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MONITORING DU CONTRÔLE CONTINU ETUDE DE CAS DE LA SOCIETE TELUS AFAI 09 novembre 2006 Pascal GADEA Directeur Commercial ACL France.

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2 MONITORING DU CONTRÔLE CONTINU ETUDE DE CAS DE LA SOCIETE TELUS AFAI 09 novembre 2006 Pascal GADEA Directeur Commercial ACL France

3 2 TELUS en Quelques Chiffres… Telus est la deuxième Entreprise des Télécommunications au Canada Telus est côté au NYSE et Toronto Stock Echange. Telus emploie personnes avec plus de 10 Million de clients Plus de 7 milliards de dollars de CA Une offre de produits très large pour la diffusion des données et de la voix.

4 3 Une meilleure maîtrise du processus dachats 1/2. Telus a mis en place un système informatique automatisé mais complexe pour le traitement de ces factures (ERP SAP). Telus est côté en Bourse donc soumis à SOX 404. Amélioration des contrôles internes autour du processus dachat. Fait appel à une Société Externe pour les contrôles et le recouvrement de créance payé à la commission. Telus comme toute Entreprise doit se préserver des erreurs qui ont un impact direct sur le CA et les bénéfices. Paiements en double dun fournisseur Erreur de paiement (ex : remise non intégrée dans une facture).

5 4 Une meilleure maîtrise du processus dachat 2/2 Lutter contre la fraude les fournisseurs ou les employés suspects Evitez les abus avec les cartes de paiement de lEntreprise Améliorer le système de reporting pour remonter lensemble des erreurs Réputation du service pour sa gestion des contrôles

6 5 Donc…. Telus a imaginé que la surveillance automatique de certains contrôles est une réponse pour améliorer le processus dachat, économiser de largent, anticiper de nouvelles contraintes réglementaires…

7 6 Etapes du projet avec CCM Business Case Approuvé Implementation Identifié Les exigences SOX 404 Test Définir les tests Et les contrôles Construction / Configuration Formation Post Implementation Review TELUS Only ACL Only TELUS and ACL

8 7 Exemple de test CCM pour le module Achat/Paiement 1/3 Test Journalier Nom du testDescription Paiement en double Identifier les doublons factures/paiements Analyser 6 mois de données pour les doublons de paiement sur une base jour. Créer 7 tests sexécutant sur différents critères.

9 8 Exemple de test CCM pour le module Achat/Paiement 2/3 Tests hebdomadaires Nom du testDescription Paiements à des vendeurs suspects Identifier les fournisseurs crées avec des adresses qui peuvent être utilisées pour des paiements frauduleux, ou des adresses erronées qui peuvent poser problèmes pour le réglement Identifier les fournisseurs fantômes crées avec des paiements toujours affectés à la même adresse. Intégrité des données Date de Facturation Vérifier les données transactionnelles pour identifier celles qui ne sont pas valides. Dates future utilisées, espace en tête des numéros de factures.. Doublons PaiementsIdentifier les doublons factures/paiements aux fournisseurs sur une période de tests avec trois sources (Facture SAP, Transaction issue de carte de crédit, Chèques Master card).

10 9 Exemples de tests CCM sur les cartes dachats 1/2 Qualité des données – identifier les blancs ou les données invalides. Identifier les changements dans les limites de crédit. Weekend ou les transactions pendant les vacances (dépenses personnels) Vérifier combien de fois un fournisseur est utilisé dans le mois Identifier les petites transactions (<$1) qui peuvent déceler des tentatives de fraude externe (hacker).

11 10 Exemples de tests CCM sur les cartes dachats 2/2 Identifier chaque transaction en dollars qui peuvent être suspectes. Identifier les fournisseurs ou marchands avec les montants en dollars les plus importants. Identifier tous les paiements avec le nom de lemployé qui correspond au nom du fournisseur. Identifier toutes les transactions sup dollars Identifier les personnes qui ont dépassé leur limite mensuel autorisé.

12 11 CCM ou Control Continuous Monitoring pour Telus 1/3 Pouvoir réaliser lensemble des contrôles chaque année pour être « conforme à la réglementation » sans accroitre de manière importante les coûts de fonctionnement. Identifier les paiements fournisseurs excessifs Mettre en place des contrôles automatisés et remonter les alertes ou « exception » tous les jours. Détecter les abus avec les cartes de crédits ou mauvais emploi Avoir accès à ses informations facilement et pouvoir identifier rapidement doù vient le problème

13 12 CCM ou Control Continuous Monitoring pour Telus 2/3 CCM cest pour Telus : Une solution logicielle qui va effectuer des tests et des contrôles sur de larges volumes de données transactionnelles provenant de systèmes de données hétérogènes et de manière automatisée. Une partie des tests proposés par CCM couvre des contrôles nécessaires pour Telus dans le cadre de SOX 404. Les tests de contrôles de CCM sont concus pour prendre en charge les structures définies par le COSO. Demandes dAchat Achat Réception Sommes à payer Paiements

14 13 CCM & the COSO Framework

15 14 CCM ou Control Continuous Monitoring pour Telus 3/3 Prend en compte 100% des transactions de Telus Test automatique CCM sur les transactions Telus Présentation des résultats

16 15 Les résultats pour Telus sont 12 semaines dimplémentations pour le module Achat Paiement et le module Carte de Paiement. Au bout de 4 semaines en production Telus a détecté pour plus de 200K$ de surpaiement fournisseur. Plus de 150 K$ ont été économisé avec les cartes de crédits de lentreprise. Vont divisé par 3 les coûts de conformité du processus dachat. Linvestissement est largement rentabilisé au bout de 6 mois (prévu initialement sur un an).

17 16 En un an CCM a permis… Total transactions Total Dollars P to P176$ 1,461,671 P Card48$ 18,087

18 17 Telecommunications "ACL CCM solutions have significantly enhanced our overall level of business assurance. By reviewing our transactions on a regular basis, we know that every payment is legitimate and represents a valid business purpose. Were on track to pay for our investment in ACL technology within six months." Gary Silsbe Director of Operational Excellence TELUS Communications Inc.

19 18 ILLUSTRATION CCM DEMONSTRATION

20 19 QUI EST ACL ACL is the market leading choice (Source: Institute of Internal Auditors Survey 2005) 170,000+ licenses worldwide What Do You Use for Data Analysis? What Do You Use for Data Extraction? What Do You Use for Continuous Monitoring? What Do You Use for Fraud Detection?

21 20 ACL Leader Mondial sur les Outils dAnalyse et de surveillance des process. HQ Vancouver, Europe sur Bruxelles et présent dans plus de 100 pays. Plus de utilisateurs dans le monde à travers 5000 clients 300 clients en France + une grande partie des cabinets daudit et comptable. Les Grandes Sociétés dAudit indépendantes ont retenu ACL comme un standard interne. Le Choix des Directions dAudit, Comptable et Financière

22 21 CONTACTEZ ACL en FRANCE Pascal GADEA

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