100. Communications internes O.110 - Favoriser la mobilisation de la communauté autour de la mission de l’École en diffusant une information pertinente.

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1 100. Communications internes O.110 - Favoriser la mobilisation de la communauté autour de la mission de l’École en diffusant une information pertinente et en mettant en valeur les réalisations des personnes et des groupes. Stratégies 111 : Rendre complice le personnel en mettant sur pied un comité social pour l’organisation des activités suivantes : Party de Noël. Gala des prix Reconnaissance. Petit déjeuner du Nouvel an. Reconnaissance des années de service. Campagne Centraide. Résultats attendus : obtenir une forte participation du personnel et dégager le Service d’une partie de la charge de travail. Actions : organisation et animation des réunions de travail du comité. Ressources requises : 25 000 $. Conditions : implication des personnes au comité. Échéancier : à partir de septembre. Responsabilité : Constance Forest.

2 100. Communications internes O.110 - Favoriser la mobilisation de la communauté autour de la mission de l’École en diffusant une information pertinente et en mettant en valeur les réalisations des personnes et des groupes. Stratégie 112 : Poursuivre la diffusion de l’information hebdomadaire par les moyens établis : Nouvelles internes présentées sous forme de : nouvelles; brèves de l’interne; nouvelles des instances et « à surveiller ». Réalisation d’un programme d’information sur les dossiers d’agrandissement et de construction. Distribution des publications institutionnelles. Animation du calendrier institutionnel sur le Web. Animation des babillards électroniques et conventionnels. Résultats attendus : obtenir un niveau de satisfaction élevé de la communauté en ce qui concerne les médias d’information. Actions : poursuite des opérations du Service à ce chapitre. Échéancier : en continu. Responsabilité : Annie Touchette.

3 100. Communications internes O.110 - Favoriser la mobilisation de la communauté autour de la mission de l’École en diffusant une information pertinente et en mettant en valeur les réalisations des personnes et des groupes. Stratégie 113-d : Implanter le Carrefour de l’actualité sur le Web et susciter l’achalandage. Résultats attendus : créer un point central de référence pour l’ensemble de la communauté en ce qui concerne la vie de l’École et offrir une vitrine séduisante à l’externe. Actions : supervision du travail du Service informatique et implantation technique. Mise en place d’un programme de fréquentation et création d’une habitude de fréquentation. Conditions : livrable rendu par le SI. Échéancier : à partir de septembre. Responsabilité : Annie Touchette.

4 100. Communications internes O.110 - Favoriser la mobilisation de la communauté autour de la mission de l’École en diffusant une information pertinente et en mettant en valeur les réalisations des personnes et des groupes. Stratégie 114-d : Publier une directive et une procédure sur l’utilisation des médias internes. Résultats attendus : simplifier et éclaircir les modalités de diffusion dans les médias internes. Actions : publication et diffusion. Conditions : approbation aux instances. Échéancier : septembre. Responsabilité : Annie Touchette.

5 100. Communications internes O.120 - Développer le sentiment d’appartenance des étudiants par des actions de communications appropriées. Stratégies 121-d : Soutenir le comité du Conseil académique chargé d’étudier la question du sentiment d’appartenance, définir ce sentiment, évaluer son intensité dans la communauté et développer un plan d’action approprié. Résultats attendus : que le problème soit défini et que des actions soient mises en place. Actions : organisation et animation des réunions de travail du comité. Conditions : implication des personnes au comité. Échéancier : développement du projet à l’automne et mise en application à l’hiver. Responsabilité : François Brochu.

6 100. Communications internes O.120 - Développer le sentiment d’appartenance des étudiants par des actions de communications appropriées. Stratégies 122-d : Contribuer à créer milieu accueillant en finalisant les projets de rafraîchissement du Foyer et d’aménagement du Hall. Résultats attendus : travaux réalisés. Actions : suivi du dossier auprès du SdI. Conditions : priorité du SdI. Échéancier : rentrée. Responsabilité : François Brochu.

