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Diffusion du plan de classification dans un site Internet - Guide de référence Groupe d'expertise en gestion des documents au gouvernement du Québec Journée-rencontre.

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Présentation au sujet: "Diffusion du plan de classification dans un site Internet - Guide de référence Groupe d'expertise en gestion des documents au gouvernement du Québec Journée-rencontre."— Transcription de la présentation:

1 Diffusion du plan de classification dans un site Internet - Guide de référence Groupe d'expertise en gestion des documents au gouvernement du Québec Journée-rencontre WebÉducation 15 avril 2009

2 GEGD Crée le 22 mai 2003 Dans un véritable esprit de partenariat avec les ministères et les organismes du gouvernement du Québec, promouvoir l'excellence dans le domaine de la gestion des document sur tout support entre les spécialistes en gestion des documents ainsi qu'avec les groupes apparentés et tout autre instance dans le domaine

3 Règlement sur la diffusion de linformation […] (1) Pour le gestionnaire de documents Faire partie du comité sur laccès à linformation et à la protection des renseignements personnels Coordonner la diffusion du plan de classification et sa mise à jour dans le site Internet de son organisation Participer avec les unités administratives à lidentification des documents à être diffusés Coordonner lapplication des règles de conservation relatives aux documents diffusés

4 Règlement sur la diffusion […] (2) Article 4. Un organisme public doit diffuser dans un site Internet les documents ou les renseignements […], dans la mesure où ils sont accessibles en vertu de la loi Exemples : organigramme avec noms, registres publics, études et recherches qui présentent un intérêt pour linformation du public, etc.

5 L'article 4, alinéa 4 Le plan de classification de ses documents exigé en vertu du deuxième alinéa de l'article 16 de la Loi ou, selon le cas, la liste de classement exigée par le premier alinéa de cet article

6 Constitution dun comité de travail Madame Lise Boutet Ministère des relations internationales Madame Lynda Chabot Société d'habitation du Québec Monsieur Jean-Pierre Chamard Ministère de la Justice Monsieur Claude Lamarre Ministère de la Santé et des Services sociaux Madame Francine Légaré Hydro-Québec Monsieur Michel Lévesque Directeur général des élections Madame Nathalie Thibault Musée national des beaux-arts du Québec Avec la collaboration de Madame Lucille Dion Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques et à l'accès à l'information

7 Son mandat En vertu de l'application du Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels, analyser et faire des recommandations sur les modalités de diffusion du plan de classification prévue à l'article 4, quatrième alinéa dudit règlement Production dun document : un guide

8 Un guide : pour qui Aux responsables de la gestion documentaire d'un ministère ou d'un organisme public ; Pour être utile à toute personne qui s'est vue confier la responsabilité de mettre en œuvre le Règlement Pour ceux qui veulent connaître un modèle de plan de classification qui pourrait être diffusé dans un site Internet

9 Ses objectifs (1) Définir ce qu'est un plan de classification et en présenter un modèle Permettre de diffuser un plan de classification simple et facile de consultation pour les citoyens et suffisamment complet pour exercer leurs droits en matière d'accès aux documents

10 Ses objectifs (2) Viser à favoriser une plus grande harmonisation dans les sites Internet quant à la diffusion du plan de classification Proposer la création d'une section dédiée à l'accès à l'information en vue d'harmoniser les sites Internet et faciliter la consultation de ces sites par les citoyens

11 Utilisation libre-service Il s'agit d'un guide de référence Chaque ministère et organisme est libre de choisir le type de plan de classification qu'il veut diffuser

12 Plan de classification - définition Structure hiérarchique et logique de rubriques et de sous-rubriques représentant les processus et les activités de lorganisme et permettant la classification, le classement et le repérage des documents.

13 Plan de classification (1) Partie introductive Définition Objectifs Description de la structure Raisons légales Lexique

14 Plan de classification (2) Modèle de base Codification - Titres de contenu Forme hiérarchisée des activités Format de diffusion : PDF

15 04000RESSOURCES FINANCIÈRES 04100STRUCTURE BUDGÉTAIRE 04200CYCLE BUDGETAIRE 04210Revue de programmes 04220Budget détaillé Prévisions budgétaires et rapport financier préliminaire 04232Notes explicatives 04233Reddition de compte 04240Réallocation budgétaire 04300CONTRÔLE ET SUIVI BUDGETAIRE 04310Engagements financiers de $ et plus 04320Suivi budgétaire 04322Suivi de la rémunération 04324Évolution budgétaire 04326Indicateurs financiers 04328Rapports financiers périodiques

16 Plan de classification (3) Texte introductif sur le WEB

17 Plan de classification (5) Le plan de classification vous permet de mieux comprendre la structure des activités de lorganisation à partir de laquelle ses documents ont été classés. Il na pas pour objectif de vous relier directement à un dossier ou à un document via un hyperlien. Il est simplement un outil de référence qui vous permet de valider si les documents recherchés font bien partie des activités de lorganisation.

18 Index Pas requis par le règlement Utile pour la recherche dans le plan de classification Liste des titres des rubriques et des sous- rubriques sous forme alphabétique Termes associés et complémentaires Format de diffusion : PDF

19 Budget détaillé Contrôle et suivi budgétaire Cycle budgétaire Engagements financiers de $ et plus Enveloppes budgétaires Évolution budgétaire Indicateurs financiers Notes explicatives – prévisions budgétaires Prévisions budgétaires et rapport financier préliminaire Rapports financiers périodiques Réallocation budgétaire Reddition de compte Répartition du budget de base Ressources financières Revue de programmes Structure budgétaire Suivi budgétaire Suivi de la rémunération 04322

20 Section sur laccès Le Règlement ne prévoit pas lobligation de créer une page ou une section dédiée à laccès à linformation dans le site Internet. Le comité de travail du GEGD est davis quune telle section faciliterait lexercice du droit daccès des citoyens.

21 Autres éléments à considérer Les documents déposés ainsi que ceux en lien devront être assujettis à des règles de conservation spécifiques Responsabilité de contrôle Conservation du site WEB


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