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1 © 2012 ADP, Inc. ADP Proprietary and Confidential - All Rights Reserved. For Internal Use Only. Rapports de sortie de paie et contrôles de concordance

2 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Pour la transmission audio, appelez au 1-800-377-0237. Code d'accès : Bienvenue à la formation Rapports de sortie de paie et contrôles de concordance pour ADP Workforce Now Assistance technique  Si vous avez des problèmes durant la séance Live Meeting, veuillez appeler le service de soutien de Microsoft ® Office Live Meeting au 1-866-493-2825.  Si vous ne pouvez pas joindre la conférence audio, veuillez appeler Level 3 Communications Ready-Access ® 1-800-788-6092.  Dans le but de réduire les bruits de fond, activez le mode « Sourdine » de votre téléphone ou, sur le clavier de votre téléphone, appuyez sur : –*6 pour le mettre en sourdine –*7 pour désactiver la sourdine  Veuillez vous présenter avant de parler.  Ne mettez pas votre téléphone en attente.

3 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Droit d'auteur et marques de commerce © ADP inc., 2014 Ces documents ne peuvent être reproduits dans quelque format que ce soit sans la permission expresse et écrite d'ADP, Inc. Le logo d'ADP, ADP et VOTRE SUCCÈS, C'EST NOTRE AFFAIRE sont des marques de commerce déposées d'ADP, Inc. Toutes les autres marques de commerce et de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 3

4 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Présentations et attentes  Votre nom  Votre emplacement  Votre rôle  Votre expérience en matière de traitement de la paie  Vos attentes à l’égard de ce cours 4

5 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Administrative  Durée du cours et pauses  Emplacement des téléphones  Emplacement des toilettes  Emplacement de la salle à manger  Règles concernant l’usage du tabac  Utilisation des appareils mobiles 5

6 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Normes  Être responsable de son propre apprentissage.  Revenir rapidement des pauses.  Participer activement. Poser toute question qui vous vient à l'esprit.  Faire des erreurs. L'environnement est sécuritaire. 6

7 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 But du cours  Se familiariser avec 12 des rapports de sortie de paie  Comprendre l’importance de chacun de ces rapports  Comprendre comment interpréter les valeurs/les données contenues dans chacun de ces rapports  Apprendre à utiliser ces rapports pour effectuer les contrôles de concordance 7

8 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Objectifs du cours Ce cours permettra aux participants de comprendre :  De quelle manière les demandes d’aperçu et de traitement circulent dans le système  Quels sont les rapports disponibles à l’étape de l'aperçu et ceux produits lors du traitement de la paie  Quels rapports ne sont produits que lorsqu’ils sont configurés 8

9 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Objectifs du cours (suite) Ce cours permettra aux participants de comprendre :  Les informations contenues dans chaque rapport de sortie de paie  Quels rapports sont associés dans le processus de mise en concordance  Quels rapports utiliser pour vérifier et contrôler la concordance des différentes données de paie  Les bonnes pratiques en matière de contrôle de concordance  Quels rapports peuvent être utiles pour remplir certains formulaires gouvernementaux importants 9

10 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Programme 10

11 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Module 1 : Objectif  Ce module présente 12 rapports de sortie différents pouvant servir à vérifier la concordance des données de paie et/ou à remplir les résumés et formulaires gouvernementaux. 11

12 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Module 1 : Interprétation des rapports de sortie À la fin de ce module, vous serez en mesure de…  Décrire le déroulement de la production de rapports  Nommer les champs présents dans les différentes interfaces  Nommer les rapports disponibles à l'étape de l'aperçu  Indiquer quels rapports sont produits lors du traitement final de la paie  Indiquer quels rapports ont des options de tri personnalisées  Nommer les rapports qui sont uniquement produits lorsqu'ils sont configurés ou que des conditions spécifiques sont remplies  Décrire l’information contenue dans chacun des rapports 12

13 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Module 1 : Vue d’ensemble des rapports de sortie En plus des rapports d'édition, ADP produit plusieurs rapports standard lors du traitement de chaque paie. La production de certains rapports exige une configuration spécifique alors que d'autres rapports sont produits automatiquement. Ces rapports permettent de vérifier/contrôler la concordance des données de paie entrées et de remplir des résumés/formulaires gouvernementaux. Pour aider à la compréhension, la mise en page de tous les rapports est conçue de manière similaire. Par exemple, les renseignements sur l'entreprise sont toujours situés en haut des rapports. Si les valeurs sur l'employé et l'entreprise peuvent être présentées dans des sections distinctes, leur emplacement varie selon les rapports et en fonction de leur applicabilité. 13

