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AMUE – SIFAC Formation « Comptabilité Générale »

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Présentation au sujet: "AMUE – SIFAC Formation « Comptabilité Générale »"— Transcription de la présentation:

1 AMUE – SIFAC Formation « Comptabilité Générale »
Vague 2010

2 Programme de formation
Introduction à SIFAC Navigation La comptabilité Dépenses et Missions La comptabilité Recette La comptabilité Générale La comptabilité des Immobilisations La TVA Conclusion Conseils aux formateurs 2 2

3 Aide documentaire : L’espace Sifac
De nombreux manuel utilisateur (MUT) et mode opératoire (MOP) sont à votre disposition pour compléter la formation. Ils détaillent soit un flux de gestion soit, une transaction avec des copies d’écran, pas à pas et des conseils d’utilisations. Les MUT et les MOP sont accessibles via l’espace sifac https://espace-sifac.amue.fr/ le nombre d’utilisateur n’est pas limité par établissement. Pour demander votre login et votre mot de passe il suffit d’envoyer un mail à l’adresse mail suivante

4 Aide documentaire : L’espace Sifac

5 Aide documentaire : L’espace Sifac

6 Aide documentaire : L’espace Sifac

7 L’outil d’assistance DA/DM
Les correspondants de votre établissement (2 techniques et 2 fonctionnels) peuvent déposer une demande d’assistance auprès de l’amue via l’outil DA/DM (DA= demande d’assistance, DM= demande de maintenance) Si vous rencontrez des difficultés à l’utilisation du produit à l’utilisation d’une transaction à trouver un MUT sur l’espace sifac Pour une meilleure utilisation, une seule question par DA, en détaillant votre problème, ce que vous souhaitez obtenir et si besoin une copie d’écran Cet outil sert également de base de capitalisation, vous pouvez faire des recherches sur les anciennes DA et consulter les réponses

8 L’outil d’assistance DA/DM

9 Introduction : Le projet SIFAC
SIFAC, c’est : Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo Un groupe de travail composé de 17 établissements, de l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites 9 9

10 Introduction : Une solution basée sur SAP
SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP. FM Comptabilité budgétaire SAP ECC Progiciel de Gestion Intégrée SD CO Contrôle de gestion FI Comptabilité générale TV Gestion des frais de mission AM Gestion des immobilisations MM Gestion des achats Administration des ventes PP Gestion de la production LE Gestion des flux logistiques PM Gestion des usines HR Gestion des ressources humaines PS Gestion de projet Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur. 10 10

11 Introduction : Notion de Mandant
Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique  Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches Attention au partage de mandant : Au sein d’un même mandant, les données peuvent être cloisonnées à l’exception des données définies au niveau mandant tel que les données générales des tiers (adresse du tiers), les données générales du compte comptable. 11 11

12 Introduction : Structures données
Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création d’une commande, comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne. Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données : Les données structurantes de paramétrage Les données de base (référentiels) Les données de transaction (pièces) 12 12

13 Introduction: Données structurantes de paramétrage
SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de l’établissement. Ces données possèdent les caractéristiques suivantes : elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …) elles ne peuvent être définies que par paramétrage elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et influencent notablement les traitements et processus de gestion certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI) Exemples de données structurantes de paramétrage Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise Budget : périmètre financier Dépense: organisation d’achat, division 13 13

14 Introduction : Données de base ( Référentiel)
Ce sont les informations de base indispensables à la gestion Il s’agit des référentiels de la base de données : ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients … certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …) Exemples de données de référence Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) … Dépense: fournisseur, … Mission : agent missionnaire … Recette : Articles génériques, client … Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable 14 14

15 Introduction : Données de « Transactions »
Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence Elles sont issues des actions que vous allez effectuer via les transactions, ceux sont les données que vous allez créer et générer Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur Exemples de données de transaction Budget : pièce budgétaire Dépense : marché, commande d’achats Mission : ordre de mission Recette : convention, commande client, titre de recette Comptabilité générale : pièce comptable 15 15

16 Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle.
Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFAC Généralités : Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle. La structure organisationnelle est la clé d’entrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie. 16 16

17 Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFAC Modélisation actuelle :
Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs SACD BIU ou SAIC Personne morale CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC) 17 17

18 Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure budgétaire :
La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets : - le périmètre financier les centres financiers CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Centre financier Périmètre financier Dans le cas d’un établissement sans SACD, personne morale = périmètre financier = centre financier de niveau 1 (établissement hors SACD) Dans le cas de l'existence d'un SACD, les règles budgétaires d'étanchéité ont conduit à privilégier l'absence de matérialisation d'un centre financier supérieur. Il n'est donc pas possible de positionner du budget au niveau de la personne morale. MAIS, il est possible de positionner du budget au niveau supérieur de la hiérarchie budgétaire de chacun des niveaux budgétaires distincts ET il est possible d'obtenir une vue agrégée (cas de l'établissement avec SAIC) en sélectionnant les deux niveaux supérieurs représentant l'établissement hors SACD et le SAIC. Il sera possible d'obtenir une vue budgétaire consolidée de l'ensemble de la personne morale en se positionnant sur le périmètre financier (état global très simple demandé lors du budget). Dans la base école, le périmètre financier a pour code « Z100 ». Le centre financier représentant l’établissement hors SACD a pour code « 001 » (Université du Vexin hors SAIC/SACD) 18 18

19 Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure comptable :
La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet : - la société CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Société FI Dans la base école, la société représentant l’établissement hors SACD a pour code « Z100 ». La société représentant le SACD est « Z200 ». En comptabilité générale, l’agent comptable doit présenter un compte financier pour l’établissement hors SACD et un compte financier par SACD. Les comptes doivent également pouvoir être consolidés au niveau global de l’établissement. La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement. 19 19

20 Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure comptable – Module FI :
La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat). Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes : Société établissement hors SACD Société SACD Société SAIC L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reporting pour constituer la personne morale Etablissement Exemples de codification des sociétés FI dans SIFAC Z100 pour l’Etablissement hors SACD Z200 pour le SACD ou SAIC Les codifications propres à chaque établissement seront définies à chaque déploiement en respectant les règles de base du paramétrage (non utilisation des codifications standard). 20 20

21 Une organisation d’achat :
Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure Achats – Module MM : Une organisation d’achat : unique est définie pour l’établissement et ses SACD correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat Les divisions : autant de divisions que de « secteurs de TVA » par société FI Les dépenses constituent également un « secteur mixte » permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats. Notes au formateur Rappel : une organisation d’achat est propre à chaque établissement rattaché au titre de l’article L du code de l’Education (un Article 43 est un établissement et donc a sa propre organisation d’achat) DEM-DEP-01 : Organisation d’achat Pour SIFAC, une organisation d’achat unique est mise en œuvre pour l’établissement et ses SACD.L’organisation d’achat représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat et de l’approvisionnement des articles et services pour une ou plusieurs divisions. C’est dans l’organisation d’achat que sont définies les conditions de prix et de livraison négociées avec un fournisseur. Une organisation d’achat est liée à une société (FI) par l’intermédiaire des divisions (MM). Tout fournisseur créé dans la base de tiers, est lié à une organisation d’achat. Dans l’exécution de la dépense, toute commande devra référencer une organisation d’achat. La souche SIFAC possédera une organisation d’achat unique pour l’établissement et l’ensemble de ses SACD. Cette organisation d’achat sera codifiée alpha numériquement sur 4 caractères (Z100) Les écoles, instituts rattachés à un établissement tels que définis dans le Code de L'Education, (Partie Législative), Section 4 : Relations extérieures, Article L719-10, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, sans lien particulier avec leur établissement de rattachement. Ils auront donc une organisation d’achat propre. 21 21

22 L’administration des ventes impose :
Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure Ventes – Module SD : L’administration des ventes impose : Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC Autant de divisions que de secteurs de TVA Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes. Chaque UB est modélisée par une agence commerciale affectée à la société FI « établissement ». (établissement hors SACD) Le SACD est également représenté par une agence commerciale mais affectée à la société FI «SACD». Ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes SIFAC. 22 22

23 Un périmètre analytique unique est défini par établissement
Introduction : Structure analytique Périmètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO Un périmètre analytique unique est défini par établissement Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par l’établissement sera modélisée : La méthode en section homogène La méthode par activités Les données structurantes associées au périmètre analytique sont : Le centre de coûts : Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des dépenses Le centre de profit : Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique La codification du périmètre analytique dans le kit de déploiement est non significative sur 4 positions : Z100. Un centre de coût appartient à une hiérarchie de centre de coûts. Un centre de coût est lié à un centre de profit. Plusieurs centre de coûts peuvent être assignés à un centre de profit 23 23

24 Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure analytique
La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets : - le périmètre analytique les centres de coûts (CC) les centres de profit (CP) (les CC et CP étant rattachés aux sociétés FI) Centre de coût Centre de profit CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Périmètre analytique Le schéma présenté est une illustration des possibilités de structuration. La définition des centres de profit peut notamment être allégée. Pour les centres de coûts et de profit correspondant à un centre financier, il est préconisé aux établissements d’adopter la même codification pour ces trois objets. Dans la base école, le périmètre analytique a pour code « Z100 ». Il faut rappeler néanmoins que les centres de profit peuvent être multi sociétés et permettre des analyses plus globale. Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits. 24 24

25 Introduction : Structure budgétaire Périmètre financier, Centre financier – Module FM :
Le périmètre financier : Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier unique par la personne morale. Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : M9.1 ou M9.3 Les centres financiers : Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est potentiellement exécuté Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers. Notes au formateur RG-BDG-001 : Périmètre financier 25 25

26 Introduction : Objectifs de la formation
Le processus global: Objectifs de la formation: Appréhender et maîtriser la comptabilité générale et les comptabilités auxiliaires Être capable d’expliquer les flux comptables modélisés dans SIFAC Pouvoir effectuer les différentes opérations comptables dans SIFAC  La clôture comptable fera l’objet d’un autre module courant 2010. Comptabilité auxiliaire client Comptabilité auxiliaire fournisseur Comptabilité générale et auxiliaire Clôture comptable Comptabilité auxiliaire immobilisations Comptabilité générale 26 26

27 Navigation Explication de l’écran Définition des icônes
Affichage des messages système en plein écran Les favoris 27 27

28 cf Cahier d’ exercices Chap 3
Exercice : Connexion à SIFAC cf Cahier d’ exercices Chap 3 28 28

29 Navigation : Explication de l’écran d’accueil
29 29

30 Navigation : Explication de l’écran d’accueil
Barre d’outils standard de SIFAC Cliquer sur ce bouton pour masquer l’étiquette « code transaction » Cliquer sur ce bouton pour afficher l’étiquette « code de transaction » 30 30

31 Navigation : Définition des icônes de la barre d’outils standard
31 31

32 Navigation : Paramétrer les messages en plein écran
Par défaut, SIFAC affiche tous les messages en bas de l’écran. La visibilité n’est pas optimum. La procédure suivante permet d’avoir tous les messages SIFAC en plein écran, ce qui est plus confortable. Dans la barre d’outil standard, cliquer sur et sélectionner options en cliquant dessus 32 32

