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Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 1 11 L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007 Agence fédérale pour la Sécurité.

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1 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 1 11 L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Bert Matthijs

2 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 2 21 Contenu Pourquoi un audit interne ? Approche au sein de l’AFSCA Définition de l’audit interne Scope de l’audit interne Les acteurs de l’audit interne Documents de base Élaboration du programme d’audit Audits sur demande Réalisation d’un audit interne Audits pilotes Programme d’audit 2007

3 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 3 31 Pourquoi un audit interne ? Règlement CE (882/2004), article 4, paragraphe 6 Décision (2006/677/UE) du 29 sept 2006 Exigences ISO 9001, et Business plan 2004 – 2008 : contrôle qualité comme but stratégique Audit interne est un élément essentiel d’une organisation (autorité) moderne

4 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 4 41 Approche au sein de l’AFSCA Opérationalisation de l’audit interne –Reprise et développée dans la phase 3 (analyse) de –Reportée après la crise de la grippe aviaire –Reprise en septembre 2006

5 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 5 51 Définition de l’audit interne (AFSCA) Outil soutenant le management de l'AFSCA afin d'améliorer le fonctionnement de l'AFSCA Une activité indépendante et objective –Service Staff de l’Administrateur délégué –Rapporte au Comité de direction et au Comité d’audit Approche systématique –Charte de l’audit interne (mission, terrain, acteurs, responsabilités, compétences et rapportage) –Code de déontologie de l’auditeur –Procédures de travail fixes

6 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 6 61 Un audit se concentre sur le système –N’évalue pas les personnes –N’est pas répressif, mais constructif –Permet l'identification des bonnes pratiques Exemples : Constatation: le contrôleur ne sait que faire dans certaines situations  Cause possible: directives absentes ou imprécises, manque de circulation des informations, manque de formation, … Un audit se concentre sur l’évaluation et l’amélioration –Le rapport d’audit mentionne les points positifs, les points névralgiques et les recommandations –Établissement d’un plan d’action Définition de l’audit interne (2) (AFSCA) Mise en place de l’audit interne

7 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 7 71 Scope de l’audit interne (1) Scope = Univers de l’audit = Tous les services et activités de l’AFSCA (Direction générale, UPC, laboratoires, éventuellement d’autres entités si mentionnées dans la législation, protocoles…) Le Comité de direction de l’AFSCA délègue toute la responsabilité en matière d’activités d’audit au service d’Audit Interne, qui rapportera à ce sujet, au Comité d’audit et au Comité de direction. Tous les audits internes de l’Agence sous la coordination du service Audit Interne

8 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire catégories d’audit –‘Nouveaux’ audits programmés –‘Audits de suivi’ programmés (suite aux constatations des audits précédents) –Audits sur demande non programmés On distingue 3 piliers d’activités : Font partie du programme d’audit Procédure spécifique Scope de l’audit interne (2) Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3 Manuel de qualité ISO Les activités principales de l’AFSCA Réglement 882/2004 Autres activités (B&B, Logistique, IT, Service Juridique…)

9 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 9 91 Acteurs de l’audit interne Comité d’audit Service audit interne, qualité et prévention (AIQP), cellule audit interne Pool d’auditeurs

10 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (1) Comité d'audit à indépendance ! –Cadre base légale = AR du 16 mai 2001 composé de 5 personnes cf. AM charte + règlement d’ordre intérieur –Mission “assister l’administrateur délégué et le comité de direction de l’Agence en surveillant le fonctionnement de l’AFSCA ” –Tâches Évaluation annuelle du programme d’audit, des demandes d’audit intermédiaires et des révisions trimestrielles du plan d’audit annuel. Avoir une vue globale de tous les audits, tant ceux effectués par les internes que par les externes ; Évaluation des audits effectués ; Traitement de toutes les données dans un rapport annuel.