14 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Module 1 : Vue d’ensemble des rapports de sortie Remarque: Pour obtenir de l’information additionnelle sur la durée de conservation obligatoire de chaque rapport, reportez-vous aux lois provinciales sur les normes d'emploi. Les clients ont l'option de recevoir leurs rapports sous forme papier ou électronique. Ces options sont offertes au moment de la vente et peuvent faire l'objet d'une modification à tout moment. L'accès aux rapports en ligne peut se faire de différentes manières : grâce au produit Payroll (pour certaines interfaces) et/ou grâce au site RSI (Rapports sur Internet). 14

15 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Module 1 : Renseignements généraux  Ce cours s'applique à tous les produits utilisés par nos clients malgré quelques légères différences. Dans le cadre du cours, vous serez avisé lorsque des variations entre les produits existent. Les différences les plus importantes concernent les produits : pay@work et Pay Specialist (désignés par le terme « Autres ») et Workforce Now (WFN).  Les produits « Autres » font référence à des succursales et à des services alors que WFN n'utilise pas le concept de succursale et a remplacé la dénomination « Services » par « Divisions de paie ».  Comme les champs des rapports font toujours référence aux Succursales et aux Services, si vous utilisez WFN, nous vous rappellerons que le champ Succursale sera toujours vierge et que le champ Service correspond en réalité aux Divisions de paie. 15

16 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Définition des rapports de sortie Reportez-vous à votre document de cours

17 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Déroulement de la production des rapports Les rapports sont traités selon les étapes suivantes : 17

18 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Rapports disponibles à l’étape de l’aperçu Les rapports suivants sont disponibles à l’étape de l’aperçu :  Registre de paie  Vérification des transactions ou Données de paie  Rapport sur les retenues non effectuées (le cas échéant)  Rapport sur les arriérés de retenues (le cas échéant)  Rapport de récapitulation des totaux 18

19 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Rapports disponibles suite au traitement de la paie Les rapports suivants sont disponibles une fois le traitement de la paie complété :  Registre de paie  Vérification des transactions ou Données de paie (selon la configuration initiale)  Rapport Informations du relevé d’emploi (le cas échéant)  Avis des embauches (selon la configuration)  Fiches de paie des employés  Rapport sur l’état des employés  Rapport de récapitulation des totaux  Rapport sur les totaux  Rapport de mise à jour quotidienne  Rapport sur les retenues non effectuées (le cas échéant) 19

20 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble du registre de paie  Le registre de paie est produit à l’étape de l’aperçu ainsi que dans le cadre de la production des rapports de sortie lors du traitement de la paie. Ce rapport présente les heures et les dollars associés à tous les revenus et à toutes les retenues pour la période courante et pour l’année à ce jour.  L’option de tri par défaut pour ce rapport est un classement par code d’entreprise, par succursale (autres), par service (autres) / division de paie (WFN) et par numéro d’employé. De plus, ce rapport contient des pages présentant le sous-total par service (autres) / division de paie (WFN) ainsi qu’une page présentant le total général au niveau de l’entreprise à la fin du rapport. Des options de tri personnalisé sont disponibles pour ce rapport. 20

21 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Champs du registre de paie Reportez-vous à votre document de cours

22 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du registre de paie 22

23 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Section A : Renseignements sur l’entreprise 23

24 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Section B : Renseignements sur les employés 24

25 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Types de paiement  Contrat résilié = TRM  Inactif = INAC  Actif : Les types de paiement suivants sont possibles pour ces employés :  ADJ : Paie et ajustements de la période en cours  SEP : Paiement séparé  SPC : Prime  Blanc : Paiement de la période de paie en cours  YTD : Mises à jour du cumul annuel ou ajustements pour l’année à ce jour  FIN : Mises à jour du cumul annuel du coût de la main d’œuvre 25

26 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Section C : Paiements aux employés 26

27 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Renseignements sur les revenus et retenues 27