33 Navigation : Paramétrer les messages en plein écran
33 33

34 cf Cahier d’ exercices Chap 4
Exercice : Paramétrage de son SIFAC cf Cahier d’ exercices Chap 4 34 34

35 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
Le processus global des dépenses La gestion du référentiel fournisseur Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions 35 35

36 Le processus global des dépenses
Les dépenses, dans SIFAC, sont générées selon trois types de flux Dépenses liées à une commande d’achat sur ou hors marché et fonction d’un service fait constaté indépendamment de la facturation ou Facture MM Liquidations directes initiées dans la composante Comptable avec gestion manuelle des schémas comptables dont intégration Paye Liquidations sur frais de mission Une Modélisation à choisir par l’établissement avant démarrage Les différentes modélisations possibles pour le processus des dépenses dans SIFAC sont : Avec impact dans les 3 comptabilités lors de l’enregistrement comptable de la facture (service fait non valorisé) Avec impact dans les 3 comptabilités lors du service fait et en correction lors de l’enregistrement comptable de la facture si écart (service fait valorisé) Option en complément avec ou sans visa 36

37 Le processus de la dépense
Service fait non valorisé : Ordonnateur Comptable Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Annuel Pluriannuel Réservation de fonds FMX1 Commande d’achat ME21N Entrée marchandise MIGO Facture fournisseur comptabilisée MIRO Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Impact comptable D 6xx / 2xx C 401 Impact analytique 37

38 Le processus de la dépense
Service fait valorisé Ordonnateur Comptable Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Annuel Pluriannuel Réservation de fonds FMX1 Commande d’achat ME21N Entrée marchandise MIGO Facture fournisseur comptabilisée MIRO Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 C 401 Impact analytique 38

39 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du référentiel fournisseur Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions 39 39

40 Référentiel Fournisseurs
Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier, et afficher un fournisseur dans SIFAC. Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Données de Base Mandant Numéro Fournisseur Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Données Comptables Société Gestion de comptes Moyens de paiement FK03 : uniquement Données générales et données société MK03: uniquement Données générales et données achat Données d’Achat Organisation d’Achat Achat Partenaires 40 40

41 Données de base (vue mandant)
L’écran d’« Opération de paiement » permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires : 1 Coordonnées bancaires: Pays Clé bancaire, Compte, Titulaire, Clé, Code IBAN 41 41

42 Données comptables (vue société)
La vue société permet de définir les données comptables du fournisseur pour la société donnée : Les valeurs du code cession/opposition sont : 01 – Procédure collective 02 – Avis à tiers détenteur 03 – Saisie attribution 04 – Autre acte juridique 2 Tenue de compte: Compte centralisateur, Code cession/opposition Calcul des intérêts : Code intérêts Données de référence : Ancien N° de compte 42 42

43 Données comptables (vue société)
La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur : 3 Opérations de paiement : Contrôle facture Destinataire du paiement s’il diverge du fournisseur lui-même Code de blocage paiement 4 Correspondance : Chargé de compte chez le fournisseur 43 43

44 Données d’achat (vue Achat)
La vue Achat permet de définir toutes les données d’achat du fournisseur : Les conditions de paiement fournisseurs sont obligatoires dans la vue achat et rapatriées automatiquement dans les documents dépense Les conditions de paiement fournisseurs dans SIFAC sont : 001x Payable immédiatement (affectée par défaut aux tiers Agents notamment) 045x Payable à 45 jours (DGP) (affectée par défaut aux tiers hors Agents) x correspond au mode de paiement : Virement, Chèque, G virement à échéance, T virement étranger. 5 Conditions : Devise : utilisée par le fournisseur Conditions de paiement 44 44

45 Données d’achat (vue Achat)
3 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: Adresse de commande, si la commande doit être envoyée à une autre adresse que celle définie dans les données générales du fournisseur Fournisseur, fournisseur défini dans les données générales et référencé dans les commandes d’achat Auteur de la facture si l’auteur de la facture est différent du fournisseur auprès duquel la commande a été passée 6 Code partenaire Nom et Numéro du partenaire 45 45

46 Données fournisseur - Initialisation d’un fournisseur
Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers Groupe de compte Critère d’unicité Champ SIFAC (obligatoire) Z001 France Public et Personnes Morales N° SIRET Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant ou N° SIRET Au moins l’un des deux doit être rempli Z003 Union Européenne Public et Sociétés N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA Pas de critère d’unicité Z005 Agents Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même. Z006 Fournisseurs occasionnels Z007 Prestations Internes Z008 Partenaires Z009 Agents invités 46 46

47 cf Cahier d’ exercices Chap 6.1
Exercice : Création d’un fournisseur cf Cahier d’ exercices Chap 6.1 47 47

48 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses 48 48

49 Les pièces de dépense Rappel des types de pièces de dépense vus dans la section « données de base de la comptabilité » : DEPENSES KG Réduc.Liquid.directe KR Liquidation directe KZ Paiement fournisseur OP Décaiss. divers OP RA avoir RE Facture OM ORV Mission agent RM Rembt Mission Agent RP Prestations internes Dép. SA Réimput. Dépenses WE Service fait valor. 49 49

50 Facture sur commande d’achat
La saisie des factures Fournisseur liées à un commande d’achat (sur et hors marché) s’effectue via la transaction dite de Contrôle Facture MIRO et ce au regard du service fait constaté Quelle que soit la modélisation choisie (avec ou sans valorisation du service fait, avec ou non gestion du visa), le système contrôle que la quantité facturée est inférieure ou égale au service fait restant à facturer La gestion de tolérance personnalisée par établissement permet de contrôler les écarts de prix éventuels entre prix commande et prix facture L’utilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération : La saisie d’une facture s’effectue via la sélection du type d’opération Facture pour facturation initiale relative au service fait, Chargement ultérieur pour les facturations complémentaires de prix Le type de pièce RE est déterminé par défaut la saisie d’un avoir s’effectue via la sélection du type d’opération Avoir pour les avoirs correspondant à l’ annulation partielle ou totale d’une facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de régularisation de prix Le type de pièce RA doit être saisi dans l’onglet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut La référence sur le poste Tiers de l’avoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant net lors du processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de visa

51 Facture sur commande d’achat
Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment). Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse.

52 Recherche des services faits en attente de facturation
1 Chemin d’accès :   Logistique   Gestion des articles   Gestion des stocks   Environnement   Représentation écarts MB5S – Liste écarts EM/EF La liste des écarts EM/EF permet d’analyser les commandes non soldées pour un ou plusieurs fournisseurs donnés et donc de rechercher rapidement le N° de commande d’une facture reçue sans mention de la commande de référence. 1. Les critères de sélection (avec plage(s) de valeurs possibles) sont : le N° de fournisseur l’organisation d’achats (unique pour l’Etablissement) le groupe d’acheteurs Sans sélection de fournisseur, cet état permet d’analyser/justifier les comptes de charges à payer ( et )

53 Recherche des services faits en attente de facturation
2 3 4 2. Les commandes en attente de facturation (service fait non soldé) sont affichées à l’écran 3. Sélectionnez une des commandes puis double-cliquez pour 4. Accéder à l’historique de la commande

54 Recherche des services faits en attente de facturation
5 6 5. Sélectionnez le Document article correspondant au constat du service fait 6. Le document est affiché (date et N° du BL notamment) et 7. le flux de documents associé peut également être visualisé 7

55 Recherche des services faits en attente de facturation
8 8. Pièce comptable 9. Pièces budgétaires Pièce de réservation de crédit générée lors de validation de la commande Pièce de consommation de la réservation liée au constat du service fait 9

56 Facture sur commande d’achat
La prise en charge des factures en référence à une commande d’achat s’effectue via la transaction MIRO L’écran de la transaction MIRO est organisé en 7 zones principales : 1.Structure de commande : permet d'afficher l'historique de la commande d’achat en cours de traitement 2. Opération : Facture / Chargement ultérieur ou Avoir / Déchargement ultérieur 3. En-tête : divisée en plusieurs onglets 4. Imputation : permet de sélectionner la ou les commande(s), le ou les bon(s) de livraison correspondant à la facture 5. La zone Poste de facture : indique les services faits restant à facturer (quantités et montants HT) 6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données bancaires 7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de l’équilibre comptable Chemin d’accès :   Logistique   Gestion des articles   Contrôle des factures logistique   Saisie document MIRO – Créer facture fournisseur 2 7 1 6 3 4 5

57 Facture sur commande d’achat
1 1. Sélectionnez l’opération a. facture classique relative à un service fait non encore soldé (type d’opération proposé par défaut) b. chargement ultérieur : facture de régularisation de prix correspondant à un service fait déjà soldé (facturé) c. avoir classique annulant partiellement ou totalement une facture précédemment saisie et libérant le service fait lié d. déchargement ultérieur : avoir de régularisation de prix correspondant à un service fait déjà soldé (facturé) 2. La société de comptabilisation est proposée par défaut (valeur définie dans les Paramètres utilisateur), pour une autre sélection, choisissez l’option du menu Traiter / Changer de société 2

58 Facture sur commande d’achat
b 3 c e d a. L’opération Facture proposée par défaut est conservée Saisissez : b. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée automatiquement) c. la référence chez le fournisseur de la facture d. le montant TTC et le montant de TVA e. la devise de la facture f. le numéro de commande référencée sur la facture ou préalablement déterminée via la liste des écarts

59 Facture sur commande d’achat
4 4. Une recherche sur les commandes en cours est directement accessible via l’écran de la transaction MIRO a. indiquez le fournisseur concerné b. les commandes sont listées à l’écran (contrairement à la liste des écarts EM/EF toutes les commandes sont affichées yc celles soldées) a b

60 Facture sur commande d’achat
c. vous pouvez sélectionner une commande de la liste et par simple double-clic d. l’afficher en détail (accès à la transaction ME23N) avec son historique d

61 Facture sur commande d’achat
5. L’option d’activation de la structure commande permet d’afficher en paralèlle l’historique de la commande et de visualiser notamment la date du service fait 5

62 Facture sur commande d’achat
6 b 7 6. Dès sélection de la commande, le montant et quantité correspondant aux services faits non encore facturés sont proposés pour base de facturation : dans le cas proposé de facture totale sans écart de prix (facture dite simple), ceci correspond au montant HT de la facture et à la quantité à solder 7. Aucun code TVA n’est à saisir dans l’Onglet d’en-tête, c’est au niveau du poste de commande (a) qu’il doit être modifié si nécessaire : le code TVA saisi sur le poste de la commande d’achat est proposé par défaut (b)

63 Facture sur commande d’achat
b Particularités de saisie d’une facture en référence à une commande : A- De type montant/quantité : La quantité (b) proposée correspond à la quantité commandée (non facturée). Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la quantité commandée (non facturée) * prix net (unitaire). En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés. Dans l’exemple, facturation de 8 PC au lieu de 10 PC : La quantité (a) doit être modifiée à : 8 et le montant (b) à : 960,00 (8x120,00)

