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S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation « Comptabilité Générale » Vague 2010.

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1 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation « Comptabilité Générale » Vague 2010

2 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 222 Programme de formation Introduction à SIFAC 1.Navigation 2.La comptabilité Dépenses et Missions 3.La comptabilité Recette 4.La comptabilité Générale 5.La comptabilité des Immobilisations 6.La TVA Conclusion Conseils aux formateurs

3 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Aide documentaire : Lespace Sifac De nombreux manuel utilisateur (MUT) et mode opératoire (MOP) sont à votre disposition pour compléter la formation. Ils détaillent soit un flux de gestion soit, une transaction avec des copies décran, pas à pas et des conseils dutilisations. Les MUT et les MOP sont accessibles via lespace sifac https://espace-sifac.amue.fr/ le nombre dutilisateur nest pas limité par établissement. https://espace-sifac.amue.fr/ Pour demander votre login et votre mot de passe il suffit denvoyer un mail à ladresse mail suivante 3

4 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Aide documentaire : Lespace Sifac 4

5 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Aide documentaire : Lespace Sifac 5

6 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Aide documentaire : Lespace Sifac 6

7 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Loutil dassistance DA/DM Les correspondants de votre établissement (2 techniques et 2 fonctionnels) peuvent déposer une demande dassistance auprès de lamue via loutil DA/DM (DA= demande dassistance, DM= demande de maintenance) Si vous rencontrez des difficultés à lutilisation du produit à lutilisation dune transaction à trouver un MUT sur lespace sifac Pour une meilleure utilisation, une seule question par DA, en détaillant votre problème, ce que vous souhaitez obtenir et si besoin une copie décran Cet outil sert également de base de capitalisation, vous pouvez faire des recherches sur les anciennes DA et consulter les réponses 7

8 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Loutil dassistance DA/DM 8

9 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 999 SIFAC, cest : Le nouveau Système dInformation Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo Un groupe de travail composé de 17 établissements, de lAMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites Introduction : Le projet SIFAC

10 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 10 SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP. Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements denseignement supérieur. FM Comptabilité budgétaire SAP ECC Progiciel de Gestion Intégrée SDCO Contrôle de gestion FI Comptabilité générale TV Gestion des frais de mission AM Gestion des immobilisations MM Gestion des achats Administration des ventes PP Gestion de la production LE Gestion des flux logistiques PM Gestion des usines HR Gestion des ressources humaines PS Gestion de projet Introduction : Une solution basée sur SAP

11 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 11 Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches Introduction : Notion de Mandant

12 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 12 Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création dune commande, comptabilisation dune facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne. Tous les traitements SIFAC sappuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données : Les données structurantes de paramétrage Les données de base (référentiels) Les données de transaction (pièces) Introduction : Structures données

13 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 13 SAP est construit sur la base dobjets structurants qui constituent le cœur du système dinformation et matérialisent dans SIFAC lorganisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de létablissement. Ces données possèdent les caractéristiques suivantes : elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …) elles ne peuvent être définies que par paramétrage elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et influencent notablement les traitements et processus de gestion certaines sont regroupables à des fins de reporting dagrégation (sociétés FI) Exemples de données structurantes de paramétrage Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise Budget : périmètre financier Dépense: organisation dachat, division Introduction: Données structurantes de paramétrage

14 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 14 Ce sont les informations de base indispensables à la gestion Il sagit des référentiels de la base de données : ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant laménagement des écrans) : fournisseurs, clients … certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting dagrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …) Exemples de données de référence Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) … Dépense: fournisseur, … Mission : agent missionnaire … Recette : Articles génériques, client … Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable Introduction : Données de base ( Référentiel)

15 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 15 Introduction : Données de « Transactions » Elles sappuient sur les données de paramétrage et les données de référence Elles sont issues des actions que vous allez effectuer via les transactions, ceux sont les données que vous allez créer et générer Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur Exemples de données de transaction Budget : pièce budgétaire Dépense : marché, commande dachats Mission : ordre de mission Recette : convention, commande client, titre de recette Comptabilité générale : pièce comptable

16 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 16 Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle. La structure organisationnelle est la clé dentrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie. Introduction : Modélisation de létablissement dans SIFAC Généralités :

17 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 17 Exemple dune université composée de services communs, dUFR, dun institut et dun service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC) Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs SACD BIU ou SAIC Personne morale CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Introduction : Modélisation de létablissement dans SIFAC Modélisation actuelle :

18 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 18 La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets : - le périmètre financier - les centres financiers CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Centre financier Périmètre financier Introduction : Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure budgétaire :

19 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 19 La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet : - la société CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Société FI La personne morale nest pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur lensemble des sociétés composant l'Etablissement. Introduction : Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure comptable :

20 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 20 La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat ). Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes : Société établissement hors SACD Société SACD Société SAIC Lensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reporting pour constituer la personne morale Etablissement Introduction : Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure comptable – Module FI :

21 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 21 Une organisation dachat : unique est définie pour létablissement et ses SACD correspond à lentité habilitée juridiquement à passer les commandes représente lunité organisationnelle en charge de lachat Les divisions : autant de divisions que de « secteurs de TVA » par société FI Les dépenses constituent également un « secteur mixte » permet de gérer le périmètre daccès aux contrats. Introduction : Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure Achats – Module MM :

22 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 22 Ladministration des ventes impose : Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC Autant de divisions que de secteurs de TVA Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans ladministration des ventes. Introduction : Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure Ventes – Module SD :

23 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 23 Un périmètre analytique unique est défini par établissement Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par létablissement sera modélisée : La méthode en section homogène La méthode par activités Les données structurantes associées au périmètre analytique sont : Le centre de coûts : Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau danalyse des dépenses Le centre de profit : Le centre de profit collecte directement lensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin danalyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique Introduction : Structure analytique Périmètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO

24 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 24 La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets : - le périmètre analytique - les centres de coûts (CC) - les centres de profit (CP) (les CC et CP étant rattachés aux sociétés FI) Centre de coût Centre de profit CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Centre de coût Centre de profit Périmètre analytique Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit nest pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits. Introduction : Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure analytique

25 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 25 Le périmètre financier : Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier unique par la personne morale. Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : M9.1 ou M9.3 Les centres financiers : Le centre financier est lunité au sein de laquelle est mis en place le budget et quil est potentiellement exécuté Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, dexécution et de reporting budgétaire de létablissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de létablissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers. Introduction : Structure budgétaire Périmètre financier, Centre financier – Module FM :

26 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 26 Le processus global: Objectifs de la formation: Appréhender et maîtriser la comptabilité générale et les comptabilités auxiliaires Être capable dexpliquer les flux comptables modélisés dans SIFAC Pouvoir effectuer les différentes opérations comptables dans SIFAC La clôture comptable fera lobjet dun autre module courant Introduction : Objectifs de la formation Comptabilité générale et auxiliaire Comptabilité générale Comptabilité auxiliaire client Comptabilité auxiliaire immobilisations Clôture comptable Comptabilité auxiliaire fournisseur

27 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 27 Navigation Explication de lécran Définition des icônes Affichage des messages système en plein écran Les favoris

28 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 28 Exercice Exercice : Connexion à SIFAC cf Cahier d exercices Chap 3

29 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 29 Navigation : Explication de lécran daccueil

30 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 30 Navigation : Explication de lécran daccueil Barre doutils standard de SIFAC Cliquer sur ce bouton pour masquer létiquette « code transaction » Cliquer sur ce bouton pour afficher létiquette « code de transaction »

31 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 31 Navigation : Définition des icônes de la barre doutils standard

32 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 32 Navigation : Paramétrer les messages en plein écran Par défaut, SIFAC affiche tous les messages en bas de lécran. La visibilité nest pas optimum. La procédure suivante permet davoir tous les messages SIFAC en plein écran, ce qui est plus confortable. Dans la barre doutil standard, cliquer sur et sélectionner options en cliquant dessus

33 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 33 Navigation : Paramétrer les messages en plein écran

34 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 34 Exercice Exercice : Paramétrage de son SIFAC cf Cahier d exercices Chap 4

35 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 35 LA COMPTABILITE DES DEPENSES Le processus global des dépenses La gestion du référentiel fournisseur Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet dune facture fournisseur/Annulation dune facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

36 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 36 Le processus global des dépenses Les dépenses, dans SIFAC, sont générées selon trois types de flux Dépenses liées à une commande dachat sur ou hors marché et fonction dun service fait constaté indépendamment de la facturation ou Facture MM Liquidations directes initiées dans la composante Comptable avec gestion manuelle des schémas comptables dont intégration Paye Liquidations sur frais de mission Une Modélisation à choisir par létablissement avant démarrage Les différentes modélisations possibles pour le processus des dépenses dans SIFAC sont : Avec impact dans les 3 comptabilités lors de lenregistrement comptable de la facture (service fait non valorisé) Avec impact dans les 3 comptabilités lors du service fait et en correction lors de lenregistrement comptable de la facture si écart (service fait valorisé) Option en complément avec ou sans visa

37 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 37 Le processus de la dépense Service fait non valorisé : Ordonnateur Comptable Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Réservation de fonds FMX1 Commande dachat ME21N Entrée marchandise MIGO Facture fournisseur comptabilisée MIRO Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Liquidation AnnuelPluriannuel Impact analytique Impact comptable D 6xx / 2xx C 401

38 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 38 Le processus de la dépense Service fait valorisé Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Réservation de fonds FMX1 Commande dachat ME21N Entrée marchandise MIGO Facture fournisseur comptabilisée MIRO Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Liquidation AnnuelPluriannuel OrdonnateurComptable Impact analytique Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 C 401

39 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 39 LA COMPTABILITE DES DEPENSES Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet dune facture fournisseur/Annulation dune facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions La gestion du référentiel fournisseur

40 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 40 Référentiel Fournisseurs Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier, et afficher un fournisseur dans SIFAC. Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Numéro Fournisseur Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Gestion de comptes Moyens de paiement Achat Partenaires Mandant Société Organisation dAchat Organisation dAchat Données de Base Données Comptables Données dAchat

41 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 41 Données de base (vue mandant) Lécran d« Opération de paiement » permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires : Coordonnées bancaires: -Pays -Clé bancaire, -Compte, -Titulaire, -Clé, -Code IBAN 1

