Expérience au Gouvernement du Québec

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1 Expérience au Gouvernement du Québec
LES ACQUISITIONS ÉLECTRONIQUES SUR INTERNET Expérience au Gouvernement du Québec Marie-Josée Linteau Directrice générale des acquisitions Gouvernement du Québec Juin 2006 Le CSPQ est en ligne depuis C’est à ce moment que la DGACQ a publié ses premiers guides d’achat sur Internet. L’objectif était de limiter l’expédition de milliers de guides papier dans toute le province de Québec et le maintien manuel de listes de répondants contenant des centaines de noms. Toutes les mises à jour devaient être envoyées à tous les répondants. Avec Internet, la DGACQ était en mesure d’informer les utilisateurs que l’information qui se trouvait sur le site WEB était celle la plus à jour et la plus fiable.

2 Plan de la présentation
Présentation de l’organisation Les regroupements d’achat Commerce électronique sur le WEB Le Portail d’approvisionnement actuel Les modules de navigation du portail d'approvisionnement Le Marché électronique du futur

3 Présentation de l’organisation

4 Le Centre de services partagés du Québec
Nouvelle approche de mise en commun des processus, des technologies, des connaissances et de l'expertise Afin de promouvoir et rendre accessibles aux organismes publics les biens et les services administratifs Par la consolidation et le regroupement des besoins Pour optimiser ces services et en diminuer les coûts En assurant le développement et le partage d'une expertise interne en matière de services administratifs

5 La direction générale des acquisitions (DGACQ)
Une organisation gouvernementale, existant depuis 1938 Spécialisée dans la négociation de contrats, l'élaboration de regroupements d’achat et la valorisation des surplus Une équipe multidisciplinaire en acquisition de biens, de services et des technologies de l’information Des spécialistes ayant une préoccupation constante de l’accessibilité, l’équité et la transparence Responsable d'appliquer la politique d'acquisition éco-responsable

6 … La direction générale des acquisitions (DGACQ)
Son mandat principal Consolider le pouvoir d’achat et simplifier les processus d’acquisition afin de : générer des économies d’échelle et de processus faciliter l’accès des fournisseurs aux contrats gouvernementaux faciliter l’accès aux biens en surplus Volume d'affaires actuel de 411 M$ dont : 296 M$ pour les regroupements d’achat 115 M$ en achats mandatés par les clients

7 Les regroupements d’achat

8 Les regroupements d’achat
25 regroupements en technologie (micro-ordinateurs, imprimantes, serveurs, etc.) 71 regroupements de biens et de services (revue de presse, impression, déménagement, etc.) 2 100 fournisseurs inscrits dans le Portail Guides d’achat (information sur les modalités d'achat) en mode électronique seulement Les regroupements d’achat sont présentés en 14 familles de produits et services telles que : ameublement et déménagement, articles d’entretien, formulaires et impressions, fournitures, gestion de l’information, technologies de l’information, véhicules, hébergement etc...

9 Les économies d’échelle
Analyses périodiques sur les économies d’échelle réalisées au moyen des regroupements d'achat Fiches d'information sur les économies sont publiées dans les guides d’achat Méthodologie validée par des spécialistes en recherche et en vérification interne Méthodologie Échantillonnage des produits et services les plus consommés dans un regroupement d’achat pour une période donnée Pondération des prix négociés par la DAGcq Demandes d’information auprès des fournisseurs Correction des prix en tenant compte des forts volumes Calcul d’un prix unitaire moyen corrigé

10 Résultats des économies d’échelle au 31 mars 2006
Le 163,4 M$ correspond au volume d’achat de tous les regroupements évalués. Tous les regroupements de la DGAcq n’ont pas l’objet d ’une évaluation. Le processus est continu et il ne réfère pas à une année particulière. Les regroupements ayant des durées variables, les résultats du calcul est basé sur le volume au moment du renouvellement.

