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LA MÉMOIRE DU NUMÉRIQUE conférence donnée le 10 juin 2010 à Paris NORME ISO 11506 Premier accord international sur les méthodes d'archivage et de preuve.

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1 LA MÉMOIRE DU NUMÉRIQUE conférence donnée le 10 juin 2010 à Paris NORME ISO Premier accord international sur les méthodes d'archivage et de preuve des données électroniques par Lucien PAULIAC Démarrer

2 GENÈSE En 2002, la Commission de normalisation CN Z43C élaborait la norme Afnor NF Z "Archivage des données électroniques – COM-COLD". Celle-ci fut homologuée en septembre En juin 2007, le document français était adopté comme nouveau sujet de norme internationale "Archiving of electronic data Computer Output Microform (COM) / Computer Output Laser Disc (COLD)". La norme ISO était adoptée le 31 octobre 2008 lors de la réunion internationale du TC 171, consensus obtenu après seulement 16 mois de travaux. L'ISO a été éditée le 15 juin Cliquez pour suivre

3 ARCHIVAGE DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES : L'ÉQUATION Données scripturales électroniques - Données issues des ordinateurs - Doc. scannés - Doc. natifs de l'informatique… ArchivagePreuve Libertés individuelles Gestion électronique des doc. MICROGRAPHIE INFORMATIQUE (COM) DUAL ENREGISTREMENT (COM-COLD) Cliquez pour suivre

4 AFNOR NF Z (extrait) 1 Domaine d'application La présente norme définit des techniques et méthodes d'archivage des données électroniques, permettant d'assurer la permanence à long terme de leur intégrité, de leur accessibilité, de leur exploitabilité, de leur lisibilité et de leur fiabilité. Dans le cadre du présent document, on entend par long terme une durée dépassant le siècle. La présente norme fournit également des spécifications sur larchivage de ces données lorsquelles sont susceptibles dêtre produites en preuve. Elle se fonde sur les supports et les techniques de micrographie informatique en noir et blanc à traitement chimique liquide. Ce procédé est choisi parce qu'il ne peut aboutir à un autre résultat que l'irréversibilité de l'enregistrement, et pour les qualités des microformes (conservation de très long terme avérée, fiabilité établie, non obsolescence,…). Elle fournit également des spécifications optionnelles sur les conditions du «dual-enregistrement» COM-COLD. ISO Scope This International Standard specifies techniques for archiving electronic data to ensure their long-term integrity,accessibility, usability, readability and reliability, in order to protect the evidential value of the data. In this International Standard, long term is considered to be a period of time lasting more than a century (see ISO 5466). Black-and-white microforms processed with liquid chemicals are used in this International Standard because the result is always an irreversible record and because of the proven quality of microforms as a long-term preservation media. This International Standard also specifies procedures for the parallel recording, by a single production unit, of COM and COLD output from the same data. Cliquez pour suivre

5 CONTENUS COMPARÉS DES NORMES NF Z ET ISO Afnor NF Z Fonctions de larchivage des données électroniques Spécifications relatives aux options de la micrographie Spécifications relatives à l'enregistrement micrographique Spécifications relatives à ladministration des données enregistrées Spécifications relatives aux aspects juridiques de lenregistrement COM Recommandations relatives au dual enregistrement «COM-COLD» (option) Recommandations relatives aux aspects juridiques du dual enregistrement COM-COLD Annexe A (informative) Aspects juridiques de larchivage des données électroniques Annexe B (informative) Chronologie des réformes du droit de la preuve Annexe C (informative) Loi «Informatique et Libertés» - Implications sur larchivage des données électroniques secteur privé) Annexe D (informative) Le procédé COM et les microformes Annexe E (informative) Lenregistrement et le traitement micrographique Annexe F (informative) Rappel des modalités de conservation à long terme des microformes argentiques ISO Electronic data archiving Specifications related to micrographics options Specifications related to micrographics recording Management of recorded data Evidentiary aspects of COM recording COM-COLD dual recording Evidentiary aspects of COM-COLD dual recording Annex A (informative) Archiving electronic data subject to restrictions for privacy reasons onto COM microforms Annex B (informative) The COM process and microforms Annex C (informative) Long term preservation for silver microforms Annex D (normative) Microforms created for use as evidence Cliquez pour suivre

6 LA MICROGRAPHIE INFORMATIQUE Documents numériques natifs (PDF, TIFF, imagerie, photos…) Documents sur papier Cliquez pour suivre

7 LE DUAL ENREGISTREMENT Normes Afnor NF Z et ISO DOCUMENTS NUMÉRIQUES 1 FICHIER SOURCE 2 SORTIES PARALLÈLES AVEC IDENTITÉ VISUELLE COLDCOM + GEDCOM + (ISO 11506) Cliquez pour suivre