42 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 42 La vue société permet de définir les données comptables du fournisseur pour la société donnée : Les valeurs du code cession/opposition sont : 01 – Procédure collective 02 – Avis à tiers détenteur 03 – Saisie attribution 04 – Autre acte juridique Données comptables (vue société) Tenue de compte: - Compte centralisateur, - Code cession/opposition Données de référence : - Ancien N° de compte Calcul des intérêts : - Code intérêts 2

43 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 43 Données comptables (vue société) La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur : Opérations de paiement : -Contrôle facture -Destinataire du paiement sil diverge du fournisseur lui- même -Code de blocage paiement Correspondance : - Chargé de compte chez le fournisseur 3 4

44 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 44 Données dachat (vue Achat) La vue Achat permet de définir toutes les données dachat du fournisseur : Les conditions de paiement fournisseurs sont obligatoires dans la vue achat et rapatriées automatiquement dans les documents dépense Les conditions de paiement fournisseurs dans SIFAC sont : 001x Payable immédiatement (affectée par défaut aux tiers Agents notamment) 045x Payable à 45 jours (DGP) (affectée par défaut aux tiers hors Agents) x correspond au mode de paiement : V irement, C hèque, G virement à échéance, T virement étranger. Conditions : -Devise : utilisée par le fournisseur -Conditions de paiement 5

45 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 45 Données dachat (vue Achat) 3 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: Adresse de commande, si la commande doit être envoyée à une autre adresse que celle définie dans les données générales du fournisseur Fournisseur, fournisseur défini dans les données générales et référencé dans les commandes dachat Auteur de la facture si lauteur de la facture est différent du fournisseur auprès duquel la commande a été passée Code partenaire Nom et Numéro du partenaire 6

46 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 46 Données fournisseur - Initialisation dun fournisseur Certains groupes de comptes ont un critère dunicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers Groupe de compteCritère dunicité Champ SIFAC (obligatoire) Z001 France Public et Personnes Morales N° SIRET Z002 France IndépendantsN° URSSAF ou linscription au registre du commerce ou le n° dinscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant ou N° SIRET Au moins lun des deux doit être rempli Z003 Union Européenne Public et Sociétés N° didentification de TVA intracommunautaireN° identification TVA Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA Pas de critère dunicité Z005 Agents Pas de critère dunicité côté fournisseur. Le n° dINSEE est géré dans la transaction de création dun agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de lagent lui-même. Z006 Fournisseurs occasionnels Pas de critère dunicité Z007 Prestations Internes Pas de critère dunicité Z008 Partenaires Pas de critère dunicité Z009 Agents invités Pas de critère dunicité côté fournisseur. Le n° dINSEE est géré dans la transaction de création dun agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de lagent lui-même.

47 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 47 Exercice Exercice : Création dun fournisseur cf Cahier d exercices Chap 6.1

48 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 48 LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du Référentiel fournisseurs Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet dune facture fournisseur/Annulation dune facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses

49 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 49 Les pièces de dépense Rappel des types de pièces de dépense vus dans la section « données de base de la comptabilité » : DEPENSES KGRéduc.Liquid.directe KRLiquidation directe KZPaiement fournisseur OPDécaiss. divers OP RAavoir REFacture OMORV Mission agent RMRembt Mission Agent RPPrestations internes Dép. SARéimput. Dépenses WEService fait valor.

50 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 50 La saisie des factures Fournisseur liées à un commande dachat (sur et hors marché) seffectue via la transaction dite de Contrôle Facture MIRO et ce au regard du service fait constaté Quelle que soit la modélisation choisie (avec ou sans valorisation du service fait, avec ou non gestion du visa), le système contrôle que la quantité facturée est inférieure ou égale au service fait restant à facturer La gestion de tolérance personnalisée par établissement permet de contrôler les écarts de prix éventuels entre prix commande et prix facture Lutilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération : La saisie dune facture seffectue via la sélection du type dopération Facture pour facturation initiale relative au service fait, Chargement ultérieur pour les facturations complémentaires de prix Le type de pièce RE est déterminé par défaut la saisie dun avoir seffectue via la sélection du type dopération Avoir pour les avoirs correspondant à l annulation partielle ou totale dune facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de régularisation de prix Le type de pièce RA doit être saisi dans longlet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut La référence sur le poste Tiers de lavoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant net lors du processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de visa Facture sur commande dachat

51 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 51 Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment). Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse. Facture sur commande dachat

52 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 52 Recherche des services faits en attente de facturation Chemin daccès : Logistique Gestion des articles Gestion des stocks Environnement Représentation écarts MB5S – Liste écarts EM/EF La liste des écarts EM/EF permet danalyser les commandes non soldées pour un ou plusieurs fournisseurs donnés et donc de rechercher rapidement le N° de commande dune facture reçue sans mention de la commande de référence. 1. Les critères de sélection (avec plage(s) de valeurs possibles) sont : - le N° de fournisseur - lorganisation dachats (unique pour lEtablissement) - le groupe dacheteurs Sans sélection de fournisseur, cet état permet danalyser/justifier les comptes de charges à payer ( et ) 1

53 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Les commandes en attente de facturation (service fait non soldé) sont affichées à lécran 3. Sélectionnez une des commandes puis double-cliquez pour 4. Accéder à lhistorique de la commande Recherche des services faits en attente de facturation

54 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Sélectionnez le Document article correspondant au constat du service fait 6. Le document est affiché (date et N° du BL notamment) et 7. le flux de documents associé peut également être visualisé Recherche des services faits en attente de facturation

55 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Pièce comptable 9. Pièces budgétaires - Pièce de réservation de crédit générée lors de validation de la commande - Pièce de consommation de la réservation liée au constat du service fait Recherche des services faits en attente de facturation

56 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 56 La prise en charge des factures en référence à une commande dachat seffectue via la transaction MIRO Chemin daccès : Logistique Gestion des articles Contrôle des factures logistique Saisie document MIRO – Créer facture fournisseur Lécran de la transaction MIRO est organisé en 7 zones principales : 1.Structure de commande : permet d'afficher l'historique de la commande dachat en cours de traitement 2. Opération : Facture / Chargement ultérieur ou Avoir / Déchargement ultérieur 3. En-tête : divisée en plusieurs onglets 4. Imputation : permet de sélectionner la ou les commande(s), le ou les bon(s) de livraison correspondant à la facture 5. La zone Poste de facture : indique les services faits restant à facturer (quantités et montants HT) 6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données bancaires 7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de léquilibre comptable Facture sur commande dachat

57 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Sélectionnez lopération a. facture classique relative à un service fait non encore soldé (type dopération proposé par défaut) b. chargement ultérieur : facture de régularisation de prix correspondant à un service fait déjà soldé (facturé) c. avoir classique annulant partiellement ou totalement une facture précédemment saisie et libérant le service fait lié d. déchargement ultérieur : avoir de régularisation de prix correspondant à un service fait déjà soldé (facturé) 2. La société de comptabilisation est proposée par défaut (valeur définie dans les Paramètres utilisateur), pour une autre sélection, choisissez loption du menu Traiter / Changer de société Facture sur commande dachat

58 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 58 a. Lopération Facture proposée par défaut est conservée Saisissez : b. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée automatiquement) c. la référence chez le fournisseur de la facture d. le montant TTC et le montant de TVA e. la devise de la facture f. le numéro de commande référencée sur la facture ou préalablement déterminée via la liste des écarts a b c d e 3 Facture sur commande dachat

59 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Une recherche sur les commandes en cours est directement accessible via lécran de la transaction MIRO a. indiquez le fournisseur concerné b. les commandes sont listées à lécran (contrairement à la liste des écarts EM/EF toutes les commandes sont affichées yc celles soldées) 4 a b Facture sur commande dachat

60 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 60 c. vous pouvez sélectionner une commande de la liste et par simple double-clic d. lafficher en détail (accès à la transaction ME23N) avec son historique c d Facture sur commande dachat

61 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Loption dactivation de la structure commande permet dafficher en paralèlle lhistorique de la commande et de visualiser notamment la date du service fait 5 Facture sur commande dachat

62 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Dès sélection de la commande, le montant et quantité correspondant aux services faits non encore facturés sont proposés pour base de facturation : dans le cas proposé de facture totale sans écart de prix (facture dite simple), ceci correspond au montant HT de la facture et à la quantité à solder 7. Aucun code TVA nest à saisir dans lOnglet den-tête, cest au niveau du poste de commande (a) quil doit être modifié si nécessaire : le code TVA saisi sur le poste de la commande dachat est proposé par défaut (b) a b Facture sur commande dachat

63 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 63 A Particularités de saisie dune facture en référence à une commande : -A- De type montant/quantité : La quantité (b) proposée correspond à la quantité commandée (non facturée). Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la quantité commandée (non facturée) * prix net (unitaire). En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés. Dans lexemple, facturation de 8 PC au lieu de 10 PC : La quantité (a) doit être modifiée à : 8 et le montant (b) à : 960,00 (8x120,00) ab Facture sur commande dachat

64 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 64 ab B Particularités de saisie dune facture en référence à une commande : -B- En valeur : La quantité (b) proposée correspond au montant de la prestation commandée (non facturée). Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la montant de la prestation (non facturée) * 1 (prix net). En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés. Dans lexemple, facturation de 75% de la prestation : La quantité (a) doit être modifiée à : 1500 et le montant (b) à : 1500,00 (1500,00x1) Facture sur commande dachat

65 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 65 Si le code TVA de la facture diffère de celui saisi à la commande, il peut être modifié : la liste déroulante ne propose que les codes TVA autorisés pour le secteur de TVA du (c) poste 7. Indiquez la date de début de calcul du délai global de paiement, associé aux conditions de paiement du tiers (rapatriées par défaut) – (a), il permet de calculer léchéance de la facture (b) c 7 a b Facture sur commande dachat

66 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations La zone Banque partenaire permet de sélectionner les coordonnées bancaires du tiers : par défaut, ce sont les coordonnées bancaires principales ( ) qui sont définies comme devant être utilisées pour le paiement 9. La zone Destinataire de paiement permet de sélectionner un des tiers divergents autorisés et donc de déterminer un tiers différent du tiers facturant pour le paiement Facture sur commande dachat

67 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Indiquez dans la zone Coûts indirects dacquisition, le montant des frais non prévus à la commande (frais de port, frais de gestion …) : le montant est contrôlé par rapport aux règles de tolérance définies par lEtablissement 11. Par défaut, le tiers facturant est celui défini lors de la commande dachat, indiquez le tiers Auteur de la facture si différent de celui déterminé à lorigine Les zones suivantes sont automatiquement déterminées par le système et non modifiables : a.Type de pièce : RE pour facture/chargement ultérieur, RA pour avoir/déchargement ultérieur b.Compte centralisateur de dette : ou c.Unité Budgétaire a b c Facture sur commande dachat

