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COPERNIC Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux IRG Belgium, Congrès 24 novembre 2000 Bruxelles, Radisson SAS Hotel Marc Van Hemelrijck.

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1 COPERNIC Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux IRG Belgium, Congrès 24 novembre 2000 Bruxelles, Radisson SAS Hotel Marc Van Hemelrijck Tom Auwers Cabinet du Ministre de la Fonction publique Cabinet du Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de lAdministration Luc Van den Bossche

2 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 2/31 Contenu l Gestion & Contrôle et Copernic l Propositions du groupe de travail Cycle de contrôle Nouveau cycle budgétaire Nouveau cycle budgétaire Rôle dévaluation de lInspection des Finances Rôle dévaluation de lInspection des Finances Audit interne Audit interne Contrôle interne Contrôle interne

3 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 3/31 Copernic: 5 programmes de modernisation radicale Nouvel organigramme Introduction d un système de mandats Redéfinition du cycle de contrôle budgétaire Introduction d une politique MRH Introduction d une politique de communication

4 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 4/31 Objectif de Copernic Responsabilisation des SPF l les SPF doivent pouvoir opérer un management intégral l le SPF opére comme unité distincte avec une large autonomie en matière de décisions opérationnelles l chaque SPF doit aussi répondre à un minimum de normes et à des devoirs en matière de justification et de reporting. l les SPF doivent mettre en place un système de contrôle interne l les SPF doivent développer les instruments et données nécessaires

5 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 5/31 Thèse 1 La responsabilisation avait peu de sens dans ladministration fédérale actuelle

6 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 6/31 Argumentation Les ministères fédéraux actuellement: l Déficit en termes de politique: enchevêtrement entre politique et administratif enchevêtrement entre politique et administratif vision Budget: focus sur le contrôle ex ante vision Budget: focus sur le contrôle ex ante l Déficit en termes de gestion: capacité dorientation limitée de la contractualisation capacité dorientation limitée de la contractualisation paquets de tâches pas homogènes paquets de tâches pas homogènes vision Fonction publique: camisole des formations du personnel vision Fonction publique: camisole des formations du personnel défaut dinformation sur les prestations défaut dinformation sur les prestations systèmes dinformation financière inadaptés systèmes dinformation financière inadaptés système dévaluation inadapté système dévaluation inadapté l

7 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 7/31 Thèse 2 La responsabilisation dans ladministration fédérale donnera lieu à une situation suboptimale

8 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 8/31 Causes de la suboptimalité Pas dunivocité quant aux mécanismes de gestion et de contrôle Vision lacunaire de la politique du personnel pour le management supérieur Pas de bonne délimitation des domaines de management

9 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 9/31 Réforme de ladministration fédérale l Une responsabilisation sensée est facilitée par la révision/linstauration de: une structure organisationnelle, y compris la relation entre politique et administration une structure organisationnelle, y compris la relation entre politique et administration un fondement légal du système des mandats un fondement légal du système des mandats des mécanismes de contrôle et de direction adaptés des mécanismes de contrôle et de direction adaptés

10 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 10/31 Système des mandats: principes dans le projet dA.R. l Evaluation Appréciation finale Engagements annuels Annexes au contrat Engagement contractuel Rémunération Durée Sélection Nombre de niveaux de management

11 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 11/31 Responsabilisation: groupes de travail Copernic Groupe de travail Budget & Contrôle de la Gestion Groupe de travail Contrôle interne Groupe de travail Audit interne Consultants: Nouvelle organisation B&CG

12 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 12/31 Modernisation des instruments de contrôle et de direction Principe Le suivi et le contrôle des SPF doit sopérer de manière adéquate, en ligne avec la responsabilisation évolution du contrôle externe vers le contrôle interne évolution du contrôle externe vers le contrôle interne évolution des contrôles a priori vers les contrôles a posteriori (évaluation et audit) évolution des contrôles a priori vers les contrôles a posteriori (évaluation et audit) garanties et stimuli pour une gestion financière minutieuse par une bonne combinaison de mesures de toutes natures garanties et stimuli pour une gestion financière minutieuse par une bonne combinaison de mesures de toutes natures Le SPF horizontal B&CG a un rôle clé dans: la collecte de données la collecte de données la fixation de directives et de normes (en concertation avec les SPF) la fixation de directives et de normes (en concertation avec les SPF) monitoring et étude monitoring et étude soutien des SPF soutien des SPF

13 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 13/31 Modernisation des instruments de contrôle et de direction Actions Révision du cycle budgétaire Révision missions de contrôle Inspection des Finances Introduction dune fonction daudit interne Développement de systèmes de contrôle interne

14 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 14/31 Acteurs concernés Ministre et conseil stratégique Management de ligne Inspection des Finances Audit interne Direction Budget et Contrôle de la Gestion SPF Budget et Contrôle de la Gestion

15 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 15/31 Principe-cascade l Plan stratégique du ministre/conseil stratégique: vision à 4 ans vision à 4 ans l Plan opérationnel annuel avec objectifs et prestations: horizon à 3 ans horizon à 3 ans l Budget de prestations: budget 1 an budget 1 an

16 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 16/31 Nouveau cycle budgétaire (ex ante) Bilatéralestechniques Etablissement plan opérationnel Appréciation Consolidation Bilatéralespolitiques Approbationdéfinitive Détermination marge budgétaire Détermination législature

17 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 17/31 Nouveau cycle budgétaire (ex ante) Etape 0: début législature l Estimation de la marge budgétaire globale l Définition de la politique macro-budgétaire de la législature Etape 1: exercice budgétaire X-1 l Détermination de la marge budgétaire de lannée X l Composition des enveloppes par SPF

