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MIAGE 2010-2011 - Copyright S.I. ANTIPOLIS - Choix dun ERP Pour tout projet dentreprise, il est bon davoir une vision globale de lensemble.

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1 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - Choix dun ERP Pour tout projet dentreprise, il est bon davoir une vision globale de lensemble de la problematique pour pouvoir comprendre lenvironnement et adapter la meilleure approche. Définition dun ERP Enjeux dun ERP Changements

2 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - Choix dun ERP Les é lements de base à consid é rer: La r é flexion pr é alable strat é gique (internaliser ou externaliser) La pr é paration de l é valuation de l ERP L identification des crit è res de s é lection L é valuation de l ERP Le Choix (bas é sur une short-list ) Les autres é léments à considérer : Le choix du matériel Les coûts : coûts matériels et coûts logiciels La méthodologie Les procédures Les ressources consultants Le concept de délivrables

3 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - Externaliser ou Conserver (1) Doit être couvert par une solution interne –Ce qui relève du savoir-faire ou de lorganisationnel - consolidation - –Ce qui est stratégique - sur mesure - –Ce qui donne encore un avantage concurrentiel Doit être couvert par une solution externe –Ce qui est générique - comptabilité - –Ce qui nappartient pas au métier de lentreprise Analyse à renouveler périodiquement : veille applicative

4 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - Externaliser ou Conserver (2) Pourquoi conserver une solution interne ? –Avantage concurrentiel –Cohérence de stratégie –Intégration avec les solutions existantes –Inexistence de solution externe équivalente –Absence de nouveaux besoins

5 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - Externaliser ou Conserver (3) Pourquoi acquérir une solution externe ? –Mise à niveau avec létat de lart du marché –Ouverture sur les standards du marché –Évolution rapide vers de nouvelles fonctionnalités –Flexibilité de gestion des coûts informatiques - coûts fixes, coûts variables - –Réduction/suppression des coûts de développement –Réduction/suppression du cycle de développement –Augmentation de la qualité –Mise en concurrence entre fournisseurs internes et fournisseurs externes

6 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LERP est-il la Solution pour lentreprise? Non, Si le Management ou lentreprise ne sont pas prêts à supporter leffort ou la démarche Si le but est de répondre à un besoin dinformatisation spécifique, partiel ou urgent Si les départements, les divisions ou les sites sont trop indépendants ou trop puissants Si aucun des ERP actuels du marché ne correspond au secteur dactivité - au métier de lentreprise Si la spécialisation de lentreprise se satisfait de ses solutions spécifiques actuelles

7 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LE CHOIX DE L ERP L ERP id é al n existe pas. Il existera toujours des besoins non couverts. Lequel des deux - de l entreprise ou de l ERP - doit aller vers l autre ? Les deux ! Tous les ERP sont-ils é galement int é gr é s ? Non ! Emergence des ERP Best-of-Breed

8 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LA PREPARATION DE L EVALUATION Le planning des activit é s d é valuation La constitution d une é quipe sp é ciale multi-fonctionnelle La d é finition globale, de haut niveau, des sp é cifications fonctionnelles, techniques et des services attendus La collecte d informations du march é La constitution d une premi è re liste d é diteurs - pas encore la short list – Le calendrier de travail avec les é diteurs

9 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES CRITERES DE SELECTION L entreprise doit d é finir ses propres crit è res de s é lection Plus il y aura de crit è res, moins il y aura d é diteurs s é lectionn é s - le compromis – Les 6 familles de crit è res strat é giques fonctionnels technologiques techniques commerciaux m é thodologiques

10 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES CRITERES STRATEGIQUES Les plus importants pour l entreprise –Influencent ses directions possibles –Mettent en valeur les diff é rentes pressions et influences –Informatique centralis é e ou distribu é e ? Quels processus seront conserv é s ou externalis é s ? D é ploiement par site, r é gion ou mondial ? … –Choix de la corporation ou d une seule entit é ? –Quel type de ERP? Int é gration totale ou Best-of-Breed? Nature de l alliance –D é pendance, p é rennit é de l é diteur –Alliance nouvelle ou renforcement d une alliance existante

11 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES CRITERES STRATEGIQUES Best-of-Breed? L approche "Best of breed" consiste à rechercher sur le march é les meilleurs composants, fonction par fonction, et à les assembler pour construire un syst è me d'information sur mesure. Il est bon de se poser la question assez tôt dans le processus de choix et donc d é valuer aussi une solution de type « best-of-breed ».

