de paramétrage préalable, les exposants seront très difficiles à lire, les fractions exprimées dans un mode vertical seront lues comme si elles étaient sur deux lignes différentes, les nombres contenant un espace (ex : ) seront lus comme sils étaient deux nombres. Certains tableaux parfois sont lus à lhorizontale seulement alors quils devraient pouvoir être lus aussi à la verticale à lintérieur dune même colonne. Ces difficultés de lecture par la synthèse vocale pourront ou non apparaître selon la conception graphique de lépreuve.

44 Résolution des difficultés de lecture des symboles en mathématiques et en sciences et des tableaux dans toutes les matières Certains examens du MELS contiendront des boutons (fichiers wave) permettant de lire les symboles mathématiques. Malheureusement ces boutons ne sont pas fonctionnels cette année avec notre équipement. Il sera donc préférable doffrir à lélève de lui lire certains symboles et équations avec la voix humaine cette année si cest nécessaire. Également, il pourrait être nécessaire de lire à lélève certains tableaux si la synthèse vocale ne permet pas de les lire correctement. (À vérifier avant lexamen si possible). Dans le cas de questions avec un problème, il est suggéré de sélectionner de petites parties de texte à la fois pour éviter dy inclure les symboles mathématiques difficilement lisibles avec la synthèse vocale. (Notons quil est possible de lire un texte avec la voix humaine sauf lors des épreuves de lecture en français et en anglais. )

45 Trois problèmes fréquents faisant en sorte que la synthèse vocale ne sactive pas 1) Pour actionner la synthèse vocale de Word Q, les boutons VOIX et LIRE doivent être actionnés. Dans certains cas, lordre dans lequel ils sont actionnés peut faire en sorte que la lecture ne commence pas. Il faut alors inverser lordre dactivation. 2) Si malgré le changement de lordre dactivation la synthèse ne senclenche toujours pas, il faut fermer Word Q puis louvrir. 3) Lorsquon veut actionner la synthèse vocale sur un document en mode PDF, il faut sassurer de sélectionner un outil de sélection et non pas la « main ». Lorsque la « main » est sélectionnée, on ne peut pas sélectionner de texte à lire donc la synthèse vocale ne démarre pas.

46 Problèmes qui pourraient être rencontrés : Absence de zones de réponses Certains examens faits par la CSDM offriront des zones de réponse en mode questionnaire. Cependant, si un examen noffre pas de zone de réponse permettant dutiliser des fonctions décriture (ex : répondre avec la prédiction de mots de Word Q), il est proposé dutiliser le logiciel PDF XChange Viewer, ou de préparer avant lexamen un document Word contenant tous les numéros des questions. (Dans les épreuves où lécriture ne fait pas lobjet de lévaluation, il est possible de répondre aux questions en dictant les réponses soit directement à laccompagnateur, soit en utilisant un appareil de dictée vocale, soit en senregistrant avec un enregistreur numérique si ceci est inscrit au PI.)

47 Confusion entre les noms des fichiers Certaines épreuves viennent en plusieurs fichiers. Nous avons informé le MELS de limportance de nommer clairement ces fichiers afin déviter toute confusion. Il pourra néanmoins être nécessaire dassister les élèves afin quils puissent bien distinguer chacun des fichiers.

48 Choix des locaux dexamens Lors de la majorité des épreuves, des activités préparatoires sont prévues. Dans certains cas, des amorces de situation sont présentées en classe et des discussions peuvent être prévues. Il est donc primordial que lenseignant connaisse et respecte ce qui est prévu dans le guide de passation pour chacune des épreuves. Les élèves ayant des besoins particuliers qui doivent utiliser des outils technologiques, devraient pouvoir avoir accès à ces mêmes activités préparatoires, aux mêmes consignes, et, si prévu, aux mêmes discussions préalables. Ils doivent aussi avoir accès aux mêmes outils de planification, révision et correction que les autres élèves (lorsque cest permis dans le guide de passation). Il faut donc sassurer que si les élèves ne font pas leurs examens dans le même local que les autres élèves de leur classe, ils auront eu néanmoins accès, lorsque cest requis, aux mêmes phases préparatoires, aux mêmes consignes, aux mêmes discussions préalables et aux mêmes outils que les autres élèves. Au secondaire: il est nécessaire que les enseignants de la discipline circulent auprès des élèves, quils soient avec leur groupe ou dans un local particulier.

49 Pour des questions pédagogiques ou organisationnelles, vous pouvez contacter : Hélène Belzil Conseillère pédagogique au Bureau de lorganisation scolaire Poste 6220 Martin Gagnon Conseiller pédagogique au Bureau du développement des TIC en pédagogie Poste 6089 Josée Labossière Conseillère pédagogique en adaptation scolaire, Réseau EHDAA Poste 6182

50 Annexes 1) Tutoriels pour les logiciels dannotation et dédition de PDF (PDF XChange Viewer, Aperçu et Skim) 2) Modèle de fichier pour les réponses 3)Le document PDF pour sexercer a été placé dans un fichier indépendant disponible sur ce site. On peut également le trouver à ladresse suivante:

51 Annexe 1

52

53

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55

56 Annexe 2


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