18 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 18/31 Nouveau cycle budgétaire (ex ante) Etape 2 l Etablissement du plan opérationnel dans le cadre de lenveloppe objectifs stratégiques et opérationnels (aussi bien la routine que la nouvelle politique) objectifs stratégiques et opérationnels (aussi bien la routine que la nouvelle politique) volumes de prestations escomptés volumes de prestations escomptés coûts des prestations à fournir coûts des prestations à fournir. l Plan par mission Déroulement sur 3 ans Déroulement sur 3 ans Consolidation des plans opérationnels des différentes directions opérationnelles Consolidation des plans opérationnels des différentes directions opérationnelles

19 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 19/31 Nouveau cycle budgétaire (ex ante) Etape 3 l Appréciation du plan opérationnel répercussion budgétaire répercussion budgétaire caractère exécutable caractère exécutable caractère correct des inputs et outputs caractère correct des inputs et outputs confrontation à létude defficacité confrontation à létude defficacité l Avis de lIF au ministre Etape 4 l Bilatérales techniques schéma des questions dopportunité schéma des questions dopportunité solution pour les problèmes budgétaires solution pour les problèmes budgétaires validation méthode de calcul entre objectifs et prestations validation méthode de calcul entre objectifs et prestations

20 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 20/31 Nouveau cycle budgétaire (ex ante) Etape 5 l Consolidation de tous les plans opérationnels Inventorisation des problèmes Inventorisation des problèmes Fixation de la méthode de calcul des problèmes transversaux Fixation de la méthode de calcul des problèmes transversaux Etape 6 l Bilatérales politiques Elimination des problèmes budgétaires restants Elimination des problèmes budgétaires restants Reconsidérations Reconsidérations Etape 7 l Approbation résultat bilatérales au conseil des ministres l Soumission au parlement

21 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 21/31 Contrôle ex ante: introduction types de dossiers l Distinction entre dossiers de : Type 1 Type 1 Type 2 Type 2 Type 3 Type 3 l Degré de risque comme critère déterminant l Champ dapplication plus limité de lavis de suspension de lIF

22 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 22/31 Type 3: restriction de lavis suspensif de lIF Lappréciation reste nécessaire en matière de Légalité Régularité Applicabilité budgétaire Opportunité

23 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 23/31 Contrôle ex nunc & ex post Ex-nunc l fonction horizontale de clignotant Ex-post l accent sur la fonction daudit interne l examens ad hoc par lIF l évaluation du rapport annuel du SPF par lIF l IF dans le comité daudit

24 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 24/31 Position de la fonction daudit interne Directions opérationnelles DG Conseil des Ministres Ministre Conseil stratégique Président: Ministre Président Comité de Direction Secrétariat général etServices logistiques Direction ICT Direction Personnel &Organisation Direction Budget &Contrôle Gestion Secretariat personnel Cellule stratégique Service Audit interne Comité daudit

25 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 25/31 Tâches de la fonction daudit interne Apprécier lefficacité et lefficience du système de contrôle interne au sein dun SPF. Apprécier lefficacité et lefficience du système de contrôle interne au sein dun SPF. Examiner le fonctionnement et lefficacité du système de qualité au sein dun SPF. Examiner le fonctionnement et lefficacité du système de qualité au sein dun SPF. Contribuer au développement du Control Self Assessment (CSA) au sein du SPF Contribuer au développement du Control Self Assessment (CSA) au sein du SPF Missions spécifiques Missions spécifiques

26 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 26/31 Reporting au départ de la fonction daudit interne l Rapport détaillé confidentiel chef de service concerné; chef de service concerné; chef de la direction opérationnelle; chef de la direction opérationnelle; président du comité de direction; président du comité de direction; comité daudit. comité daudit. l Rapport de synthèse ministre; ministre; comité de direction; comité de direction; comité daudit. comité daudit. l Suivi de limplémentation des recommandations chef de la direction opérationnelle; chef de la direction opérationnelle; président du comité de direction; président du comité de direction; comité daudit. comité daudit.

27 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 27/31 Missions du comité daudit l Contrôle interne l Processus daudit l Information financière

28 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 28/31 Principes de base du contrôle interne: passé ç fortement axé sur cycle budgétaire/comptabilité ç objectif = légitimité ç basé sur la supervision et la vérification ç tolérance-zéro ç certitude absolue

29 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 29/31 Contrôle interne = latteinte des du SPF Principes de base du contrôle interne: avenir LégitimitéEfficience Sécurité juridiqueEffectivité Egalité juridiqueEconomie Risques de faceEntreprenant

30 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 30/31 Principes de base du contrôle interne Le contrôle interne est un processus continu imbriqué dans lorganisation, et non un système supplémentaire dans lorganisation, et non un système supplémentaire Le contrôle interne est laffaire de chacun dans lorganisation Le contrôle interne donne une certitude raisonnable mais non absolue Les mesures de contrôle interne existent pour couvrir des risques et ne sont pas des objectifs en soi et ne sont pas des objectifs en soi

31 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 31/31 Parcours dimplémentation Etape 4 Implémenter les mesures de contrôle Implémenter les mesures de contrôle Etape 0. Améliorer lenvironnement de contrôle Etape 5. Développer un système de monitoring Etape 3 Evaluer les risques Evaluer les risques. Etape 2 Identifier les objectifs Identifier les objectifs Etape 1 Etablir les processus

32 IRG Belgium Congrès 24/11/00Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux 32/31 Conditions connexes l Développer un système interne de garantie de la qualité quant à la régularité et la légalité des dossiers dexécution l Introduction dun nouvel instrumentaire comptable l Assouplissement des possibilités de transfert des crédits l Parallélisme entre lachèvement et le développement du nouvel instrumentaire de contrôle


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