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Gestion des emplois du temps et des salles Université de La Rochelle Rentrée 2000.

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1 Gestion des emplois du temps et des salles Université de La Rochelle Rentrée 2000

2 Création des emplois du temps, réservation de salles & heures complémentaires Création d un emploi du temps Exemple de sorties Emploi du temps Validation du réalisé (heures complémentaires)

3 Emploi du temps Enseignant/enseignement Réalisation Il est mis à jour (construit) à partir des renseignements fournis au travers de: –lapplication de gestion des emplois du temps et des salles –lapplication missions –lapplication agenda individuel Un système denvoi de messages par mail permet aux personnes intéressées d être tenues informées

4 Lancement de l application par un utilisateur quelconque Semaine courante Personne ayant lancé lapplication Parcourir les semaines Changer de ressource affichée Inspecteur de création et modification Verrouillage Déverrouillage Réservation réalisée avec l application AGENDA Réservation réalisée avec l application SALLES et Emplois du Temps Réservation réalisée avec lapplication Missions Réservation réalisée avec lapplication AGENDA dans une période de congés Emploi du temps de lIATOS éventuel

5 Le cas particulier de lagenda personnel (valable pour tous) Initialement prévu pour être utilisé avec la gestion/réservation des salles et la création des EDT enseignement : saisie de la disponibilité des enseignants, mise à jour automatique à partir de leur programmation en cours, TD, TP, Réunion accessible via le réseau. Son usage a été élargi en fonction des besoins des utilisateurs Version WEB (sécurisée)…. dans les cartons !

6 Agenda individuel associé Version encore très perfectible et « Webisable »

7 Lancement de l application par un utilisateur quelconque Semaine courante Personne ayant lancé lapplication Parcourir les semaines Changer de ressource affichée Inspecteur de création et modification Verrouillage Déverrouillage Réservation réalisée avec l application AGENDA Réservation réalisée avec l application SALLES et Emplois du Temps Réservation réalisée avec lapplication Missions Réservation réalisée avec lapplication AGENDA dans une période de congés Emploi du temps de lIATOS éventuel

8 Comment changer la "ressource" visualisée ? Les diplômes Cliquez sur ce « PopUp » pour choisir entre Diplôme, Salle et Individu par défaut positionné sur diplôme Cliquez ici pour choisir par défaut positionné sur préférences Déroulez ce menu pour choisir un groupe (dans le cas du diplôme) par défaut positionné sur TOUS Saisir éventuellement dans ces champs un chaîne de recherche Choisir l année. L année universitaire par défaut est sélectionnée.

9 Comment changer la "ressource" visualisée ? Les salles Taper les première lettres connues du Bâtiment par exemple Cliquer ici pour lancer la recherche.

10 Comment changer la "ressource" visualisée ? Les individus La recherche peut seffectuer parmi les étudiants attention au nombre!

11 Les préférences diplômes Choisir parmi les diplômes de létablissement les plus fréquemment utilisés Tous les diplômes de l établissement Mes diplômes de travail habituel Je fais mon choixJe reviens sur mon choix

12 Gestion des réservations: l inspecteur Création: les personnes Partie destinée à la saisie : - Du jour, - De l'horaire, - Des semaines concernées - De type de la réservation - De l'année scolaire Partie destinée à la recherche des ressources concernées par cette réservation - Personne - Salle - Matière et examen - Objets (vidéo-projecteurs …) Le "Panier" qui est la liste de toutes les ressources concernées. On ajoute la ressource recherchée dans le panier grâce à la flèche vers le bas Cliquer ici pour ajouter la (es) ressource(s) sélectionnées dans le panier

13 Gestion des réservations: l inspecteur Création: les salles Ajouter un commentaire Réservation valable sur plusieurs semaines. Saisie à la « microsoft »! De ce choix dépendent certaines ressources. Je choisi parmi les salles que je gère ou toutes? Le « Au choix » indique que je sélectionne plusieurs salles possibles pouvant convenir. Un sera adressé au(x) dépositaire(s) de(s) salle(s) qui valideront ou pas la demande. La 1ère validation sera la bonne Lancer la recherche