68 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Loption de simulation permet de visualiser la pièce avant de la comptabiliser 13. Lenregistrement comptable nest possible que si le contrôle de solde est au vert et aucun message bloquant nest généré 14. Enregistrez la pièce 15. Le N° du document enregistré est indiqué en bas décran 13 Facture sur commande dachat

69 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Vous pouvez afficher le document créé 13. Via le flux de documents, 14. La pièce comptable générée peut être visualisée Facture sur commande dachat

70 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 70 A partir de la pièce de comptabilité (module FI, transaction FB03), lutilisateur peut revenir à la pièce dorigine qui la générée à partir du menu environnement La facture fournisseur et lintégration avec le module de dépense 1 2

71 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 71 Exercice Exercice : Création dune facture fournisseur cf Cahier d exercices Chap 7

72 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 72 CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR Transaction FBL1N

73 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 73 CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR Suite Transaction FBL1N Pour visualiser le détail de la pièce, faites un double clic sur la ligne Synthèse de lensemble de lécriture : Cliquez sur

74 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 74 CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR Transaction FBL1N : Synthèse de poste

75 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 75 Exercice Exercice : Consultation du compte fournisseur et remonter le flux jusquà la commande cf Cahier d exercices Chap 8

76 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 76 LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du Référentiel fournisseurs Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Paiement de la facture au fournisseur Rejet dune facture fournisseur/Annulation dune facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions Visa du comptable ZSIFACFITR_VISA

77 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 77 Le flux de visa (si choisi comme à activer par létablissement) sapplique quelle que soit la modélisation (service fait valorisé ou non) et le type de dépenses (sur commande ou liquidation directe ou encore DPAO) Ce flux est basé sur lapposition automatique (via règle de substitution FI) du code blocage V Visa sur les postes Fournisseur saisis via les transactions : MIRO / MIR7/MIRO pour les dépenses sur commande dachat FB60/FB65/FV60/FV65 pour les liquidations directes ZPRRW et ZPPRW_MIS pour les liquidations de frais de mission F-47 pour les postes pour mémoire liés aux demandes davance/acompte et autres DPAOs Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment). Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse. Dans le cas où un avoir fait référence à une facture sélectionnée pour visa, les deux postes sont automatiquement proposés Option Visa

78 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 78 1.Sélectionnez les factures en attente de visa (code blocage V) ; les critères suivants sont notamment disponibles : a. Société b. Type de pièce (facture/avoir sur commande dachat, liquidation directe...) c. Code CGS (à indiquer pour la prise en compte des postes tiers sur CGS de type avance/acompte/DPAO – CGS F) d. Date comptable (= date de saisie) e. UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) Sont également disponibles le code CHD, la sélection sur le tiers, lutilisateur qui a saisi la facture Cliquez sur Exécuter Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA ) Levée du visa 1 2 a b c d e

79 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 79 1.Les factures en attente de visa sélectionnées saffichent à lécran avec des éléments détaillés : a. montants, code TVA b. Code Tiers, Raison sociale, Code cession/opposition, Tiers divergent, Coordonnées bancaires c. Service fait d. adresse budgétaire... 2.En double-cliquant sur la pièce comptable, elle peut être visualisée (a) et les options classiques relatives à laffichage complet du flux (document facture, commande) sont disponibles (b) Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA ) 1 Levée du visa a b

80 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 80 Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA ) 1 2. Laffichage de la structure commande permet de visualiser le service fait et sa date de constat 1.Longlet Données de base présente notamment : a. les données relatives au tiers, les coordonnées bancaires identifiées pour le paiement b. laffichage des postes non soldés du tiers est directement accessible c. la zone Référence correspond au N° de facture Fournisseur d. type de contrôle CHD applicable Levée du visa 1 a b c 2

81 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 81 Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA ) 3. Longlet Paiement présente notamment : a. la date de base ou date de début de calcul des délais de règlement, les conditions de paiement et léchéance b. le code blocage paiement c. le destinataire du paiement si différent du tiers facturant a b c 4. Longlet Détail comprend : a. le montant des coûts non prévus à la commande (frais de gestion, de port …) b. l Unité budgétaire c. le tiers facturant si différent du tiers donneur Levée du visa 3 4

82 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 82 1.Sélectionnez la ou les factures à viser 2.Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri 3.Cliquez sur déblocage pour lever le code V Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA ) Un icône identifie la ou les factures visées et le code Blocage nest plus affiché. La levée du visa ne sera effective quaprès enregistrement Levée du visa 1 2 3

83 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 83 Exercices Exercice : Levée de visa cf Cahier d exercices Chap 9 Cf Manuel Utilisateur : SIFAC_MUT_DEP_GESTION_VISA

84 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 84 LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du Référentiel fournisseurs Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Rejet dune facture fournisseur/Annulation dune facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions Paiement de la facture au fournisseur

85 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 85. Gestion des paramètres Les paramètres permettent didentifier les comptes et postes à sélectionner dans le cycle de paiement automatique ainsi que les modes de paiement à utiliser Lancement de la proposition Recherche des comptes et postes identifiés dans la saisie de paramètres et analyse des données de paiement Traitement et édition de la proposition Edition de la proposition et traitement avec possibilité de modification des postes proposés Lancement du cycle de paiement Comptabilisation des pièces de paiement, émargement des postes tiers, génération des données pour les programmes dimpression des supports de paiement. Support de paiement Paiement automatique – Processus Le processus de paiement est organisé en 5 étapes Télé - transmission du fichier à la banque Chemin daccès : Gestion comptable Comptabilité financière Fournisseurs Traitements périodiques F110 – Paiements ou F110S – Planifier le programme de paiement périodiquement

86 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 86 Code Transaction: F110 1.Gestion des paramètres Saisissez les paramètres suivants : Date comptable : date à laquelle doit être comptabilisé le règlement Pièces saisies au : correspond à la date décriture comptable de prise en charge des factures et permet de déterminer la date limite de sélection des pièces Sociétés : code(s) société sur lesquels les postes tiers sont comptabilisés. LEtablissement étant modélisé dans SIFAC par plusieurs sociétés FI, si le cycle de paiement ne doit pas être effectué par composante (cas général), identification des sociétés concernées sous forme de liste (codes société séparés par avec «, » - ex Z100,Z101,…) par plage (avec parenthèses et «, » pour définition de lintervalle –ex (Z100,Z102) Modes pmt : Modes de paiement devant être utilisés dans le cycle de paiement. Seuls les modes de paiement V, G et T,I sont utilisés dans le cadre du cycle de paiement automatique (ex VGT ou VG) Prochaine date comptable : le cycle de paiement sélectionne tous les postes fournisseur dont la date déchéance est inférieure ou égale à la date comptable indiquée qui correspond à la date prévisionnelle du prochain cycle. Fournisseurs : sélection des fournisseurs à payer par plage ou multi- valeurs - Saisissez la date dexécution du cycle - Définissez un identifiant (code alphanumérique libre) Nota : Le code « identification » ne doit comporter aucun caractère du type '/', ':', '\', '"',... " 1 2 Paiement automatique

87 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 87 Paiement automatique Code Transaction: F110 1.Saisie des paramètres 3 4 Longlet « protocole supplémentaire » permet au système deffectuer des contrôles lors du lancement de la proposition de paiement. Ces contrôles sont ensuite visibles dans le protocole de la transaction. Longlet « impression + support donn. » est utilisé dans SIFAC pour permettre la génération du fichier de paiement dans le cadre des règlements par virement.

88 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 88 Paiement automatique Code Transaction: F110 2.Lancement de la proposition de paiement 1 2 Permet de modifier la proposition de paiement afin de bloquer au paiement les pièces dun fournisseurs. Permet de visualiser les pièces pour règlement. Permet de visualiser le protocole. 3 Liste des principaux cas danomalie : Si le mode de paiement est « virement », pas de compte bancaire trouvé dans la fiche fournisseur Pas de mode de mode de paiement sur la facture dorigine La pièce est contenue dans une autre proposition de paiement Le compte est débiteur

89 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 89 Paiement automatique Code Transaction: F110 3.Lancement du cycle de paiement 1 2 Permet de visualiser le protocole. 3 Permet de générer le fichier de paiement.

90 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 90 Paiement automatique Code Transaction: F110 4.Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local 1 2 3

91 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 91 Paiement automatique Code Transaction: F110 4.Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local Menu : Environnement > Support de paiement > Gestion S.D.M 4

92 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 92 Paiement automatique Code Transaction: F110 4.Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local 4.1. Visualiser directement sur SIFAC : Menu : Traiter > Affichage contenu S.M.

93 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 93 Paiement automatique Code Transaction: F110 4.Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local 4.2. Télécharger puis visualiser le fichier dans Notepad : 1 2 3

94 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 94 Liste des paiements - 1 Chemin daccès : Gestion comptable Comptabilité financière Fournisseurs Système dinformation Etat pour comptabilité fournisseur Opérations de paiement S_P99_ – Liste des paiements effectués a b c d a. Indiquez les références du cycle et décochez loption « propositions uniquement » pour afficher la liste des paiements réels b. Vous pouvez sélectionner la société dorigine des postes c. Sélectionnez la ou les liste(s) souhaitée(s) d. Loption Gestion des mises en forme permet de gérer les variantes daffichage à lécran

95 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 95 Liste des paiements - 2 e d. Lécran de sélection complémentaire permet de cibler dés lorigine les informations recherchées

96 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 96 Liste des paiements - 3

97 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 97 Exercice Exercice 8 : Paiement automatique cf Cahier d exercices Chap 10 Cf Manuel Utilisateur : SIFAC_MUT_CPT_PAIEMENT_AUTO

98 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 98 LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du Référentiel fournisseurs Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions Rejet dune facture fournisseur

99 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 99 1.Sélectionnez la ou les factures à rejeter (désélectionnez les pièces traitées auparavant) 2.Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri 3.Cliquez sur motif pour gérer un motif de rejet Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA ) Les motifs identifiés comme pertinents par létablissement (gestion dune table associée) saffichent dont un motif libre Non Validation 1 2 3

100 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 100 Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA ) Sélectionnez le motif adéquat et validez Pour le motif libre, vous pouvez gérer un texte explicatif Complémentaire Après enregistrement, un écran indique les actions effectuées Non Validation

