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Slide no 1 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN ATELIERS BAAN IV BILAN.

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1 Slide no 1 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN ATELIERS BAAN IV BILAN

2 Slide no 2 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN ATELIERS BAAN IV DEROULEMENT Passage en revue de chaque atelier pour –Enumérer les points ayant fait lobjet de décisions –Prendre les décisions pour les points ouverts –Passer en revue les demandes de développement enregistrées afin de les confirmer et de fixer les priorités

3 Slide no 3 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN AGENDA 1 - Gestion du stock 2 - Gestion des articles 3 - Gestion des ventes 4 - Gestion des achats 5 - Magasins spécifiques 6 - EDI business 7 - Interfaces avec Baan 8 - Aspects financiers et comptables

4 Slide no 4 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 1 – Gestion du stock Correction à effectuer : incohérences dans les données articles/magasin : réglé? –10 articles EDI avec code signal D% ou E% –20 articles EDI avec stock = 0 –50 articles du magasin XX avec stock > 0 Décisions : tableau slide 6 Développements demandés : tableau slide 7

5 Slide no 5 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 1 – Gestion du stock Décisions DomaineNature du problèmeDécisionRésultat Atelier Inventaire MPFourchettes de scems à inventorier à revoir : -certains articles ne sont pas inventoriés dans les délais -la charge de travail est inégale Liste des fourchettes de scem transmises à FI-LS pour contrôle. Pas de réponse FI-LS pour linstant Pas de modification pour linstant. Si problèmes constatés dans le futur, FI-LS communiquera les nouvelles fourchettes de Scems Inventaire Selfs Customisations effectuées pour supporter linventaire des selfs services: -modification de la génération des inventaires -Chargement de la liste à inventorier dans pistolet -Déchargement du pistolet après comptage et réconcilication des données Ces customisations ne seront pas portées dans BaanIV c4 OK Inventaires magasins autres que MS-MP-PC- SSM Faut-il créer des jobs systématiques pour inventorier ces magasins régulièrement (Pour linstant, ils ne sont pas inventoriés) Cette option nest pas retenueOK Amélioration inventaire Une utilisation de léquipement bar-code pour optimiser linventaire est-elle à envisager? Option non retenueOK

6 Slide no 6 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 1 – Gestion du stock Développements demandés DescriptionDétailsSessions concernéesRésultat Atelier Seuil de livraison directe pour magasin 00 (doit être 0 sauf si stock existant) -modification de linterface LIMS (Before) -ou script spécifique (cf upd_art_53.sql) -Interface LIMS - Script dans /usr/baan/cern/sql OK Déclassement des articles-Liste des données de stock pour articles à déclasser (stock par magasin, demandes et commande en cours) -Script pour supprimer automatiquement: -association article/mag -association article/empl. -nouvelle session édition -Nouvelle session Discussion après latelier Accord sur proposition (voir présentation spécifique) Localisation articles du magasin 00 (pour la livraison interne) Association des articles du 00 à des emplacements correspondant à ladresse physique (par ex. Groupe 44 = 129-R-001) -Emplacemens à créer -Articles à associer -transferts de stock à effectuer pour articles avec stock -interface Qualiac/Distribution interne à modifier OK

7 Slide no 7 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 2 – Articles Correction à effectuer : incohérences dans les données : réglé? –4 listes fournies pour vérification: Articles du magasin ZZ avec stock > 0 Articles en épuisement non rattachés au ZZ Articles rattachés au ZZ mais avec dautres associations article/magasin Articles <> ZZ avec poids = 0 –Au niveau des paramètres article: Articles sans fournisseurs Articles avec paramètres de réapprovisionnement incorrects Décisions : tableau slide 8 Développements demandés : tableau slide 9

8 Slide no 8 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 2 – Articles Décisions DomaineNature du problèmeStatutRésultat Atelier Numérotation des demandes EDH Après la migration C4, conserver aux demandes EDH leur référence initiale pour faciliter la traçabilité Contre: trous dans la numérotation Pas de réponse pour linstant OK Code signauxCodes signaux à revoir (intitulés, etc..) par FI- LS Ensuite mise à jour des articles (via SQL) par IT-AIS Pas de nouvelles Action FI-LS Emplacement de quarantaine FI-LS souhaite un emplacement de quarantaine pour certains articles. Fonctionalité souhaitée à préciser Abandonné IncotermsSi incoterme = DDU, possibilité de modifier la destination (en-tête ordre dachat) Besoin à confirmer Codes à fournir par FI-LS Problèmes de réseau Bât.73 Pertes de connection répétitives par les utilisateurs Proposé : statistique sur une semaine par un utilisateur, bilan et aviser expert Pas de réponse sur la solution proposée Action I.Mardirossian Contacter A. Ross/JM Jouanigot IT Pour planning cablage BNC->fibre optique NomenclaturesGérer des articles issus dune architecture de composants Besoin à confirmer Différé

