La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

Session de formation du personnel administratif et technique de lUniversité Mohamed V-Souissi Thème: Conduite et animation de réunion Animatrice : Chafika.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "Session de formation du personnel administratif et technique de lUniversité Mohamed V-Souissi Thème: Conduite et animation de réunion Animatrice : Chafika."— Transcription de la présentation:

1 Session de formation du personnel administratif et technique de lUniversité Mohamed V-Souissi Thème: Conduite et animation de réunion Animatrice : Chafika AGUEZNAY Professeur à lEcole Nationale dAdministration. 1

2 Objectif général de la formation Sensibiliser les participants à limportance de lanimation et de la conduite de réunion. Mettre en exergue le rôle de lanimateur. 2

3 Les objectifs Acquérir les techniques de conduite et danimation de réunion. Savoir adapter les techniques danimation aux objectifs, aux types de réunions choisies et à son public. Maitriser les phénomènes de groupe 3

4 APPROCHE METHODOLOGIQUE Lapproche préconisée est celle dune pédagogie active et interactive. Elle suppose, à travers une démarche à la fois individuelle et déquipe, une réappropriation des apprentissages, des méthodes et des outils. Pour cela, elle sappuie sur : Discussion de groupe. Etude de cas (exercice et test). Présentation sur diapositives. 4

5 Séquences pédagogiques de la formation. Séquence I : Présenter les principaux éléments sujets de la formation. Préciser les notions de base. Présenter les différents types de réunion. Séquence II : Présenter les techniques et les outils nécessaires aux différentes phases dune réunion. Séquence III :Travailler sur le style de communication de lanimateur. Séquence IV :Insister sur la gestion du groupe et du temps. Eviter les mauvaises pratiques. 5

6 Les principaux éléments du sujet (F°) La réunion : organisation, déroulement Lanimateur : Communication(style) Le groupe ou Equipe: conduite/gestion Le temps : gestion et maitrise 6

7 Réunion Définition: rapprochement, assemblage Rassemblement, groupement Assemblée, cénacle, colloque, comité, commission… 7

8 Types de réunion Réunion dinformation. Réunion de travail. 8

9 Réunion dinformation et déchange Objectifs : -Transmission dinformations aux participants (groupe) par une ou plusieurs personne successivement. Taille du groupe : de deux personnes à plusieurs (infini) - Sensibiliser – donner envie dagir – former 9

10 La réunion dinformation est efficace par la maitrise de 3 dimensions : linformation est porteuse defficacité et de motivation. Aspects aides ou supports à la prise de parole. Aspects interaction. Aspects méthodologiques. 10

11 Aspects aides ou supports à la prise de parole: - Tableaux (papier, blanc, noir,avec photocopieur) - Rétroprojection - Films - Logiciels (graphiques)… (des règles sont à respecter pour chacun de ces supports) 11

12 Aspects interaction animateur(orateur)/ Participants( public) Quelques éléments à observer : - Disposition des participants, de lanimateur, les supports………. - La tenue vestimentaire, la voix, le gestuel… - Apprendre à gérer son trac. - La gestion de lerreur. - La gestion des questions. - Adéquation entre la qualité du fond et de la forme. 12

13 Aspects méthodologiques Avoir (et annoncer) un bon plan : choisir le type de plan adéquat. Introduction Sur le forme : prise de contact et prise de pouvoir sur le groupe (public) Sur le fond : poser le sujet, accrocher (règles universelles) Ouvrir la discussion (les questions/réponses) Conclusion : résumé / synthèse ouverture sur un autre sujet (règles universelles (fond) terminer au contact de son public (forme) 13

14 Réunion de travail Des objectifs multiples : La préparation ou la prise de décision lancer un projet – construire ensemble Elaboration dune stratégie Négociation Définition et résolution dun problème… Annonce dune mauvaise nouvelle. 14

15 Lancement efficace dune réunion Aspects organisationnels Aspects méthodologiques Aspects relationnels 15

16 Aspects organisationnels - Quelle planification (temps / Espace)? - Quelles conditions matérielles? - Le choix des participants? 16

17 Aspects méthodologiques Quelle est la nécessité et/ou l'utilité de la réunion? Quels sont les objectifs de la réunion? Quel est lordre du jour? Quelle est la méthode? 17

18 Aspects relationnels - Observer le principe dégalité de tous les participants à une réunion de travail. - Donner la parole à tous. - Repérer les tensions éventuelles. - Ne pas freiner la progression. 18