12 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES CRITERES STRATEGIQUES Attrait du Best-of-Breed: Besoin dun ajustement fonctionnel important Besoin de flexibilité Remise en cause des ERP Meilleure couverture de certaines fonctionnalités FonctionnalitésBOBERP Conception assistée par OrdinateurY Ventes et planification d'opérationsY Prévisions de ventesY Gestion de contacts clientY Traitement d'ordre de ventes Y Programme de production Y Planification des besoins matériels Y Planification des ressources Y Achat de matériel Y Inventaire du stock Y Facture des données matérielles Y Programme de maintenanceY Achat Y Finance Y

13 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES CRITERES FONCTIONNELS Choix initiaux restrictifs : gestion de production en mode discret ou continu Exemples de questions soulev é es : –gestion des listes de prix –flexibilit é dans le mode de l é dition de la facture Se recentrer sur ses vrais besoins d aujourd hui et surtout de demain Document pr é liminaire d é taill é et enrichi dans la phase d analyse op é rationnelle

14 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES CRITERES FONCTIONNELS Pond é ration simple des besoins –classe A : mission critique –classe B : importants –classe C : secondaires De quelle fa ç on un besoin sera-t-il couvert ? Insuffisante, ad é quate, sur-dimensionn é e Crit è re dits structurels –code produit, cl é comptable, # employ é –gestion des historiques, multi-devises –multi-linguisme - Japon -

15 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES CRITERES TECHNOLOGIQUES Rendre le monde technique transparent Le mur du proc é dural : flexibilit é et configurabilit é é lev é es = effort et dur é e importants Rupture technologique : l approche objet Conformit é aux standards du march é Ouverture logicielle, mat é rielle, applicative Int é gration et compatibilit é avec les outils et les applications internes Portabilit é de la solution globale dans un environnement nouveau

16 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES CRITERES TECHNOLOGIQUES Du monde propri é taire au monde ouvert OAG - Open Applications Group - : composants ou objets m é tiers - client, produit, commande - ALE - Application Link Enabling - : communication inter-application ou modules Mono- é diteur ou multi- é diteur ? Probl è mes de synchronisation - fonctions et versions - Programmes de coop é ration entre é diteur majeur et é diteurs p é riph é riques Environnement de d é veloppement disponible

17 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES CRITERES TECHNIQUES ERP : 3 fournisseurs –la plate-forme et son syst è me d exploitation –le syst è me de gestion de bases de donn é es –l ERP Unix, Windows ou Linux? Ne pas donner trop de poids à ces crit è res É voluer dans un environnement h é t é rog è ne Int é gration, interop é rabilit é et interfa ç age

18 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES CRITERES COMMERCIAUX P é rennit é de l é diteur d ERP –l é valuation du risque –param è tres é conomiques, financiers, sociaux, strat é giques ou purement commerciaux L offre des produits et des services –politique de prix –formation des acteurs –disponibilit é de consultants –disponibilit é d un AGL - modifications - –support de l ERP : nominatif, couverture, … –existence de clubs utilisateurs

19 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES CRITERES METHODOLOGIQUES La m é thodologie garantit l optimisation de l investissement ERP La meilleure m é thodologie, c est celle qui fonctionne pass é, culture et structure de l entreprise d é marche formelle de l approche ERP compl é mentarit é des m é thodologies Comment l entreprise va savoir - pouvoir - adapter la m é thodologie pr é conis é e ? Outils d automatisation du d é ploiement La propre m é thodologie de l é diteur ?

20 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - L EVALUATION Ne pas diverger durant les sessions d é valuation Des sessions planifi é es, pr é par é es et formalis é es Une forme d é valuation s av è re n é cessaire –simple –factuelle –compl è te –valeurs de poids discriminantes : 0, 1, 3 ou 5

21 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - L EVALUATION Les types de visite –marketing: tout est possible ! –op é rationnelle: pseudo-configuration/maquettage Constitution de la short list apr è s é valuation par l é quipe d é valuation Les visites client Les simulations r é alistes des processus cl é s de l entreprise –faisabilit é, fonctionnalit é –flexibilit é, facilit é

22 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LE CHOIX ET L ACQUISITION Pr é sentation des é diteurs de la short list à la direction g é n é rale pour le choix final classement avantages et d é savantages recommandations synth é tique et visuel N é gociations des termes et des conditions du contrat par le d é partement juridique licences, garanties, paiement, formation conseil, support, hotline, documentation mises à jour logicielles, patches, etc.

23 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - Choix dun ERP Les é lements de base à consid é rer: La r é flexion pr é alable strat é gique (internaliser ou externaliser) La pr é paration de l é valuation de l ERP L identification des crit è res de s é lection L é valuation de l ERP Le Choix (bas é sur une short-list ) Les autres é léments à considérer : Le choix du matériel Les coûts : coûts matériels et coûts logiciels La méthodologie Les procédures Les ressources consultants Le concept de délivrables

24 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LE CHOIX DU MATERIEL Choix contraint par 3 param è tres principaux l ERP l infrastructure technique actuelle le budget de l entreprise Quelles sont les architectures et les configurations permises et support é es par l é diteur ? Par l ERP ? Que faire du mat é riel existant ? garder changer faire é voluer

25 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LE CHOIX DU MATERIEL Quelle classe de client-serveur convient le mieux à l entreprise ? Quelques r è gles de bon sens... –l impact sur le r é seau: temps de r é ponse, co û t, trafic, disponibilit é, gestion –le co û t ne se limite pas aux seules plate-formes : administration, s é curit é, consolidation, …