14 Gestion des réservations: rechercher une salle spécifique Recherche « fine » d une salle « degré » de liberté? Cliquer pour choisir et ajouter à la création en cours Lancer la recherche

15 Gestion des réservations: l inspecteur Création: les matières Quel enseignement?on saisit le code ou une partie du code puis on interroge Je choisi parmi les diplômes que je gère ou tous? Quel(s) groupe(s)? Apparaissent ici les groupes créés avec l application Groupes (Trombino) suivant le type choisi Menu déroulant pour choisir les groupes Un panier complet?

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19 Dans le cas d'une personne notamment la vérification s'effectue sur : les missions les jours fériés les vacances universitaires les indisponibilités par diplôme (cf fenêtre ci-après : menu Outils - Indisponibilités) Si cest un IATOS sur son emploi du temps hebdomadaire Si cest un Enseignant les indications que ceux-ci ou leur secrétariat auront bien voulu indiquer à laide de lapplication: AGENDA Utilisable surtout pour les vacataires extérieurs

20 Création directe et simplifiée d un « occupant » Dans le cas où la personne concernée est par exemple un extérieur non encore enregistré menu « Outils - Création Personne » L adresse , le téléphone et le fax seront ajoutés

21 Modifications/suppressions à laide de linspecteur

22 Modifications/suppressions graphiquement Déplacement de la réservation à la souris avec affichage des «nouvelles coordonnées» Déverrouiller le déplacement graphique Panneau de validation de la modification

23 Editer/afficher les emplois du temps –Version Papier –Version WEB

24 Effectuer une impression En cliquant sur cet icône, vous pouvez imprimer l'emploi du temps visualisé

25 Mettre lemploi du temps sur le WEB "Fichier exporter sur le web" (c'est l'emploi du temps affiché à l'écran qui va être exporter) : -Acrobat Distiller va se lancer et effectuer une conversion. -Lorsqu'il aura fini, il affichera *** fin du travail *** -Fermer la fenêtre Acrobat Distiller -L'application effectuera le transfert sur le web et affichera un message si tout c'est bien déroulé. Génération directe en PDF en cours

26 Accéder à lemploi du temps sur le WEB L'emploi du temps est visible en cliquant sur "Emploi du temps/Planning" dans la page "Intranet" du site web. –Des sorties (WEB) par salle (pour le service technique par exemple) et enseignant (surtout pour les vacataires extérieurs)

27 Emploi du temps sur le WEB- Accès - Cliquez ici

28 Emploi du temps sur le WEB-Diplômes- Cliquez sur un de ces items pour accéder aux diplômes de la composante Cliquez sur le numéro de semaine

29 Emploi du temps sur le WEB-Salles- Cliquez sur un de ces items pour accéder aux bâtiments recherchés Cliquez sur le numéro de semaine

30 Conséquences sur les heures complémentaires Elles se déduisent du prévisionnel réalisé! Il suffit sur la base des informations transmises par les responsables pédagogiques de pointer/valider (sans aucune saisie!) les enseignements effectués.

31 Validation du réalisé (menu Outils - Heures Complémentaires) Par défaut tout est réalisé. Période à considérer Validation de la période et transfert « heures complémentaires » Boutons de validation Détail des enseignement non réalisés

32 Gestion du réalisé En cours d intégration avec les heures complémentaires

33 Des questions, des problèmes ou des remarques ? Le menu "Outils »: -"Problèmes » -permet d'envoyer un mail à qui de droit -"Forum Gest. Des salles » -ouvre le web à la page des forums, -choisissez ensuite le forums "Gestion des salles et emploi du temps".

34 Un message envoyé directement au développeur Menu « outils »=> »problèmes »


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