19 Aspects organisationnels Planification à lavance, Le choix des participants. (groupe) Annonce,motivante, matérialisée par une invitation / convocation. Confort physique : -Visuel et auditif (chacun voit chacun et chacun voit tout le monde ). - Taille de la salle (espace). 19

20 Aspects méthodologiques Introduction de la réunion les objectifs de la réunion 1 – le pourquoi : y a-t-il une utilité ou une nécessité de cette réunion? 2 – le Quoi? Quel(s) sujet(s) sera traité, quel est lordre du jour? 3 – Quelle(s) va en être la (les) production(s)? 4- Comment? La méthode utilisée. 20

21 Aspects relationnels Sont étroitement liés au rôle de lanimateur. (style de communication ) 21

22 LAnimateur Elément central dans la conduite dune réunion Définition : qui anime une collectivité (avec ardeur) insuffle la vie créateur,vivifiant, présentateur, meneur…… 22

23 Son rôle Lanimateur a plusieurs rôles : - Animateur, (directif sur la forme) -Chef -Expert -Participant -Décideur ( éventuellement) 23

24 -Maitriser les aspects méthodologiques et relationnels -Faire passer linformation de manière motivante (réunion dinformation) - Sadapter à son auditoire Il devient une autorité 24

25 Ses tâches Trois phases Avant la réunion :Préparer et /ou faire préparer la réunion. Lancement de la réunion : introduction à une réunion. Animation de la réunion (outils danimation dun groupe) : - Gérer collectivement le groupe (phénomène de groupe). - Gérer individuellement chaque participant. - Gérer le temps. - Conclusion de la réunion :synthèse et compte rendu. 25

26 Avant la réunion Définir lenvironnement physique et matériel: - La taille de la salle par rapport au groupe (aspect ergonomique) -La disposition de la salle : (Au même niveau ) 26

27 Veiller à la convivialité (austérité) Matériel de communication (micro, tableau, vidéo projecteur………) 27

28 Lanimateur doit avoir plusieurs options en tête (pouvoir anticiper). – Repérer les désaccords éventuels. – identifier les attentes. - Liste des participants. 28

29 La phase réunion = Trois temps: Lancement. Déroulement. Conclusion. 29

30 Lancement Ponctualité (gestion de temps). Commencer à lheure même si tous les participants ne sont pas arrivés. Respecter les horaires de début. Ne pas revenir sur les questions débattues à larrivée de chaque retardataire (sauf exception). Banaliser larrivée des retardataires. 30

31 Lancement Ouvrir une réunion : - Accueillir. - Présenter (ou tour de table). - Détendre latmosphère (mettre à laise). 31

32 Lancement Proposer une méthode de travail. Sur le fond : -Présenter le thème, le(s) objectif(s),le plan (TOP). les respecter ! -Eventuellement un retour sur le travail préparatoire de la réunion. - Présenter les étapes successives de lordre du jour de la réunion de travail. 32

33 Lancement Voir avec les participants si dautres points sont à ajouter. Traiter les points les plus importants au début. Repousser les points litigieux à la fin de la réunion. 33

34 Lancement Sur la forme : Proposer une méthode pour traiter chaque point de lordre du jour selon une combinaison de 4 options méthodologiques : - Tour de table. - Remue – méninges ( Brain – storming). - Sous groupes (spécialisés ou non spécialisés). - Débat. 34

35 Lanimateur – président de séance – désigne le secrétaire de séance (Rapporteur) qui prépare aussi le compte rendu. 35

36 Lanimateur peut se faire assisté (selon lobjet et la nature de la réunion) par des invités : (spécialiste – un conseiller -un facilitateur…) 36

37 Déroulement Donner la parole à tous les participants, les impliquer pour un démarrage effectif (principe de légalité de tous à une réunion de travail). Exercice I : communication. 37

38 Déroulement - Faciliter la communication entre les participants. - Retenir toutes les idées émises. - Réguler les tensions susceptibles de générer des dérapages (discussions stériles). - Questionner. - Reformuler. - Synthétiser. 38

39 Déroulement Gérer individuellement chaque participant. - celui qui sexprime trop, ou, pas assez. - Allez vers le participant difficile, le regarder. - parler de plus en plus fort (ou de moins en moins fort) - Faire silence. - Faire écran entre des participants qui sinvectivent. 39

40 Déroulement Des méthode dintervention valables : -Positiver la forme « je crois que vous avez beaucoup de chose à dire ……. » -Rappel de consignes : « je vous rappelle que nous réalisons un tour de table où chacun peut exprimer ces idées sur la question ». 40