28 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Activité : Registre de paie À l’aide du registre de paie à la page suivante, veuillez répondre aux questions suivantes : 1. À quelle fréquence les paies sont-elles effectuées ? ___________________ 2. Il s’agit de la _______ paie de l’année. 3. Quelle est la date de fin de la période de paie ? _____________ 4. Ce qui est le taux horaire de Jean Pierre? _____________ 5. Quel est le salaire net de Vacances de Jean Pierre? ____________ 6. Ce qui est le Dossier de Jean Pierre? ____________ 7. Jean - Pierre sera-t-il payée par chèque ou par dépôt pour sa paie régulière? ___________ 8. À la fin de cette période de paie, quels seront les revenus bruts totaux de Jean - Pierre pour l’année à ce jour ? ____________ 9. Selon la page de totaux du registre, quels sont les totaux de l’année à ce jour pour la paie régulière et pour les vacances? 10. Paie régulière____________ Vacances_____________ 28

29 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble des rapports Vérification des transactions et Données de paie  Au cours de la phase d’implémentation, le client choisit entre le rapport Vérification des transactions et le rapport Données de paie. Le rapport choisi est produit à l’étape de l’aperçu ainsi que dans le cadre de la production des rapports de sortie lors du traitement de la paie. Ces rapports présentent les transactions traitées lors de la période de paie courante au niveau de l’entreprise et des employés, ainsi que toute erreur détectée. 29

30 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble des rapports Vérification des transactions et Données de paie  Les renseignements au niveau de l’entreprise sont présentés dans l’ordre numérique des codes de transaction et les renseignements sur les employées sont classés par code TRAN d’employé (Succursale, Service/Division de paie) et par numéro de dossier d’employé. Aucune option de tri personnalisé n’est disponible pour ce rapport.  Lorsqu’une erreur survient, les données invalides s’affichent avec un ou plusieurs astérisques suivis d’un message d’erreur. Le tableau suivant présente les différents types d’erreurs et la mesure corrective requise (le cas échéant) : 30

31 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Messages d’erreur du rapport & Exemples de messages d’erreur du rapport 31

32 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Champs des rapports Vérification des transactions et Données de paie Reportez-vous au document de cours pour obtenir la liste complète des champs et un exemple des rapports Vérification des transactions et Données de paie.

33 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Exemple de rapport Vérification des transactions 33

34 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Au niveau des employés (Rapport Vérification des transactions) 34

35 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Section A : Renseignements sur l’entreprise 35

36 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport Vérification des transactions – Section B 36

37 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Section C : Renseignements relatifs aux employés 37

38 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Exemple de rapport Données de paie 38

39 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport Données de paie 39

40 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Section B : Carte de transmission/contrôle de l’entreprise 40

41 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Section C : Renseignements relatifs à l’entreprise 41

42 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Section D: Renseignements relatifs aux employés 42

43 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation des valeurs 43

44 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Activité : Rapports Vérification des transactions et Données de paie 44

45 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble du rapport Informations du relevé d’emploi  Le rapport Informations du relevé d’emploi est uniquement produit dans le cadre de la production des rapports de sortie lors du traitement de la paie. Les clients qui remplissent des déclarations d’assurance- emploi sont les seuls pour qui ce rapport est produit. Ce rapport donne les détails de chaque période de paie : 6 mois plus une période de paie pour les dollars assurables et 1 an plus une période de paie pour les heures assurables.  L’option de tri par défaut pour ce rapport est un classement par succursale (autres), par service (autres) / division de paie (WFN) et par numéro de dossier d’employé. Cependant, le client peut demander un tri personnalisé. Le gouvernement exige un relevé d’emploi lors de toute interruption d’emploi, par exemple : cessation d’emploi, mise à pied, absence autorisée ou arrêt de rémunération, tels que définis par Service Canada. 45

46 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble du rapport Informations du relevé d’emploi  Lorsqu’un relevé d’emploi est demandé ou qu’un employé est réactivé, le système efface toutes les valeurs précédentes et commence un nouvel historique d’assurance-emploi. Des relevés d’emploi amendés peuvent être produits tant que l’employé demeure inactif ou en cessation d’emploi. Lorsque le relevé d’emploi d’un employé est demandé, le rapport affiche l’historique d’assurance-emploi sur une page individuelle (propre à l’employé) au début du rapport.  Le relevé d’emploi peut être déposé directement auprès du gouvernement ou présenté sous forme de formulaire papier.  Le rapport Informations du relevé d’emploi est un formulaire concernant les employés. Il se divise en trois sections: Renseignements sur l’employé, Revenus/Retenues assurables et totaux des champs. 46

47 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Champs du rapport Informations du relevé d’emploi Reportez-vous au document de cours pour obtenir la liste complète des champs et un exemple du rapport.