26 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LE CHOIX DU MATERIEL Le dimensionnement des composants –domaine du jugement autant que du calcul –r é seau, stations, serveurs, imprimantes, … Le dimensionnement du serveur –nombre maximum d utilisateurs - é diteur - –nombre de processeurs –espace disque 2 environnements: acceptance, production

27 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LE COUT DU MATERIEL Les serveurs 2 plateformes : acceptance/tests et production la plateforme dacceptance/tests peut être limitée la plateforme de production bénéficiera des leçons apprises une recommandation : sur-dimensionner Les stations de travail coût dacquisition et coût de mise à niveau station légère ou station lourde ? Les imprimantes Le r é seau local et r é seau é tendu

28 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LE COUT DU LOGICIEL Plateformes serveurs et stations de travail Logiciels de base systèmes dexploitation et SGBD environnement de développement outil de reporting ad hoc réseau suite bureautique L ERP Les services –licenses, installation –mises à jour, support : jusqua 10%-15% du prix

29 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES AUTRES COUTS Les co û ts de conseil et formation –coût journalier consultant : 450/1500 euros –coûts de formation : 300 euros/jour/personne Les co û ts humains –indisponibilité des acteurs du projet –manque à gagner pour lentreprise Les co û ts environnementaux –salle projet et ses équipements associés –bureaux et équipements pour les consultants

30 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LA METHODOLOGIE De la rigueur et non de la rigidit é F é d é rer l ensemble des ressources du projet Avancer, ensemble, dans la même direction Respecter la diversit é et la vari é t é de l entreprise N é cessite d une d é marche radicalement diff é rente Faire passer l entreprise d une m é thodologie de d é veloppement à une m é thodologie de d é ploiement

31 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LA METHODOLOGIE Spécifications Design Code Tests Installation 1-Processus 2-Configuration 3-Prototype Ancienne approche Nouvelle approche De la cascade à la spirale

32 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LA METHODOLOGIE L approche cyclique ou en spirale acc é l é rer le cycle besoin-solution renforce le concept de prototypage grande r é activit é entre entreprise et ERP progressivit é dans l approche de processus complexes donne confiance aux é quipes de mise en œ uvre demande une m é thodologie forte et rigoureuse n é cessite un contrôle strict des r é visions, des modifications et des prototypes

33 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - La Methodologie EntrepriseÉditeur Société de Conseil Processus ProjetProduit Permet la collaboration et le suivi du projet

34 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - L ÉVALUATION … … … … … … … … … … Critères commerciaux Critère 1 Critère 2 … … … … … … … … … … … … … Critères méthodologiques Critère 1 Critère 2 … … … … … … … … … … … … …

35 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LE CLASSEMENT FINAL DE LA SHORT LIST Critères de sélectionEditeur #1Editeur #2Editeur #3 Critères stratégiques Critère 1 Critère 2 … … Critères fonctionnels Critère 1 Critère 2 … Critères technologiques Critère 1 Critère 2 … Critères techniques Critère 1 Critère 2 … Critères commerciaux Critère 1 Critère 2 … … Critères méthodologiques Critère 1 Critère 2 … … … … Première position Deuxième position Troisième position … … … … … … …

36 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES PROCEDURES MINIMALES DE TRAVAIL Le partenariat entreprise- é diteur-conseil mat é rialis é par le bureau ex é cutif Mise en place des r è gles et des proc é dures –favoriser formalisme, pragmatisme, dynamisme Les r é unions du bureau ex é cutif –calendrier et agenda générique –participation et durée –distribution des comptes rendus –suivi des actions décidées S accorder sur les ressources consultants et les d é livrables

37 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES RESSOURCES CONSULTANTS L obtention des ressources consultants: pénurie du marché un plan dutilisation de consultants est requis attention aux besoins urgents : des semaines ! documenter clairement le besoin préciser les dates, lieux et durées estimées décrire les délivrables attendus formaliser la demande détaillée dintervention obtenir laccord du bureau exécutif rédiger des rapports périodiques signer la remise finale des délivrables

38 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES RESSOURCES CONSULTANTS La comptabilisation des ressources consultants –durée estimée et durée réelle dune tâche –rapprochement entre estimation et réalisation –collecte du temps passé unité de mesure : heure, demi-journée horaires : de lentreprise, du consultant –facturation des ressources coût par catégorie : senior, junior, fonctionnel, technique fréquence - monnaie - factures informations minimales : ventilation des frais, mission

39 MIAGE Copyright S.I. ANTIPOLIS - LES DELIVRABLES Comment s assurer qu une prestation de service a é t é correctement effectu é e ? Quand peut-on d é clarer que cette prestation est r é ellement termin é e ? Le d é livrable repr é sente une preuve tangible –rapport d intervention d un consultant –feuille d é valuation d une formation –compte rendu d une r é union –budget pr é visionnel –module d interface La trilogie (client, fournisseur, d é livrables) suivie des actions d é cid é es


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