101 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 101 Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA ) 4. La zone Motif est mise à jour précédé du libellé « REFUS: », le poste Fournisseur reste bloqué au paiement Non Validation 4

102 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 102 Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA ) 5. Sauvegardez le traitement en cours 6. Un récapitulatif des actions effectuées saffiche à lécran Non Validation 5 6

103 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 103 Cas de motif de non validation erreur sur RIB Montant TVA Facture ( fournisseur) Budgétaire Non Validation

104 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 104 Cas de motif de non validation erreur sur RIB Exemple dun fournisseur qui possède 2 comptes bancaire modification du RIB via la transaction FB02 Non Validation Cette correction nentraine pas dannulation, mais uniquement une modification des données de la pièce comptable. Cette opération peut être réalisée au niveau de lagence comptable

105 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 105 Non Validation Cas de motif de non validation erreur sur Montant TVA Facture ( fournisseur) La manière dannuler la pièce comptable dépend de son origine Identification de lorigine de la pièce dans la transaction ZSIFACFITR_VISA Origine Flux dachat type de pièce RE/RA Origine Liquidation directe type de pièce KR/KG

106 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 106 Non Validation Cas de motif de non validation erreur sur Montant TVA Facture ( fournisseur) Exemple lorigine de la facture vient du flux Achat 1.Annulation de la facture par la transaction MR8M

107 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 107 Non Validation 2. Il faut émarger la pièce comptable avec lécriture dannulation et la pièce dorigine par la transaction F-44

108 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 108 Non Validation Cas de motif de non validation erreur sur Montant TVA Facture ( fournisseur) Exemple lorigine de la facture vient du flux liquidation directe Il faut donc annuler la facture par la transaction FB08

109 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 109 Exercice Exercice : Rejet de facture-Annulation de facture- Rapprochement de la facture et de son annulation cf Cahier d exercices Chap 11

110 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 110 Cas de modification de pièce par le comptable RIB (possibilité dêtre modifié par le comptable pour éviter le rejet) Non Validation

111 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 111 Cas de motif de non validation erreur sur RIB Exemple dun fournisseur qui possède 2 comptes bancaires modification du RIB via la transaction FB02 Non Validation Cette correction nentraine pas dannulation, mais uniquement une modification des données du poste comptable (comme la modification de léchéance ou la gestion dun tiers divergent de paiement. Cette opération peut être réalisée au niveau de lagence comptable

112 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 112 Exercice Exercice 10 : Erreur pouvant être modifiée par la comptable cf Cahier d exercices Chap 11.5

113 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 113 LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du Référentiel fournisseurs Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet dune facture La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions La gestion des prélèvements

114 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Création de lécriture de la dépense F-02 avec le type de pièce KZ et le code CGS cible : O pour la DPAO 2. Réception de la facture fournisseur – 3. Rapprochement de la facture avec le décaissement (F-44) Débit Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture dorigine Crédit / (DPAO) Tiers Processus associé aux DPAO (constatation de la dépense sur le relevé TG)

115 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 115 Lenregistrement de la constatation de la dépense Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire) 1 ère ligne décriture CC ou clé de comptabilisation indique le sens de lécriture le n°29 correspond à un débit sur un compte auxiliarisé fournisseur avec CGS Un CGS permet dimputer automatiquement un compte différent du compte centralisateur Cf page 360 et suivant du support

116 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 116 Lenregistrement de la constatation de la dépense Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire) CC ou clé de comptabilisation indique le sens de lécriture le n°50 correspond à un crédit sur un compte général

117 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 117 Lenregistrement de la constatation de la dépense Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire)

118 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 118 Exercice Exercice : La constatation des prélèvements cf Cahier d exercices Chap 12

119 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 119 Visualisation du fournisseur après lutilisation dun code CGS FBL1N : Consultation dun compte fournisseur

120 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 120 Dans SIFAC, les modélisations proposées sont basées sur le principe dune comptabilisation directe des dépenses par le service ordonnateur ou le comptable fournisseur (cas de mise en place dun service facturier) : les postes Tiers ainsi générés (dettes fournisseur) sont automatiquement bloqués en paiement avec apposition du code blocage Visa V dans le cas doption pour le flux de visa et nécessitent donc la levée du code blocage par le comptable avant mise en paiement hors visa, les postes Tiers sont directement disponibles pour le paiement quelle que soit loption choisie, la gestion de codes blocage dédiés permet à chacun des acteurs de bloquer le paiement et le processus de mise en paiement par le comptable et contrôles associés permet de piloter le paiement effectif Le pré enregistrement doit donc être utilisé à titre exceptionnel et non comme base du processus de comptabilisation Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment). Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse. La facture directe (sans commande dachat)

121 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Modèle de travail La saisie dune facture sans référence à une commande dachat seffectue via la transaction FB60 Chemin daccès : Gestion comptable Comptabilité financière Fournisseurs Ecriture FB60 – Facture Lécran de la transaction FB60 est organisé en 6 zones principales : 1. Modèle de travail : permet de sélectionner la structure de postes 2. Opération : Facture ou Avoir (transaction FB65) 3. En-tête : divisée en plusieurs onglets 5. La zone Postes de facture : permet de saisir les lignes comptables de contrepartie du poste Fournisseur 6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données bancaires 7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de léquilibre comptable La facture directe (sans commande dachat)

122 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 122 Lors de la première saisie, certaines « Options de traitement peuvent être définies et mémorisées : a.Via loption « Activer les modèles de travail », a. Choisissez la variante de saisie Z_LIQUIDATION_DIRECTE» et double – cliquez pour la sélectionner, b.Des options de traitement peuvent être définies par chaque utilisateur a a b La facture directe (sans commande dachat)

123 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 123 b. Les options surlignées sont préconisées. b La facture directe (sans commande dachat)

124 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Lopération « Facture » proposée par défaut est conservée Le type de pièce KR est automatiquement déterminée. Saisissez : 2. le tiers facturant 3. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée automatiquement) 4. la référence chez le fournisseur de la facture 5. le montant TTC et le montant de TVA 6. la devise de la facture La facture directe (sans commande dachat)

125 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Indiquez : -le secteur de TVA applicable (division), -le compte dimputation de la dépense, -le montant HT du poste puis validez par la touche Entrée pour prise en compte de la division saisie, -Le code TVA (la liste déroulante limite les codes TVA à ceux pertinents pour le secteur), -le centre de coûts ou Eotp à imputer et lordre interne lié au marché -Complétez les axes budgétaires non dérivés (fonds, domaine fonctionnel si non défini au niveau du centre de coûts ou Eotp), le domaine dactivité si non déterminé automatiquement (secteur fiscal) -Le numéro de la pièce de réservation de crédits (à sélectionner via la liste déroulante) 7 La facture directe (sans commande dachat)

126 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 126 Si vous souhaitez compléter les données dimputation de cette facture, double-cliquez sur le poste et cliquez ensuite sur loption « Plus » ou naviguez sur la variante décran via la barre doutil. La facture directe (sans commande dachat)

127 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Léchéance est calculée en fonction de la date de base et des conditions de paiement (rapatriées par défaut des données Tiers – Vue Achats) 9. La zone Banque partenaire permet de sélectionner les coordonnées bancaires du tiers : par défaut, ce sont les coordonnées bancaires principales ( ) qui sont définies comme devant être utilisées pour le paiement 10. La zone Destinataire de paiement permet de sélectionner un des tiers divergents autorisés et donc de déterminer un tiers différent du tiers facturant pour le paiement La facture directe (sans commande dachat)

128 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 128 Loption de simulation permet de visualiser lécriture comptable avant enregistrement Lenregistrement comptable nest possible que si le contrôle de solde est au vert et aucun message bloquant nest généré Après avoir cliqué sur, le numéro de la pièce comptable est indiquée en bas de lécran La facture directe (sans commande dachat)

129 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 129 Vous pouvez afficher à lécran la pièce comptable créée via la transaction FB03 - La zone « Affectation » est automatiquement renseignée de la référence UB pour des sélections et analyses ultérieures - Les pièces liées (analytiques et budgétaire) peuvent être visualisées via le flux de documents (aucune pièce dorigine hormis la pièce comptable) La facture directe (sans commande dachat)

130 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 130 a. une pièce analytique pour le montant de la facture (et une pièce sur centre de profit miroir ) b. une pièce dexécution (consommation) budgétaire a b La facture directe (sans commande dachat)

131 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 131 Emargement dune facture avec une DPAO Transaction : F-44

132 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 132 Emargement dune facture avec une DPAO Transaction : F-44

133 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 133 Exercice Exercice : Création dune facture sans commande (liquidation directe) et rapprochement cf Cahier d exercices Chap 12.3 – 12.4

134 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 134 LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du Référentiel fournisseurs Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet dune facture La gestion des prélèvements La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances

135 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 135 DPAO / Avance / Acompte Le processus standard SAP relatif aux acomptes Fournisseur et les transactions associées est utilisé dans SIFAC pour modéliser : le flux des dépenses avant ordonnancement (DPAO) Les avances sur et hors marché Les acomptes sur immobilisations Les acomptes sur salaires Ce processus sappuie sur la définition de codes CGS de type acompte (au sens paramétrage SAP) dédiés (un par schéma comptable – cf. SIFAC-DCD-FPA-CPT-Codes-CGS) soit : O pour les DPAOs avec centralisation sur le compte A pour les avances sur et hors marché avec centralisation notamment sur le compte I pour les avances sur immobilisations incorporelles, M pour les immobilisations corporelles avec centralisation respectivement sur les comptes et E pour les acomptes sur salaire avec centralisation sur le compte Nota : les avances sur frais de mission sont gérées via les ordres de mission et sont comptabilisés sur le compte non auxiliarisé Fournisseur avec pour contrepartie le compte de Tiers lié à lagent; seul le processus de paiement (pour solde du poste Tiers) est géré dans la composante Comptable Les postes Fournisseur relatifs à ce processus entrent dans le flux de visa, dans le cas doption pour cette modélisation, au même titre quun poste de dépense classique Cf.SIFAC_MUT_CPT_COMPTA_ACOMPTE_FOURN