64 Facture sur commande d’achat
B a b Particularités de saisie d’une facture en référence à une commande : B- En valeur : La quantité (b) proposée correspond au montant de la prestation commandée (non facturée). Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la montant de la prestation (non facturée) * 1 (prix net). En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés. Dans l’exemple, facturation de 75% de la prestation : La quantité (a) doit être modifiée à : 1500 et le montant (b) à : 1500,00 (1500,00x1)

65 Facture sur commande d’achat
Si le code TVA de la facture diffère de celui saisi à la commande, il peut être modifié : la liste déroulante ne propose que les codes TVA autorisés pour le secteur de TVA du (c) poste c 7 a b 7. Indiquez la date de début de calcul du délai global de paiement, associé aux conditions de paiement du tiers (rapatriées par défaut) – (a), il permet de calculer l’échéance de la facture (b)

66 Facture sur commande d’achat
8. La zone Banque partenaire permet de sélectionner les coordonnées bancaires du tiers : par défaut, ce sont les coordonnées bancaires principales (“ “) qui sont définies comme devant être utilisées pour le paiement 9. La zone Destinataire de paiement permet de sélectionner un des tiers divergents autorisés et donc de déterminer un tiers différent du tiers facturant pour le paiement 8 9

67 Facture sur commande d’achat
10 a 11 c b 10. Indiquez dans la zone Coûts indirects d’acquisition, le montant des frais non prévus à la commande (frais de port, frais de gestion …) : le montant est contrôlé par rapport aux règles de tolérance définies par l’Etablissement 11. Par défaut, le tiers facturant est celui défini lors de la commande d’achat, indiquez le tiers Auteur de la facture si différent de celui déterminé à l’origine Les zones suivantes sont automatiquement déterminées par le système et non modifiables : Type de pièce : RE pour facture/chargement ultérieur, RA pour avoir/déchargement ultérieur Compte centralisateur de dette : ou Unité Budgétaire

68 Facture sur commande d’achat
12. L’option de simulation permet de visualiser la pièce avant de la comptabiliser 13. L’enregistrement comptable n’est possible que si le contrôle de solde est au vert et aucun message bloquant n’est généré 14. Enregistrez la pièce 15. Le N° du document enregistré est indiqué en bas d’écran 12 13 15 14

69 Facture sur commande d’achat
13 12 12. Vous pouvez afficher le document créé 13. Via le flux de documents, 14. La pièce comptable générée peut être visualisée 14

70 La facture fournisseur et l’intégration avec le module de dépense
A partir de la pièce de comptabilité (module FI, transaction FB03), l’utilisateur peut revenir à la pièce d’origine qui l’a générée à partir du menu environnement 1 2

71 cf Cahier d’ exercices Chap 7
Exercice : Création d’une facture fournisseur cf Cahier d’ exercices Chap 7 71 71

72 CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR
Transaction FBL1N 72 72

73 CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR
Suite Transaction FBL1N Pour visualiser le détail de la pièce, faites un double clic sur la ligne Synthèse de l’ensemble de l’écriture : Cliquez sur 73 73

74 CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR
Transaction FBL1N : Synthèse de poste 74 74

75 cf Cahier d’ exercices Chap 8
Exercice : Consultation du compte fournisseur et remonter le flux jusqu’à la commande cf Cahier d’ exercices Chap 8 75 75

76 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions Visa du comptable ZSIFACFITR_VISA 76 76

77 Option Visa Le flux de visa (si choisi comme à activer par l’établissement) s’applique quelle que soit la modélisation (service fait valorisé ou non) et le type de dépenses (sur commande ou liquidation directe ou encore DPAO) Ce flux est basé sur l’apposition automatique (via règle de substitution FI) du code blocage V Visa sur les postes Fournisseur saisis via les transactions : MIRO / MIR7/MIRO pour les dépenses sur commande d’achat FB60/FB65/FV60/FV65 pour les liquidations directes ZPRRW et ZPPRW_MIS pour les liquidations de frais de mission F-47 pour les postes pour mémoire liés aux demandes d’avance/acompte et autres DPAOs Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment). Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse. Dans le cas où un avoir fait référence à une facture sélectionnée pour visa, les deux postes sont automatiquement proposés 77

78 Levée du visa Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA) 2 1 a b c d
Sélectionnez les factures en attente de visa (code blocage V) ; les critères suivants sont notamment disponibles : a. Société b. Type de pièce (facture/avoir sur commande d’achat, liquidation directe ...) c. Code CGS (à indiquer pour la prise en compte des postes tiers sur CGS de type avance/acompte/DPAO – CGS F) d. Date comptable (= date de saisie) e. UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) Sont également disponibles le code CHD, la sélection sur le tiers, l’utilisateur qui a saisi la facture ... Cliquez sur Exécuter 78

79 Levée du visa Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA) 1
Les factures en attente de visa sélectionnées s’affichent à l’écran avec des éléments détaillés : a. montants, code TVA b. Code Tiers, Raison sociale, Code cession/opposition, Tiers divergent, Coordonnées bancaires c. Service fait d. adresse budgétaire... En double-cliquant sur la pièce comptable, elle peut être visualisée (a) et les options classiques relatives à l’affichage complet du flux (document facture, commande) sont disponibles (b) b a 79

80 2. L’affichage de la structure commande
Levée du visa Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA) 1 2 L’onglet Données de base présente notamment : a. les données relatives au tiers, les coordonnées bancaires identifiées pour le paiement b. l’affichage des postes non soldés du tiers est directement accessible c. la zone Référence correspond au N° de facture Fournisseur d. type de contrôle CHD applicable 1 a c b 2. L’affichage de la structure commande permet de visualiser le service fait et sa date de constat 80

81 Levée du visa Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA) 3 4
3. L’onglet Paiement présente notamment : a. la date de base ou date de début de calcul des délais de règlement , les conditions de paiement et l’échéance b. le code blocage paiement c. le destinataire du paiement si différent du tiers facturant a b c 4. L’onglet Détail comprend : a. le montant des coûts non prévus à la commande (frais de gestion, de port …) b. l’ Unité budgétaire c. le tiers facturant si différent du tiers donneur 4 81

82 Levée du visa Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA) 2 3 1
Sélectionnez la ou les factures à viser Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri Cliquez sur déblocage pour lever le code V Un icône identifie la ou les factures visées et le code Blocage n’est plus affiché. La levée du visa ne sera effective qu’après enregistrement 82

83 SIFAC_MUT_DEP_GESTION_VISA
Exercices Exercice : Levée de visa cf Cahier d’ exercices Chap 9 Cf Manuel Utilisateur : SIFAC_MUT_DEP_GESTION_VISA 83 83

84 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions Paiement de la facture au fournisseur 84 84

85 Paiement automatique – Processus
Le processus de paiement est organisé en 5 étapes . Gestion des paramètres 1 Les paramètres permettent d’identifier les comptes et postes à sélectionner dans le cycle de paiement automatique ainsi que les modes de paiement à utiliser Chemin d’accès :   Gestion comptable   Comptabilité financière   Fournisseurs   Traitements périodiques F110 – Paiements ou F110S – Planifier le programme de paiement périodiquement 2 Lancement de la proposition Recherche des comptes et postes identifiés dans la saisie de paramètres et analyse des données de paiement 3 Traitement et édition de la proposition Edition de la proposition et traitement avec possibilité de modification des postes proposés 4 Lancement du cycle de paiement Comptabilisation des pièces de paiement, émargement des postes tiers, génération des données pour les programmes d’impression des supports de paiement. Support de paiement 5 Télé - transmission du fichier à la banque 85

86 Saisissez les paramètres suivants :
Paiement automatique Code Transaction: F110 Gestion des paramètres 1 - Saisissez la date d’exécution du cycle - Définissez un identifiant (code alphanumérique libre) Nota : Le code « identification » ne doit comporter aucun caractère du type '/', ':' , '\' , '"', ... " Saisissez les paramètres suivants : Date comptable : date à laquelle doit être comptabilisé le règlement Pièces saisies au : correspond à la date d’écriture comptable de prise en charge des factures et permet de déterminer la date limite de sélection des pièces Sociétés : code(s) société sur lesquels les postes tiers sont comptabilisés. L’Etablissement étant modélisé dans SIFAC par plusieurs sociétés FI, si le cycle de paiement ne doit pas être effectué par composante (cas général), identification des sociétés concernées sous forme de liste (codes société séparés par avec « , » - ex Z100,Z101,…) par plage (avec parenthèses et « , » pour définition de l’intervalle –ex (Z100,Z102) Modes pmt : Modes de paiement devant être utilisés dans le cycle de paiement. Seuls les modes de paiement V, G et T,I sont utilisés dans le cadre du cycle de paiement automatique (ex VGT ou VG) Prochaine date comptable : le cycle de paiement sélectionne tous les postes fournisseur dont la date d’échéance est inférieure ou égale à la date comptable indiquée qui correspond à la date prévisionnelle du prochain cycle. Fournisseurs : sélection des fournisseurs à payer par plage ou multi-valeurs 2 Identification des caractéristiques du règlement effectué (date et identifiant)  même principe que pour les relances Dans les paramètres  que veut-on traiter : la ou les sociétés concernées  on sépare les sociétés avec des virgules pour la liste ou avec des parenthèses pour une plage de sociétés, modes de paiement, date du prochain cycle de paiement  date d’enregistrement cptable du décaissement, le fournisseur ou une plage de fournisseurs Dans l’onglet « Sélect. Libre »  bordereau de mandat Il faut expliquer les différentes dates « Proch. dte c. » prochaine date comptable  date d’échéance de la dette calculée à partie de la date de base de la facture + conditions de paiement du fournisseur. Si on veut traiter toutes les pièces prises en charge en comptabilité il faut positionner cette date par exemple date du jour + 50 jours La zone « pièces saisies au » correspond à la date d’écriture comptable de prise en charge des liquidations/mandats et permet de déterminer la date limite de traitement RAPPEL des modes de paiement (cf DEPENSES) RQ : Pas de mise en place de lettre chèque ni de traite dans Sifac (atelier compta) Les données des critères de sélection doivent figurer sur le poste tiers (bilan) ==> revoir la formulation Ajouter l’écran sur les critères : Pièces Fournisseur Client Préciser les possibilités pour les valeurs : Intervalle de valeurs  (A,Z) Liste de valeurs  A, C, B 86

87 Paiement automatique Code Transaction: F110 Saisie des paramètres
L’onglet « protocole supplémentaire » permet au système d’effectuer des contrôles lors du lancement de la proposition de paiement. Ces contrôles sont ensuite visibles dans le protocole de la transaction. 3 4 L’onglet « impression + support donn. » est utilisé dans SIFAC pour permettre la génération du fichier de paiement dans le cadre des règlements par virement. 87

