La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel 01 44 94 16 16 1 Département Secrétariat / Accueil 01 44 94 16 16 – www.demos.fr.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel 01 44 94 16 16 1 Département Secrétariat / Accueil 01 44 94 16 16 – www.demos.fr."— Transcription de la présentation:

1 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – pour davantage defficacité au quotidien Gérer ses priorités Josette Dubost

2 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 2

3 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 3 ? Urgent et pas important Urgent et important Important et pas urgent Pas urgent et pas important Priorités Gérer ses priorités Cest avoir les idées clairesCest avoir les idées claires Cest être réactif(ve)Cest être réactif(ve) Cest faire des choix et les assumerCest faire des choix et les assumer Cest oser refuserCest oser refuser Cest prendre le risque de déplaireCest prendre le risque de déplaire Cest gravir un escalier sans sauterCest gravir un escalier sans sauter de marche de marche Cest avoir en permanence une casserole de lait sur le feu !

4 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 4 Efficacité… Efficacité… (Larousse) Cest être une force agissante.Cest être une force agissante. Cest produire leffet attendu.Cest produire leffet attendu. Cest quelquun dont les actions aboutissentCest quelquun dont les actions aboutissent à des résultats utiles. à des résultats utiles. Josette Dubost

5 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 5 et Excellence Josette Dubost Cest faire bien la première fois et mieux encore la fois suivante,Cest faire bien la première fois et mieux encore la fois suivante, Cest donc saméliorer sans cesse.Cest donc saméliorer sans cesse.

6 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 6 Cest la mise en place déléments constitutifs que lon fait converger vers un but déterminé dans une durée préalablement mesurée en respectant un délai fixé Une bonne gestion suppose 2 choses Une méthode 1 Une technique 2 Gestion du temps

7 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 7 Histoire de budget Josette Dubost / Mois Charges fixes Charges variables Imprévus Charges fixes Charges variables Imprévus 8 H / Jour Conservez toujours du temps pour les imprévus. Environ 40 % Entrée(s)Sorties SortiesEntrée(s)

8 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 8 Plan de Laswell Josette Dubost QQCCOQP Quoi ? Quand ? Combien ? «Les 6 serviteurs de lhomme» Kipling Mémorisable par CQQCOQP Comment Où ? Qui ? Pourquoi ?

9 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 9 Étapes 1 Déterminer les objectifs 2 Mettre à plat les activités 3 Analyser 4 Réfléchir 5 Prioriser Josette Dubost ENSEMBLE

10 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 10 Objectif Objectif (Larousse) AVOIR UN : but, cible que quelquun doit atteindre.AVOIR UN : but, cible que quelquun doit atteindre. ÊTRE : qui existe indépendamment de la pensée.ÊTRE : qui existe indépendamment de la pensée. Qui ne fait pas intervenir déléments Qui ne fait pas intervenir déléments affectifs ou personnels dans ses jugements. affectifs ou personnels dans ses jugements. «Après avoir irrémédiablement perdu de vue notre objectif nous avons du redoubler deffort» Samuel Langhorne Clemens dit Mark Twain Josette Dubost

11 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 11 Lobjectif CEST UN VERBE ET UN MOUVEMENT SMARTSMART Spécifique Mesurable Réalisable Accepté Temporisé Josette Dubost

12 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 12 Bonnes questions Se mettre daccord sur un mode de fonctionnement et sy tenir Josette Dubost Quellestâches Quelleorganisation Quellesattentes Quellesressources ?

13 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 13 Cest arranger son travail, ses affaires, de façon efficace, harmonieuse, Cest se préparer dans un but précis. Organisation (Larousse)

14 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – Titre de votre fonction 3 - Missions de votre fonction 6 - Modes opératoires de votre fonction 5 - Tâches de votre fonction 2 - Objectif(s) de votre fonction 4 - Activités de votre fonction Missions de traitement de linformation Missions dorganisation / gestion Missions de médiation Missions de management Descriptif de fonction

15 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 15 Grille danalyse Josette Dubost ACTIVITES1234 Agenda Facturation Fournitures et matériels Gestion du personnel Production documentaire Réunions Salons professionnels Suivi budgétaire Suivi dossier clients Traitement de linformation 1URGENCE2IMPORTANCE3DUREE en % 4PERIODICITES J, Hjm, M3vm, Ad2…

16 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 16 Temps souhaitable M ilieu M ilieu M atière M atière M éthode M éthode M ain-dœuvre M ain-dœuvre M onnaie M onnaie M atériel M atériel M ilieu M ilieu M atière M atière M éthode M éthode M ain-dœuvre M ain-dœuvre M onnaie M onnaie M atériel M atériel Appliquez le diagramme dHishikawa,Appliquez le diagramme dHishikawa, Utilisez les 6 «M»,Utilisez les 6 «M», Créez un tableau comparatif.Créez un tableau comparatif. Trop de temps passé sur le courrier !

