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LES WORKFLOWS SEMINAIRE DE RECHERCHE APPLIQUEE. PRESENTATION Anne DECOMBAZ Yvanna ESSOMBA ZE Marylène JABY Lucie PROUZET Réda KABBAJ.

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1 LES WORKFLOWS SEMINAIRE DE RECHERCHE APPLIQUEE

2 PRESENTATION Anne DECOMBAZ Yvanna ESSOMBA ZE Marylène JABY Lucie PROUZET Réda KABBAJ

3 PLAN INTRODUCTION PRÉSENTATION DU CONCEPT WORKFLOW Définition & Typologie Concepts fondamentaux Phases dun projet Workflow INTÉRÊTS ET PERSPECTIVES DU WORKFLOW Avantages fonctionnels Workflow, Contrôle Interne & Audit CONCLUSION

4 PRÉSENTATION DU CONCEPT WORKFLOW

5 DEFINITION QUEST-CE QUUN WORKFLOW ? Lautomatisation dune procédure, en totalité ou en partie, pendant laquelle les documents, informations ou tâches sont transmis dun acteur à un autre pour une autre action, selon un jeu de règles de procédures POURQUOI UNE ACTIVITÉ DEVRAIT UTILISER UN WORKFLOW un outil qui apporte une véritable aide à lorganisation lexécution loptimisation Processus

6 TYPOLOGIE DES WORKFLOWS WF centrés sur le document WF centrés sur le groupe Processus répétitifs et structurés par les documents WF appliqués aux processus principaux (forte valeur ajoutée) WF appliqués aux processus support (faible valeur ajoutée) Processus spécifiques et structurés par les intervenants Processus « mode routine »Processus « mode projet » Base de données et moteur de WF Messagerie et formulaires informatiques de production Coopératif Ad hoc Administratif EX: demande de prêts bancaires EX: développement dun nouveau produit EX: remboursement de notes de frais EX: rédaction dun document

7 TYPOLOGIE DES WORKFLOWS EXEMPLE ILLUSTRÉ DUN PROCESSUS MÉTIER Entreprise dédition M 2 CCA Réunion du CE en AGE la semaine dernière Objectif: transformer leurs fichiers usuels en fichiers exploitables via internet

8 EXEMPLE ILLUSTRÉ DUN PROCESSUS MÉTIER Etape 1: le workflow humain TYPOLOGIE DES WORKFLOWS Le rédacteur choisit des articles, fait des résumés Le « leader dopinion » choisit les articles à éditer et rédige des commentaires dexperts Lassistant à la production convertit les documents WORD en fichiers HTML ou XML Le REC approuve les articles. Puis, le Conseiller en communication effectue les contrôles nécessaires Le contenu est publié sur une base hebdomadaire Le gestionnaire de comptes distribue des rapports internes mensuels, externes trimestriels, et planifie les dates de promotion

9 EXEMPLE ILLUSTRÉ DUN PROCESSUS MÉTIER Etape 2: la conversion du workflow TYPOLOGIE DES WORKFLOWS Documents MS Word Autres sources HTML PDF Xtext XML MRC XML Processus de conversion

10 EXEMPLE ILLUSTRÉ DUN PROCESSUS MÉTIER Etape 3: le déploiement du workflow TYPOLOGIE DES WORKFLOWS Sage Adonix SQL Database Données complètes Données incrémentées Centre de données

11 LES CONCEPTS FONDAMENTAUX DUN WORKFLOW RoutesRègles Rôles Définition des itinérairesRegroupement des informations Définition des compétences

12 PHASE 1 : DEFINITION DU WORKFLOW PHASE 2 : INTEGRATION A LA GESTION DE LORGANISATION PHASE 3 : MISE EN PLACE ET EVALUATION LES PHASES DUN PROJET WORKFLOW Formulation et conception RéalisationTests IdentificationAnalyseModélisation Installation et Exécution Recommandation et Adaptation Formation et Accompagnement

13 ORDINOGRAMME Proposition correcte? Client Commercial Service souscription Service comptable Signe une proposition Remet un chèque Complète la proposition Signe Dispatche proposition et chèque Encaisse le chèque NON OUI Service souscription Archive loriginal Édite le contrat Service logistique Début de la souscription Fin de la souscription J J+1 J+2 J+5 J+4 J+10 Envoi du contrat au client PROCESSUS : Encaissement

14 INTÉRÊTS ET PERSPECTIVES DU WORKFLOW

15 AVANTAGES DUN WORKFLOW RationalisationAutomatisation Sécurisation Information WORKFLOW

16 AVANTAGES DUN WORKFLOW RATIONALISATION REDÉFINITION DES PROCESSUS DE GESTION DE LENTREPRISE AFIN DE suppression des redondances standardiser des méthodes de travail sadapter rapidement aux évolutions

17 AVANTAGES DUN WORKFLOW AUTOMATISATION ÉLIMINATION DES « TEMPS MORTS » ENTRE LES DIFFÉRENTS ACTEURS DUNE MÊME TACHE DÉMATÉRIALISER LES PROCESSUS EN SUPPRIMANT LES FORMULAIRES PAPIERS

18 AVANTAGES DUN WORKFLOW SECURISATION RÉDUIRE LES RISQUES DERREURS HUMAINES AMÉLIORER LA TRAÇABILITÉ ET LA TRANSPARENCE DE LINFORMATION

19 AVANTAGES DUN WORKFLOW INFORMATION EN TEMPS RÉEL VISIBILITÉ IMMÉDIATE DES TÂCHES EFFECTUÉES, EN COURS, À FAIRE OU EN RETARD ANTICIPATION DES BLOCAGES ET DYSFONCTIONNEMENT

20 AVANTAGES DUN WORKFLOW RationalisationAutomatisation Sécurisation Information WORKFLOW

21 WORKFLOW, CONTRÔLE INTERNE & AUDIT Contrôle interne Audit Prise en compte des dimensions autres quopérationnelles La partie opérationnelle est suivie dun partie de contrôle Workflow comme support Évaluation des travaux réalisés en fin de période Workflow assimilé au Contrôle interne

22 CONCLUSION Avant dêtre un projet informatique, les Workflows sont essentiellement une problématique organisationnelle En somme, nous essayerons de répondre aux questions - Qui? -Fait quoi? -Quand? -Comment?

23 SOURCES elated%20Searches/Erp%20Ppt%20Workflow

24 REMERCIEMENTS M. Pierre DAGNIAU M. TRENTESEAUX


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