11 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire  Composé de :  Une personne désignée par l'Administrateur délégué, qui assure également la présidence : Herman Diricks  Deux personnes désignées par l’Administrateur délégué sur proposition du Comité consultatif : Yvan Dejaegher (APFACA) et Robert Rémy (Test-Achats)  Une personne désignée par le Ministre  Un expert externe du domaine de l’audit et de l’assurance qualité, désigné par l’Administrateur délégué sur la proposition des quatre membres susmentionnés du comité : Peter Maes (directeur ‘Quality Coaching’) Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (2)

12 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Acteurs de l’audit interne: Le service AIQP (1) Est composé de : l’audit interne, la médiation, la qualité, prévention et protection sur le lieu de travail –Incorporé dans les services d’encadrement de l’administrateur délégué –2 auditeurs à temps plein (NL + FR) –Le chef de service peut également exécuter des audits

13 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Le Service AIQP remplit un rôle de ‘gardien’ de la qualité et de l’uniformité intégrales en : Disposant d’un aperçu intégré précis de toutes les activités d’audit au sein de l’AFSCA.  Réalisation du Programme intégré d’audit - Révision trimestrielle Coordonnant et éventuellement adaptant les activités d’audit.  Maintien d’une répartition équilibrée - Exécution du Programme d’audit Standardisant les procédures d’audit et les méthodologies à suivre Contrôle de la qualité du groupe d’auditeurs  Parcours de formation, expérience sur le terrain, accompagnement, … Gestion des connaissances  Archivage des rapports d’audits et annexes Acteurs de l’audit interne: Le service AIQP (2)

14 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Acteurs de l’audit interne Le pool d’auditeurs Pool d’auditeurs –Beaucoup d'expérience en matière d'audit au sein de l'AFSCA  body shopping –Assure l'expertise technique correcte –Augmente l'acceptation & réduit l'image répressive Constitution –Collaborateurs UNIC qui exécutent des évaluations –Q-team des DG Labo –A long terme : autres auditeurs Auditeurs externes : uniquement pour des activités spécialisées (ICT, finances…)

15 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Documents de base La charte de l’audit interne Le code déontologique de l’auditeur interne Règlement d’ordre intérieur du Comité d’audit Les 3 procédures de l’audit interne: – Élaboration du programme d’audit – Demande d’audit – Réaliser un audit Ces documents ont été validés par le comité de direction et le comité d’audit.

16 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Étapes et timing : Identification ‘Bottom up’ des audits potentiels par les DG pour les 3 piliers d’activités Modèle standard (domaines critiques, argumentation et classification) Modèle standard pour le programme annuel Programme annuel d’audit interne Projet de Programme intégré d’audit Mise au point avec le comité d’audit Validation par le Comité de direction Demande:1 septembre Deadline:30 septembre Deadline: 30 octobre Deadline: 2 ème semaine de novembre Deadline: 4 ème semaine de novembre Élaboration du programme d’audit (1)

17 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Élaboration du programme d’audit (2) Choix des audits à exécuter : Probabilité Impact 12345

18 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Demande d’audit Les audits qui ne sont pas compris dans le programme Peuvent être demandés par : - Le Ministre ou son cabinet - l’Administrateur délégué de l’AFSCA - Un directeur général de l’ AFSCA - Un membre du Comité d’audit - Le directeur du service AIQP Demande motivée par formulaire standard Approbation par le Comité de direction

19 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Auditeur(s) Audité Réaction au projet de rapport Exécution mission X Projet de rapport Questionnaire renvoyé à l’auditeur Rapport final Cycle ‘Annonce – Rapport final’: 2 mois Durée d’un audit: maximum 1 semaine Axe du temps : SEMAINES Annonce mission X: Description de la mission Ordre du jour Questionnaire Réaliser un audit

20 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Audits pilotes exécutés Un par pilier : –ISO (Pilier 1) : Gestion des documents (+ analyse nitrofuranes) (Gentbrugge), en collaboration avec Q-team DG Labo. –FVO-scope (Pilier 2) : Contrôles dans les boulangeries (Brabant Wallon), en collaboration avec l’UNIC –Autres activités (Pilier 3) : procédure d’achat

21 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Programme d’audit 2007 (1) Pour le 2ème semestre: 1 juillet  31 décembre 2007 Pilier 1: –ISO 9001: en fonction de la certification Guides sectoriels Service Médiation BIRB, inclus les CDM Formation Législation Sécurité IT Direction –ISO 17025: 13 audits management + 12 audits techniques

22 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Programme d’audit 2007 (2) Pilier 2 (FVO – 882/2004) : 6 audits –“Propreté de la peau/toison des animaux présentés à l’abattage” + “Beltrace” : 2 audits (UPC Flandre occidentale + UPC Hainaut) –“Qualité du lait cru” : 2 audits (UPC Limburg + UPC Luxembourg) –Transport de viande de porc : 2 audits (UPC Flandre orientale + UPC Namur) Pilier 3 : 1 audit (amendes administratives)

23 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Yvan le terrible Dik Browne Audit : A profession that serves the whole organization Ça ne serait pas mieux d’essayer la porte de derrière ??


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