17 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 17 Boucle de lorganisation efficiente 1 Fixez-vous un but précis : Quest-ce que jai à faire ? Quest-ce que jai à faire ? De quoi sagit-il ? De quoi sagit-il ? Quest-ce quon attend de moi ? Quest-ce quon attend de moi ? 2 Survolez et listez les actions : Prévoyez le résultat visé, Prévoyez le résultat visé, Élaborez un plan de travail. Élaborez un plan de travail. 3 Distinguez lurgent. 4 Repérez limportant. 5 Evaluez la durée. Evaluez la durée. Clarifiez le délai. Clarifiez le délai. Assurez-vous de Assurez-vous de la compatibilité des deux. la compatibilité des deux. 6 Établissez la liste des : Actions immédiates, Actions immédiates, Actions à reporter si besoin Actions à reporter si besoin est (postériorités). est (postériorités). 7Finalisez : Répertoriez les personnes, Répertoriez les personnes, Listez les moyens, Listez les moyens, Prévoyez le matériel. Prévoyez le matériel. Gardez du temps pour les Gardez du temps pour les imprévus (60/40) imprévus (60/40) 8 Contrôlez la réalisation de lobjectif. Josette Dubost

18 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 18 Ai-je une vision claire des objectifs de ma fonction ? Ai-je des objectifs à atteindre pour lannée en cours ? Les attentes spécifiques de mon manager sont-elles bien identifiées ? Suis-je régulièrement informé(e) des affaires en cours ? Ai-je une parfaite connaissance de la structure des dossiers ? Mon organisation quotidienne est-elle rigoureuse et sans faille ? Les priorités sont-elles clairement déterminées ? Mes outils dorganisation sont-ils totalement fiables ? Ai-je connaissance de toutes les ressources ? Ai-je créé un mode opératoire de mon secrétariat pour pallier toute absence ? Gestion quotidienne

19 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 19 Listez toutes vos activités sur une année, Listez toutes vos activités sur une année, Appréhendez les différentes périodicités des activités, Appréhendez les différentes périodicités des activités, Identifiez les pics de surcharge pour y faire face, Identifiez les pics de surcharge pour y faire face, Élaborez un tableau de bord prévisionnel, Élaborez un tableau de bord prévisionnel, Planifiez vos tâches la veille pour le lendemain, Planifiez vos tâches la veille pour le lendemain, Faites le point sur votre journée, Faites le point sur votre journée, Suivez vos actions et anticipez les événements, Suivez vos actions et anticipez les événements, Le petit plus… Rangez et classez quotidiennement. Rangez et classez quotidiennement. Quittez votre secrétariat le soir comme si vous ne reveniez pas le lendemain. Réalisez le MODE OPERATOIRE de votre secrétariat. Préconisations

20 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 20 Un emploi du temps ne simprovise pas Temps ciselé Ayez le réflexe agenda, gomme, crayon,Ayez le réflexe agenda, gomme, crayon, Utilisez de préférence un agenda électronique,Utilisez de préférence un agenda électronique, Notez tous les temps de votre vie,Notez tous les temps de votre vie, Prévoyez les durées (vous),Prévoyez les durées (vous), Anticipez sur les délais (votre manager),Anticipez sur les délais (votre manager), ET… gardez du temps pour les imprévus.ET… gardez du temps pour les imprévus.

21 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 21 Chassez les «4 R» Appliquez les «4 P» les «4 P» Penser Penser Prévoir Prévoir Préparer Préparer Planifier Planifier Reprendre Reprendre Résoudre Résoudre Refaire Refaire Ronchonner Ronchonner Bonnes et mauvaises pratiques

22 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 22 Utilisez échéancier et pense-bête électronique, Utilisez échéancier et pense-bête électronique, Répertoriez toutes vos adresses, Répertoriez toutes vos adresses, l Créez des formulaires et des modèles, l Concevez des check-lists, Gérez les agendas et organisez les réunions Gérez les agendas et organisez les réunions électroniquement, électroniquement, Travaillez sous charte graphique, Travaillez sous charte graphique, Gérez vos absences, Gérez vos absences, Informatisez votre plan de classement / rangement, Informatisez votre plan de classement / rangement, Répertoriez vos sites favoris, Répertoriez vos sites favoris, Réalisez le «book» de votre secrétariat, Réalisez le «book» de votre secrétariat, l Tenez vous informée de lévolution des outils, l Élaborez, quand nécessaire, un Plan dObjectif Personnel. B.U.A. (Boîte à Utiles de lAssistante)

23 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 23 «Là, tout nest quordre et beauté, luxe, calme et volupté» Charles Baudelaire A la japonaise : 5 «S» S EIRI DEBARASSER S EITON RANGER S EISO NETTOYER S EIKETSU STANDARDISER S HITSUKE PROGRESSER

24 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 24 «Ne pas prévoir cest déjà gémir » Léonard de Vinci «Il faut dabord savoir ce que lon veut, il faut ensuite avoir le courage de le dire, il faut ensuite lénergie de le faire» Georges Clemenceau

25 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 25 «Si tu veux profiter de ta vie apprends à profiter de ta simple journée » Confucius

26 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 26 Aller plus loin… Josette Dubost

27 DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel Département Secrétariat / Accueil – 27 Monsieur Jean Wemaëre Président Directeur général de DEMOS GROUP et son équipe vous remercient pour la confiance témoignée. DEMOS GROUP partenaire de LA CITÉ des échanges Josette Dubost


Télécharger ppt "DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel 01 44 94 16 16 1 Département Secrétariat / Accueil 01 44 94 16 16 – www.demos.fr."

Présentations similaires


Annonces Google