9 Slide no 9 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 2 – Articles Développements demandés DescriptionDétailsSessions concernéesRésultat Atelier Articles de remplacement Dans EDH, proposer au demandeur un article de substitution si larticle souhaité est déclassé -Nouveau développement à demander à léquipe EDH OK Gestion des articlesAjouter de nouveaux champs dans lécran de saisie des articles pour afficher les données de stock et la date de fin de contrat tiitm001m000 Deux écrans à modifier OK Calcul prix de revient Avant le calcul, production dune liste des commandes en cours pour faciliter les corrections Nouvelle session à developper Pas de décision FI-LS pour linstant Spécifications à préciser Abandonné. Utiliser rapport standard Baan des commandes en cours (par scem) Recopie des articlesModifier le programme de recopie pour exclure la recopie de certains champs En attente dune liste des champs à ne pas recopier qui doit être fournie par FI- LS Action FI-LS pour fournir exemple

10 Slide no 10 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 3 – Ventes Décisions DomaineNature du problèmeStatutRésultat Atelier Devis de venteCe module nayant pas été utilisé en 2004, faut-il porter les customisations sur c4 Attente décision à prendre par FI- LS Customisations à abandonner

11 Slide no 11 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 3 – Ventes Développements demandés DescriptionDétailsSessions concernéesRésultat Atelier Adresses spécifiques Modifier la session pour contrôler et valider les adresses saisies tdsls4103s000 modification de la forme et du script pour effectuer les contrôles OK Impression ordre de vente Possibiliter dimprimer un ordre de vente tdsls4410m000 – Edition standard à customiser? Besoin à confirmer Abandonné – Utiliser édition standard Baan Accusé réception ordres de vente Feedback EDHDans EDH, trier les lignes de feedback par no de ligne afin de faciliter la visibilité pour les utilisateurs Nouveau développement à demander à léquipe EDH OK Confirmation du désenlogement Envoi dun mail automatique à lutilisateur après confirmation du picking (pour le Labo Telecom) tdsls9202m000 Layout du mail à fournir par LT Session à modifier + report mail spécifique Spécifications à fournir par Labo Telecom Confirmation partielle dun picking Ajout dun nouveau champ dans lécran de DPA pour permettre dexclure certaines lignes de picking avant de confirmer (EDI – MP) cdddev0015m000 + tdsls9202m000 Modification structure table cddev011 + modification sessions Attente confirmation FI-LS OK – TOP PRIORITE Ecran simplifié pour demandes emportées Mise en place dune session avec un écran affichant uniquement les champs à renseigner et effectuant les validations habituelles Développement extérieur Prix = 9600 CHF Codes budgétaires à spécifier (PC Shop, EPool, FI-LS) Epool doit aussi confirmer laccord pour lecran standard (sans ajout supplémentaire) Le Epool naccepte pas loption proposée (il souhaite desynchroniser saisie ligne ordre et désenlogement) Action I. Mardirossian pour confirmer et indiquer en accord avec PC Shop les codes budgétaires à imputer

12 Slide no 12 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier4 – Achats Décisions DomaineNature du problèmeStatutRésultat Atelier LIMSAtelier à organiser avec M. Krever pour -assurer la formation des utilisateurs -améliorer le niveau de confiance -expliciter certaines propositions INV avec des quantités élevées Date de latelier non encore précisée Toujours pas daccord avec M. Krever Recopie lignes appel doffre en ordre dachat Selon les utilisateurs, cette procédure est lourde et prend du temps. Fonctionalité testée par IT-AIS, environ 1 mn pour effectuer la recopie Nature du problème à préciser et confirmer par FI-LS Abandonné. Le problème nexiste pas pour les personnes utilisant régulièrement cette transaction Edition de commande Les utilisateurs ne souhaitent plus produire le récapitulatif par pays dorigine qui est édité à la fin de la commande Décision FI-LS de maintenir ce récapitulatif pour assurer la cohérence avec les achats/Qualiac (édition standard) OK Contrôle de qualitéDéfinir tous les articles (sauf EDI, PC Shop, LT) avec un contrôle de qualité systématique génère une étape supplémentaire lors de la réception dont la fnalite ne parait pas indispensable. Peut-on abandonner ce contrôle sauf pour les aritcles nécessitant une véfrification extérieure ? Décision en attentePas de décision définitive. Eventuellement, supprimer ce contrôle au MP et PC. A confirmer par FI-LS Fax non transmis – messages derreur Selon FI-LS, certains fax ne passent pas et des messages derreur sont générés Exemples à communiquer par FI-LS Toujours pas dexemples communiqués Seuil denvoi dune commande oar fax Actuellement, ce seuil est à 5000 CHFSeuil à confirmer par FI/LSToujours pas de confirmation du seuil par FI-LS Réapprovisionnement automatique Mise en place dune nouvelle fonctionalité permettant, pour des articles paramétrés comme tels, dautomatiser les traitements depuis la génération des INV à lenvoi de la commande par fax au fournisseur Décision en attenteDifféré JOBIMP, JOBMTMise en place dune procédure permettant une gestion intégrée des jobs MT et IMP avec génération automatique du Job dans Qualiac Réunions à organiser avec MT, etc.. et proposition à valider Réunions complémentaires à organiser, spécifications à finaliser

