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Formation des formateurs/formatrices en entreprises formatrices Module 4 17 et 20 juin 2014 25 et 25 juin 2014 © Branche Öffentliche Verwaltung / Administration.

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1 Formation des formateurs/formatrices en entreprises formatrices Module 4 17 et 20 juin et 25 juin 2014 © Branche Öffentliche Verwaltung / Administration publique / Amministrazione pubblica

2 Objectifs  Les formateurs/formatrices établissent des situations de travail et d’apprentissage sur la base du programme de formation.  Ils préparent un entretien initial avec des tâches claires à effectuer.  Ils se familiarisent avec le système d’évaluation et de notation des STA.  Les formateurs/formatrices préparent des sujets adéquats (processus) pour les unités de formation (UF) sur la base du programme de formation.  Ils préparent la présentation de ces UF aux stagiaires et définissent les tâches à effectuer pour l’évaluation.  Ils se familiarisent avec le système d’évaluation et de notation des UF. 2

3 Déroulement/structure des infos Définition de la STA Déroulement d’une STA (entretien initial, observation, évaluation, etc.) Définition de l’UF Réalisation et évaluation de l’UF (exigences dossier écrit + présentation orale) Réussite du stage (incidences STA/UF) Récapitulatif 3

4 Situation de travail et d’apprentissage (STA) La STA n'est pas un "examen classique " Plus tard, l'évaluation de la prestation et du comportement se fera sous forme d'entretien avec le collaborateur. La STA prépare la personne en formation à cette évaluation courante dans le monde du travail. 4

5 Situation de travail et d’apprentissage (STA) STA : Évaluation du comportement et des prestations 2 STA pendant l’année de stage Objectifs évaluateurs avec critères partiels : répertoires 06 à 12 Compétences méthodologiques, sociales et personnelles (MSP) déjà en lien avec les objectifs évaluateurs (= proposition) Au cours des 2 STA, les compétences MSP devront être différentes pour les cas traités Liste des MSP (10 au total) et des critères partiels : répertoire 05 (description des niveaux taxonomiques incluse) 5

6 STA Évaluation des compétences professionnelles : 2 objectifs évaluateurs contenant chacun 2 critères partiels Évaluation des compétences méthodologiques, sociales et personnelles : - 1 compétence méthodologique - 1 compétence sociale/personnelle contenant chacune 2 critères partiels Prestation : 50%Comportement : 50% 6

7 Évaluation Objectif évaluateur 1 critère partiel 10 à 3 points critère partiel 20 à 3 points Objectif évaluateur 2 critère partiel 10 à 3 points critère partiel 20 à 3 points Compétences méthodologiques critère partiel 10 à 3 points critère partiel 20 à 3 points Compétences sociales/personnelles critère partiel 10 à 3 points critère partiel 20 à 3 points 24 points au total 7

8 Exigences légales envers les STA Orfo, art. 16 Dossier de formation et des prestations dans l’entreprise formatrice « 4 Dans les situations de travail et d’apprentissage, le formateur évalue les prestations et le comportement de la personne en formation durant une période et selon des critères préalablement établis. Les situations de travail et d’apprentissage sont sanctionnées par des notes qui sont prises en compte pour le calcul de la note d’expérience de la partie entreprise au sens de l’art. 22, al Les directives et les instruments pour les situations de travail et d’apprentissage et les unités de formation sont édités par les branches de formation et d’examens commerciales reconnues. » => Voir directives ovap répertoire 03 + STA répertoire 13 dans DFP 8

9 Préparation d’une STA Définir la situation de travail et d’apprentissage ! Qu’est-ce qu’une situation de travail et d’apprentissage ? 9

10 Définition de la situation de travail et d’apprentissage Une ou plusieurs activités du programme de formation constituent une situation de travail et d’apprentissage (= cadre, domaine d’activité) Un objectif évaluateur est attribué aux activités choisies dans le programme de formation (reprise des OE) Vous indiquez clairement comment cette activité doit être effectuée (norme) => définir les attentes A l’aide des critères partiels de l’objectif évaluateur, vous mesurez si ces attentes (la norme définie) sont remplies 10

11 Préparation d’une STA 1) Définition de la situation de travail et d’apprentissage 2) Choix de 2 objectifs évaluateurs 3) Choix d’1 compétence méthodologique 4) Choix d’1 compétence sociale et personnelle OE et MSP en lien avec la situation de travail et d’apprentissage ! 11