88 Paiement automatique Code Transaction: F110
Lancement de la proposition de paiement Permet de modifier la proposition de paiement afin de bloquer au paiement les pièces d’un fournisseurs. Permet de visualiser les pièces pour règlement. Permet de visualiser le protocole. 3 1 2 Liste des principaux cas d’anomalie : Si le mode de paiement est « virement », pas de compte bancaire trouvé dans la fiche fournisseur Pas de mode de mode de paiement sur la facture d’origine La pièce est contenue dans une autre proposition de paiement Le compte est débiteur 88

89 Paiement automatique Code Transaction: F110
Lancement du cycle de paiement 1 Permet de visualiser le protocole. 3 2 Permet de générer le fichier de paiement. 89

90 Paiement automatique Code Transaction: F110
Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local 1 2 3 90

91 Paiement automatique Code Transaction: F110
Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local Menu : Environnement > Support de paiement > Gestion S.D.M 4 91

92 Paiement automatique Code Transaction: F110
Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local 4.1. Visualiser directement sur SIFAC : Menu : Traiter > Affichage contenu S.M. 92

93 Paiement automatique Code Transaction: F110
Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local 4.2. Télécharger puis visualiser le fichier dans Notepad : 1 2 3 93

94 Liste des paiements - 1 a b c a. Indiquez les références du cycle
Chemin d’accès :   Gestion comptable   Comptabilité financière   Fournisseurs   Système d’information   Etat pour comptabilité fournisseur   Opérations de paiement S_P99_ – Liste des paiements effectués a b c a. Indiquez les références du cycle et décochez l’option « propositions uniquement » pour afficher la liste des paiements réels b. Vous pouvez sélectionner la société d’origine des postes c. Sélectionnez la ou les liste(s) souhaitée(s) d. L’option Gestion des mises en forme permet de gérer les variantes d’affichage à l’écran d 94 94

95 Liste des paiements - 2 e d. L’écran de sélection complémentaire
permet de cibler dés l’origine les informations recherchées 95 95

96 Liste des paiements - 3 96 96

97 SIFAC_MUT_CPT_PAIEMENT_AUTO
Exercice Exercice 8 : Paiement automatique cf Cahier d’ exercices Chap 10 Cf Manuel Utilisateur : SIFAC_MUT_CPT_PAIEMENT_AUTO 97 97

98 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions Rejet d’une facture fournisseur 98 98

99 Non Validation Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA) 3 2 1
Sélectionnez la ou les factures à rejeter (désélectionnez les pièces traitées auparavant) Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri Cliquez sur motif pour gérer un motif de rejet Les motifs identifiés comme pertinents par l’établissement (gestion d’une table associée) s’affichent dont un motif libre 99

100 Sélectionnez le motif adéquat et validez
Non Validation Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA) Sélectionnez le motif adéquat et validez Pour le motif libre, vous pouvez gérer un texte explicatif Complémentaire Après enregistrement, un écran indique les actions effectuées 100

101 Non Validation Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA) 4
4. La zone Motif est mise à jour précédé du libellé « REFUS: », le poste Fournisseur reste bloqué au paiement 101

102 Non Validation Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA) 5 6
5. Sauvegardez le traitement en cours 6. Un récapitulatif des actions effectuées s’affiche à l’écran 102

103 Non Validation Cas de motif de non validation erreur sur RIB Montant
TVA Facture ( fournisseur) Budgétaire 103

104 Non Validation Cas de motif de non validation erreur sur RIB
Exemple d’un fournisseur qui possède 2 comptes bancaire modification du RIB via la transaction FB02 Cette correction n’entraine pas d’annulation, mais uniquement une modification des données de la pièce comptable. Cette opération peut être réalisée au niveau de l’agence comptable 104

105 Non Validation Cas de motif de non validation erreur sur
Montant TVA Facture ( fournisseur) La manière d’annuler la pièce comptable dépend de son origine Identification de l’origine de la pièce dans la transaction ZSIFACFITR_VISA Origine Flux d’achat  type de pièce RE/RA Origine Liquidation directe  type de pièce KR/KG 105

106 Non Validation Cas de motif de non validation erreur sur
Montant TVA Facture ( fournisseur) Exemple l’origine de la facture vient du flux Achat Annulation de la facture par la transaction MR8M 106

107 Non Validation 2. Il faut émarger la pièce comptable avec l’écriture d’annulation et la pièce d’origine par la transaction F-44 107

108 Non Validation Cas de motif de non validation erreur sur
Montant TVA Facture ( fournisseur) Exemple l’origine de la facture vient du flux liquidation directe Il faut donc annuler la facture par la transaction FB08 108

109 cf Cahier d’ exercices Chap 11
Exercice : Rejet de facture-Annulation de facture-Rapprochement de la facture et de son annulation cf Cahier d’ exercices Chap 11 109 109

110 Non Validation Cas de modification de pièce par le comptable
RIB (possibilité d’être modifié par le comptable pour éviter le rejet) 110 110

111 Non Validation Cas de motif de non validation erreur sur RIB
Exemple d’un fournisseur qui possède 2 comptes bancaires modification du RIB via la transaction FB02 Cette correction n’entraine pas d’annulation, mais uniquement une modification des données du poste comptable (comme la modification de l’échéance ou la gestion d’un tiers divergent de paiement. Cette opération peut être réalisée au niveau de l’agence comptable 111 111

112 cf Cahier d’ exercices Chap 11.5
Exercice 10 : Erreur pouvant être modifiée par la comptable cf Cahier d’ exercices Chap 11.5 112 112

113 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions La gestion des prélèvements 113 113

114 Processus associé aux DPAO (constatation de la dépense sur le relevé TG)
1. Création de l’écriture de la dépense F-02 avec le type de pièce KZ et le code CGS cible : O pour la DPAO 2. Réception de la facture fournisseur – 3. Rapprochement de la facture avec le décaissement (F-44) Débit Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d’origine Crédit / (DPAO) Tiers 114 114

115 L’enregistrement de la constatation de la dépense
Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire) 1 ère ligne d’écriture CC ou clé de comptabilisation indique le sens de l’écriture le n°29 correspond à un débit sur un compte auxiliarisé fournisseur avec CGS Un CGS permet d’imputer automatiquement un compte différent du compte centralisateur Cf page 360 et suivant du support 115 115

116 L’enregistrement de la constatation de la dépense
Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire) CC ou clé de comptabilisation indique le sens de l’écriture le n°50 correspond à un crédit sur un compte général 116 116

117 L’enregistrement de la constatation de la dépense
Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire) 117 117

118 cf Cahier d’ exercices Chap 12
Exercice : La constatation des prélèvements cf Cahier d’ exercices Chap 12 118 118

119 Visualisation du fournisseur après l’utilisation d’un code CGS
FBL1N : Consultation d’un compte fournisseur 119 119

120 La facture directe (sans commande d’achat)
Dans SIFAC, les modélisations proposées sont basées sur le principe d’une comptabilisation directe des dépenses par le service ordonnateur ou le comptable fournisseur (cas de mise en place d’un service facturier) : les postes Tiers ainsi générés (dettes fournisseur) sont automatiquement bloqués en paiement avec apposition du code blocage Visa V dans le cas d’option pour le flux de visa et nécessitent donc la levée du code blocage par le comptable avant mise en paiement hors visa, les postes Tiers sont directement disponibles pour le paiement quelle que soit l’option choisie, la gestion de codes blocage dédiés permet à chacun des acteurs de bloquer le paiement et le processus de mise en paiement par le comptable et contrôles associés permet de piloter le paiement effectif Le pré enregistrement doit donc être utilisé à titre exceptionnel et non comme base du processus de comptabilisation Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment). Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse.

121 La facture directe (sans commande d’achat)
La saisie d’une facture sans référence à une commande d’achat s’effectue via la transaction FB60 Chemin d’accès :   Gestion comptable   Comptabilité financière   Fournisseurs   Ecriture FB60 – Facture L’écran de la transaction FB60 est organisé en 6 zones principales : 1. Modèle de travail : permet de sélectionner la structure de postes 2. Opération : Facture ou Avoir (transaction FB65) 3. En-tête : divisée en plusieurs onglets 5. La zone Postes de facture : permet de saisir les lignes comptables de contrepartie du poste Fournisseur 6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données bancaires 7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de l’équilibre comptable 6 2 1 5 3 Modèle de travail 4

122 La facture directe (sans commande d’achat)
b a Lors de la première saisie, certaines « Options de traitement peuvent être définies et mémorisées : Via l’option «  Activer les  modèles de travail » , a’. Choisissez la variante de saisie Z_LIQUIDATION_DIRECTE» et double – cliquez pour la sélectionner, Des options de traitement peuvent être définies par chaque utilisateur a’

123 La facture directe (sans commande d’achat)
b’ b’. Les options surlignées sont préconisées.

124 La facture directe (sans commande d’achat)
1 2 4 3 6 5 1. L’opération « Facture » proposée par défaut est conservée Le type de pièce KR est automatiquement déterminée. Saisissez : 2. le tiers facturant 3. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée automatiquement) 4. la référence chez le fournisseur de la facture 5. le montant TTC et le montant de TVA 6. la devise de la facture

125 La facture directe (sans commande d’achat)
7 7. Indiquez : le secteur de TVA applicable (division), le compte d’imputation de la dépense, le montant HT du poste puis validez par la touche Entrée pour prise en compte de la division saisie, Le code TVA (la liste déroulante limite les codes TVA à ceux pertinents pour le secteur), le centre de coûts ou Eotp à imputer et l’ordre interne lié au marché Complétez les axes budgétaires non dérivés (fonds, domaine fonctionnel si non défini au niveau du centre de coûts ou Eotp), le domaine d’activité si non déterminé automatiquement (secteur fiscal) Le numéro de la pièce de réservation de crédits (à sélectionner via la liste déroulante)

126 La facture directe (sans commande d’achat)
Si vous souhaitez compléter les données d’imputation de cette facture, double-cliquez sur le poste et cliquez ensuite sur l’option « Plus » ou naviguez sur la variante d’écran via la barre d’outil.