136 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Paiement automatique (Transaction F110) ou manuel (Transaction F-58) Débit (avance) / (DPAO) Tiers notamment Crédit 5xxx 6. Déblocage de la facture fournisseur (Transaction FB02) et apposition manuelle du code blocage V visa pour reprise dans le flux classique Visa 1. Création de la demande dacompte – poste pour mémoire - (Transaction F-47) avec le type de pièce OP et le code CGS cible fonction de lopération souhaitée 4. Réception de la facture fournisseur via le flux dépense (MM) ou liquidation directe – Blocage manuel au paiement (le temps de saisie de la compensation de lavance précédemment versée) 5. Compensation de lacompte (Transaction F-54) – avance ou DPAO Débit Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture dorigine Crédit (avance) / (DPAO) Tiers notamment 7. Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de lacompte Débit Tiers (pour le montant restant) Crédit 5xxxxxx 2. Processus classique de visa Processus associé aux DPAO et avances sur marché Lacompte fournisseur dans SIFAC

137 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 137 La demande dacompte permet dinitier la demande de paiement de lavance ou de la DPAO Code Transaction: F-47 (Demande) Chemin daccès: Gestion Comptable Comptabilit é financi è re Fournisseurs Ecriture Acompte F-47 - Demande DPAO, avance sur marché : lacompte fournisseur dans SIFAC Z100 OP 1. a. Saisissez les informations den-tête de pièce suivantes : -Date de pièce -Type de pièce (par défaut A0) -Société -Devise de transaction -Référence (reprise sur ligne de virement pour information fournisseur) b.Indiquez le tiers bénéficiaire de lavance et le CGS (code général spécial cible : O pour DPAO, A pour avance, I et M pour acomptes Immobilisations et E pour acompte sur salaires

138 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 138 La demande dacompte permet dinitier la demande de paiement de lavance ou de la DPAO DPAO, avance sur marché : lacompte fournisseur dans SIFAC Compte collectif technique qui sera remplacé lors du paiement de la demande dacompte par le compte collectif correspondant au code CGS cible 3. Compléter: - D. dactivité - Texte 2. Compléter: - Montant - Code TVA 4. Via le bouton de synthèse des postes, lutilisateur obtient lécran suivant : 5. Sauvegarder.

139 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 139 Exercice Exercice : La demande dacompte (ou davance) cf Cahier d exercices Chap 13.1

140 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 140 Exercice Exercice : Consultation du compte fournisseur cf Cahier d exercices Chap 13.2

141 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 141 Edition dun ordre de paiement (option non obligatoire) Code Transaction: ZSIFACFITR_OP

142 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 142 Paiement automatique de paiement de lavance Avant de payer ne pas oublier de lever le visa via la transaction ZSIFACFITR_VISA Transaction F110

143 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 143 Exercice Exercice : Enregistrez lavance sur votre marché et faites un paiement automatique cf Cahier d exercices Chap 13.1 – 13.5

144 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 144 La compensation de lacompte (F-54) permet de compenser lavance/DPAO une fois la facture fournisseur reçue et avant que cette dernière ne soit réglée. La compensation de lacompte fournisseur 1. Saisir le compte fournisseur et la facture correspondante Le numéro de pièce comptable peut être retrouvé dans les documents liés de la facture fournisseur (module achats). 2. Sélectionner lacompte à compenser Puis aller dans le menu Pièce > Simuler

145 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Les postes sont visualisables. Si un poste est marqué en bleu, cela signifie quil manque une ou des données obligatoires. Double cliquer sur le poste bleu. 4. Préciser la donnée manquante. N.B. La facture précisée plus haut est rapatriée. La compensation de lacompte fournisseur

146 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 146 Exercice Exercice : Saisissez la facture et faites la compensation cf Cahier d exercices Chap 13.7

147 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 147 Rapprochement des avances (partielles) avec la facture Transaction F-44

148 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 148 Rapprochement des avances (partielles) avec la facture Transaction F-44

149 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 149 Rapprochement des avances (partielles) avec la facture Transaction F-44

150 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 150 Rapprochement des avances (partielles) avec la facture Transaction F-44

151 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 151 Rapprochement des avances (partielles) avec la facture Transaction F-44

152 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 152 Exercice Exercice : Faites le rapprochement partiel cf Cahier d exercices Chap 13.10

153 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 153 LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du Référentiel fournisseurs Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet dune facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions La gestion des retenues de garantie

154 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Saisie de la retenue de garantie via un code CGS et sans gestion de TVA dans le module comptabilité générale (FI) via la transaction F-02 : Débit / avec la référence à la pièce FI de la facture qui lui est associée Crédit */ ** avec la date de libération théorique de la RG * Code CGS H : RG hors immobilisation ** code CGS J : RG avec immobilisation 5. A léchéance, libération de la retenue de garantie (transaction F-04 qui rapproche la retenue de garantie avec sa pièce de libération de RG) Débit / Crédit / Facture sur commande dachat saisie dans le module achat (MM) pour son montant total (incluant la retenue de garantie) Débit 6xxxxxxx TVA HTR Débit 4456xxxx TVA déductible Crédit / TTC 3. Levée du code blocage sur la facture fournisseur dorigine (modification de pièce comptable FB02) ou apposition du code V pour Visa puis levée de visa par ZSIFACFITR_VISA 4. Règlement (manuel F-53 ou automatique F110) Voir la section « Règlement » Débit / – pour le montant de la facture moins la RG Crédit 5xxxxxx Processus associé à la retenue de garantie (RG)

155 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 155 Saisie de la retenue de garantie Dans certains cas, la facture fournisseur aura un code blocage « retenue de garantie » en attendant que la retenue de garantie qui doit lui être associée soit saisie. Ceci peut concerner les dépenses hors marché, ainsi que les dépenses sur marché. La retenue de garantie est saisie dans SIFAC via la transaction F-02 Chemin daccès: Gestion Comptable Comptabilité financière Compte généraux Ecriture F-02 – Ecriture générale 1. Type de pièce « MR » pour les retenues de garantie 2. Premier poste saisi permet de débiter le fournisseur pour le montant de la retenue de garantie 1 2

156 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Saisir le montant de la retenue de garantie (qui vous a été communiqué ou que vous avez calculé) ; 4. Préciser le numéro de facture fournisseur (module comptable FI) à laquelle se rapporte cette retenue de garantie ; 5. Préciser un descriptif (facultatif, mais facilite le suivi) ; 6. Le deuxième poste saisi permet de transférer le montant de la retenue de garantie sur le compte général spécial associé (H – ou J – ) 7. Saisir une * et SIFAC récupère le montant du poste précédent 8. Préciser la date déchéance théorique de la retenue de garantie (dans le cadre de dépenses sur marché, il sagira de la durée de la RG ajoutée à la durée du marché). Puis la pièce peut être comptabilisée Saisie de la retenue de garantie

157 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 157 Exercice Exercice : Enregistrer la retenue de Garantie cf Cahier d exercices Chap 14.1

158 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 158 Paiement automatique de la facture Transaction F110

159 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 159 Paiement automatique de la facture Transaction F110

160 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 160 Exercice Exercice : Payer la facture cf Cahier d exercices Chap 14.3

161 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 161 Libération de la retenue de garantie La libération de la retenue de garantie est saisie dans SIFAC via la transaction F-04 Chemin daccès: Gestion Comptable Comptabilité financière Compte généraux Ecriture F-04 – Comtab. avec rappr. 1. Type de pièce « MS » pour les libérations de retenue de garantie 2. Premier poste saisi permet de créditer le fournisseur pour le montant de la retenue de garantie libérée 1 2

162 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Saisir le montant de la retenue de garantie à libérer ; 4. Préciser un descriptif (facultatif, mais facilite le suivi) ; 5. Cliquer sur « sélectionner PNS » 6. Préciser : Le numéro de fournisseur à nouveau, Le type de compte (K – kreditor : fournisseur, D – debitor : client), Le code CGS. 3 4 Libération de la retenue de garantie 5 6

163 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 163 Libération de la retenue de garantie 7. Se positionner sur la pièce de retenue de garantie à sélectionner 8. Cliquer pour sélectionner le poste en question (qui passe au bleu) 9. Les montants sont alors équilibrés 10. Simuler (menu Pièce > simuler) et comptabiliser

164 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 164 Exercices Exercice : Libération dune retenue de garantie cf Cahier d exercices Chap 14.5

165 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 165 LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du Référentiel fournisseurs Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet dune facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions La gestion des rejets de virement

166 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 166 Rejet de virement Les coordonnées de votre fournisseur sont erronées ou bien le compte est clôturé. Sur votre relevé de banque est notifié ce rejet Transaction F-02

167 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 167 Rejet de virement Transaction F-02

168 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 168 Rejet de virement Transaction F-02

169 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 169 Exercices Exercice : Saisie votre rejet de virement cf Cahier d exercices Chap 15

170 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 170 Rejet de virement : Modification du fichier fournisseur Transaction XK02 ou FK02

171 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 171 Rejet de virement : Modification du fichier fournisseur Transaction XK02 ou FK02

172 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 172 Rejet de virement : Modification de la pièce de rejet après modification du fichier fournisseur Transaction FB02

173 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 173 Rejet de virement : Modification de la pièce de rejet après modification du fichier fournisseur Transaction FB02

174 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 174 Exercices Exercice : Modification du fichier fournisseur et de la pièce de rejet cf Cahier d exercices Chap 15.3

175 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 175 Rejet de virement : Suite Vous avez la possibilité déditer un ordre de paiement : Transaction ZSIFACFITR_OP Levé le visa : ZSIFACFITR_VISA Paiement via le programme automatique de paiement : F110

176 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 176 LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du Référentiel fournisseurs Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet dune facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions La gestion des avoirs

177 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 177 Le document davoir (hors avoir interne pour annulation) est un document émis par un fournisseur; il doit donc donner lieu à une comptabilisation propre, distincte de la facture à laquelle il fait référence : facture et avoir sont comptabilisés séparément dans SIFAC et non de façon regroupée via la saisie dune pièce comptable pour le net à payer Des types de pièce dédiés sont définis pour les avoirs dans SIFAC : - pour les avoirs de type liquidation directe saisis notamment via la transaction FB65 KG pour les avoirs classiques ME pour les avoirs sur marché relatifs à des pénalités MG pour les avoirs sur marché relatifs à des actualisations en réduction MK pour les avoirs sur marchés relatifs à des révisions de prix négatives - pour les avoirs relatifs aux commandes dachat saisis via la transaction de contrôle facture MIRO RA pour les avoirs classiques ZA pour les avoirs relatifs au constat de charges à payer saisis via la Lutilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération : la saisie dun avoir seffectue via la sélection du type dopération Avoir pour les avoirs correspondant à l annulation partielle ou totale dune facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de régularisation de prix Le type de pièce RA ou ZA doit être saisi dans longlet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut La référence sur le poste Tiers de lavoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant net lors du processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de visa Préambule sur la gestion des avoirs