41 Déroulement - Positiver sur le fond. Deux options : - Option report : « je me propose de revenir à vous à la fin du tour de table ». - Option occupation positive : « je vous propose de réfléchir à la synthèse des idées, qui sont proposés dans ce tour de table ». - ….. 41

42 Déroulement Veiller à la progression des idées (du travail) en enregistrant des moments de synthèses clairement exprimées. Rappeler les interventions positives, des questions élucidées,des problèmes résolus. Faire une synthèse,un récapitulatif détape: - 1) par sujet ou par question. - 2) par décision, par informations complémentaires. 42

43 Réunion pour annoncer une mauvaise nouvelle Une mauvaise nouvelle professionnelle ou personnelle à annoncer. Méthodologie : Définition du but. Faire en sorte : - dassumer ses responsabilités. - dêtre perçu comme un être humain. 43

44 Préparation de la réunion Sur deux points: -Quelle est la gravité,pour lautre,de la mauvaise nouvelle ? -Se rappeler la méthodologie. 44

45 Déroulement Prise de contact : - Bonjour - I) Annoncer la mauvaise nouvelle de façon : - directe - simple - courte - factuelle - Sans tourner autour du pot :jai une mauvaise novelle à vous annoncer……… 45

46 II)Laisser réagir linterlocuteur : -quelle que soit sa réaction :agressive, attitude constructive, passivité… -observer le silence,avec attitude découte active. 46

47 III) Attitude dempathie « je suis désolé…. » Sous entendu :je peux comprendre votre réaction … 47

48 IV Conclure selon la situation : - suite éventuelle de la réunion, avec annonce du suivi Cas du renvoi de quelquun :les causes, aide possible etc.…… (Gestion des conflits) 48

49 Groupe-Equipe lanimateur maitrise la gestion des participants qualifiés soit de groupe soit déquipe. Limportance du groupe ou de léquipe dans une organisation est en évolution croissante. 49

50 Groupe Le groupe est constitué de leader et de suiveurs qui dans un temps limité visent à atteindre un objectif commun. La responsabilité est assumée par le leader. 50

51 Gérer le relationnel au sein dun groupe à travers: Le questionnement. Exercice II Lécoute (attitude dont le regard, reformulation orale prise de notes….). Exercice III. Reformulation. Exercice IV. 51

52 Le groupe connaît 4 phases de vie : - Définition - Tension - Maturité - Mort 52

53 RELATIONNEL PRODUCTION 1)DEFINITION - curiosité - objectifs - Observation - moyens - dépendance - ce que lon attend de vous (style : «tasse de thé») 53

54 RELATIONNELPRODUCTION 2) TENSION - Faire sa place - ajustements - Besoin de reconnaissance - Statut - rôle - comportement (phase 2 : normale, positive) 54

55 RELATIONNEL PRODUCTION 3) MATURITE - Interdépendance : - résolution des problèmes autonomie - décisions aide 55

56 RELATIONNEL PRODUCTION 4) MORT - désintéressement - résultats atteints - démotivation - routine - individualisme - sclérose - conflits - absentéisme - départ - Disparition pure et simple Style : anciens combattants 56

57 Equipe Dans une équipe tous les membres assument la responsabilité de latteinte de lobjectif (équipe de foot). Léquipe est source dune énergie positive = la somme des efforts de toute léquipe grâce aux efforts de coordination du chef (animateur). 57

58 Lanimateur (chef déquipe occasionnel ) définit et explique les règles et les repères pour les membres de léquipe. Il engage sa responsabilité Exercice :V 58

59 Il doit obtenir ladhésion et la collaboration des participants (membre de léquipe) en minimisant les difficultés. 59

60 Il doit susciter la complémentarité entre les participants: En agissant équitablement, en tenant compte des compétences de chacun et des moyens dont chacun dispose pour mener à bien sa tâche. (Motivation) 60

61 La pyramide de Maslow 61

62 Au cours dune réunion selon la pyramide de Maslow, deux besoins sont à observer par lanimateur: - Les besoins dappartenance - Les besoins de considération 62

63 Les besoins dappartenance Lanimateur doit: Connaître les noms des participants. Leurs attributions(tâches). Mettre en valeur les compétences de chacun(reconnaissance, lien entre elles). Apprécier leffort collectif. 63

64 Etre à lécoute des idées et suggestions exprimées. Répondre aux questions. Prodiguer laide et les conseils en temps opportun. Lanimateur doit faire preuve dhumilité. Admettre le droit à lerreur (le sien et celui des autres). 64

65 Il est le trait dunion entre les membres de léquipe et la hiérarchie. La courroie de transmission. Il joue le rôle déterminant dans ladéquation entre la prise de décision et les idées avancées. 65