127 La facture directe (sans commande d’achat)
8. L’échéance est calculée en fonction de la date de base et des conditions de paiement (rapatriées par défaut des données Tiers – Vue Achats) 9. La zone “Banque partenaire” permet de sélectionner les coordonnées bancaires du tiers : par défaut, ce sont les coordonnées bancaires principales (“ “) qui sont définies comme devant être utilisées pour le paiement 10. La zone “Destinataire de paiement” permet de sélectionner un des tiers divergents autorisés et donc de déterminer un tiers différent du tiers facturant pour le paiement 8 10 9

128 La facture directe (sans commande d’achat)
L’option de simulation permet de visualiser l’écriture comptable avant enregistrement L’enregistrement comptable n’est possible que si le contrôle de solde est au vert et aucun message bloquant n’est généré Après avoir cliqué sur , le numéro de la pièce comptable est indiquée en bas de l’écran

129 La facture directe (sans commande d’achat)
Vous pouvez afficher à l’écran la pièce comptable créée via la transaction FB03 - La zone « Affectation » est automatiquement renseignée de la référence UB pour des sélections et analyses ultérieures - Les pièces liées (analytiques et budgétaire) peuvent être visualisées via le flux de documents (aucune pièce d’origine hormis la pièce comptable)

130 La facture directe (sans commande d’achat)
b a. une pièce analytique pour le montant de la facture (et une pièce sur centre de profit “miroir” ) b. une pièce d’exécution (consommation) budgétaire

131 Emargement d’une facture avec une DPAO
Transaction : F-44 131

132 Emargement d’une facture avec une DPAO
Transaction : F-44 132

133 cf Cahier d’ exercices Chap 12.3 – 12.4
Exercice : Création d’une facture sans commande (liquidation directe) et rapprochement cf Cahier d’ exercices Chap 12.3 – 12.4 133 133

134 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances 134 134

135 Cf.SIFAC_MUT_CPT_COMPTA_ACOMPTE_FOURN
DPAO / Avance / Acompte Le processus standard SAP relatif aux acomptes Fournisseur et les transactions associées est utilisé dans SIFAC pour modéliser : le flux des dépenses avant ordonnancement (DPAO) Les avances sur et hors marché Les acomptes sur immobilisations Les acomptes sur salaires Ce processus s’appuie sur la définition de codes CGS de type acompte (au sens paramétrage SAP) dédiés (un par schéma comptable – cf. SIFAC-DCD-FPA-CPT-Codes-CGS) soit : O pour les DPAOs avec centralisation sur le compte A pour les avances sur et hors marché avec centralisation notamment sur le compte I pour les avances sur immobilisations incorporelles, M pour les immobilisations corporelles avec centralisation respectivement sur les comptes et E pour les acomptes sur salaire avec centralisation sur le compte Nota : les avances sur frais de mission sont gérées via les ordres de mission et sont comptabilisés sur le compte non auxiliarisé Fournisseur avec pour contrepartie le compte de Tiers lié à l’agent; seul le processus de paiement (pour solde du poste Tiers) est géré dans la composante Comptable Les postes Fournisseur relatifs à ce processus entrent dans le flux de visa, dans le cas d’option pour cette modélisation, au même titre qu’un poste de dépense classique Cf.SIFAC_MUT_CPT_COMPTA_ACOMPTE_FOURN 135

136 Processus associé aux DPAO et avances sur marché L’acompte fournisseur dans SIFAC
1. Création de la demande d’acompte – poste pour mémoire - (Transaction F-47) avec le type de pièce OP et le code CGS cible fonction de l’opération souhaitée 2. Processus classique de visa 3. Paiement automatique (Transaction F110) ou manuel (Transaction F-58) Débit (avance) / (DPAO) Tiers notamment Crédit 5xxx 4. Réception de la facture fournisseur via le flux dépense (MM) ou liquidation directe – Blocage manuel au paiement (le temps de saisie de la compensation de l’avance précédemment versée) 5. Compensation de l’acompte (Transaction F-54) – avance ou DPAO Débit Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d’origine Crédit (avance) / (DPAO) Tiers notamment Modifier le titre L’acompte dans Sifac correspond à un ordre de paiement La demande d’acompte est une information ou poste pour mémoire (sans impact comptable) saisi par l’ordonnateur. Le système, lors du processus de décaissement, va récupérer cette information pour créer l’écriture comptable RQ : Le compte 409 correspond aux avances versées sur commande  à vérifier Prendre en compte la remarque sur les marchés de G. LeGac Revoir les schémas comptables et indiquer les sens (D/C) sur les comptes Préciser que le paiement peut être aussi manuel et pas uniquement automatique dans l’étape 2 6. Déblocage de la facture fournisseur (Transaction FB02) et apposition manuelle du code blocage V visa pour reprise dans le flux classique Visa 7. Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de l’acompte Débit Tiers (pour le montant restant) Crédit 5xxxxxx 136

137 DPAO, avance sur marché : l’acompte fournisseur dans SIFAC
Z100 OP La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO Code Transaction: F-47 (Demande) Chemin d’accès:   Gestion Comptable   Comptabilité financière   Fournisseurs   Ecriture   Acompte F-47 - Demande 1. a. Saisissez les informations d’en-tête de pièce suivantes : Date de pièce Type de pièce (par défaut A0) Société Devise de transaction Référence (reprise sur ligne de virement pour information fournisseur) Indiquez le tiers bénéficiaire de l’avance et le CGS (code général spécial cible : O pour DPAO, A pour avance, I et M pour acomptes Immobilisations et E pour acompte sur salaires 137

138 DPAO, avance sur marché : l’acompte fournisseur dans SIFAC
La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO Compte collectif technique qui sera remplacé lors du paiement de la demande d’acompte par le compte collectif correspondant au code CGS cible 2. Compléter: - Montant - Code TVA 3. Compléter: - D. d’activité - Texte 4. Via le bouton de synthèse des postes , l’utilisateur obtient l’écran suivant : 5. Sauvegarder. 138

139 cf Cahier d’ exercices Chap 13.1
Exercice : La demande d’acompte (ou d’avance) cf Cahier d’ exercices Chap 13.1 139 139

140 cf Cahier d’ exercices Chap 13.2
Exercice : Consultation du compte fournisseur cf Cahier d’ exercices Chap 13.2 140 140

141 Edition d’un ordre de paiement (option non obligatoire)
Code Transaction: ZSIFACFITR_OP 141 141

142 Paiement automatique de paiement de l’avance
Avant de payer ne pas oublier de lever le visa via la transaction ZSIFACFITR_VISA Transaction F110 142 142

143 cf Cahier d’ exercices Chap 13.1 – 13.5
Exercice : Enregistrez l’avance sur votre marché et faites un paiement automatique cf Cahier d’ exercices Chap 13.1 – 13.5 143 143

144 La compensation de l’acompte fournisseur
La compensation de l’acompte (F-54) permet de compenser l’avance/DPAO une fois la facture fournisseur reçue et avant que cette dernière ne soit réglée. 1. Saisir le compte fournisseur et la facture correspondante Le numéro de pièce comptable peut être retrouvé dans les documents liés de la facture fournisseur (module achats). 2. Sélectionner l’acompte à compenser Puis aller dans le menu Pièce > Simuler

145 La compensation de l’acompte fournisseur
3. Les postes sont visualisables. Si un poste est marqué en bleu, cela signifie qu’il manque une ou des données obligatoires. Double cliquer sur le poste bleu. 4. Préciser la donnée manquante. N.B. La facture précisée plus haut est rapatriée.

146 Exercice Exercice : Saisissez la facture et faites la compensation
cf Cahier d’ exercices Chap 13.7 146 146

147 Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Transaction F-44 147 147

148 Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Transaction F-44 148 148

149 Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Transaction F-44 149 149

150 Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Transaction F-44 150 150

151 Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Transaction F-44 151 151

152 cf Cahier d’ exercices Chap 13.10
Exercice : Faites le rapprochement partiel cf Cahier d’ exercices Chap 13.10 152 152

153 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions La gestion des retenues de garantie 153 153

154 Processus associé à la retenue de garantie (RG)
1. Facture sur commande d’achat saisie dans le module achat (MM) pour son montant total (incluant la retenue de garantie) Débit 6xxxxxxx TVA HTR Débit 4456xxxx TVA déductible Crédit / TTC 2. Saisie de la retenue de garantie via un code CGS et sans gestion de TVA dans le module comptabilité générale (FI) via la transaction F-02 : Débit / avec la référence à la pièce FI de la facture qui lui est associée Crédit */ ** avec la date de libération théorique de la RG * Code CGS H : RG hors immobilisation ** code CGS J : RG avec immobilisation 3. Levée du code blocage sur la facture fournisseur d’origine (modification de pièce comptable FB02) ou apposition du code V pour Visa puis levée de visa par ZSIFACFITR_VISA 4. Règlement (manuel F-53 ou automatique F110) Voir la section « Règlement » Débit / – pour le montant de la facture moins la RG Crédit 5xxxxxx 5. A l’échéance, libération de la retenue de garantie (transaction F-04 qui rapproche la retenue de garantie avec sa pièce de libération de RG) Débit / Crédit / 154

155 Saisie de la retenue de garantie
Dans certains cas, la facture fournisseur aura un code blocage « retenue de garantie » en attendant que la retenue de garantie qui doit lui être associée soit saisie. Ceci peut concerner les dépenses hors marché, ainsi que les dépenses sur marché. La retenue de garantie est saisie dans SIFAC via la transaction F-02 Chemin d’accès:   Gestion Comptable   Comptabilité financière   Compte généraux   Ecriture F-02 – Ecriture générale 1 1. Type de pièce « MR » pour les retenues de garantie 2. Premier poste saisi permet de débiter le fournisseur pour le montant de la retenue de garantie 2 155

156 Saisie de la retenue de garantie
3. Saisir le montant de la retenue de garantie (qui vous a été communiqué ou que vous avez calculé) ; 4. Préciser le numéro de facture fournisseur (module comptable FI) à laquelle se rapporte cette retenue de garantie ; 5. Préciser un descriptif (facultatif, mais facilite le suivi) ; 6. Le deuxième poste saisi permet de transférer le montant de la retenue de garantie sur le compte général spécial associé (H – ou J – ) 7. Saisir une * et SIFAC récupère le montant du poste précédent 8. Préciser la date d’échéance théorique de la retenue de garantie (dans le cadre de dépenses sur marché, il s’agira de la durée de la RG ajoutée à la durée du marché). Puis la pièce peut être comptabilisée. 3 4 5 6 7 8 156

157 cf Cahier d’ exercices Chap 14.1
Exercice : Enregistrer la retenue de Garantie cf Cahier d’ exercices Chap 14.1 157 157

158 Paiement automatique de la facture
Transaction F110 158 158

159 Paiement automatique de la facture
Transaction F110 159 159

160 cf Cahier d’ exercices Chap 14.3
Exercice : Payer la facture cf Cahier d’ exercices Chap 14.3 160 160

161 Libération de la retenue de garantie
La libération de la retenue de garantie est saisie dans SIFAC via la transaction F-04 Chemin d’accès:   Gestion Comptable   Comptabilité financière   Compte généraux   Ecriture F-04 – Comtab. avec rappr. 1 1. Type de pièce « MS » pour les libérations de retenue de garantie 2. Premier poste saisi permet de créditer le fournisseur pour le montant de la retenue de garantie libérée 2 161

162 Libération de la retenue de garantie
5 3 3. Saisir le montant de la retenue de garantie à libérer ; 4. Préciser un descriptif (facultatif, mais facilite le suivi) ; 5. Cliquer sur « sélectionner PNS » 6. Préciser : Le numéro de fournisseur à nouveau, Le type de compte (K – kreditor : fournisseur, D – debitor : client), Le code CGS. 4 6 162

163 Libération de la retenue de garantie
10 7. Se positionner sur la pièce de retenue de garantie à sélectionner 8. Cliquer pour sélectionner le poste en question (qui passe au bleu) 9. Les montants sont alors équilibrés 10. Simuler (menu Pièce > simuler) et comptabiliser. 7 8 9 163