12 Degré de taxonomie C1 (Savoir) C2 (Comprendre) 4 OE entreprise C3 (Appliquer)16 OE entreprise C4 (Analyser) 1 OE entreprise C5 (Synthétiser) 7 OE entreprise C6 (Évaluer) Important d’en tenir compte lors du choix des objectifs évaluateurs ! 12

13 C2 (Comprendre) 4 OE entreprise Expliquer la mission de l’entreprise formatrice Connaissance relatives à l’influence politique sur l’administration Expliquer les charges et les produits Montrer la structure de l’administration et ses compétences/responsabilités C4 (Analyser) 1 OE entreprise Traitement des factures entrantes et sortantes C5 (Synthétiser) 7 OE entreprise Acheter du matériel/des marchandises sans appel d’offres Stocker le matériel/les marchandises Mettre en œuvre les connaissances relatives aux produits et aux prestations de service Servir de manière appropriée les clients/groupes d’intérêts internes et externes Mener et conclure des entretiens de conseil et/ou de vente Traiter les réclamations clients (retour négatif) Traiter la correspondance Niveaux taxonomiques (Rép. 05/5) 13

14 Niveaux taxonomiques (Rép. 05/5) C3 (Appliquer)16 OE entreprise Traiter les demandes des clients en tenant compte des principes administratifs Indiquer les principes légaux Réaliser les tâches d’exécution Appliquer le barème de taxation Tenir une base de données (fichier, registre, etc…) Participer aux publications Mettre en évidence les mesures de relations publiques Traiter les entrées et les sorties de personnel Traiter les données relatives à l’administration du personnel Participer aux travaux de clôture des comptes/aux prévisions budgétaires 14

15 Entretien initial Expliquer la situation de travail et d’apprentissage - Quelles sont les activités contrôlées dans cette situation ? Passer en revue chacun des objectifs évaluateurs, compétences méthodologiques, sociales et personnelles avec leurs critères partiels, définir clairement les attentes (correspond à 2 points) Le/la stagiaire peut être amené-e à préparer une petite présentation pour l’entretien d’évaluation sur un OE particulier (ex Mission de l’entreprise) Demander de compléter le DFP (documentation des activités + réflexions sur CIE et CFPs) et de le transmettre au formateur 1 semaine avant l’entretien d’évaluation 15

16 Préparer l’entretien initial La situation à évaluer est-elle clairement décrite ? Comment puis-je expliquer les attentes ? –Quels sont les points essentiels permettant d’effectuer les activités de manière à ce qu’elles répondent aux attentes ? –Puis-je mesurer ces exigences à l’aide des critères partiels des objectifs évaluateurs ? 16

17 Exemple Tenir une base de données (fichiers, registre, etc) - (C3) Je tiens de manière autonome et compétente une base de données officielles (protection des données, secret de fonction, conservation, suppression) de mon domaine de travail et je procède aux modifications. Critères partiels :  Explique correctement l’utilité de la base de données  procède aux modifications de manières autonome, compétente et correcte 17

18 Exemple MSP 2.2 Approche et action interdisciplinaires J’effectue mon travail en tenant compte des autres activités de l’entreprise ou de l’organisation dans laquelle je suis employé en :  présentant les processus d’économie d’entreprise, les formes d’organisation et les rapports d’économie générale de manière compréhensible ;  identifiant les interdépendances et les interactions ;  contribuant à améliorer les processus de travail dans mon domaine d’activité. Pour ce faire, j’utilise des méthodes et des outils appropriés. Critères partiels: - Représente les processus de manière correcte et compréhensible. - Reconnaît les liens et les interdépendances. 18

19 Entraînement Situation de travail et d’apprentissage Préparation d’une STA 19

20 Travail individuel Préparez une STA dans votre domaine d’activité et présentez la STA à votre voisin-e, en indiquant le fil de votre réflexion (situation, activités, OE, MSP). Durée : Vous disposez de 15 minutes pour la préparation. La présentation dure environ 3 minutes. 20

21 Déroulement d’une STA 1.Définition de la situation de travail et d’apprentissage sur la base du programme de formation 2.Choix des objectifs évaluateurs en lien avec la STA 3.Choix des compétences méthodologiques, sociales et personnelles en lien avec la STA 4.Entretien initial 5.Phase d’observation d’au moins 2 mois 6.Évaluation des prestations sur la base des critères partiels des objectifs évaluateurs 7.Évaluation du comportement sur la base des critères partiels des MSP 8.Mener l’entretien d’évaluation 9.Préparer un rapport de formation (obtenir les signatures) 10.Saisir les notes dans la banque de données BDEFA2 ??? 11.Envoi du dossier au SFPO (pour les stagiaires) 21

