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Projet de fin d'études - Jean-Baptiste CERCUEIL Mise en place du suivi coûts-délais des affaires sur Open Plan Professional ALSTOM Power Hydro - GRENOBLE.

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1 Projet de fin d'études - Jean-Baptiste CERCUEIL Mise en place du suivi coûts-délais des affaires sur Open Plan Professional ALSTOM Power Hydro - GRENOBLE

2 Contexte L'entreprise Le système d'informations Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Plan de la présentation L entreprise Le système d informations Contexte Analyse du système d informations existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Déroulement de la mission Modèle Open Plan Diffusion / Formation / Imprégnation Résultats

3 Contexte L'entreprise Le système d'informations Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Le contexte de la mission

4 L entreprise ALSTOM Power Hydro Contexte L'entreprise Le système d'informations Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

5 Contexte L'entreprise Le système d'informations Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Dans le groupe ALSTOM... Le groupe ALSTOM Activités : Transport / Energie personnes Des sites partout dans le monde ALSTOM Power Activités : Energie (Centrales, turbines, services) personnes Des sites partout dans le monde Power ALSTOM Power Hydro Activités : Turbines hydrauliques, vannes 650 personnes Un site à Grenoble depuis 80 ans Hydro Turbines

6 Activités dALSTOM Hydro Etudes Conception Essais Production Soudure Usinage Gestion de projet Coordination Contexte L'entreprise Le système d'informations Montage Supervision Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

7 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsDéroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Le système d informations existant Les acteurs Les données Les supports et outils

8 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsDéroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Les acteurs du système d'informations L'équipe d'affaire Le PM (Project Manager) Le GT (Gestionnaire Technique) Le GSA (Gestionnaire Suivi d'Affaire) Le PSM (Project Sourcing Manager) Les acteurs internes Le bureau d'études - Essais L'atelier Le site (chantier) Les autres équipes d'affaires Les acteurs externes Les sous contractants (fournisseurs - Sous-traitants) Les partenaires et intermédiaires Le client

9 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsDéroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Les données du système d'informations Les dates contractuelles Le planning d'expéditions / montage Le planning d'approvisionnements et fabrications L'état du projet par rapport à ces plannings Le planning Les dépenses Les coûts imputés sur affaire ( FIAC) Le budget Le budget initial ( DAO) L'état du projet par rapport à ce budget (dépensé / avancement physique) Le budget révisé -> marge et trésorerie ( FIAC)

10 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsDéroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Les supports et outils du système d'informations Comptabilité : ARCOLE Ordonnancement et pointages : CADPLAN Plannings : Open Plan Professional et MS Project Budgets : Divers tableaux Excel Les supports informatisés Les supports "papier" Plannings, classeurs, compte-rendus de réunions (avancement) FIAC L'information diffuse "Visites" de l'atelier Téléphone, Réunions (hors compte-rendu)

11 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsRésultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Les objectifs de la mission

12 Les objectifs Adaptation de l'outil informatique au management de projets Mise en place d'un outil de suivi coûts délais sur Open Plan Professional État des lieux des pratiques "actuelles" dans les différentes équipes d'affaires, synthèse et propositions en vue d'une homogénéisation Présentation aux PM du travail réalisé par Hervé DUVET (GI 99) l'an dernier Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsDéroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

13 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsRésultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs

14 Analyse du système d'informations existant Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsDéroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Entretiens individuels avec les PM. … de plus en plus directifs au fur et à mesure que ma perception du fonctionnement d'une affaire se clarifiait. Comment ? Déroulement : Étalement dans le temps de plus d'un mois En parallèle avec le travail sur le logiciel

15 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsRésultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Travail sur Open Plan Étude du modèle mis en place par Hervé DUVET Tests Manuel et aide en ligne avec l'assistance technique WST Découverte - Prise en main Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Au fur et à mesure, rédaction d'une documentation technique Pour moi et pour un éventuel successeur. Documentation du travail réalisé Analyse des contraintes imposées par le logiciel Analyse des besoins de l'entreprise Basculement du planning 'au plus tôt' vers un planning de type 'au plus tard' Définition des états et vues minimales Élaboration d'un modèle

16 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsRésultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Objectif : 10 pages illustrées ! Méthode pour construire un modèle (planning + budget) normalisé Rédaction d'une notice utilisateur Présentation des choix opérés sur la modélisation Formation à l'utilisation pratique du logiciel (avec intervention d'un consultant) Formation des gestionnaires techniques Présentation de l'aspect budget et suivi des courbes en S Problème de définition du niveau initial de connaissance du logiciel Redéfinition des objectifs en cours de formation (présentation des principes de fonctionnement du logiciel). Formation des Project Managers

17 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsRésultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation / Imprégnation

18 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsRésultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Modèle Open Plan Objectif : homogénéiser les modélisations Tous les projets seront construits sur la même base de fichiers Une méthodologie de travail

19 Un fichier modèle : 4 onglets : Courbes en S et récapitulatifs Vues et outils relatifs au suivi en délais Vues et outils relatifs au suivi en coûts Visualisation générale Suivi délais Suivi coûts Fichiers Une trame commune à toutes les affaires Des visualisations standardisées utilisables par nimporte quel intervenant. Fichiers annexes : ressources, calendriers, organigrammes

20 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsRésultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Modèle Open Plan Objectif : homogénéiser les modélisations Tous les projets seront construits sur la même base de fichiers Une méthodologie de travail Un petit nombre de visualisations standard Plusieurs "vues de travail" Des visualisations standards

21 Planning dynamique calé au plus tard Visualisation des dates de début et de fin A. Actual - E. Expected - S. Scheduled En vert, visualisation de l avancement physique Visualisation de lavancement physique Visualisation de la marge totale En blanc, visualisation de la marge totale

22 Gantt de diffusion -> état du projet Pas de visualisation de la marge Affichage de la colonne avancement physique

23 Gantt de diffusion -> état du projet Pas de visualisation de la marge Affichage de la colonne avancement physique Application de filtres (ex: client)

24 Gantt de diffusion Barres calées sur les dates de référence Visualisation de l'avancement en délais

25 Récapitulatif des budgets / tâche Possibilité de supprimer/modifier des affectations

26 Répartition des budgets par ressource Possibilité de supprimer/modifier des affectations

27 Étalement des budgets dans le temps On retrouve la visualisation de certains PM

28 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsRésultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Modèle Open Plan Objectif : homogénéiser les modélisations Tous les projets seront construits sur la même base de fichiers Une méthodologie de travail Un petit nombre de visualisations standard Plusieurs "vues de travail" Des visualisations standards Nécessité de prévoir une mise à jour du modèle après un début d'utilisation Le modèle sera ajusté en fonction des remarques des utilisateurs (après concertation -> consensus) Un modèle évolutif

29 Contexte L'entreprise Le système d'informations ObjectifsDéroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation Diffusion Formation / Imprégnation L'ensemble des personnes concernées par Open Plan ont eut une présentation du logiciel et du mode d'utilisation proposé (Modèle et information suivie) Une première présentation et sensibilisation Formation destinée à permettre une prise en main plus rapide du logiciel Favoriser les essais de modélisation sur quelques affaires Une formation "de base" La mise en place des mesures d'avancement physique n'est pas effective partout Il faudra du temps et un fort investissement en communication pour faire changer certaines habitudes de travail Un gros travail encore à faire


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