164 cf Cahier d’ exercices Chap 14.5
Exercice : Libération d’une retenue de garantie cf Cahier d’ exercices Chap 14.5 164 164

165 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions La gestion des rejets de virement 165 165

166 Rejet de virement Les coordonnées de votre fournisseur sont erronées ou bien le compte est clôturé. Sur votre relevé de banque est notifié ce rejet Transaction F-02 166 166

167 Rejet de virement Transaction F-02 167 167

168 Rejet de virement Transaction F-02 168 168

169 cf Cahier d’ exercices Chap 15
Exercice : Saisie votre rejet de virement cf Cahier d’ exercices Chap 15 169 169

170 Rejet de virement : Modification du fichier fournisseur
Transaction XK02 ou FK02 170 170

171 Rejet de virement : Modification du fichier fournisseur
Transaction XK02 ou FK02 171 171

172 Rejet de virement : Modification de la pièce de rejet après modification du fichier fournisseur
Transaction FB02 172 172

173 Rejet de virement : Modification de la pièce de rejet après modification du fichier fournisseur
Transaction FB02 173 173

174 cf Cahier d’ exercices Chap 15.3
Exercice : Modification du fichier fournisseur et de la pièce de rejet cf Cahier d’ exercices Chap 15.3 174 174

175 Rejet de virement : Suite
Vous avez la possibilité d’éditer un ordre de paiement : Transaction ZSIFACFITR_OP Levé le visa : ZSIFACFITR_VISA Paiement via le programme automatique de paiement : F110 175 175

176 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions La gestion des avoirs 176 176

177 Préambule sur la gestion des avoirs
Le document d’avoir (hors avoir interne pour annulation) est un document émis par un fournisseur; il doit donc donner lieu à une comptabilisation propre, distincte de la facture à laquelle il fait référence : facture et avoir sont comptabilisés séparément dans SIFAC et non de façon regroupée via la saisie d’une pièce comptable pour le net à payer Des types de pièce dédiés sont définis pour les avoirs dans SIFAC : - pour les avoirs de type liquidation directe saisis notamment via la transaction FB65 KG pour les avoirs classiques ME pour les avoirs sur marché relatifs à des pénalités MG pour les avoirs sur marché relatifs à des actualisations en réduction MK pour les avoirs sur marchés relatifs à des révisions de prix négatives - pour les avoirs relatifs aux commandes d’achat saisis via la transaction de contrôle facture MIRO RA pour les avoirs classiques ZA pour les avoirs relatifs au constat de charges à payer saisis via la L’utilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération : la saisie d’un avoir s’effectue via la sélection du type d’opération Avoir pour les avoirs correspondant à l’ annulation partielle ou totale d’une facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de régularisation de prix Le type de pièce RA ou ZA doit être saisi dans l’onglet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut La référence sur le poste Tiers de l’avoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant net lors du processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de visa

178 Contrôle facture – saisie d’un avoir - 1
1. Dans la transaction de Contrôle Facture MIRO, la saisie d’un avoir s’effectue via les opérations Avoir ou Déchargement ultérieur Le type de pièce est contrôlé et doit être modifié dans l’onglet Détail (valeurs RA ou ZA attendues) a b

179 Contrôle facture – saisie d’un avoir - 2
2. L’opération Avoir correspond à l’annulation totale ou partielle d’une précédente facturation : les quantités déjà facturées et montants cumulés sur le poste de commande sont proposés pour base d’annulation; dans l’exemple ci- dessus le montant total facturé est de 1050 (via une facture simple et un chargement ultérieur). Le système contrôle que le montant annulé est cohérent par rapport aux opérations précédentes

180 Contrôle facture – saisie d’un avoir - 3
L’enregistrement de l’avoir libère le service fait qui est automatiquement annulé avec un code motif ORV

181 Contrôle facture – saisie d’un avoir - 4
3. L’opération de Déchargement ultérieur correspond à la comptabilisation d’un avoir pour régularisation de prix : le service fait relatif à cette correction a été soldé par une facturation précédente les quantités déjà facturées sur le poste de commande sont proposées pour base de la correction, le montant est à saisir en fonction de l’avoir à comptabiliser (HT)

182 Contrôle facture – saisie d’un avoir - 5
La comptabilisation de l’avoir régularise uniquement la ou les facturations précédente(s) : le service fait reste émargé au sens où il n’est plus disponible pour une nouvelle facturation de type classique (Opération facture)

183 Avoir et conditions de paiement - 1
En standard SAP, les avoirs sont réputés à échéance immédiate (date de comptabilisation) quelle que soit la condition de paiement définie sur le poste Tiers; pour déroger à cette règle, des conditions de paiement propres aux avoirs peuvent être définies dans les données tiers (vue société) – non pertinent pour SIFAC les conditions de paiement sont communes aux avoirs et factures et la zone Référence paiement du poste Tiers dans le cas d’un avoir est renseignée avec la valeur V pour calcul de l’échéance une facture peut être référencée (N° de pièce comptable correspondante) sur le poste Tiers de l’avoir pour copie des données de paiement du poste et donc paiement pour le net lors du processus de règlement automatique Ces 2 modes de gestion des conditions de paiement pour les avoirs dans SIFAC sont applicables quel que soit le type de dépense : facture sur commande d’achat (transaction de Contrôle facture MIRO), liquidation directe (transaction FB65 notamment), liquidation sur frais de mission Les données relatives au paiement des postes comptables sont définies comme modifiables, la référence à une facture peut donc être indiquée dés la saisie de l’avoir ou post comptabilisation via notamment la transaction de modification de pièce FB02

184 Avoir et conditions de paiement - 2
1. Cas d’un avoir non lié à une facture (liquidation directe ou contrôle facture) a a a. Les conditions de paiement sont automatiquement déterminées en fonction de celles définies dans la vue Achats du tiers facturant, la date de base (date de début de calcul de l’échéance) doit être saisie – zone obligatoire

185 Avoir et conditions de paiement - 3
b b. Conditions de paiement et date de base sont mémorisées sur le poste Tiers de la pièce comptable générée c. mais aucun calcul d’échéance n’est effectué : l’avoir est considéré comme immédiatement dû c

186 Avoir et conditions de paiement - 4
d. Pour déclencher le calcul de l’échéance, il faut indiquer la valeur « V » dans la zone Référence Facture du poste Tiers d

187 Avoir et conditions de paiement – 6
e. Dans le cycle de paiement automatique (transaction F110), les postes d’avoir sont classés automatiquement en exception et doivent être retraités avec gestion du mode de paiement G pour les lier à un poste de Facture (à réaffecter également au mode de paiement G) et donc générer ainsi un paiement pour le net Si aucune réaffectation n’est effectuée en modifiant la proposition de paiement, ces avoirs ne seront pas « compensés » et les factures payées pour leur montant d’origine NB : choix SIFAC de définition des modes de paiement hors G par poste individuel soit génération d’une ligne de virement et d’une pièce de décaissement par poste

188 Avoir et conditions de paiement – 7
2. Cas d’un avoir lié à une facture (liquidation directe ou contrôle facture) a a. La zone N° de facture (en contrôle facture) et Référence Facture (en liquidation directe) permet de renseigner le N° de facture lié à l’avoir soit lors de la saisie initiale soit post comptabilisation via la transaction de modification FB02 Le système contrôle que la pièce référencée est bien liée au même fournisseur et recopie automatiquement les Données de paiement de la facture : date de base, conditions de paiement, code blocage paiement, destinataire de paiement divergent et type de banque partenaire avec génération du message d’information

189 Avoir et conditions de paiement – 8
b. La facture référencée est mémorisée sur le poste d’avoir (N° de pièce comptable, dans le cas présenté, correspondant au document de facturation indiqué dans la transaction MIRO) c. et toutes les données de paiement rapatriées ainsi que le calcul d’échéance effectué Les 2 postes comptables (celui de l’avoir et de la facture) sont ainsi intrinsèquement liés Lorsque les données de paiement de la facture sont modifiées post référencement , cette modification est bien prise en compte pour les postes d’avoir liés mais sans actualisation des données (donc visibilité) sur ces derniers Au moment du paiement automatique, le système prend en compte les données du poste de facture pour base de traitement b b’

190 Avoir et conditions de paiement – 9
c. Dans le cycle de paiement automatique, les postes Facture et Avoir sont proposés pour paiement avec génération d’une seule pièce de règlement et donc d’une ligne de virement pour le montant net

191 Avoirs et flux de visa – 1 1. Cas d’un avoir non lié à une facture
Dans le flux Visa, qu’il s’agisse de la transaction de Liste des dépenses ZSIFACFITR_LIST_DEP ou transaction de Visa comptable ZSIFACFITR_VISA, les N° de pièces et types associés à la facture et à l’avoir doivent être sélectionnés pour traitement dans la mesure où aucun lien n’a été défini Par défaut, ces postes sont traités de façon séparée et sans alerte particulière

192 Avoirs et flux de visa – 2 2. Cas d’un avoir lié à une facture a
a. Dans le flux Visa, lors de la constitution de la liste des dépenses via la transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP, la sélection du poste de facture entraîne automatiquement celle du ou des avoirs lié(s) et réciproquement

193 Avoirs et flux de visa – 3 b b. La référence de l’avoir est indiquée sur la liste des paiements transmise b’ b’. Dans le cas où la sélection est effectuée sur la pièce d’avoir, la facture correspondante est référencée

194 Avoirs et flux de visa – 4 c. Lors du visa comptable via la transaction ZSIFACFITR_VISA, la sélection du poste de facture entraîne automatiquement celle de l’avoir lié c

195 Avoirs et flux de visa – 5 d
d. La levée du visa s’effectue sur la facture

196 Avoirs et flux de visa – 6 e. La pièce de facture est mise à jour (levée du code blocage) mais le poste d’avoir n’est pas actualisé; au moment du paiement automatique, le système prend en compte les données du poste de facture pour base et l’avoir sera donc également proposé au règlement e

197 cf Cahier d’ exercices Chap 16
Exercice : Gestion des avoirs cf Cahier d’ exercices Chap 16 197 197

198 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs La gestion des frais de missions Traitement des cessions et oppositions 198 198

199 Règlement: Cessions et Oppositions Cas de la cession
La gestion du tiers cessionnaire peut s’effectuer de deux manières : Dans le cas d'une cession, lors de la liquidation ou post prise en charge, un tiers divergent de paiement est géré manuellement sur le poste tiers. Cette gestion présuppose la définition du tiers cessionnaire dans la liste des payeurs divergents autorisés pour le tiers cédant. Dans ce cas, le poste est réglé au tiers divergent ; mais le schéma comptable de prise en charge reste identique (centralisation sur ou ). Dans la fiche tiers (transactions XK01/02/03), le destinataire du paiement autre que le fournisseur lui-même est précisé, et pour toute facture concernant ce fournisseur, lors du règlement automatique, c’est ce destinataire de paiement divergent qui est réglé. 199 199