178 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 178 Contrôle facture – saisie dun avoir Dans la transaction de Contrôle Facture MIRO, a.la saisie d un avoir s effectue via les op é rations Avoir ou D é chargement ult é rieur b.Le type de pi è ce est contrôl é et doit être modifi é dans l onglet D é tail (valeurs RA ou ZA attendues) a b

179 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Lopération Avoir correspond à lannulation totale ou partielle dune précédente facturation : les quantités déjà facturées et montants cumulés sur le poste de commande sont proposés pour base dannulation; dans lexemple ci- dessus le montant total facturé est de 1050 (via une facture simple et un chargement ultérieur). Le système contrôle que le montant annulé est cohérent par rapport aux opérations précédentes Contrôle facture – saisie dun avoir - 2

180 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 180 Lenregistrement de lavoir libère le service fait qui est automatiquement annulé avec un code motif ORV Contrôle facture – saisie dun avoir - 3

181 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Lopération de Déchargement ultérieur correspond à la comptabilisation dun avoir pour régularisation de prix : - le service fait relatif à cette correction a été soldé par une facturation précédente - les quantités déjà facturées sur le poste de commande sont proposées pour base de la correction, le montant est à saisir en fonction de lavoir à comptabiliser (HT) Contrôle facture – saisie dun avoir - 4

182 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 182 La comptabilisation de lavoir régularise uniquement la ou les facturations précédente(s) : le service fait reste émargé au sens où il nest plus disponible pour une nouvelle facturation de type classique (Opération facture) Contrôle facture – saisie dun avoir - 5

183 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 183 En standard SAP, les avoirs sont réputés à échéance immédiate (date de comptabilisation) quelle que soit la condition de paiement définie sur le poste Tiers; pour déroger à cette règle, des conditions de paiement propres aux avoirs peuvent être définies dans les données tiers (vue société) – non pertinent pour SIFAC les conditions de paiement sont communes aux avoirs et factures et la zone Référence paiement du poste Tiers dans le cas dun avoir est renseignée avec la valeur V pour calcul de léchéance une facture peut être référencée (N° de pièce comptable correspondante) sur le poste Tiers de lavoir pour copie des données de paiement du poste et donc paiement pour le net lors du processus de règlement automatique Ces 2 modes de gestion des conditions de paiement pour les avoirs dans SIFAC sont applicables quel que soit le type de dépense : facture sur commande dachat (transaction de Contrôle facture MIRO ), liquidation directe (transaction FB65 notamment), liquidation sur frais de mission Les données relatives au paiement des postes comptables sont définies comme modifiables, la référence à une facture peut donc être indiquée dés la saisie de lavoir ou post comptabilisation via notamment la transaction de modification de pièce FB02 Avoir et conditions de paiement - 1

184 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Cas d un avoir non li é à une facture (liquidation directe ou contrôle facture) Avoir et conditions de paiement - 2 a. Les conditions de paiement sont automatiquement déterminées en fonction de celles définies dans la vue Achats du tiers facturant, la date de base (date de début de calcul de léchéance) doit être saisie – zone obligatoire a a

185 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 185 Avoir et conditions de paiement - 3 b. Conditions de paiement et date de base sont mémorisées sur le poste Tiers de la pièce comptable générée c. mais aucun calcul déchéance nest effectué : lavoir est considéré comme immédiatement dû b c

186 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 186 Avoir et conditions de paiement - 4 d d. Pour déclencher le calcul de léchéance, il faut indiquer la valeur « V » dans la zone Référence Facture du poste Tiers

187 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 187 Avoir et conditions de paiement – 6 e. Dans le cycle de paiement automatique (transaction F110), les postes davoir sont classés automatiquement en exception et doivent être retraités avec gestion du mode de paiement G pour les lier à un poste de Facture (à réaffecter également au mode de paiement G) et donc générer ainsi un paiement pour le net Si aucune réaffectation nest effectuée en modifiant la proposition de paiement, ces avoirs ne seront pas « compensés » et les factures payées pour leur montant dorigine NB : choix SIFAC de définition des modes de paiement hors G par poste individuel soit génération dune ligne de virement et dune pièce de décaissement par poste e

188 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 188 Avoir et conditions de paiement – 7 2. Cas d un avoir li é à une facture (liquidation directe ou contrôle facture) a. La zone N° de facture (en contrôle facture) et Référence Facture (en liquidation directe) permet de renseigner le N° de facture lié à lavoir soit lors de la saisie initiale soit post comptabilisation via la transaction de modification FB02 Le système contrôle que la pièce référencée est bien liée au même fournisseur et recopie automatiquement les Données de paiement de la facture : date de base, conditions de paiement, code blocage paiement, destinataire de paiement divergent et type de banque partenaire avec génération du message dinformation a

189 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 189 Avoir et conditions de paiement – 8 b. La facture référencée est mémorisée sur le poste davoir (N° de pièce comptable, dans le cas présenté, correspondant au document de facturation indiqué dans la transaction MIRO) c. et toutes les données de paiement rapatriées ainsi que le calcul déchéance effectué Les 2 postes comptables (celui de lavoir et de la facture) sont ainsi intrinsèquement liés Lorsque les données de paiement de la facture sont modifiées post référencement, cette modification est bien prise en compte pour les postes davoir liés mais sans actualisation des données (donc visibilité) sur ces derniers Au moment du paiement automatique, le système prend en compte les données du poste de facture pour base de traitement b b

190 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 190 Avoir et conditions de paiement – 9 c. Dans le cycle de paiement automatique, les postes Facture et Avoir sont proposés pour paiement avec génération dune seule pièce de règlement et donc dune ligne de virement pour le montant net c

191 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 191 Avoirs et flux de visa – 1 Dans le flux Visa, quil sagisse de la transaction de Liste des dépenses ZSIFACFITR_LIST_DEP ou transaction de Visa comptable ZSIFACFITR_VISA, les N° de pièces et types associés à la facture et à lavoir doivent être sélectionnés pour traitement dans la mesure où aucun lien na été défini Par défaut, ces postes sont traités de façon séparée et sans alerte particulière 1. Cas d un avoir non li é à une facture

192 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 192 Avoirs et flux de visa – 2 2. Cas d un avoir li é à une facture a. Dans le flux Visa, lors de la constitution de la liste des dépenses via la transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP, la sélection du poste de facture entraîne automatiquement celle du ou des avoirs lié(s) et réciproquement a

193 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 193 Avoirs et flux de visa – 3 b. La référence de lavoir est indiquée sur la liste des paiements transmise b b. Dans le cas où la sélection est effectuée sur la pièce davoir, la facture correspondante est référencée b

194 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 194 Avoirs et flux de visa – 4 c. Lors du visa comptable via la transaction ZSIFACFITR_VISA, la sélection du poste de facture entraîne automatiquement celle de lavoir lié c

195 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 195 Avoirs et flux de visa – 5 d. La levée du visa seffectue sur la facture d

196 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 196 Avoirs et flux de visa – 6 e. La pièce de facture est mise à jour (levée du code blocage) mais le poste davoir nest pas actualisé; au moment du paiement automatique, le système prend en compte les données du poste de facture pour base et lavoir sera donc également proposé au règlement e

197 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 197 Exercices Exercice : Gestion des avoirs cf Cahier d exercices Chap 16

198 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 198 LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du Référentiel fournisseurs Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet dune facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs La gestion des frais de missions Traitement des cessions et oppositions

199 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 199 Règlement: Cessions et Oppositions Cas de la cession La gestion du tiers cessionnaire peut seffectuer de deux manières : 1.Dans le cas d'une cession, lors de la liquidation ou post prise en charge, un tiers divergent de paiement est géré manuellement sur le poste tiers. Cette gestion présuppose la définition du tiers cessionnaire dans la liste des payeurs divergents autorisés pour le tiers cédant. Dans ce cas, le poste est réglé au tiers divergent ; mais le schéma comptable de prise en charge reste identique (centralisation sur ou ). Dans la fiche tiers (transactions XK01/02/03), le destinataire du paiement autre que le fournisseur lui-même est précisé, et pour toute facture concernant ce fournisseur, lors du règlement automatique, cest ce destinataire de paiement divergent qui est réglé.

200 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Dans le cas d'une opposition, post prise en charge, le gestionnaire comptable peut choisir deffectuer un transfert de créance avec les étapes suivantes Cas des avis à tiers détenteurs: Cas n°1 (blocage lors de la saisie de la facture) Saisie de la facture dorigine dans la Composante MM ou FI avec utilisation du code blocage O ( Code blocage Opposition ) - Poste Tiers Facturant comptabilisé sur ou (transaction MIR4) Le code O permet de bloquer la facture dorigine afin quelle ne soit pas traitée par mégarde (ce qui permet de laisser du temps au service comptable ou contentieux pour effectuer des contrôles ou des régularisations) (copie décran page suivante) Règlement: Cessions et Oppositions Cas dune opposition

201 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 201 Règlement: Cessions et Oppositions Cas dune opposition

202 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Dans le cas d'une opposition, post prise en charge, le gestionnaire comptable peut choisir deffectuer un transfert de créance avec les étapes suivantes Cas des avis à tiers détenteurs: Cas n°2 (blocage en masse postérieure à la facture) Préciser le code blocage O sur toutes les factures prises en charges du fournisseur via la transaction FBL1N de consultation de la balance fournisseur et la fonctionnalité de modification en masse : (copie décran page suivante) Règlement: Cessions et Oppositions Cas dune opposition

203 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Aller dans le menu Traiter > Marquer tout 2.Aller dans le menu : Environnement > Modification en masse > Nouvelles valeurs 3.Préciser le code blocage oppositions et un libellé explicatif 4.Cliquer sur le bouton « Exécuter modifications » Règlement: Cessions et Oppositions Cas dune opposition Modification en masse pour mettre le code blocage O

204 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 204 En cliquant sur Liste > Rafraîchir, les modifications peuvent être visualisées : Règlement: Cessions et Oppositions Cas dune opposition Modification en masse pour mettre le code blocage O

205 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Transfert des créances Saisie dune écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04) Règlement: Cessions et Oppositions Cas dune opposition