13 Slide no 13 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 4 – Achats Développements demandés DescriptionDétailsSessions concernéesRésultat Atelier Echéance des contratsProduction dune liste hebdomadaire des contrats arrivant a échéance afin de permettre leur renouvellement dans les délais Nouvelle session à développer et à systématiser Demande à confirmer par FI-LS Abandonné – Editions standard à utiliser Blocage au niveau des montantsAffichage dun messge davertissement si le montant du contrat est dépassé Ce message devrait apparaitre au niveau de lINV; après, cest trop tard. Demande à confirmer Fonctionalité à préciser Script à développer pour fournir 1 x par semaine la liste des contrats approchant ou ayant dépassé le montant total maximum Relance fournisseursGénérer la liste des reliquats dachat en même temps que la liste des relances, cest à dire le mardi matin Job systématique à replanifier Recherche dun lot par le no de lot ou par le certificat Accès aux lots directement par le no de lot ou le no de certiticat au lieu de article/lot Deux nouveaux index à ajouter à la table tdltc001 OK Retour de la confirmation Isofax directement à lutilisateur Les confirmations doivent retourner à lutilisateur Baan et non plus au gestionnaire de produit comme précédemment Cinq sessions édition Baan à modifier. Solution testée. Mise en place définitive à effectuer Relance automatique1-Production dune liste des commandes devant être livrées dans les 15 jours 2-Envoi au fournisseur dune demande de confirmation des délais Première partie implémentée et proposée à FI-LS Attente dune décision et de spécifications pur la deuxième partie Différé Adresses fournisseursGérér tél. et fax au niveau de chaque adresse fournisseur Modification structure table tccom022 Modification session tccom2103m000 Impact sur Interface Qualiac OK FAIT

14 Slide no 14 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier5 – Magasins spécifiques Self Service Meyrin (SSM) DomaineNature du problèmeDécision - StatutRésultat Atelier Machine à conditionner Cette machine est-elle encore utilisée? Doit-on maintenir les customisations correspondantes Machine plus utilisée Customisations à abandonner OK Inventaires selfs Inventaire par pistolet Customisations dans génération ordres inventaire(sélection des articles par ordre croissant de scem) Customisations à abandonner OK Inventaire SSMIT-LS nest pas satisfait de la fréquence de rotation des articles SSM dans linventaire ni du nombre darticles proposés par jour Nouvelles spécifications à fournir par FI-LS: -fréquence -Nombre articles/jour à inventorier Pas de nouvelles spécifications reçues de FI-LS Abandonné Job systématique SELFS Faut-il maintenir un désenlogement self puisque les sorties du SSM sont maintenant gérées par des demandes emportées Revoir le job SELFS et supprimer la partie désenlogement FuturMaintien dun conditionnement spécifique pour le SSM?Fonctionalité maintenueOK FAIT

15 Slide no 15 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier5 – Magasins spécifiques PC Shop (CH) DomaineNature du problèmeDécision - StatutRésultat Atelier Délai de réapprovisionn ement Comment diinuer les délais de réapprovisionnement des articles du PC Shop et éviter les ruptures Utilisation progressive de la génération des propositions INV pour générer les commandes de réappro sans attendre dêtre en rupture OK Gestion par lots Comment gérer un seul no de lot par réception tout en gardant la trace des nos de série correspondants pour le suivi des garanties Nouveau développement à prévoir. Création dune nouvelle table associée à la table des lots et permettant de saisir plusieurs occurrences pour un no de lot donné Attente décision PC Shop Abandonné Composants et accessoires non définis dans Baan Ices articles vont-ils être intégrés dans BAAN ? En raison de laspect ponctuel, le PC- Shop ne souhaite pas intégrer ces articles dans Baan OK Mac IntoshesIntégration dans Baan?Pas dintégration dans Baan. Articles commandés directement sur le site du fournisseur par les utilisateurs OK Location PCUtilisation de la solution implémentée au EPool pour gérer les locations de PC au PC Shop Solution présentée à examiner par le PC Shop Attente décision pour implémentation éventuelle A implémenter