200 Règlement: Cessions et Oppositions Cas d’une opposition
Dans le cas d'une opposition, post prise en charge, le gestionnaire comptable peut choisir d’effectuer un transfert de créance avec les étapes suivantes Cas des avis à tiers détenteurs: Cas n°1 (blocage lors de la saisie de la facture) Saisie de la facture d’origine dans la Composante MM ou FI avec utilisation du code blocage O (Code blocage Opposition) - Poste Tiers Facturant comptabilisé sur ou (transaction MIR4) Le code O permet de bloquer la facture d’origine afin qu’elle ne soit pas traitée par mégarde (ce qui permet de laisser du temps au service comptable ou contentieux pour effectuer des contrôles ou des régularisations) (copie d’écran page suivante) 200 200

201 Règlement: Cessions et Oppositions Cas d’une opposition
201 201

202 Règlement: Cessions et Oppositions Cas d’une opposition
Dans le cas d'une opposition, post prise en charge, le gestionnaire comptable peut choisir d’effectuer un transfert de créance avec les étapes suivantes Cas des avis à tiers détenteurs: Cas n°2 (blocage en masse postérieure à la facture) Préciser le code blocage O sur toutes les factures prises en charges du fournisseur via la transaction FBL1N de consultation de la balance fournisseur et la fonctionnalité de modification en masse : (copie d’écran page suivante) 202 202

203 Règlement: Cessions et Oppositions Cas d’une opposition
Modification en masse pour mettre le code blocage O Aller dans le menu Traiter > Marquer tout Aller dans le menu : Environnement > Modification en masse > Nouvelles valeurs Préciser le code blocage oppositions et un libellé explicatif Cliquer sur le bouton « Exécuter modifications » 203 203

204 Règlement: Cessions et Oppositions Cas d’une opposition
Modification en masse pour mettre le code blocage O En cliquant sur Liste > Rafraîchir, les modifications peuvent être visualisées : 204 204

205 Règlement: Cessions et Oppositions Cas d’une opposition
Transfert des créances Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04) 2 1 4 3 205 205

206 Règlement: Cessions et Oppositions Cas d’une opposition
Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04) 5. Se positionner sur le numéro de pièce de la première ligne et cliquer sur puis sur et toutes les pièces sont sélectionnées (montants en bleu et zone « affectés » est valorisée) 5 206 206

207 Règlement: Cessions et Oppositions Cas d’une opposition
Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04) 7 8 6 6. Saisir le deuxième poste qui permet de transférer la créance sur le nouveau tiers 7. Dans la zone montant, mettre une « * » permet à SIFAC de calculer automatiquement le montant correspondant à l’ensemble des créances sélectionnées 8. Préciser le domaine d’activité et l’échéance 9. Aller dans le menu Pièce > Simuler 207 207

208 Règlement: Cessions et Oppositions Cas d’une opposition
Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04) 5 Poste 001 : Crédit ( ) Tiers Cessionnaire (transfert sur un autre tiers avec code CGS C) Poste 002 : Débit ( ) Montant des dettes d’origine et Tiers Facturant (solde les créances) 208 208

209 cf Cahier d’ exercices Chap 17
Exercice : Opposition et cession cf Cahier d’ exercices Chap 17 209 209

210 LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions 210 210

211 Les frais de missions Processus des missions dans SIFAC
Création de la mission Autorisation de la mission (permet la réservation de crédit) Calcul (si il y existe une avance sur la mission) Edition de l’ordre de mission Prise en charge comptable de l’avance de la mission (comptable) Retour de l’agent, rectification et/ou ajustement des frais de mission Autoriser Calcul les frais de mission Etat liquidatif Prise en charge des frais de mission par l’agence comptable (comptable) 211 211

212 Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
ZPRRW Une fois que l’ordonnateur a validé / visé l’avance, il doit ensuite créer l’écriture comptable correspondante. L’avance a un impact simplement dans la comptabilité financière avec génération d’une écriture comptable de type Débit 4252/ Crédit Tiers 4012 La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture proposée automatiquement par le système. Pour ce faire il doit lancer la transaction présentée dans les diapositives suivantes. 212 212 212

213 Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
ZPRRW Lorsqu’il lance la transaction l’ordonnateur ou le comptable peut ne sélectionner que les missions qu’il a validées Il peut aussi réduire la sélection par n° de mission: 213 213 213

214 Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
ZPRRW L’ordonnateur doit cliquer sur la pièce, ainsi il peut afficher la pièce comptable qui va être créée. Eventuellement, il peut cliquer sur « contrôler » pour vérifier la pièce. 214 214 214

215 Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
ZPRRW Les différents statuts des cycles: La pièce comptable n’est pas encore enregistrée et est à prendre en charge (statut « justificatifs crées »): La pièce comptable a été enregistrée avec succès l’avance comptable est créée (statut « justificatifs enregistrés ») La pièce comptable a été rejetée avec succès l’avance comptable n’est pas créée (statut « rejeté »)  Si le comptable rejette l’avance la mission régresse automatiquement au statut « dem saisie » « ouvert ». La pièce comptable n’a pu être enregistrée suite à un problème (statut « justificatifs erronés ») 215 215 215

216 Ordre de mission Comptabilisation des frais de mission
ZPRRW_MIS Une fois que l’ordonnateur a validé / visé les frais de mission, il faut générer l’écriture comptable correspondante. Les frais de mission ont un impact simplement dans la comptabilité financière La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture proposée automatiquement par le système. La manipulation est la même que pour une comptabilisation d’avance sur mission seule la transaction change ZPRRW_MIS 216 216 216

217 cf Cahier d’ exercices Chap 18
Exercice : Gestion des frais de mission cf Cahier d’ exercices Chap 18 217 217

218 La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette La gestion du fichier client Prise en charge d’une facture de vente et édition Les Encaissements : Encaissement d’une facture par virement Encaissement partiel Encaissement poste résiduel Encaissement sans que la facture soit dans le système Encaissement inconnu Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés 218 218

219 La Comptabilité Recettes
Processus du Flux recette Processus du flux Recette La gestion du fichier client Prise en charge d’une facture de vente et édition Les Encaissements : Encaissement d’une facture par virement Encaissement partiel Encaissement poste résiduel Encaissement sans que la facture soit dans le système Encaissement inconnu Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés 219 219

220 Le processus global de recette
Les recettes, dans SIFAC, sont générées selon deux types de flux Recettes liées à des commandes de vente, dans le cadre ou non d’un contrat de facturation et de jalons associés ou Factures SD Définition d’un article par compte de résultat (classe 7*) Détermination des schémas comptables en fonction de l’article et du groupe d’indication d’imputation du client (client interne, externe) Détermination de la TVA applicable en fonction de la classification fiscale de l’article et/ou du client Numérotation automatique de la facture Liquidations directes initiées dans la composante Comptable – subventions notamment – avec gestion manuelle des schémas comptables et de la TVA applicable Edition d’une facture client disponible quel que soit le type de flux Une Modélisation à choisir par l’établissement avant démarrage Les différentes modélisations possibles pour le processus de recette dans SIFAC sont : Modélisation avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur Modélisation avec impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable 220

221 Le processus global de recette
Avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur Ordonnateur Comptable Document de vente Document de facturation Prise en charge comptable Commande [VA01] Contrat [VA41] Facture (bloquée en compta) [VF01] Comptabilisation Ou rejet [ZVFX3] Prévision de recettes Impact budgétaire Ajustement de l’impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique 221

222 Le processus global de recette
Avec impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable Ordonnateur Comptable Document de vente Document de facturation Prise en charge comptable Commande [VA01] Contrat [VA41] Facture (bloquée en compta) [VF01] Comptabilisation [VFX3] ou [VF02] Prévision de recettes Impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique 222

223 La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette Prise en charge d’une facture de vente Les Encaissements : Encaissement d’une facture par virement Encaissement partiel Encaissement poste résiduel Encaissement sans que la facture soit dans le système Encaissement inconnu Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés Gestion du fichier Client 223 223

224 Référentiel Clients Les transactions XD01, XD02, et XD03 permettent de créer, modifier, et afficher un client dans SIFAC. Chaque client est défini à plusieurs niveaux : Données de Base Mandant Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Données Comptables Société Gestion de comptes Moyens de paiement Données de Vente Organisation Commerciale Ventes Facturation Partenaires 224 224

225 Fonctions partenaire - Données de vente (vue ADV)
4 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: Donneur d’ordre Destinataire facture Payeur Réceptionnaire marchandise L’onglet rôle partenaire permet d’attribuer ces rôles partenaires aux documents de vente (transaction XD01/ XD02): Code partenaire Nom et Numéro du partenaire 225 225

226 Données comptables (vue société) transaction XD01/ XD02
La vue société permet de définir toutes les données comptables du client : Tenue de compte: Compte centralisateur, Clé de tri Données de référence : Ancien N° de compte Matricule Proc. de relance : Permet la gestion des procédures de relance 226 226

227 Données de vente (vue ADV) transaction XD01/ XD02
La vue Domaine commercial permet de définir toutes les données commerciales du client : Condition de paiement : permet de calculer l’échéance de la créance (immédiate : 0001 ou à 45 jours : 0045) et rapatriée automatiquement dans le poste comptable Client que le flux provienne de la Composante Recettes ou d’une liquidation directe Groupe imputation : permet la dérivation automatique (croisé avec le groupe article) du compte général de recette (7xxx ou 187xxx) dans les documents de vente et donc les recettes liées Classification fiscale : permet la détermination automatique du code TVA applicable aux documents de vente (croisé avec la classification fiscale article) Ex : exempt, imposable … 227 227

228 Données client - Initialisation d’un client
Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère d’unicité qui permet d’éviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC. Groupe de compte Critère d’unicité Champ SIFAC (obligatoire) Z001 France Public et Personnes Morales N° SIRET Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant ou N° SIRET Au moins l’un des deux doit être rempli Z003 Union Européenne Public et Sociétés N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA Pas de critère d’unicité Z005 Divers Identifiant Z006 Clients occasionnels Z007 Prestations Internes Z008 Partenaires 228 228

229 Cf Cahier d’exercice Chap 19
Exercices Exercice : Modification d’une fiche client Cf Cahier d’exercice Chap 19 229 229

230 La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette Gestion du fichier client Les Encaissements : Encaissement d’une facture par virement Encaissement partiel Encaissement poste résiduel Encaissement sans que la facture soit dans le système Encaissement inconnu Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés Prise en charge d’une facture de vente et édition 230 230

231 Les pièces de recette Rappel des types de pièces utilisées dans les flux de recettes : Les factures client sont représentées par les types de pièces DR et DP ; Les réductions de recettes ont pour type de pièce DG ; Les réimputations de recettes : SB. Les pièces d’encaissement (DZ) seront vues dans la section « encaissement ». DG Réduction recettes DA Réduction Rec. Prest.internes RECETTES DP Prestations internes Rec. DR Facture client DZ Encaissement client SB Ré-imputation Recettes 231 231