206 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Saisie dune écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04) 5 Règlement: Cessions et Oppositions Cas dune opposition 5. Se positionner sur le numéro de pièce de la première ligne et cliquer sur puis sur et toutes les pièces sont sélectionnées (montants en bleu et zone « affectés » est valorisée)

207 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Saisie dune écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04) Règlement: Cessions et Oppositions Cas dune opposition 6. Saisir le deuxième poste qui permet de transférer la créance sur le nouveau tiers 7. Dans la zone montant, mettre une « * » permet à SIFAC de calculer automatiquement le montant correspondant à lensemble des créances sélectionnées 8. Préciser le domaine dactivité et léchéance 9. Aller dans le menu Pièce > Simuler 6 7 8

208 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Saisie dune écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04) 5 Poste 001 : Crédit ( ) Tiers Cessionnaire (transfert sur un autre tiers avec code CGS C) Poste 002 : Débit ( ) Montant des dettes dorigine et Tiers Facturant (solde les créances) Règlement: Cessions et Oppositions Cas dune opposition

209 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 209 Exercices Exercice : Opposition et cession cf Cahier d exercices Chap 17

210 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 210 LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du Référentiel fournisseurs Création dune facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet dune facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

211 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 211 Les frais de missions Processus des missions dans SIFAC 1.Création de la mission 2.Autorisation de la mission (permet la réservation de crédit) 3.Calcul (si il y existe une avance sur la mission) 4.Edition de lordre de mission 5.Prise en charge comptable de lavance de la mission (comptable) 6.Retour de lagent, rectification et/ou ajustement des frais de mission 7.Autoriser 8.Calcul les frais de mission 9.Etat liquidatif 10.Prise en charge des frais de mission par lagence comptable (comptable)

212 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 212 Une fois que lordonnateur a validé / visé lavance, il doit ensuite créer lécriture comptable correspondante. Lavance a un impact simplement dans la comptabilité financière avec génération dune écriture comptable de type Débit 4252/ Crédit Tiers 4012 La création de lécriture comptable consiste en la validation de lécriture proposée automatiquement par le système. Pour ce faire il doit lancer la transaction présentée dans les diapositives suivantes. Ordre de mission Gestion de la demande davance ZPRRW

213 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 213 Lorsquil lance la transaction lordonnateur ou le comptable peut ne sélectionner que les missions quil a validées Il peut aussi réduire la sélection par n° de mission: Ordre de mission Gestion de la demande davance ZPRRW

214 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 214 Lordonnateur doit cliquer sur la pièce, ainsi il peut afficher la pièce comptable qui va être créée. Eventuellement, il peut cliquer sur « contrôler » pour vérifier la pièce. Ordre de mission Gestion de la demande davance ZPRRW

215 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 215 Les différents statuts des cycles: La pièce comptable nest pas encore enregistrée et est à prendre en charge (statut « justificatifs crées »): La pièce comptable a été enregistrée avec succès lavance comptable est créée (statut « justificatifs enregistrés ») La pièce comptable a été rejetée avec succès lavance comptable nest pas créée (statut « rejeté ») Si le comptable rejette lavance la mission régresse automatiquement au statut « dem saisie » « ouvert ». La pièce comptable na pu être enregistrée suite à un problème (statut « justificatifs erronés ») Ordre de mission Gestion de la demande davance ZPRRW

216 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 216 Une fois que lordonnateur a validé / visé les frais de mission, il faut générer lécriture comptable correspondante. Les frais de mission ont un impact simplement dans la comptabilité financière La création de lécriture comptable consiste en la validation de lécriture proposée automatiquement par le système. La manipulation est la même que pour une comptabilisation davance sur mission seule la transaction change ZPRRW_MIS Ordre de mission Comptabilisation des frais de mission ZPRRW_MIS

217 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 217 Exercices Exercice : Gestion des frais de mission cf Cahier d exercices Chap 18

218 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 218 La Comptabilité Recettes Processus du flux Recette La gestion du fichier client Prise en charge dune facture de vente et édition Les Encaissements : -Encaissement dune facture par virement -Encaissement partiel -Encaissement poste résiduel -Encaissement sans que la facture soit dans le système -Encaissement inconnu -Encaissement par chèque et remise de chèque Lécriture de la prise en charge (Signature) dune ressource affectée Prise en charge dune facture davance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés

219 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 219 La Comptabilité Recettes Processus du flux Recette La gestion du fichier client Prise en charge dune facture de vente et édition Les Encaissements : -Encaissement dune facture par virement -Encaissement partiel -Encaissement poste résiduel -Encaissement sans que la facture soit dans le système -Encaissement inconnu -Encaissement par chèque et remise de chèque Lécriture de la prise en charge (Signature) dune ressource affectée Prise en charge dune facture davance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés Processus du Flux recette

220 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 220 Le processus global de recette Les recettes, dans SIFAC, sont générées selon deux types de flux Recettes liées à des commandes de vente, dans le cadre ou non dun contrat de facturation et de jalons associés ou Factures SD Définition dun article par compte de résultat (classe 7*) Détermination des schémas comptables en fonction de larticle et du groupe dindication dimputation du client (client interne, externe) Détermination de la TVA applicable en fonction de la classification fiscale de larticle et/ou du client Numérotation automatique de la facture Liquidations directes initiées dans la composante Comptable – subventions notamment – avec gestion manuelle des schémas comptables et de la TVA applicable Edition dune facture client disponible quel que soit le type de flux Une Modélisation à choisir par létablissement avant démarrage Les différentes modélisations possibles pour le processus de recette dans SIFAC sont : Modélisation avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur Modélisation avec impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable

221 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 221 Avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur Commande [ VA01] Contrat [ VA41] Facture (bloquée en compta) [VF01] Comptabilisation Ou rejet [ZVFX3] Document de facturation Document de vente Prise en charge comptable Ordonnateur Comptable Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique Prévision de recettes Impact budgétaire Ajustement de limpact budgétaire Le processus global de recette

222 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 222 Avec impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable Commande [ VA01] Contrat [ VA41] Facture (bloquée en compta) [VF01] Comptabilisation [VFX3] ou [VF02] Document de facturation Document de vente Prise en charge comptable Ordonnateur Comptable Impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique Prévision de recettes Le processus global de recette

223 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 223 La Comptabilité Recettes Processus du flux Recette Prise en charge dune facture de vente Les Encaissements : -Encaissement dune facture par virement -Encaissement partiel -Encaissement poste résiduel -Encaissement sans que la facture soit dans le système -Encaissement inconnu -Encaissement par chèque et remise de chèque Lécriture de la prise en charge (Signature) dune ressource affectée Prise en charge dune facture davance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés Gestion du fichier Client

224 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 224 Référentiel Clients Les transactions XD01, XD02, et XD03 permettent de créer, modifier, et afficher un client dans SIFAC. Chaque client est défini à plusieurs niveaux : Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Gestion de comptes Moyens de paiement Ventes Facturation Partenaires Mandant Société Organisation Commerciale Organisation Commerciale Données de Base Données Comptables Données de Vente

225 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 225 Fonctions partenaire - Données de vente (vue ADV) 4 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: Donneur dordre Destinataire facture Payeur Réceptionnaire marchandise Longlet rôle partenaire permet dattribuer ces rôles partenaires aux documents de vente (transaction XD01/ XD02): Nom et Numéro du partenaireCode partenaire

226 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 226 Données comptables (vue société) transaction XD01/ XD02 La vue société permet de définir toutes les données comptables du client : Tenue de compte: -Compte centralisateur, -Clé de tri Données de référence : - Ancien N° de compte - Matricule Proc. de relance : Permet la gestion des procédures de relance

227 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 227 Données de vente (vue ADV) transaction XD01/ XD02 La vue Domaine commercial permet de définir toutes les données commerciales du client : Classification fiscale : permet la détermination automatique du code TVA applicable aux documents de vente (croisé avec la classification fiscale article) Ex : exempt, imposable … Condition de paiement : permet de calculer léchéance de la créance (immédiate : 0001 ou à 45 jours : 0045) et rapatriée automatiquement dans le poste comptable Client que le flux provienne de la Composante Recettes ou dune liquidation directe Groupe imputation : permet la dérivation automatique (croisé avec le groupe article) du compte général de recette (7xxx ou 187xxx) dans les documents de vente et donc les recettes liées

228 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 228 Données client - Initialisation dun client Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère dunicité qui permet déviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC. Groupe de compteCritère dunicité Champ SIFAC (obligatoire) Z001 France Public et Personnes Morales N° SIRET Z002 France IndépendantsN° URSSAF ou linscription au registre du commerce ou le n° dinscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant ou N° SIRET Au moins lun des deux doit être rempli Z003 Union Européenne Public et Sociétés N° didentification de TVA intracommunautaireN° identification TVA Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA Pas de critère dunicité Z005 DiversN° URSSAF ou linscription au registre du commerce ou le n° dinscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant Z006 Clients occasionnels Pas de critère dunicité Z007 Prestations Internes Pas de critère dunicité Z008 Partenaires Pas de critère dunicité

229 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 229 Exercices Exercice : Modification dune fiche client Cf Cahier dexercice Chap 19

230 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 230 La Comptabilité Recettes Processus du flux Recette Gestion du fichier client Les Encaissements : -Encaissement dune facture par virement -Encaissement partiel -Encaissement poste résiduel -Encaissement sans que la facture soit dans le système -Encaissement inconnu -Encaissement par chèque et remise de chèque Lécriture de la prise en charge (Signature) dune ressource affectée Prise en charge dune facture davance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés Prise en charge dune facture de vente et édition

231 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 231 Les pièces de recette Rappel des types de pièces utilisées dans les flux de recettes : Les factures client sont représentées par les types de pièces DR et DP ; Les réductions de recettes ont pour type de pièce DG ; Les réimputations de recettes : SB. Les pièces dencaissement (DZ) seront vues dans la section « encaissement ». DGRéduction recettes DARéduction Rec. Prest.internes RECETTES DPPrestations internes Rec. DRFacture client DZEncaissement client SBRé-imputation Recettes

232 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 232 Avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur Commande [ VA01] Contrat [ VA41] Facture (bloquée en compta) [VF01] Comptabilisation Ou rejet [ZVFX3] Document de facturation Document de vente Prise en charge comptable Ordonnateur Comptable Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique Prévision de recettes Impact budgétaire Ajustement de limpact budgétaire Modélisation flux n°2 : Recettes