7 200. Affaires publiques O.210 - Favoriser la visibilité de l’École auprès de ses clientèles stratégiques par des actions de communications appropriées. Stratégie 211 : Poursuivre les opérations d’envois massifs des productions imprimés et entretenir la liste de diffusion de partenaires stratégiques du domaine des affaires, de la politique et de l’éducation. Envoi des Poly Mag. Envoi des Fêtes. Envoi externe des bulletins Eurêka. Envoi du rapport annuel. Résultats attendus : présence soutenue de l’École auprès de ses partenaires. Actions : entretien et enrichissement de la liste – manutention des envois. Ressources requises : une personne en soutien au secrétariat. Échéancier : à partir de septembre. Responsabilité : Carolle Gaudet soutenue par l’équipe.

8 200. Affaires publiques O.210 - Favoriser la visibilité de l’École auprès de ses clientèles stratégiques par des actions de communications appropriées. Stratégie 212-d : Créer une liste de contacts institutionnels centralisée pour les envois massifs. Résultats attendus : disposer d’une liste de contacts à jour et fiable répondant aux besoins des envois massifs et regroupant les unités administratives pertinentes. Un projet pilote pourra la première année ne regrouper que deux ou trois unités soit le BRCDT, le Bureau de la campagne et le Service des communications. Actions : choix de l’outil, interface avec les unités participantes au projet, implantation. Ressources requises : une personne en soutien au secrétariat. Conditions : implication des unités administratives approchées. Échéancier : à partir de septembre. Responsabilité : François Brochu, assisté de Geneviève Lachance.

9 200. Affaires publiques O.210 - Favoriser la visibilité de l’École auprès de ses clientèles stratégiques par des actions de communications appropriées. Stratégie 213 : Assurer les opérations de base en relations médias suivantes : Répondre et gérer les diverses requêtes des médias. Agir comme porte-parole lorsque requis. Maintenir les opérations de convocation, d’envoi de communiqués, d’accueil et d ’encadrement pour les différentes activités publiques. Résultats attendus : que l’École dispose d’une interface professionnelle pour interagir avec la presse et que toutes les activités institutionnelles profitent d’un service de relations médias de base. Actions : maintien des opérations. Échéancier : en continu. Responsabilité : Constance Forest.

10 200. Affaires publiques O.210 - Favoriser la visibilité de l’École auprès de ses clientèles stratégiques par des actions de communications appropriées. Stratégie 214 : Tenir un atelier en relations médias pour les professeurs. Résultats attendus : que les professeurs soient mieux préparés et mieux disposés à interagir avec la presse. Actions : organisation logistique et promotion de l’atelier. Conditions : participation des professeurs. Échéancier : novembre. Responsabilité : François Brochu.

11 200. Affaires publiques O.210 - Favoriser la visibilité de l’École auprès de ses clientèles stratégiques par des actions de communications appropriées. Stratégie 215-d : Positionner le nouveau directeur général dans les médias et sur diverses tribunes. Résultats attendus : que le nouveau directeur général ait une visibilité dans les médias et à des tribunes « grand public ». Actions : positionnement auprès de la presse et auprès des organisateurs de conférences. Conditions : disponibilité de M. Papineau. Échéancier : octobre – novembre - décembre. Responsabilité : François Brochu.