66 Exercices : VI (la couleur des mots ) Exercices : VII (Communiquer en groupe ) 66

67 Gestion des cas difficiles dans un groupe Comportement de lanimateur ParticipantAdaptéInadapté TimideAide, soutien, écoute et reformulation, renforcement positif. Le mettre sur la sellette, lui demander son avis en premier vouloir le faire parler à tout prix. Distrait (aparté)Faire cesser laparté en le ramenant au sujet de la discussion. Le laisser continuer HautinEtre diplomate, utiliser le groupeCritique ouverte éviter lagression Fourbe, ruséRenvoyer les questions au groupe sans y répondre soi même et sans prendre parti Entrer dans son jeu et le laisser monopoliser lanimateur Agressif, coléreuxRester calme, utiliser le groupe proposer de traiter sa question hors réunion Se laisser entrainer vers lagressivité. Têtu,obstinéComme pour le précédent lui montrer quil fait perdre du temps au groupe. Entrer dans son jeu le laisser monopoliser la parole Imbu de sa personneUtiliser des questions embarrassantes ou difficiles, lempêcher de monopoliser la parole Le laisser prendre le pouvoir sur le groupe ou (pire) sur lanimateur Muet ou boudeurFaire en sorte quil dise qq chose, lui demander ouvertement ce qui lui pose problème Ne pas soccuper de lui et loublier. ServiableLe faire intervenir et le valoriser en le remerciantNe pas lui donner la parole ou le blesser par une remarque désobligeante. Bavard Lui couper la parole, utiliser le groupe, lui faire prendre conscience du temps quil fait perdre aux autres. Le laisser continuer. 67

68 Une animation et une conduite réussie dune réunion obéit inéluctablement à la gestion du temps et à son respect. 68

69 Le temps Le temps est une ressource précieuse et relativement « gratuite » 69

70 Nous sommes tous égaux par rapport aux volume – temps : 168 heures / semaine pour tous les individus ( seconde/j). 70

71 « celui qui ne maîtrise pas le temps, ne maîtrise pas sa vie; celui qui maîtrise son temps, maîtrise sa vie ». Alain lakein 71

72 Une gestion efficace et optimale du temps influence et améliore sensiblement le style de vie (professionnelle ou privée) que nous menons. 72

73 Il est primordial de sorganiser en fonction des priorités. 73

74 Lanimateur dune réunion prévoit les séquences de temps pour latteinte de chaque objectif. 74

75 Le respect des séquences favorise le déroulement de la réunion. 75

76 Nous possédons tous des horloges internes. Les rythmes et les cycles dénergie sont propres à chaque personne. lénergie culmine différemment selon chaque individu. (il faut savoir lutiliser au bon moment ). 76

77 - Fixer lheure du début et de la fin de la réunion. - Partager de manière égale le temps de parole pour chaque participant. - Eliminer les interruptions. - Prendre la décision de conclure. 77

78 Conclusion :Etape importante Prendre le temps de récapituler sur les principales questions (idées) évoquées et ou résolues (évaluation de la réunion). Définir les suites à donner à la réunion,suivi : (date – objectifs – lien …) Rédiger les grandes lignes du compte rendu (ou si possible un compte rendu final). 78

79 Le compte rendu peut être descriptif, analytique, ou problématique. Les éléments clés du compte – rendu Sujets / questions débattues (1+2+3….) Résumé des propos et des points de vues. Décisions ou résultats retenus. Suivi – qui doit faire quoi? 79

80 Clore (terminer) la réunion au contact des participants. En valorisant leur collaboration,leur efficacité Remerciement s. Suivre lapplication des décisions. 80

81 Relations interpersonnelles Exercice : VIII

82 Conclusion Types de réunion à éviter … Les réunions sans objectifs. Les réunions longues et interminables. Les réunions stériles. Les réunions dont les résultats sont connus davance. Les réunions sans méthode. Les réunions répétitives (réunionite). 82

83 Animation et conduite à éviter : Le point de vue de lanimateur prédominant. Refus de participation,blocage. Arbitrer les conflits. Retour à des points déjà abordés (même en cas déléments nouveaux. 83

84 Merci pour votre attention PR. Chafika AGUEZNAY Ecole Nationale DAdministration TEL: 212(0) Fax : 212(0) E 84


Télécharger ppt "Session de formation du personnel administratif et technique de lUniversité Mohamed V-Souissi Thème: Conduite et animation de réunion Animatrice : Chafika."

Présentations similaires


Annonces Google