11 Commerce électronique sur le WEB

12 Business to consumer (B2C) * en 2003
Statistiques Business to consumer (B2C) * en 2003 Mondial 270 Milliards $ USA Milliards $ Canada 2,1 Milliards $ Québec Millions $ * Statistiques Canada et le Journal du Net Entre 2002 et 2003 la croissance a été de : 61 % mondialement (168 milliards $ à 270 milliards $) 22 % aux USA (111 milliards $ à 135 milliards $) 40 % au Canada (1,5 milliards $ à 2,1 milliards $) 60 % au Québec (146 millions $ à 233 millions $). Donc la croissance au Québec a été aussi rapide qu’au niveau mondial.

13 Business to business (B2B) * en 2004
… Statistiques Business to business (B2B) * en 2004 Mondial 5,9 Billions $ USA 2,7 Billions $ Canada Milliards $ * Statistiques Canada , Journal du Net et Déclic.net, Gartner Group et Forrester Croissance mondiale du B2B entre 2003 et 2004 a été de 64 % (3,6 billions $ à 5,9 billions $) Places d’affaires électroniques sont un carrefour permettant les enchères électroniques, la diffusion des appels d’offres et le regroupement des demandes de certains produits et services Au Canada, l’augmentation a été de 45,5 % (18,1 milliards $ à 26,4 milliards $) Le commerce du gros s’est classé en tête de liste pour ce qui de la valeur des ventes électroniques En 2004, 37 % des entreprises canadiennes avaient un site WEB par rapport à 34 % en 2003 et 32 % en 2002

14 Situation au Canada Les ventes par Internet on atteint 19 Milliards $ en soit 40 % de plus qu’en 2002 Les ventes au détail par Internet ont été de 6 Milliards $ en 2003, soit 51 % d’augmentation Le commerce électronique inter-entreprises est passé à 13 Milliards $ en 2003, soit 35,2 % d'augmentation *Enquête sur le commerce électronique et la technologie (ECET) 2003 Les secteurs ayant enregistré les ventes en ligne les plus élevées sont : Information et culture Services d’éducation Commerce de gros Fabrication et commerce de détail 1/3 des entreprises qui ne font pas de ventes par Internet disent que le commerce électronique est incompatible avec leurs modèles d’affaires 78 % des entreprises ont utilisé Internet en 2003

15 … Situation au Canada Pourcentage des entreprises qui utilisent Internet pour vendre leurs produits et services Entreprises de fabrication 12 % Entreprises de gros 14 % Entreprises de détail 11 % Entreprises culturelles 22 % Entreprises en éducation 14 % Toutes les autres 27 % *Enquête sur le commerce électronique et la technologie (ECET) 2003 Il y a actuellement au gouvernement du Canada un projet d'approvisionnement électronique : Le Marché en direct du gouvernement du Canada (MDGC) qui est un environnement électronique à l’intention des acheteurs et des fournisseurs visant à rationaliser le processus d’approvisionnement du gouvernement fédéral.

16 Situation au Québec En février 2005, 1/3 des québécois ont visité un site Internet du Gouvernement provincial soit 25 % de plus qu’en février 2004 (*) 1/3 des internautes utilisent Internet comme source d’information en matière de santé soit une croissance de 24 % En 2005, plus de 4 québécois sur 10 (42,9 %) considèrent que les achats par Internet sont sécuritaires et 9,7 % des adultes ont fait un achat sur le WEB * Infomètre Cefrio En 2005, 73,5 % des adultes québécois disposent d’un ordinateur à domicile 4 millions d’adultes québécois utilisent Internet sur une base régulière 1/2 des internautes sont branchés à Internet haute vitesse à la maison 1,1 millions d’adultes ont téléchargé de la musique à partir d’Internet 10,5 % des internautes ont suivi une formation ou un cours par Internet La proportion d’adultes qui ont effectué un achat en ligne a plus que quadruplée entre janvier 2001 et octobre 2005, passant de 5,1 % à 21,5 %

17 Le portail d’approvisionnement
de la DGACQ Bons coups du portail: Configuration de produits et services Respect des règles d’utilisation des regroupement d’achat (cartouches, LVA, micro-ordinateurs et impressions) Interopérabilité avec au moins 2 autres PGI (Oracle et Virtuo) Gestion adéquate le format de fichier XML Suivi du traitement des commandes électroniques par les pilotes et les clients Riche contenu informationnel sur l’organisation et les produits et services offerts Gestion de multiples fournisseurs dans un même panier de commande Information de gestion complète pour les clients et les administrateurs du portail