232 Modélisation flux n°2 : Recettes
Avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur Ordonnateur Comptable Document de vente Document de facturation Prise en charge comptable Commande [VA01] Contrat [VA41] Facture (bloquée en compta) [VF01] Comptabilisation Ou rejet [ZVFX3] Prévision de recettes Impact budgétaire Ajustement de l’impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique 232

233 Prise en charge des documents de facturation
Prise en charge des documents de facturation (transaction ZVFX3) Sélectionnez l’organisation commerciale (seul critère obligatoire) correspondant à l’établissement hors SACD ou au SACD/SAIC Des critères de sélection complémentaires (facultatifs) tels que : l’Unité Budgétaire, le type de facture, l’utilisateur qui a créé le document de facturation … sont disponibles Cliquez sur Exécuter 2 1 233 233

234 Prise en charge des documents de facturation
Prise en charge d’une facture (transaction ZVFX3) 2 3 1 Sélectionnez une ou plusieurs factures à prendre en charge en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) Lancez la comptabilisation Affichez le protocole : la pièce a été comptabilisée 3 4 234 234

235 Prise en charge des documents de facturation
Rejet d’une facture (transaction ZVFX3) 2 1 3 4 Sélectionnez une ou plusieurs factures à rejeter en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) . Cliquez sur Supprimer facture SD pour effectuer le rejet de la ou des pièce(s) Sélectionnez le motif du rejet Validez 235 235

236 Prise en charge des documents de facturation
Données de la facture rejetée (VF03) 1 Cliquez sur afficher Détails en-tête. 236 236

237 Prise en charge des documents de facturation
Données de la facture rejetée (VF03) Le statut de la pièce est E : La facture a été supprimée par annulation. Sélectionnez l’onglet : Données supplémentaires. 1 237 237

238 Prise en charge des documents de facturation
Données de la facture rejetée (VF03) 1 Le motif de rejet de la pièce a été apposé sur la facture 238 238

239 Postes client – Post prise en charge des documents de facturation
Chemin d’accès :   Gestion comptable   Comptabilité financière   Clients   Compte FBL5N – Afficher/modifier postes 2 1. Sélectionnez les postes standard (comptabilisés) et les postes pré- enregistrés 2. Cliquez sur le bouton Sélections libres pour identifier des critères de sélections complémentaires non présents dans l’écran principal 3.Indiquez les N° de pièces SIFAC du bordereau 3 1 a. La pièce prise en charge est comptabilisée La pièce rejetée n’apparaît pas dans les états comptables (documents de facturation uniquement); les pièces pré- enregistrées FI correspondantes ont été supprimées a 239 239

240 Modélisation flux n°3 : Recettes
Ordonnateur Valideur Comptable Document de vente Document de facturation Visa Prise en charge comptable Encaissement Commande Contrat Facture (enregistrement complet Statut bloqué en comptabilité) Gestion de 2 statuts possible 0 - initial 1- transféré pour visa Passage en statut 2 pour transfert au comptable Comptabilisation Ou rejet Encaissement Impact comptable D 4112 C 7XX Impact comptable D 5XX C 4112 Impact analytique Impact budgétaire 240

241 Prise en charge des documents de facturation
Données d’un document de facturation à prendre en charge (VF03) 2 Le statut de la pièce est A : Facture bloquée au transfert à la comptabilité générale. Sélectionnez l’onglet : Données supplémentaires 1 241 241

242 Prise en charge des documents de facturation
Données d’un document de facturation à prendre en charge (VF03) 1 Le statut du VISA est à 2 Traité. La pièce peut donc être prise en charge 242 242

243 Prise en charge des documents de facturation
Prise en charge des documents de facturation (transaction ZVFX3) Sélectionnez l’organisation commerciale (seul critère obligatoire) correspondant à l’établissement hors SACD ou au SACD/SAIC Des critères de sélection complémentaires (facultatifs) tels que : l’Unité Budgétaire, le type de facture, l’utilisateur qui a créé le document de facturation … sont disponibles Cliquez sur Exécuter 2 1 243 243

244 Prise en charge des documents de facturation
Prise en charge d’une facture (transaction ZVFX3) 3 2 1 Sélectionnez une ou plusieurs factures à prendre en charge en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) Lancez la comptabilisation Affichez le protocole : la pièce a été comptabilisée 4 4 244 244

245 Prise en charge des documents de facturation
Données de la facture prise en charge (VF03) 1 Cliquez sur afficher Détails en-tête. 245 245

246 Prise en charge des documents de facturation
Données de la facture prise en charge (VF03) 2 Le statut de la pièce est C : La pièce comptable a été créée. Cliquez sur Gestion comptable pour afficher les pièces créées(comptable, analytique, budgétaire, centre de profit) Cliquez sur le type de pièce que vous souhaitez visualiser. Ex : Pièce comptable 3 1 246 246

247 Prise en charge des documents de facturation
Données de la facture prise en charge (VF03) – pièce comptable La zone Référence de la pièce comprend le N° du document de facturation La prise en charge a entraîné le passage du document de facturation de statut bloqué en comptabilité au statut comptabilisé, la génération d’une pièce analytique réelle sur centre de profit ou Eotp (cas des conventions notamment) et d’une pièce analytique reflet sur centre de profit : soldes et postes comptables et analytiques sont mis à jour. 247 247

248 Prise en charge des documents de facturation
Rejet d’une facture (transaction ZVFX3) 2 1 3 4 Sélectionnez une ou plusieurs factures à rejeter en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) . Cliquez sur Supprimer facture SD pour effectuer le rejet de la ou des pièce(s) Sélectionnez le motif du rejet Validez 248 248

249 Prise en charge des documents de facturation
Données de la facture rejetée (VF03) 1 Cliquez sur afficher Détails en-tête. 249 249

250 Prise en charge des documents de facturation
Données de la facture rejetée (VF03) Le statut de la pièce est E : La facture a été supprimée par annulation. Sélectionnez l’onglet : Données supplémentaires. 2 1 250 250

251 Prise en charge des documents de facturation
Données de la facture rejetée (VF03) 1 Le motif de rejet de la pièce a été apposé sur la facture 251 251

252 Postes client – Post prise en charge des documents de facturation
Chemin d’accès :   Gestion comptable   Comptabilité financière   Clients   Compte FBL5N – Afficher/modifier postes 2 1. Sélectionnez les postes standard (comptabilisés) 2. Cliquez sur le bouton Sélections libres pour identifier des critères de sélections complémentaires non présents dans l’écran principal 3.Indiquez les N° de pièces SIFAC du bordereau 3 1 a. La pièce prise en charge est comptabilisée La pièce rejetée n’apparaît pas dans les états comptables (documents de facturation uniquement) a 252 252

253 Balance client Code Transaction: Chemin d’accès: FD10N 1 2 253 253
  Gestion Comptable   Comptabilité financière   Clients   Compte FD10N – Afficher soldes 1 2 253 253

254 Balance client Code Transaction: Chemin d’accès: FBL5N 254 254
  Gestion Comptable   Comptabilité financière   Clients   Compte FBL5N – Afficher/modifier postes 254 254

255 Cf Cahier d’exercice Chap 21.1
Exercices Exercice : Prise en charge d’une facture recette Cf Cahier d’exercice Chap 21.1 255 255

256 Edition d’une facture de vente
Transaction VF03 256 256

257 Edition d’une facture de vente
Transaction VF03 257 257

258 Cf Cahier d’exercice Chap 21.2
Exercices Exercice : Edition d’une facture recette Cf Cahier d’exercice Chap 21.2 258 258

259 La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette Gestion du fichier client Prise en charge d’une facture de vente et édition Encaissement complet par virement Encaissement partiel Encaissement poste résiduel Encaissement sans que la facture soit dans le système Encaissement inconnu Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés Les Encaissements 259 259

260 Opérations d’encaissement client
L’opération d’encaissement permet : De constater l’encaissement sur le compte bancaire ou sous compte concerné de la société modélisant l’établissement D’émarger (rapprocher au sens SIFAC) la ou les créances faisant l’objet du règlement De générer automatiquement les postes d’écarts constatés dans les cas de règlements partiels , de trop perçu ou d’application de frais bancaires notamment De générer automatiquement les écritures sur comptes de liaison entre la société Etablissement hors SACD et les composantes concernées (centralisation des encaissements) De constater l’exigibilité de la TVA (hors option sur les débits) La transaction d’encaissement est une transaction avec rapprochement qui offre des fonctionnalités relatives : À la sélection des créances en fonction de critères étendus Au tri des postes Client par date, montant (valeur absolue), … A la gestion de structures de lignes adaptées A la gestion des écarts Pour les encaissements par chèque, une transaction dédiée permet d’éditer et de suivre les bordereaux de chèques transmis 260

261 Les différents opérations d’encaissement
Encaissement avec Facture Avec montant encaissement = montant facture Avec montant encaissement <> montant facture dans la tolérance des écarts Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture Encaissement partiel  sans émargement Encaissement résiduel  avec émargement Encaissement sans Facture ou titre de recette Tiers identifié Tiers non identifié Toutes ces opérations se réalisent avec la transaction unique F-28 Emargement a posteriori Toutes ces opérations se réalisent avec la transaction unique F-30 en utilisant l’opération de type Encaissement Cf. SIFAC_MUT_CPT_ENCAISSEMENTS 261

262 Opérations d’encaissement client
Exemple Avec montant encaissement = montant facture Chemin d’accès:   Gestion Comptable   Comptabilité financière   Clients   Ecriture F-28 - Encaissement  Renseigner: - Date de pièce - Compte de banque - Montant - Compte client Aucune donnée ne doit être saisie dans la zone Domaine d’activité : le domaine d’activité applicable est automatiquement déterminé en fonction des postes Tiers sélectionnés 262

263 Opérations d’encaissement client
Exemple Avec montant encaissement = montant facture / titre de recette Saisie de l’encaissement: transaction: F-28 Chemin d’accès:   Gestion Comptable   Comptabilité financière   Clients   Ecriture F-28 - Encaissement 2. Simuler la pièce 1. Sélectionner la pièce 263

264 Opérations d’encaissement client
Exemple Avec montant encaissement = montant facture / titre de recette Saisie de l’encaissement: transaction: F-28 Chemin d’accès:   Gestion Comptable   Comptabilité financière   Clients   Ecriture F-28 - Encaissement Comptabiliser la pièce 264

265 Cf Cahier d’exercice Chap 22
Exercices Exercice : Encaissement complet Cf Cahier d’exercice Chap 22 265 265

266 Opération d’encaissement par Virement : partiel
Transaction F-28 266 266

267 Opération d’encaissement par Virement : partiel
Transaction F-28 267 267

268 Opération d’encaissement par Virement : partiel
Transaction F-28 268 268

269 Cf Cahier d’exercice Chap 22.2.1
Exercices Exercice : Encaissement partiel Cf Cahier d’exercice Chap 269 269


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