16 Slide no 16 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiques Labo Telecom (LT) DomaineNature du problèmeDécision - Statut Gestion des lotsPossibilité daccéder au lot soit par le no de lot, soit par le no de certificat (= no dappel) et non plus article/lot Deux nouveaux index à créer sur table tdltc001 OK Confirmation du picking Message à envoyer à lutilisateur pour linformer de la mise à disposition du matériel + feedback spécifique EDH Session tdilc9202m000 Modifications à ajouter Attente spécifications Labo Telecom Perspectives futures Pas de besoins particulkiers exprimés par le Labo Telecom OK

17 Slide no 17 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiques Pool électronique (STO) DomaineNature du problèmeDécision - StatutRésulat Atelier Code budgétaires inactivés Les codes de remplacement existant dans Foundations, faut-il envisager un développement permettant une mise à jour automatique quand le code est inactivé? En attente décision EPool Abandonné Saisie des articlesLe STO déplore de devoir renseigner 5 écrans pour créer un nouvel article, devoir calculer le prix de revient (?) etc… Prochaine saisie darticle à faire en commun avec IT- AIS pour identifier les problèmes En attente EPool Attente prochaine saisie articles par EPool Facture anticipée pour approbation déppenses Possibilité de produire dans Baan une facture pro-forma avant prélèvement dans le stock Solution proposée : utiliser le module Devis de Vente A évaluer par EPool en vue implémentation Abandonné. Problème trop ponctuel pour envisager des développements Suivi des coûts de maintenantce Exploiter sous forme de rapports linformation maintenant saisie dans Baan (coûts de réparation, etc…) Spécifications à fournir par EPool Nouveaux développements EPool doit nous faire parvenir une liste de nouveaux développements souhaités En attente de cette listeListe produite. Profil de locationPossibilité dutiliser les profils pour gérer des prix de location dégressifs Fonctionalité non envisagée OK Vente déquipement Etendre la fonctionalité pour proposer aux utilisateurs soit achat soit location Option ne figurant plus dans la stratégie future du EPool OK Réunion prévue le 14/12

18 Slide no 18 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiques Espace stockage divisions (133) DomaineNature du problèmeDécision - StatutRésultat Atelier Migration sur Compagnie 400 Actuellement, le bât.133 utilsie une instance spécifique de Baan. Il faudrait envisager la migration sur la compagnie 400 pour éviter de maintenir une instance spécifique et faciliter la maintenance Principe de migration retenu mais après la migration sur c4 en raison du temps nécessaire (15 jours minimum) -nettoyage des données -rapatrier historique -porter customisations Baan -porter customisations périphériques OK Facturation de lentreposage aux divisions Pour linstant, les coûts de stockage ne sont pas facturés aux dfivisions. Certains équipements sont donc stockés Indéfiniment, ce qui ne serait pas le cas si uen facturation même modique était appliquée En attente dune décision de FI Dans un premier temps, on pourrait envisager davertir les utilisateurs (dernier avis avant facturation) Pas encore de décision FI

19 Slide no 19 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN Bilan atelier 6 - EDI Corrections à effectuer: –Articles Edi avec code signal épuisement ou déclassement –Articles liés à Airgaz à passer à Carbagaz –Articles avec magasin principal 00 mais associés aussi au magasin EDI Développements demandés (slide 19)