18 Le portail d’approvisionnement de la DGACQ
Objectifs Faciliter les acquisitions publiques Donner accès aux informations détaillées sur les regroupements d’achats (guides d'achat) Offrir la commande en ligne pour divers produits et services auprès des fournisseurs retenus Fournir rapidement de l’information de gestion aux organisations clientes et à la DGACQ

19 Historique Les fournitures de bureau ont été offertes comme premier produits en commande électronique. Ce genre de produits a permis de mettre en place et de valider les principales fonctionnalités de recherche, de mise en panier et de commandes. L’intérêt d’une nombreuse clientèle a été capté immédiatement. La préparation manuelle de commandes étant très décentralisée et fastidieuse, la DGACQ a pu tester également les capacités des réseaux informatiques et des composantes logicielles variées installées sur les postes des utilisateurs. L’expérience a été assez simple malgré tout car le portail avait été développé pour supporter Internet explorer et Netscape. Le site est actuellement optimisé pour IE seulement. Ce fureteur est utilisé par près de 95 % de nos clients et fournisseurs. Forte de cette expérience, la DGACQ a poursuivi le développement du portail en offrant la réservation de chambres d’hôtels et la location de véhicules automobiles. Ces produits étaient attendus par la clientèle. Pour les autres produits et services, la DGACQ a mesuré, via son Service à la clientèle, ceux qui étaient les plus désirés pour la consultation et la commande électronique. La DGACQ c’est toujours fait un devoir de corriger rapidement les bugs de fonctionnement et d ajouter des fonctionnalités nouvelles facilitant la recherche de produits et services et leurs commandes.

20 Infrastructure technologique
Mise à niveau en 2002 Multiples prix-produits-fournisseurs Modules de configuration pour les options Mise à jour des produits et services ainsi que des prix par les fournisseurs Navigation et recherche grandement améliorées Modules de configuration sont disponibles pour les produits en technologie: Micro-ordinateurs Produits et services cellulaires Imprimantes et imprimantes-photocopieuses numériques Cartouches d’imprimantes et de télécopieurs Serveurs de technologie Intel Grilles de sélection sont disponibles pour les impressions La DGAcq travaille actuellement sur un outil de gestion des regroupements d’achat. Celui-ci devrait faciliter la recherche pour les acheteurs et les tâches de création et de mise à jour pour les responsables de dossiers et les fournisseurs. La mise à jour des produits et des services ainsi que des prix se fera directement sur Internet.

21 … Infrastructure technologique
3 serveurs dédiés : Un pour le développement Deux pour la production (accès WEB et Base de données SQL) Commerce serveur 2000 Crystal report 10 Windows 2000 Visual basic 6.0 SQL serveur 2000 Biztalk 2002 Environnement hautement sécurisé car la base de données du portail n’est pas visible directement sur le WEB. Ses accès se font par un serveur intermédiaire de type pare-feu. Depuis 1999, toute les tentatives d’intrusion par les pirates ont échouées.

22 Processus d’acquisition actuel
Portail d ’approvisionnement DGAcq Configurateur Guide d ’achat Échange électronique d’information (XML) PGI - gouvernemental Clientèle Portail Clientèle SAGIR Rech. Commandes électroniques papier Clientèle SAGIR : Ministères et organismes Fournisseurs Clientèle Portail : Réseau de la Santé Réseau de l ’Éducation Municipalités Citoyens Fournisseurs Catalogues DGAcq Répertoires Regroupements d ’achat Fournisseurs Il existe actuellement 2 portes d’entrée, celle du Portail et celle de SAGIR pour établir la liaison entre les clients et les fournisseurs. Une intégration s’impose. Le portail est largement utilisé pour la recherche de produits et services et souvent pour la commande électronique auprès des fournisseurs. Le processus de traitement futur, présenté plus loin, permettra de corriger la situation. Autres applications : Système électronique d’appel d’offres (SÉAO)