233 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 233 Prise en charge des documents de facturation ( transaction ZVFX3 ) 1 1.Sélectionnez lorganisation commerciale (seul critère obligatoire) correspondant à létablissement hors SACD ou au SACD/SAIC Des critères de sélection complémentaires (facultatifs) tels que : lUnité Budgétaire, le type de facture, lutilisateur qui a créé le document de facturation … sont disponibles 2. Cliquez sur Exécuter 2 Prise en charge des documents de facturation

234 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 234 Prise en charge dune facture (transaction ZVFX3) 1.Sélectionnez une ou plusieurs factures à prendre en charge en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes 2.Licône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) 3.Lancez la comptabilisation 4.Affichez le protocole : la pièce a été comptabilisée Prise en charge des documents de facturation 2

235 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 235 Rejet dune facture (transaction ZVFX3) 1.Sélectionnez une ou plusieurs factures à rejeter en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes 2.Licône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception). 3.Cliquez sur Supprimer facture SD pour effectuer le rejet de la ou des pièce(s) 4.Sélectionnez le motif du rejet 5.Validez Prise en charge des documents de facturation

236 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 236 Données de la facture rejetée (VF03) 1 1.Cliquez sur afficher Détails en-tête. Prise en charge des documents de facturation

237 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 237 Données de la facture rejetée (VF03) 1 1.Le statut de la pièce est E : La facture a été supprimée par annulation. 2.Sélectionnez longlet : Données supplémentaires. Prise en charge des documents de facturation

238 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 238 Données de la facture rejetée (VF03) 1 Le motif de rejet de la pièce a été apposé sur la facture Prise en charge des documents de facturation

239 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 239 Postes client – Post prise en charge des documents de facturation Chemin daccès : Gestion comptable Comptabilité financière Clients Compte FBL5N – Afficher/modifier postes 1. Sélectionnez les postes standard (comptabilisés) et les postes pré- enregistrés 2. Cliquez sur le bouton Sélections libres pour identifier des critères de sélections complémentaires non présents dans lécran principal 3.Indiquez les N° de pièces SIFAC du bordereau 1 2 a. La pièce prise en charge est comptabilisée La pièce rejetée napparaît pas dans les états comptables (documents de facturation uniquement); les pièces pré- enregistrées FI correspondantes ont été supprimées a 3

240 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 240 Modélisation flux n°3 : Recettes Commande Contrat Facture (enregistrement complet Statut bloqué en comptabilité) Gestion de 2 statuts possible 0 - initial 1- transféré pour visa Comptabilisation Ou rejet Document de facturation Document de vente Prise en charge comptable Ordonnateur Comptable Impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique Encaissement Impact comptable D 5XX C 4112 Passage en statut 2 pour transfert au comptable Visa Valideur

241 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Le statut de la pièce est A : Facture bloquée au transfert à la comptabilité générale. 2.Sélectionnez longlet : Données supplémentaires Prise en charge des documents de facturation 1 2 Données dun document de facturation à prendre en charge (VF03)

242 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations Le statut du VISA est à 2 Traité. La pièce peut donc être prise en charge Prise en charge des documents de facturation 1 Données dun document de facturation à prendre en charge (VF03)

243 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 243 Prise en charge des documents de facturation (transaction ZVFX3) 1 1.Sélectionnez lorganisation commerciale (seul critère obligatoire) correspondant à létablissement hors SACD ou au SACD/SAIC Des critères de sélection complémentaires (facultatifs) tels que : lUnité Budgétaire, le type de facture, lutilisateur qui a créé le document de facturation … sont disponibles 2. Cliquez sur Exécuter 2 Prise en charge des documents de facturation

244 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 244 Prise en charge dune facture (transaction ZVFX3) 1.Sélectionnez une ou plusieurs factures à prendre en charge en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes 2.Licône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) 3.Lancez la comptabilisation 4.Affichez le protocole : la pièce a été comptabilisée Prise en charge des documents de facturation 2

245 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 245 Données de la facture prise en charge (VF03) 1 1.Cliquez sur afficher Détails en-tête. Prise en charge des documents de facturation

246 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 246 Données de la facture prise en charge (VF03) 1 1.Le statut de la pièce est C : La pièce comptable a été créée. 2.Cliquez sur Gestion comptable pour afficher les pièces créées(comptable, analytique, budgétaire, centre de profit) 3.Cliquez sur le type de pièce que vous souhaitez visualiser. Ex : Pièce comptable 2 3 Prise en charge des documents de facturation

247 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 247 Données de la facture prise en charge (VF03) – pièce comptable Prise en charge des documents de facturation La prise en charge a entraîné le passage du document de facturation de statut bloqué en comptabilité au statut comptabilisé, la génération dune pièce analytique réelle sur centre de profit ou Eotp (cas des conventions notamment) et dune pièce analytique reflet sur centre de profit : soldes et postes comptables et analytiques sont mis à jour. La zone Référence de la pièce comprend le N° du document de facturation

248 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 248 Rejet dune facture (transaction ZVFX3) 1.Sélectionnez une ou plusieurs factures à rejeter en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes 2.Licône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception). 3.Cliquez sur Supprimer facture SD pour effectuer le rejet de la ou des pièce(s) 4.Sélectionnez le motif du rejet 5.Validez Prise en charge des documents de facturation

249 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 249 Données de la facture rejetée (VF03) 1 1.Cliquez sur afficher Détails en-tête. Prise en charge des documents de facturation

250 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 250 Données de la facture rejetée (VF03) 1 1.Le statut de la pièce est E : La facture a été supprimée par annulation. 2.Sélectionnez longlet : Données supplémentaires. Prise en charge des documents de facturation 2

251 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 251 Données de la facture rejetée (VF03) 1 Le motif de rejet de la pièce a été apposé sur la facture Prise en charge des documents de facturation

252 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 252 Postes client – Post prise en charge des documents de facturation Chemin daccès : Gestion comptable Comptabilité financière Clients Compte FBL5N – Afficher/modifier postes 1. Sélectionnez les postes standard (comptabilisés) 2. Cliquez sur le bouton Sélections libres pour identifier des critères de sélections complémentaires non présents dans lécran principal 3.Indiquez les N° de pièces SIFAC du bordereau 1 2 a. La pièce prise en charge est comptabilisée La pièce rejetée napparaît pas dans les états comptables (documents de facturation uniquement) a 3

253 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 253 Balance client Code Transaction: FD10N Chemin daccès: Gestion Comptable Comptabilité financière Clients Compte FD10N – Afficher soldes 1 2

254 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 254 Code Transaction: FBL5N Chemin daccès: Gestion Comptable Comptabilité financière Clients Compte FBL5N – Afficher/modifier postes Balance client

255 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 255 Exercices Exercice : Prise en charge dune facture recette Cf Cahier dexercice Chap 21.1

256 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 256 Edition dune facture de vente Transaction VF03

257 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 257 Edition dune facture de vente Transaction VF03

258 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 258 Exercices Exercice : Edition dune facture recette Cf Cahier dexercice Chap 21.2

259 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 259 La Comptabilité Recettes Processus du flux Recette Gestion du fichier client Prise en charge dune facture de vente et édition -Encaissement complet par virement -Encaissement partiel -Encaissement poste résiduel -Encaissement sans que la facture soit dans le système -Encaissement inconnu -Encaissement par chèque et remise de chèque Lécriture de la prise en charge (Signature) dune ressource affectée Prise en charge dune facture davance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés Les Encaissements

260 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 260 Opérations dencaissement client Lopération dencaissement permet : De constater lencaissement sur le compte bancaire ou sous compte concerné de la société modélisant létablissement Démarger (rapprocher au sens SIFAC) la ou les créances faisant lobjet du règlement De générer automatiquement les postes décarts constatés dans les cas de règlements partiels, de trop perçu ou dapplication de frais bancaires notamment De générer automatiquement les écritures sur comptes de liaison entre la société Etablissement hors SACD et les composantes concernées (centralisation des encaissements) De constater lexigibilité de la TVA (hors option sur les débits) La transaction dencaissement est une transaction avec rapprochement qui offre des fonctionnalités relatives : À la sélection des créances en fonction de critères étendus Au tri des postes Client par date, montant (valeur absolue), … A la gestion de structures de lignes adaptées A la gestion des écarts Pour les encaissements par chèque, une transaction dédiée permet déditer et de suivre les bordereaux de chèques transmis

261 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 261 Les différents opérations dencaissement Encaissement avec Facture Avec montant encaissement = montant facture Avec montant encaissement <> montant facture dans la tolérance des écarts Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture Encaissement partiel sans émargement Encaissement résiduel avec émargement Encaissement sans Facture ou titre de recette Tiers identifié Tiers non identifié Toutes ces opérations se réalisent avec la transaction unique F-28 Emargement a posteriori Toutes ces opérations se réalisent avec la transaction unique F-30 en utilisant lopération de type Encaissement Cf. SIFAC_MUT_CPT_ENCAISSEMENTS

262 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 262 Opérations dencaissement client Exemple Avec montant encaissement = montant facture Chemin daccès: Gestion Comptable Comptabilit é financi è re Clients Ecriture F-28 - Encaissement Renseigner: - Date de pièce - Compte de banque - Montant - Compte client Aucune donnée ne doit être saisie dans la zone Domaine dactivité : le domaine dactivité applicable est automatiquement déterminé en fonction des postes Tiers sélectionnés

263 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 263 Opérations dencaissement client Exemple Avec montant encaissement = montant facture / titre de recette Saisie de lencaissement: transaction: F-28 Chemin daccès: Gestion Comptable Comptabilit é financi è re Clients Ecriture F-28 - Encaissement 1. Sélectionner la pièce 2. Simuler la pièce

264 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 264 Opérations dencaissement client Exemple Avec montant encaissement = montant facture / titre de recette Saisie de lencaissement: transaction: F-28 Chemin daccès: Gestion Comptable Comptabilit é financi è re Clients Ecriture F-28 - Encaissement Comptabiliser la pièce

265 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 265 Exercices Exercice : Encaissement complet Cf Cahier dexercice Chap 22

266 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 266 Opération dencaissement par Virement : partiel Transaction F-28

267 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 267 Opération dencaissement par Virement : partiel Transaction F-28

268 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 268 Opération dencaissement par Virement : partiel Transaction F-28

269 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 269 Exercices Exercice : Encaissement partiel Cf Cahier dexercice Chap


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