22 Phase d’observation Au moins 2 mois Prenez des notes Faites attention au développement et à la progression de l’apprentissage du/de la stagiaire Corrigez le/la stagiaire et faites-lui remarquer les points positifs et négatifs pour lui permettre de s’améliorer (les erreurs permettent d’apprendre) En parler avec les autres collaborateurs qui travaillent avec le/la stagiaire 22

23 Entraînement Situation de travail et d’apprentissage (STA) Entretien initial et feed-back 23

24 Préparer l’entretien initial La situation à évaluer est-elle clairement décrite ? Comment puis-je expliquer les attentes -Quel sont les points essentiels permettant d’effectuer les activités de manière à ce qu’elles répondent aux attentes ? -Puis-je mesurer ces exigences à l’aide des critères partiels des objectifs évaluateurs ? 24

25 Travail individuel avec échange par groupes de 2 Préparez l’entretien initial à l’aide de vos travaux préliminaires. Menez cet entretien initial avec votre collègue. Donnez-vous respectivement un feed-back. Placez-vous dans la peau de l’apprenti et demandez-vous :  si vous avez obtenu suffisamment d’informations ;  si vous savez ce que l’on attend de vous ;  comment vous êtes évalué par votre formateur/formatrice. Temps - Vous disposez de 5 minutes pour la préparation de l’entretien. - Vous aurez ensuite 15 minutes pour les deux entretiens, feed-back inclus. 25

26 Évaluation des prestations et du comportement Se baser principalement sur les critères partiels pour l’évaluation Comparaison entre travail prescrit/travail réalisé par objectif évaluateur et critère partiel par compétence méthodologique, sociale et personnelle et critère partiel Quelles sont vos attentes ? Selon entretien initial Quel a été le travail effectué ? Qu’avez-vous observé ? 26

27 Évaluation des prestations et du comportement Attribution des points Vos attentes ont-elles été remplies ?= 2 points Vos attentes ont-elles même été dépassées ? = 3 points Vos attentes n’ont-elles été que partiellement remplies ? = 1 point Les attentes n’ont-elles pas été remplies ? = 0 point Justifications obligatoires si vous mettez un 0, 1 ou 3 27

28 Mener l’entretien d’évaluation Vous communiquez à au/à la stagiaire l’évaluation que vous avez réalisée. Procédure : 1. Demander une auto-évaluation, avec justifications de la part de du/de la stagiaire (documentation des activités à l’aide du DFP) 2. Votre impression personnelle 3. Appréciation et justification professionnelles 4. Propositions d’amélioration 28

29 Auto-évaluation du stagiaire Sur la base des attentes définies lors de l’entretien d’initiation, laissez le/la stagiaire s’auto-évaluer Le/la stagiaire donne son impression personnelle Le/la stagiaire présente et argumente également son DFP (documentation des activités réalisées + réflexions CIE) 29

30 Impression personnelle du formateur Impression personnelle globale du formateur Faits concrets Rester objectif Féliciter aussi ! 30

31 Appréciation et justification professionnelles  Comparer et discuter de chacun des critères  Comparer ce qui était demandé et ce qui a été réalisé Donner des preuves, des exemples  Indiquer combien de points sont par conséquent attribués 31

32 Propositions d’amélioration Donner des instructions concrètes Mettre en avant ce qui a été particulièrement bien réussi L’inviter à prendre note sur son DFP 32

33 Signatures Par leur signature, le/la stagiaire (et éventuellement ses représentants légaux) attestent qu’ils ont discuté de l’évaluation et de l’appréciation de la STA. Il ne s’agit pas d’obtenir un accord à l’évaluation. Seul-e le formateur/la formatrice est compétent-e en la matière. Si l’un-e des signataires conteste l’évaluation, il/elle peut saisir le recours cantonal correspondant après la publication des notes de l’examen fin d’apprentissage (réception du bulletin de notes). 33

34 Saisies BDEFA2 Nouveaux stagiaires  BDEFA2 Login et mot de passe transmis par le service des formations postobligatoires, M. Raymond Haas Le dossier est transmis au SFPO 34

35 Unités de formation UF 35

36 des activités isolées mais une opération complète Les processus ne sont pas… 36

37 Unités de formation (UF) Unité de formation = Présentation d’un processus de travail exécuté dans l’entreprise formatrice 1 unité de formation pendant l’année de stage Processus déjà réalisé par le/la stagiaire 1 à 2x (attention aux sujets) Présentation dans les cours interentreprises - Présentation de l’UF : milieu du 2 e semestre 15 heures à disposition dans l’entreprise pour l’élaboration de l’UF 37