23 Produits et services disponibles en commande électronique
Près de articles sont disponibles dont plusieurs en commande électronique auprès des fournisseurs : Fournitures de bureau et ameublement Cours de formation Location de machinerie lourde Location de véhicules automobiles Réservation de chambres d’hôtels Réservation de salles de conférence Réparation de chaises, de cloisons et de mobilier Impression de dépliants et d’enveloppes

24 … Produits et services disponibles en commande électronique
Micro-ordinateurs Serveurs Cartouches d'impression Produits et services cellulaires Télé avertisseurs Logiciels de divers manufacturiers Lubrifiants et graisses Produits d’éclairage

25 La clientèle cible Ministères et organismes du Gouvernement du Québec
Organismes du réseau de la santé et des services sociaux (hôpitaux et organismes à vocation sociale) Organismes du réseau de l’éducation (universités, collèges et commissions scolaires) Organismes du réseau des municipalités (municipalités et organismes rattachés) 7 400 clients potentiels dont la moitié fréquente régulièrement le portail pour consultation ou commande

26 Statistiques d'utilisation
Les commandes peuvent être transmises par serveur de télécopies, par courriels ou par fichiers XML directement chez les fournisseurs. Actuellement, 75 % des commandes sont distribuées par ce dernier mode électronique.

27 Les défis de l’implantation
Les besoins et les intérêts variés de nos clientèles L’uniformisation de la structure de présentation des regroupements d’achat Le maintien d’un visuel agréable et dynamique L'intégrité des données (articles et prix correspondant à ceux inscrits aux contrats avec les fournisseurs) Le maintien de l’intérêt de la clientèle (mises à jour régulières et ciblées avec un budget limité) La complexité des mises à jour

28 … Les défis de l’implantation
L'implication des fournisseurs La gestion uniformisée de produits et services très disparates Les ajustements au processus d’acquisition L'obligation d’utiliser exclusivement le portail pour les commandes sur les regroupements d’achat

29 Commande de micro-ordinateurs
Modules de navigation Guide d’achat Commande de micro-ordinateurs Commandes de fournitures

30 Le Marché électronique du futur

31 Marché électronique Plate-forme multiorganisations, multiréseaux, multimédia, multiproduits et multiservices Riche contenu informationnel sur les produits neufs et usagés Outil transactionnel facilitant et standardisant le processus d’acquisition Technologie permettant l’interopérabilité avec divers progiciels de gestion intégrée (PGI)

32 Processus d’acquisition futur
Échange électronique d’information Marché électronique Produits et services du CSPQ Acquisitions de biens et services Courrier et messagerie Reprographie gouvernementale Distribution et commercialisation des publications Services des télécommunications PGI gouvernemental XML Clientèle Entrée unique Lien Autres applications (*) Clientèle : Ministères et organismes Réseau de la Santé Réseau de l ’Éducation Municipalités Citoyens Fournisseurs Fournisseurs commandes Catalogues fournisseurs Dans le processus futur d’acquisition, le CSPQ privilégie une porte d’entrée unique pour les clients, il s’agit du Marché électronique en approvisionnement. Cette place d’affaires permettra aux divers intervenants de rechercher les informations désirées sur les produits et services et procéder à la commande auprès du fournisseur concerné. Les données seront alors transmises électroniquement aux divers progiciels de gestion de l’information (PGI) dans des formats compatibles. La DGAcq encouragera par contre le format de fichier XML qui est actuellement une norme de transfert de données inter PGI. Mise à jour -catalogues Catalogues CSPQ (*) Système électronique d’appel d ’offres (SÉAO) Système de soumission électronique (SSÉ) Système de valorisation des surplus (SVS)

33 En conclusion Le marché électronique en approvisionnement est une solution d’affaires permettant : De repenser les stratégies d'acquisition publiques D'automatiser l'achat d'un plus grand nombre de produits et de services De permettre l'accès à une clientèle élargie De favoriser les économies d'échelle ainsi que les économies de processus pour les clients et les fournisseurs De faciliter un accès rapide à une information de gestion valide

34 Des questions ?