© Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Gestion allégée - Ça peut marcher pour les universités? Keith A. Willoughby, Ph.D. Spécialiste principal.

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1 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Gestion allégée - Ça peut marcher pour les universités? Keith A. Willoughby, Ph.D. Spécialiste principal en recherche opérationnelle, conseil sur la qualité des soins de santé, Saskatoon (Saskatchewan) kwilloughby@hqc.sk.ca Denis Caron Doyen provincial de la formation industrielle Saskatchewan Institute of Applied Science & Technology (SIAST) Saskatoon (Saskatchewan) caron@sasktel.net

2 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 2 Partie I Gestion allégée 101 –Historique, principes, outils Histoires de réussites Leçons retenues

3 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 3 Ce que nous voulons faire Vous présenter les concepts de la gestion allégée Présenter un peu de terminologie Répondre à ces questions : « Qu’est-ce que c’est? » « En quoi m’est-ce utile? »

4 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 4 Information additionnelle sur les modes de gestion allégée Womack, JP, Jones, DT, et D Roos. Le système qui va changer le monde, 1990. Womack, JP, et DT Jones. Lean Thinking, 2003. Sites Web à consulter : –www.lean.org (Lean Enterprise Institute)www.lean.org –www.leanUK.org (Lean Enterprise Academy)www.leanUK.org

5 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 5 Jeu-questionnaire Qui a lancé la notion de gestion allégée et quand est-ce arrivé?

6 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 6 Réponse A? Jim Womack (1990) Étude quinquennale de 5 millions de dollars sur la production mondiale de véhicules - International Motor Vehicle Program Co-auteur de Le système qui va changer le monde avec Dan Jones et Dan Roos Créateur de l’expression « gestion allégée »

7 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 7 Réponse B? Taiichi Ohno (1912-1990) Années 1950 : Système de production de Toyota –Production en continu –Juste-à-temps (JAT) –Suppression des imperfections –Engagement de la haute direction –Participation des employés 1969 : a établi le groupe de consultation sur la gestion de l’exploitation –« Formateurs » chargés de promouvoir la gestion allégée au sein de Toyota et des entreprises faisant partie de son groupe de fournisseurs

8 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 8 Réponse C? C.R. Dooley Collaboration à l’élaboration du programme de formation au sein de l’industrie (années 1940) Infiltration de l’industrie japonaise par les Forces alliées après la Deuxième Guerre mondiale

9 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 9 Réponse D? Henry Ford, années 1920 Assemblage en continu Réduction des pertes de temps –1913-1914 : production doublée sans augmentation de la main-d’œuvre –1920-1926 : cycle de 21 jours réduit à 2 jours

10 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 10 Réponse E? Eli Whitney (années 1700) Production rapide de mousquets de haute qualité –Pièces standards interchangeables –Variation minime du produit –Procédé ordonné et intégré

11 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 11 Réponse F? L’arsenal vénitien République de Venise, début du XVI e siècle Production de près d’un navire par jour –Pièces uniformisées –Chaîne de production

12 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 12 Qu’est-ce que cela nous indique? Ce n’est pas nouveau. Alors pourquoi tout ce bruit aujourd’hui?

13 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 13 La gestion allégée, c’est… Fournir de la valeur en réduisant le gaspillage. Adopter des pratiques fondées sur le bon sens.

14 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 14 Définitions de la gestion allégée Fournir exactement ce dont le client a besoin, de façon sécuritaire, au bon moment, en bonne quantité et sans gaspillage. Offrir de la valeur au client. Ensemble d’outils et de principes d’amélioration de la qualité visant à supprimer les sources de gaspillage dans le système.

15 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 15 Les huit sources de gaspillage Correction (imperfections)Attente SurproductionInventaire MouvementsTraitement excessif Déplacement du matériel (transport) Sous-utilisation du talent humain

16 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 16 La gestion allégée, ce N’EST PAS… Faire des mises à pied Considérer les clients comme des accessoires sans importance Faire travailler les gens plus vite

17 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 17 Principes de gestion allégée 1. Qu’est-ce qui représente de la valeur du point de vue de la clientèle? 2. Comprendre le processus. –Nous en reparlerons plus tard 3. Régulariser le rythme. –Éliminer la congestion

18 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 18 Autres principes 4. Stratégie de marketing « tirer » –Le fournisseur ne produit pas tant que le client n’indique pas un besoin. –Y a-t-il une bonne communication entre les diverses étapes du processus? 5. Rechercher la perfection –Démarche continue, sans fin

19 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 19 Outils de gestion allégée : bref tour d’horizon Dispositifs antierreurs (sécurité intégrée) –Suppriment ou réduisent les occasions d’erreurs Consultez la page de John Grout à ce sujet à www.mistakeproofing.com www.mistakeproofing.com

20 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 20 Véhicules Flèche indiquant l’endroit où se trouve le réservoir d’essence (côté conducteur ou passager) –Très utile pour les véhicules loués Une attache fixée au bouchon du réservoir empêche le conducteur de quitter les lieux en oubliant le bouchon.

21 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 21 Rues de Londres Les touristes habitués à conduire du côté droit de la chaussée ont besoin d’un peu d’aide à Londres. Des directives sont inscrites directement sur la chaussée.

22 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 22 À l’aéroport Si votre bagage ne dépasse pas le gabarit, il entrera dans le porte-bagages, au- dessus de votre tête, dans la cabine de l’avion.