38 Exigences légales envers l’UF Orfo, art. 16 Dossier de formation et des prestations dans l’entreprise formatrice « Des unités de formation sur des processus de travail peuvent être effectuées dans l’entreprise formatrice. Au cours des unités de formation, la personne en formation montre qu’elle est à même de reconnaître, de comprendre et de documenter des processus de travail. Les unités de formation englobent des compétences professionnelles ainsi que certaines compétences méthodologiques, sociales et personnelles. Le formateur est chargé de l’organisation de ces unités de formation. Les unités de formation et leur évaluation peuvent avoir lieu en collaboration avec les cours interentreprises. Le plan de formation fixe le nombre d’unités de formation qui doivent être réalisées. » => Directives ovap répertoire 03 / UF répertoire 14 38

39 Évaluation Entreprise (par formateur) - Evalue le dossier réalisé par le/la stagiaire sur la base de critères prédéfinis - 24 points Cours interentreprises - Evaluation de la présentation orale du/de la stagiaire sur la base de critères prédéfinis - 24 points Total : 48 points 39

40 Contenu du dossier  Page de titre1 page  Table des matières1 page  Feuille de planification1-2 pages  Ordinogramme1 à 3 pages (10 étapes min.)  Bref rapport1 à 3 pages  Annexespas de limite, mais obligatoires Le dossier doit contenir 5 à 9 pages sans les annexes 40

41 Exigences liées au dossier Page de titre (1 page) Titre/thème UF stage maturité commerciale professionnelle 20xx-20xx Nom, prénom du rédacteur-trice et son adresse L’adresse du/de la formateur/trice Entreprise formatrice Table des matières (1 page) Numérotation des chapitres et des pages Ne pas débuter par : Page de titre p. 1 cf. au MEMENTO lors de l’élaboration d’une UF pour plus de détails 41

42 Exigences liées au dossier Feuille de planification (1 page) Planification du projet Périodes / dates à mentionner Motivation des éventuels écarts entre planifié et réalisé Le/la stagiaire doit créer sa propre feuille de planification (outil de travail) cf. au MEMENTO lors de l’élaboration d’une UF pour plus de détails 42

43 Feuille de planification Selon le modèle distribué Feuille de planification - UF Planification Effectué Temps prévu en heures Temps réel en heures SeptembreOctobreNovembreDéc.Jan.Février Mars Fixation du thème v Planification du travail v Observation du processus v 33 43

44 Exigences liées au dossier Ordinogramme (1 à 3 pages) Respect des symboles ! (rép. 14, p.9) Débuter par un verbe à l’infinitif pour les activités (= action) Décision, terminer par un ? (oui/non) 10 étapes minimum Début / fin Activité Décision (oui / non) Lien (p.ex. suite page suivante) cf. au MEMENTO de l’élaboration d’une UF pour plus de détails 44

45 Bref rapport (1 à 3 pages) Introduction Choix du thème, expériences, objectifs du travail, etc. Partie centrale Explication des principales étapes Conclusion Tirer les conclusions, présenter les difficultés, prise de position sur le processus de travail Annexes (obligatoire !) Annexes à numéroter Sources à mentionner Attention aux données sensibles cf. au MEMENTO lors de l’élaboration d’une UF pour plus de détails Exigences liées au dossier 45

46 Entraînement Unité de formation (UF) Thèmes de processus Ordinogramme 46

47 Travail individuel Établissez une liste des processus pertinents de votre entreprise formatrice. –Prenez en compte les exigences posées. Temps imparti : 5 minutes 47

48 Travail en groupe (3-4 personnes) Élaborer un ordinogramme en utilisant les symboles décrits dans le DFP Le choix du thème est libre –Situation de départ : à déterminer –Situation d’arrivée : à déterminer Durée : Vous disposez de 30 minutes Le/la porte-parole du groupe présente l’ordinogramme à l’auditoire. 48

49 Entretien initial de l’UF Définir le début et la fin du processus que le/la stagiaire devra réaliser Déterminer également les priorités (étapes importantes) Définir les attentes et communiquer à votre stagiaire les directives à suivre Déterminer les dates de remise (formateur + resp.stagiaires) 49

50 Le travail du/de la stagiaire D’après les directives, la documentation du processus est de la responsabilité du/de la stagiaire. Recommandations pour l’après-entretien initial : Les stagiaires doivent d’abord établir la feuille de planification et la présenter dans le délai convenu Des questions peuvent être posées sur le processus 50