8 4 Fonctions de larchivage des données électroniques L'archivage des données électroniques repose sur des fonctions cardinales. Dans le présent document, on distinguera : la fonction de mémorisation ; la fonction d'accessibilité ; la fonction d'exploitabilité ; la fonction de lisibilité ; la fonction de preuve. Ces fonctions sont imbriquées. Elles entraînent des conséquences techniques, et peuvent aussi entraîner des conséquences juridiques. 4.1 Spécifications fonctionnelles La fonction de mémorisation requiert l'usage de supports durables, dotés d'une longévité quantifiable ; la fonction d'accessibilité impose l'utilisation de procédés contenant les moyens de retrouver l'information et de la rendre disponible et transmissible ; la fonction d'exploitabilité réclame l'emploi de moyens ne risquant pas de devenir impraticables ou incompatibles, par obsolescence des outils ou disparition des méthodes d'exploitation ; la fonction de lisibilité nécessite l'usage de signes ou symboles possédant une signification établie et constante ; la fonction de preuve exige l'emploi de moyens d'archivage aptes à garantir l'intégrité et la traçabilité de l'information, à quoi s'ajoute, dans le cas de la preuve juridique, la souscription à des règles légales. Morceaux choisis Cliquez pour suivre

9 5 Spécifications relatives aux options de la micrographie 5.1 Choix de principes Le recours à la micrographie informatique pour assurer l'archivage des données électroniques peut avoir pour objectif prioritaire, soit de répondre de leur authenticité, soit de répondre à un besoin de long terme. Naturellement, ces deux exigences peuvent se confondre Sur le besoin d'authenticité des données Le recours à la micrographie informatique est recommandé, même pour un très court terme, lorsque l'identité et l'intégrité des données électroniques ont besoin d'être garanties, ou lorsqu'elles doivent pouvoir être prouvées Sur le besoin de long terme Le recours à la micrographie informatique est recommandé dès que l'archivage des données électroniques est appelé à dépasser trois ans. Morceaux choisis Cliquez pour suivre

10 7.1.2 Les éléments d'index Une microforme contenant plusieurs micro-images doit contenir, en elle-même, les moyens d'accéder facilement à la micro- image comportant l'information recherchée. Pour ce faire, le système d'exploitation du COM doit constituer des pages-index, auxquelles on peut associer une génération de pavés optiques dans le cas des microfilms COM 16 mm, ou des perforations dans le cas de la carte à fenêtre COM. Une page-index est une micro-image faisant partie intégrante d'une microforme, qui doit récapituler les clés d'index correspondant à cette microforme ou à une séquence de cette microforme, et les associer à un lien permettant de situer chaque micro-image dans la microforme ou dans la séquence concernée (le choix de l'indexation par microforme ou par séquence est d'ordre organisationnel). La génération de pavés optiques sur un microfilm 16 mm est une option consistant à lier chaque clé d'index à la position d'un repère («blip»), dont le comptage optique par un matériel spécialisé permet d'accéder à la page recherchée de façon automatique. L'option perforation d'une carte à fenêtre consiste à traduire les éléments d'identification et de titrage par des perforations dont le codage permet une exploitation automatisée Le super-index (master-index) Le super-index est un index récapitulant les clés d'index de plusieurs microformes. Il constitue une option destinée à faciliter l'accès à l'information. Il doit offrir un moyen d'accès étendu mais ne doit pas se substituer aux éléments de titrage et aux pages-index internes à chaque microforme, tels que décrits ci-dessus. Lorsqu'il existe, le super-index doit lister les clés, triées dans un ordre logique, et indiquer en face de chacune d'elles l'identification de la microforme en sus de la position de la micro-image dans cette microforme. Il doit lui-même être enregistré sur microforme. Le super-index peut également donner lieu à la création d'un fichier ou à l'enrichissement d'une base de données dynamique. L'exploitation des microformes pour lesquelles un super-index a été constitué ne doit en aucun cas être captive de ce super- index (voir 7). Morceaux choisis Cliquez pour suivre

