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Kafka Academy: Introduction Agence pour la simplification administrative Dienst voor administratieve vereenvoudiging.

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1 Kafka Academy: Introduction Agence pour la simplification administrative Dienst voor administratieve vereenvoudiging

2 2 Ordre du jour Introduction Pourquoi mesurer? Le Bureau de Mesure Kafka Définitions & concepts La méthodologie Les différentes phases dun projet de mesure (Le plan daction) La pratique du Bureau de Mesure Kafka: lessons learned Aperçu et résultats Questions?

3 3 Introduction Augmentation du nombre de règles et dobligations Union Européenne: Quantifier les effets induits par la réglementation Non: Remise en question/cause de la réglementation Oui: Analyser la réglementation et mesurer le coût du respect de celle-ci pour le groupe cible: FORMULE Charges Administratives (CA) = (T temps x P prix + P petits frais ) x Q nombre x fr é quence

4 4 Pourquoi mesurer? Mesurer permet de savoir Mieux apprendre les formalités administratives induites par la législation: Fixer les priorités et considérer les alternatives Garantir/Assurer de la transparence et lobjectivité Créer un support/appui pour prendre des décisions de simplification

5 5 Pourquoi le Bureau de Mesure Kafka? Les formalités administratives engendrent des coûts/charges considérables Actions de simplification réalisées par les autorités: Diminuer les charges administratives Croissance/augmentation de lefficacité et dorientation sur le client Agence de la Simplification Administrative (ASA): Méthodologie: Modèle de Mesure Kafka (Inspiré du Modèle des Coûts Standard néerlandais) Bureau de Mesure Kafka: Evaluation des résultats

6 6 Tâches du Bureau de Mesure Kafka? Quantifier les projets de simplification déjà réalisés Analyser limpact de futurs modifications de la réglementation Accompagner les Services Publics Fédéraux (SPF) Adapter continuellement la méthodologie Suivre les résultats des mesures Reporter en communiquer à intervalles réguliers

7 7 Concepts et définitions Charges Administratives = Coût des formalités administratives que les entreprises, citoyens et associations sont tenus daccomplir pour respecter leurs obligations légales (dinformation) à légard des pouvoirs publics et ce, même sils devaient effectuer ces formalités sans obligation légale. Coûts de réglementation Coûts de gestion à charge des pouvoirs publics CHARGES ADMINISTRATIVES Coûts financiers Coûts des formalités administratives que les entreprises/citoyens effectuent uniquement parce quelles sont imposées par la réglementation Petits frais

8 8 Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka Trois Piliers: 1.Consistance 2.Objectivité 3.Approche participative Méthode uniforme pour chaque projet de mesure: 5 étapes:

9 9 Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka

10 10 Méthodologie – Type de Mesure Temps: 0-Mesure Situation avant la simplification 1-Mesure (Mesure Effective) Situation après simplification Facteurs externes constants par rapport à 0-mesure Mesure Potentielle Théoriquement, utilisation maximale de la simplification

11 11 Méthodologie – Points dattention Mesure: Charges Administratives dune réglementation particulière (0- ou 1-Mesure) Diminution ou augmentation des Charges Administratives (0- ou 1-Mesure) Modèle Excel: Récolter de données telles que le numéro de référence, description, groupe cible, sous groupe, année, obligations dinformation, etc. Temps entre le début et le rapport des mesures: Lampleur de la réglementation à mesurer Disponibilité des données Réaction du groupe cible

12 12 Plan: 5 étapes

13 13 Etape 1: Mise en place Déterminer létendue du projet Identifier la réglementation concernée Déterminer le type de mesure et la/les période(s) pertinente(s) Identifier le groupe cible Identifier les personnes ou les organisations afin de collecter les informations Procéder à la validation officielle de la mesure Enregistrer lapprobation de la mesure

14 14 Etape 2: Obligations dinformation et CA Identification des obligations dinformation liées à la réglementation sélectionnée Liste des actes administratifs par obligation dinformation Enregistrement des actes administratifs dans le Modèle Excel Evaluation de la version provisoire du Modèle Excel

15 15 Etape 2: Obligations dinformation et CA R158 – Obligations dinformation et actes administratifs Depuis le 1 janvier 2007, les bouchers ne sont plus tenus de consigner leurs achats hebdomadaires dans un registre de contrôle.

16 16 Etapes 3 et 4: T, P et Q Rédaction des questions et sources dinformation envisageables Recherche dans les sources disponibles Etablissement dune liste des collaborateurs stratégiques à contacter Etablissement dun échantillon représentatif des entreprises ou citoyens à consulter Contacter les personnes concernées (Interview) Evaluation des premiers résultats avec un responsable pertinent

17 17 Etapes 3 et 4: T, P et Q

18 18 Etape 5: Calculer et reporter Calcul de laffectation du temps, prix et/ou tarif pour chaque acte administratif Utilisation des tarifs horaires standard pour les entreprises et citoyens Utilisation des « petits frais standard » Enregistrement des données obtenues dans le modèle Excel Calcul des charges administratives Vérification des formules dans modèle Excel

19 19 Etape 5: Calculer et reporter Reporter: Comparaison dans le temps Charges administratives les plus conséquentes Opportunité de simplification Impacte (Monétaire)

20 20 Etape 5: Calculer et reporter R007 - E-notariat (1e phase) Moyenne pondérée : 7,5 minutes

21 21 Etape 5: Calculer et reporter R007 - E-notariat (1e phase) Extrapolation des données manquantes

22 22 Etape 5: Calculer et reporter

23 23 Résumé du plan daction

24 24 BM en pratique et lessons learned Création dune équipe dévouée (membres, roles and responsibilities, etc.) Planning et communication (temps entre le début et le rapport, facteurs politiques externes, etc.) Gestion centrale de documents (structure des fichiers, nomenclature, etc.) Documentation standard (update, etc.) Validation (interne et externe)

25 25 Status et résultats Depuis août 2007, actualisation danciennes mesures et analyser les nouvelles mesures Jusquen nov 2009, 400 projets de mesures ont été réalisés, tous SPF confondus Réelle diminution de charge administrative de 92 mio sur Processus continu des mesures en cours, en maintenant une flexibilité par rapport à des facteurs politiques externes Formation et suivi auprès des différentes fonctions publiques


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