12 200. Affaires publiques O.210 - Favoriser la visibilité de l’École auprès de ses clientèles stratégiques par des actions de communications appropriées. Stratégie 216 : Participer à l’organisation des événements suivants : Annonce du pavillon J.-A.-Bombardier. Inauguration du labo CAE. Portes ouvertes – promotion et collaboration à la logistique. Cérémonie de remise de bourses. Conférences Augustin-Frigon (2). Accueil des nouveaux admis. Promotion et organisation de la Journée de la recherche. Soutien à l’organisation de la collation des grades. Coordination de visites VIP. Résultats attendus : Actions : Ressources requises : Conditions : Échéancier : Responsabilité :

13 200. Affaires publiques O.210 - Favoriser la visibilité de l’École auprès de ses clientèles stratégiques par des actions de communications appropriées. Stratégies 217 : Maintenir les commandites des Expo-sciences et du Défi génie inventif et offrir un soutien significatif à l’événement du “ Duo électrisant ”. Résultats attendus : avoir une visibilité significative à ces manifestations d’envergure. Actions : renégocier l’entente de commandites en fonction d’une visibilité optimale pour les Expos-sciences et le Défi. Resserrer la collaboration avec l’équipe de la Chaire M-M. Échéancier : dès l’automne, en continu. Responsabilité : François Brochu.

14 200. Affaires publiques O.210 - Favoriser la visibilité de l’École auprès de ses clientèles stratégiques par des actions de communications appropriées. Stratégies 218-d : Développer la présence de l’École auprès des jeunes clientèles par la commandite de concours scientifiques. Résultats attendus : présence intensifiée auprès de ces clientèles. Actions : inventaire des possibilités et choix des occasions. Conditions : budget. Échéancier : à partir de l’automne. Responsabilité : François Brochu.

15 200. Affaires publiques O.220-d - Développer les relations de presse et améliorer la présence de Polytechnique dans les médias. Stratégies 221 : Miser sur la recherche et sur le positionnement des professeurs dans les médias. Résultats attendus : visibilité régulière de l’École dans les médias et amélioration des résultats de l’analyse de presse réalisée en 2001. Actions : développement d’un plan d’action en collaboration avec une firme de relations publiques incluant un atelier de formation pour les professeurs. Conditions : aléas de l’actualité et participation du corps professoral. Échéancier : de l’automne en continu. Responsabilité : François Brochu.

16 300. Publicité et production de matériel promotionnel O.310 - Poursuivre une activité publicitaire en lien avec les objectifs de recrutement. Stratégies 311 : Planification de la campagne 2002-2003. Résultats attendus : avoir rejoint efficacement la clientèle de 1 er cycle, de cycles supérieurs et du Centre de formation continue. Actions : choix de l’agence et développement de la campagne. Conditions : participation du CFCEP pour son volet. Ressources requises : budget supplémentaire pour intensification des campagnes auprès de nouveaux marchés. Échéancier : développement à l’automne pour application dès décembre. Responsabilité : François Brochu.

17 300. Publicité et production de matériel promotionnel O.320 - Produire le matériel promotionnel et informatif qui répond aux besoins institutionnels. Stratégies 321 : Produire un rapport d’activités. Résultats attendus : disposer d’un outil de communication institutionnel de prestige. Échéancier : mai 2003 pour le rapport annuel. Responsabilité : François Brochu et Constance Forest.

18 300. Publicité et production de matériel promotionnel O.320 - Produire le matériel promotionnel et informatif qui répond aux besoins institutionnels. Stratégies 322-d : Développer les nouvelles publications suivantes : Production de 3 numéros de Poly Mag (novembre – mars – mai). 3 numéros d’ Eurêka en collaboration avec la Direction de la recherche. Production d’une vidéo institutionnelle. Résultats attendus : disposer d’une documentation promotionnelle et informationnelle pertinente sur support imprimé (Poly Mag et Eurêka) et disposer d’une vidéo institutionnelle à jour. Actions : choix des articles et production. Ressources requises : budget dans le cas de la vidéo et budget de la DR pour Eurêka. Échéancier : printemps 2003 pour la vidéo / novembre – mars – mai pour Poly Mag / automne – hiver - printemps pour Eurêka. Responsabilité : François Brochu et Annie Touchette.