51 Le travail du formateur/de la formatrice Donnez la possibilité aux stagiaires d’exécuter le processus plusieurs fois Lors de l’entretien initial, convenez d’un délai d’établissement et de présentation de la feuille de planification La feuille de planification vous permet d’en déduire si la procédure est prometteuse. A ce niveau, vous pouvez/devez influencer le/la stagiaire (par la suite, celui-ci/celle-ci devra travailler de manière autonome) Vous ne procédez à aucune correction directe (ne pas faire à la place de…) du dossier Vous corrigez le dossier final à l’aide des critères d’évaluation et portez vos corrections de manière visible Inscrivez les justifications sur la feuille d’évaluation 51

52 Entretien d’évaluation Procédé analogue à la STA : Vous communiquez votre évaluation au/à la stagiaire Vous apportez des preuves et justifiez votre appréciation professionnelle à l’aide des critères d’évaluation et des corrections apportées Montrez des potentiels d’amélioration 52

53 Entraînement Unité de formation (UF) Critères d’évaluation et aides 53

54 Travail individuel : critères d’évaluations et aides Passez attentivement en revue les critères d’évaluation (entreprise formatrice et cours interentreprises) et les aides.  DFP, répertoire 14 Existe-t-il des critères qui vous interpellent ? Le cas échéant, lesquels ? Clarifiez vos incertitudes. Temps imparti : 10 minutes Questions – réponses avec l’auditoire 54

55 Signatures Par leur signature, le/la stagiaire (et éventuellement ses représentants légaux) attestent qu’ils ont discuté de l’évaluation et de l’appréciation de l’UF. Il ne s’agit pas d’obtenir un accord à l’évaluation. Seul-e le formateur/la formatrice en entreprise et le formateur/la formatrice CI est compétent-e en la matière. Si l’un-e des signataires conteste l’évaluation, il/elle peut saisir le recours cantonal correspondant après la publication des notes (réception du bulletin de notes). 55

56 Saisies BDEFA2 Stagiaires  BDEFA2 Login et mot de passe transmis par le service des formations postobligatoires Monsieur Raymond Haas

57 Réussite du stage longue durée Influence des STA et UF 57

58 Partie Entreprise Moyenne 2 STA25% Moyenne 2 UF 25% partie école et partie entreprise Examen écrit de la branche 25% Examen oral de la branche25% Note entreprise 100% Note arrondie à: notes entières ou demi-note 58

59 Formation en entreprise Entreprise formatrice Cours interentreprises Cours communs: Administration cantonale Communes Villes OFS Les conditions pour réussir le stage de maturité professionnelle commerciale Maturité et validation CFC 59

60 Conditions de réussite Moyenne partie entreprise : égale ou supérieure à 4,0 Pas plus d’une note de branche de la partie entreprise insuffisante Aucune note de branche de la partie entreprise inférieure à 3,0 60

61 Récapitulatif 61

62 62 Déroulement du stage (DFP, répertoire 02) Stage de longue durée R1R1 R4R4 R2R2 R8R8 R5R5 R 12 R 11 R3R3 R7R7 R9R9 R 10 R 14 R 13 R 16 R 15 Remise des notes d’expérience dans BDEFA2 : STA 1, STA 2 et UF Légende STAsituation de travail et d’apprentissage UFunité de formation CI cours interentreprises EFexamen final BDEFA2banque de données Rrépertoire / programme de cours CI 1 EF pratique pro oral EF pratique pro écrit

63 Élaborer un programme de formation pour votre futur stagiaire (lien avec OE et compétences MSP) En début de chaque année scolaire, fixer les 4 OE qui devront être documentés par votre stagiaire (cf programme de formation + tableau contrôle DFP) Vérifier régulièrement le DFP en complétant le tableau « Contrôle et suivi du DFP » au fur et à mesure des contrôles effectués : - Documentation des activités réalisées  Évaluation selon critères prédéfinis - Réflexion du/de la stagiaire sur les OE vus aux CIE Vérifier les travaux préparatoires avant les CIE Vérifier la grille des compétences, si elle est remplie Vos tâches respectives 63

64 Vos tâches respectives Préparer des STA Définition de la situation de travail et d’apprentissage + fixation des OE et MSP (cf programme de formation) Réfléchir au processus de l’ UF Autres collègues formant des stagiaires  formation à suivre 64

65 Suite Information en 2015 sur les examens de fin de stage de longue durée Employé de commerce : - Exigences de l’examen écrit et oral de la branche - Établissement du rapport pratique 1er cours interentreprises pour les stagiaires : - Septembre

66 Organisation régionale de formation des Administration publiques du canton de Neuchâtel Responsable stagiaires maturité professionnelle commerciale Contact 66


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