11 7.1.5 L'horodatage des microformes Toute microforme COM doit indiquer la date à laquelle elle a été constituée en indiquant impérativement l'année par ses quatre chiffres. Selon l'application concernée, la mention de l'heure peut aussi s'avérer nécessaire. La date et l'heure doivent figurer comme élément de titrage. En fonction des besoins de l'application, elles peuvent aussi être indiquées sur chaque page de données. Dans tous les cas de figure, cet horodatage doit se dissocier clairement des mentions de dates émanant du fichier. Dans un titrage, on indiquera, par exemple : Il est recommandé d'exprimer la date sous la forme JJ/MM/AAAA (on peut aussi séparer les éléments de date par des tirets ou par des points). Lorsqu'une heure est indiquée, elle doit être exprimée sous la forme HH:MM:SS. Lorsque l'application exige un horodatage distinct de chaque vue de la microforme, il est spécifié d'indiquer l'heure au centième de seconde, sous la forme HH:MM:SS:CC. Morceaux choisis 10 Recommandations relatives aux aspects juridiques du dual enregistrement COM-COLD En cas d'existence d'un dual-enregistrement COM-COLD il est recommandé de réserver l'administration de la preuve aux microformes COM argentiques de première génération. Le support COLD, qui peut intégrer une solution GED (gestion électronique de documents), peut cependant être utilisé pour imprimer sur papier, transmettre électroniquement ou copier sur un support de transition les pièces produites au débat judiciaire (cf ). Toutefois, en cas de contestation ou en cas de doute sur l'intégrité de l'enregistrement, il est recommandé de se référer aux microformes COM pour leur irréversibilité intégrale et permanente Loi «Informatique et Libertés» (voir Annexe C) Lorsque le support COLD contient des données dont la destruction est exigée en application de la loi «Informatique et Libertés», il convient d'appliquer le rapport technique ISO/TR 12037:1998, Imagerie électronique Recommandations pour l'élimination des informations enregistrées sur disque optique WORM, lequel donne les recommandations sur les procédures permettant de surcharger sélectivement les informations contenues dans un disque WORM (overwriting), ou les supprimer par copiage, et de supprimer les liens de l'index avec les informations supprimées ou oblitérées. Cliquez pour suivre

12 PERTINENCE DE LA NORME ISO DANS LE CONTEXTE ÉCONOMIQUE ET SOCIAL DE L'ARCHIVAGE DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES

13 ÉCONOMIE DES MOYENS D'ARCHIVAGE Pouvoir consulter ses dossiers sur l'écran de son ordinateur plutôt que d'aller les chercher dans une cave ou une soupente est grisant. De toute évidence, pour qu'un document puisse être visualisé de cette manière, il faut bien qu'il existe sous forme numérique, et qu'il soit conservé ainsi. Source de confort et d'efficacité, cette faculté a un prix, nécessite une maintenance, entraîne de nombreuses contraintes, et doit donc avoir une raison d'être. Or, statistiquement parlant, on sait qu'au-delà de trois ans, les accès à un dossier deviennent proches de zéro. Dans une masse d'archives "dormantes", le taux de consultation est inférieur à 1%. Dès lors, la conservation "en ligne" de dossiers auxquels on n'accède plus, perd beaucoup d'intérêt. Surtout, l'instabilité de l'environnement informatique oblige à de nombreuses "migrations" des données numériques, opérations dont le coût sera fatalement confronté à la réalité économique un jour où l'autre, et le risque d'abandon prématuré des documents, pour raison pécuniaire, ne peut être écarté. Cliquez pour suivre

14 ÉCONOMIE DES MOYENS D'ARCHIVAGE A l'inverse, plus une archive est ancienne, plus elle est "dormante", et plus les motifs qui nécessitent qu'on doive y accéder sont potentiellement graves (litige au tribunal par exemple) : il est peu probable, en effet, qu'on ressorte un dossier de vingt ans d'âge pour un motif futile. Dans un tel contexte, le caractère "confortable" ou non des moyens d'accès devient anecdotique. Par contre, on doit privilégier la plus haute fiabilité des moyens propres à retrouver une archive valide. Cliquez pour suivre

15 OÙ FINIT LA GED? OU COMMENCE L'ARCHIVAGE? La GED est un moyen de "consommer" l'information. L'archivage est en charge de la mémoriser et de la prouver. Un système pertinent, en phase avec les nécessités économiques et sociales, se doit donc de satisfaire à l'ensemble de ces nécessités. Si l'on tient pour vrai que l'archivage électronique se doit d'assurer aux documents la durée de vie qui leur est nécessaire de leur permettre de prouver l'information qu'ils renferment d'autoriser une gestion dynamique de ces mêmes documents on voit que la solution du dual enregistrement préconisée par l'ISO permet de souscrire à la conjonction de ces exigences. La partie numérique est intégrable dans une GED, tandis que les microformes COM assurent les autres fonctions de manière fiable, et permettent d'abandonner la version numérique lorsqu'elle n'est plus pertinente. Les microformes permettent de toute façon de reconstituer un dossier numérique, en scannant les micro-images. Cliquez pour suivre

16 La norme française NF Z a donné naissance à la norme ISO après seulement 16 mois de travaux, alors qu'une norme internationale met entre 3 et 5 ans habituellement. Ceci est révélateur de son efficacité en tant que norme, et démontre : son exactitude technologique; l'intérêt novateur de ses préconisations; le caractère pertinent et non-discutable des méthodes d'archivage qu'elle spécifie en matière de données électroniques; son exactitude juridique; sa capacité à être transposée au niveau supranational et d'outrepasser des différences culturelles très ancrées, notamment en termes de droit; son réalisme économique et industriel. Le plus remarquable peut être est d'avoir obtenu un consensus sur les moyens de preuve transnationaux concernant les documents numériques, grâce à la fiabilité des microformes COM. Cliquez pour suivre

17 ISO DU TEMPS AU TEMPS Merci


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