19 300. Publicité et production de matériel promotionnel O.320 - Produire le matériel promotionnel et informatif qui répond aux besoins institutionnels. Stratégies 323-d : Révision et implantation à l’échelle de l’École du guide des normes graphiques. Résultats attendus : obtenir une meilleure uniformité et simplifier le travail des diverses unités de l’École dans leur production. Échéancier : hiver 2003. Responsabilité : Constance Forest.

20 400. Service conseil O.410 - (Récurrent) Soutenir les diverses unités de l’École dans la poursuite de leurs projets de communication. Stratégies 411-d : Définir par la préparation de directives appropriées les services offerts en soutien aux activités de communications des départements, services et divers groupes constitués de l’École. Rédaction. Service de graphisme. Production d’imprimés. Organisation d’événements. Production et réalisation de plans de communication. Relations de presse, etc. Service de traiteur. Résultats attendus : connaissance claire par tous des services offerts aux Communications. Actions : production des directives et procédures. Conditions : approbation par les instances. Échéancier : en continu jusqu’en mai 2003. Responsabilité : François Brochu, Constance Forest et Annie Touchette.

21 500. Gestion des salles de réunion et service connexe O.510 - Coordonner l’utilisation des salles de réunion et soutenir les clients internes dans l’organisation de réceptions. Stratégie 511 : Maintenir les opérations courantes de gestion des réservations et coordination du service de réception. Résultats attendus : que l’École compte sur un service adéquat. Responsabilité : Louise Desharnais.

22 500. Gestion des salles de réunion et service connexe O.510 - Coordonner l’utilisation des salles de réunion et soutenir les clients internes dans l’organisation de réceptions. Stratégies 512-d : Rafraîchir et équiper les salles de réunion. Résultats attendus : compter sur des installations adéquates. Conditions : disponibilités budgétaires. Responsabilité : François Brochu.

23 Ressources nécessaires Ressources humaines Le Service souffre d’un important manque de ressources en ce qui concerne le personnel de bureau. Nous comptons sur une secrétaire de direction pour assurer les opérations de gestion administrative, les tâches de secrétariat et les tâches de commis- réceptionniste. Un directeur et deux professionnelles comptent sur les services d’une seule employée de bureau. Nous souhaitons embaucher une secrétaire dès l’automne. De plus, l’embauche d’une telle ressource permettrait de mieux répondre aux demandes de la direction. Par ailleurs, le salaire d’un des deux postes d’agent d’information est assuré par le Bureau de la campagne. Nous souhaitons obtenir les moyens d’assumer le salaire complet. Par ailleurs, nous souhaitons offrir un statut d’employé régulier à la titulaire du poste. Coûts supplémentaires : 55 000 $

24 Ressources nécessaires Ressources budgétaires Le Service compte atteindre ces objectifs avec un budget de fonctionnement de l’ordre de 300 000 $. Par contre, certaines activités de développement ne pourront être réalisées qu’avec un budget supplémentaire. Service de graphisme, prise en charge de toutes les activités sociales – party de Noël, Prix du directeur, Reconnaissance des années de service. 10 000 $ Commandite de concours scientifiques.10 000 $ Vidéo institutionnelle.20 000 $ Développement de la publicité. 50 000 $ Rafraîchissement des salles de réunions.10 000 $ Coûts supplémentaires : 100 000 $

25 Ressources nécessaires Ressources physiques Le Service des communications ne profite pas des installations physiques minimalement attribuées à un Service à l’École Polytechnique. Un projet a été déposé au Service des immeubles pour corriger cette situation.

26 Ressources nécessaires Autres facteurs de succès Les objectifs du Service des communications sont nombreux et ambitieux, et les ressources humaines sont limitées – 1 directeur, 2 professionnelles, 1 secrétaire et 1 commis aux réceptions. Il est donc important pour le Service de se consacrer entièrement à son mandat propre ainsi qu’aux objectifs et stratégies annuelles clairement identifiées dans ce plan. Autrement, le personnel du Service pourra difficilement assumer avec professionnalisme et rigueur toutes ses activités.