23 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 23 Systèmes de contrôle visuel Étiquettes, codes de couleurs pour : –aider à trouver des articles –déceler plus rapidement des anomalies Exemples : –Plateaux-témoins pour instruments chirurgicaux –Bande diagonale sur des articles ou des pièces pour en indiquer le sens

24 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 24 La méthode des 5S « 5S » désigne cinq mots japonais qui commencent par la lettre « S ». En français, cette expression a été rendue par le mot ORDRE : –ordonner, ranger, dépoussiérer (découvrir des anomalies), rendre évident, être rigoureux.

25 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 25 Exploration de la méthode des 5S « Système visuel pour organiser le lieu de travail de façon à réduire les pertes de temps » « Chasse les nuages » –Éliminer les déplacements inutiles, les pertes de temps à chercher des choses. Rend les anomalies visibles, évidentes

26 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 26 Ça vous dit quelque chose?

27 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 27 Méthode des 5S : autres commentaires Il ne s’agit PAS seulement de dépoussiérer ou de découvrir des anomalies! Appliquer les principes de la méthode5S aide à adopter la discipline nécessaire pour passer aux autres étapes de la mise en œuvre de la gestion allégée.

28 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 28 5S : région des Five Hills (avant)

29 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 29 5S : région des Five Hills (après)

30 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 30 Five Hills : autre photo

31 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 31 Schématiser le processus Mieux comprendre comment le processus fonctionne actuellement. Aide à « apprendre à voir » et à « en venir à déceler le gaspillage » : –traitement en double, déplacements ou délais inutiles Aide à déterminer et à planifier les améliorations.

32 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 32 Schématiser le processus dans la pratique

33 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 33 Faciliter la communication

34 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 34 Leçons retenues Culture, culture, culture –Vision de haut en bas –Enthousiasme des gens de première ligne Cultiver ses propres forces La première analyse du schéma du processus peut permettre de déceler les sources évidentes de gaspillage

35 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 35 Leçons retenues Laisser les données rendre compte de la situation Il y a une différence entre avoir une bonne idée et avoir l’idée la mieux adaptée à la situation Intégrer les améliorations aux activités quotidiennes de l’organisation Commencer avec la maintenance ou les achats

36 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 36 Partie II Application de la gestion allégée dans les établissements postsecondaires

37 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 37 Paroles de sagesse « N’importe quel illuminé intelligent peut rendre les choses plus grandes, plus complexes et plus violentes. Il faut une touche de génie – et beaucoup de courage – pour aller à contre-courant. » « Une personne qui n’a jamais commis d’erreurs n’a jamais tenté d’innover. » Albert Einstein

38 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Pensée stratégique Ancienne façon de penser Élaborer des plans stratégiques Fonctionner de façon indépendante Diriger avec autorité Se débrouiller avec la technologie Déléguer la gestion financière Faire état des faits et du raisonnement Gérer les risques Devenir expert Nouvelle façon de penser Planifier et penser de façon stratégique Diriger avec une vision et des équipes Tirer parti de la technologie Développer personnellement un sens aigu des affaires Utiliser des métaphores, des récits et des images Trouver un juste équilibre entre le risque et les bénéfices Continuer à apprendre

39 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Sens stratégique Direction Prenez place sur le balcon 1 1 Heifetz, R.A & Laurie, D.L. (2001) Leadership

40 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Modèle de planification stratégique (traditionnel)

41 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Modèle de pensée stratégique Planification stratégique « Quoi et pourquoi » Objectifs connexes « Quoi » ÉvaluerPlan en action « Comment »

42 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Pourquoi la gestion allégée? Perspective du secteur public – gérance des finances

43 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Pourquoi la gestion allégée? Perspective du secteur public – ressources humaines et capacité

44 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Approche du SIAST (Comment?) Le SIAST et son plan stratégique divisionnaire Analyse de rentabilité Enquête Orientation stratégique Programme pilote de gestion allégée –Laboratoires et classes de mécanique industrielle

45 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Gestion allégée du programme de mécanique industrielle « Recherche de l’excellence »

46 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Gestion allégée du programme de mécanique industrielle « Recherche de l’excellence »

47 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Gestion allégée du programme de mécanique industrielle « Recherche de l’excellence »

48 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Gestion allégée du programme de mécanique industrielle « Recherche de l’excellence »

49 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 SIAST – Leçons retenues Semer les principes tôt dans le processus Trouver des défenseurs de la méthode et les soutenir Ne pas agir seul Trouver des gains à court terme Tirer parti de la réussite Communiquer efficacement et fréquemment Informer, informer, informer Tenir le cap et rester déterminé

50 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 SIAST – Orientation future Division industrielle –Élargissement des pratiques de gestion allégée –Autosuffisance –Formation (ceintures vertes) Services d’inscription –Processus d’inscription –Processus relatif aux relevés de notes des étudiants –Gestion des listes d’attente

51 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Enseignement postsecondaire – applications possibles Gestion des installations Services d’entretien Services alimentaires Finances, approvisionnement et contrôle des stocks Processus relatifs à l’inscription et aux relevés de notes des étudiants Processus relatifs aux TI (gestion des cours offerts aux étudiants et au personnel, bibliothèques) Planification des horaires des salles de cours Recherche et publications

52 © Conseil sur la qualité des soins de santé 2008 Questions et réponses Keith Willoughby, kwilloughby@hqc.sk.cakwilloughby@hqc.sk.ca Denis Caron, caron@sasktel.netcaron@sasktel.net