20 Slide no 20 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 6 – EDI DomaineNature du problèmeDécision – StatutRésultat Atelier EDI pour PC ShopLe PC Shop envisage de ne plus stocker les PC et de gérer les ventes soit comem livraisons directes soit selon le process EDI Spécifications à préciser par PC ShopAucune spécification reçue cXMLRemplacement EDI par cXML?, abandon du Gateway EDI Fournisseurs à contacte par FI-LS pour une solution concertée Contacts en cours BossardRenouvellement du contrat en coursQuid du futur fournisseurDécision fin février 2005 CarbagazGérer dans Baan la location des bouteilles de gaz Nouvelle table à créer et mise en place des sessions nécessaires OK Angst & PfisterEnvoi de la liste de désenlogement par au lieu de fax manuel Contacter fournisseur et modifer session de génération de désenlogement (tdilc4201m000) OK FarnellProblème de gestion des anomaliesRéunion à organiser avec le fournisseurRéunions en cours RadiosparesDeux options: -commander directement sur le catalogue du fournisseur -intégrer dans le catalogue un subset du catalogue Radiospares Discussion en cours avec le fournisseurEn cours Désenlogement partiel Possibilité de confirmer partiellement un pickign EDI (dans le cas ou certaines positions ne peuvent être livrées dans les délais) Nouveau développement : -nouveau champ dans DPA -modif session tdilc9202m000 OK Achats directs sur site fournisseur Le PC Shop notamment indique que les Mac Intoshes peuvent être achetés directement sur le site du fournisseur par le demandeur Exemple à fournir par PC Shop pour vérificationExemple non fourni Synchronisation bouclement magasins /cloture fournisseur Actuellement, le magasin boucle le dernier week-end du mois et le fournisseur le dernier jour du mois. Ce décallage genère des problèmes dans le traitement de la facture. Problème pour changer la règle du jeu: -FI a besoin de 2 jours pour lancer certaines tâches entre le bouclement magasins et le bouclement général -Dans Baan, le bouclement ne peut encore être automatisé -Voir avec FI si le délai peut être raccourci -voir avec c4 si une partie du bouclement peut être systématisée En cours dexamen

21 Slide no 21 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 7 – Interfaces InterfaceNature du problèmeDécision – StatutRésultat Atelier FOUNDATIONSPas de problème particulierOK QUALIAC (Fournisseurs) Clash en cas de suppression physique dun fournisseur dans Qualiac Interface à renforcer pour prendre en compte cette possibilité OK Supporter no de tel. et de fax. Par adresse et non plus globalement Code à revoir pour intégrer cette nouvelle fonctionalité OK QUALIAC (commandes) Problème de consistance de données char-> varchar Workaround : tables de transfert Qualiac dupliquées coté Baan Bug à corriger, tables transfert coté Baan à supprimer OK ORIACAutomatisation du bouclement (ou dune partie) Synchronisation bouclement Baan-bouclement fournisseurs EDI A envisager après installation C4 si bug financier Baan résolu Nb: Nombreux jobs à lancer et vérifier avant le bouclement Différé après migration CETDonnées incorrectes si livraison partielle A regleren cours de solution CFUNombreuses demandes de modification faites par FI-LS (selon liste détiallée sur POW) concernant soit linterface soit directement CFU Réunion à organiser par FI-LS avec J. Podolec-IT pour planifier les développements demandés Réunion pas encore planifiée Action FI-LS Pourquoi seul le texte français est pris en compte pour les articles? -Linterface ne transfère que les textes en français parce que la plupart des textes articles existent en Français et ne sont pas traduits dans Baan FI-LS doit vérifier si cette fonctionalité est nécessaire et dans ce cas traduire les textes existants dans Baan En attente précisions FI-LS EDHFeedback EDH à revoir: -texte pour livraison interne -texte pour Labo Telecom -texte pour date de livraison prévue -Bug si suppression demande (via en-tête) Nouveaux développements à prendre en compte OK Affichage du feedback (interne EDH) : -pour linstant inexploitable (lignes mélangées) Nécessité dajouter un tri par ligne Nouveau développement à demander à léquipe EDH OK

22 Slide no 22 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 7 – Interfaces (2) InterfaceNature du problèmeDécision – StatutRésultat Atelier CATALOGUEMise dans le été catalogue darticles pour lesquels les prix nont pas été calculés Customisation à mettre en place pour empêcher le transfert tout pendant que prix de revient et prix de vente sont vides OK LIMSPrise en compte dans Baan des contraintes fournisseur saisies dans LIMS? Exemple à communiquer par FI-LS Exemple non encore communiqué Procédure AFTER à abandonner, modifications portées directement dans Baan Modification de la session de génération des inv(tdinv3201m000) OK Nouveaux articles ne générant pas de propositions JNV Exemple à communiquer par FI-LS Exemple non encore communiqué EDIPas de problème particulier OK

23 Slide no 23 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN BILAN – Atelier 8 – Aspects financiers ProblèmeNature du problèmeDécision – StatutRésultat Atelier 3% à lentréeModuler cette surcharge à lentrée Modulation incompatible avec bug financier actuel Baan – attendre c4 OK Synchronisation bouclement Synchroniser bouclement Baan/bouclement Oriac pour faciliter facturation EDI Non envísagé pour linstant: -Magasins : trop de jObs à lancer et vérifier avant bouclement -Oriac : traitements à effectuer une fois les magasins bouclés et avant le bouclement général Evaluation après migration C4


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