48 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport Informations du relevé d’emploi – Section A 48

49 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport Informations du relevé d’emploi – Section B 49

50 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport Informations du relevé d’emploi – Section C 50

51 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Activité : Rapport Informations du relevé d’emploi 51

52 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble de l’Avis des embauches  L’Avis des embauches est uniquement produit dans le cadre de la production des rapports de sortie lors du traitement final de la paie. Pour que ce rapport s’exécute, il doit être configuré à l’avance. Le contenu de ce rapport est trié par entreprise puis par premier jour travaillé. Ce rapport concerne les employés et il est divisé en trois colonnes différentes: NAS de l’employé, Premier jour travaillé et Numéro d’insigne ou de feuille de paie.  Ce rapport est utilisé par les employeurs qui transmettent ces renseignements volontairement à Service Canada. 52

53 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Champs du rapport des fiches de paie des employés Reportez-vous au document de cours pour obtenir la liste complète des champs et un exemple du rapport.

54 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble des fiches de paie des employés Il existe deux types de fiches de paie pour les employés, selon que le paiement se fasse par chèque ou par dépôt. Ils sont tous deux produits dans le cadre de la production des rapports de sortie lors du traitement final de la paie et ne sont pas disponibles à l’étape de l’aperçu. Les fiches de paie présentent les données de la période courante et de l’année à ce jour ayant un impact sur la paie de l’employé. Deux formes de fiches de paie sont disponibles:  Papier  En ligne, grâce: Au produit Payroll du client (autres et WFN) Aux rapports sur internet (RSI) (autres) Au libre-service (lorsque disponible) (WFN) Les clients qui ont à la fois des fiches de paie par dépôt et par chèque peuvent imprimer les chèques tout en ayant la possibilité de visualiser les dépôts et les chèques sur internet. Lors de la visualisation des fiches de paie sur internet, celles-ci sont classées par ordre numérique selon les numéros de dossier d’employé. 54

55 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Champs des fiches de paie des employés Reportez-vous au document de cours pour obtenir la liste complète des champs et un exemple du rapport.

56 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation des fiches de paie des employés (section du haut) – Sections A et B 56

57 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation des fiches de paie des employés (section du haut) – Section C 57

58 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation des fiches de paie des employés – paiement par dépôt 58

59 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation des fiches de paie des employés – paiement par chèque 59

60 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Activité : Fiches de paie des employés 60

61 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble du rapport sur l’état des employés Le rapport sur l’état des employés donne un aperçu de tous les renseignements propres à chaque employé. Le rapport est uniquement produit dans le cadre de la production des rapports de sortie lors du traitement final de la paie. Ce rapport ne s’imprime que si l’une des conditions suivantes est remplie:  Nouvelle embauche  Changement d’état  Transfert d’employé  Changement de domaine d’un employé  Demande spécifique via Payroll (un seul employé ou demande en masse)  Conditions associées au rapport commandant au rapport de s’exécuter lorsque ces conditions sont remplies Les rapports sur l’état des employés sont produits sur une page (ou plus) par employé. L’option de tri par défaut pour ce rapport est un classement par entreprise, puis par numéro de dossier d’employé. Des options de tri spéciales sont disponibles. 61

62 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Champs du rapport sur l’état des employés Reportez-vous au document de cours pour obtenir la liste complète des champs et un exemple du rapport.

63 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Activité : Rapport sur l’état des employés 63

64 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble du rapport de récapitulation des totaux Le rapport de récapitulation des totaux est produit à l’étape de l’aperçu ainsi que dans le cadre de la production des rapports de sortie lors du traitement final de la paie. Ce rapport résume les activités de paie courantes en présentant plusieurs totaux et sa taille dépend de la configuration de l’entreprise. L’option de tri par défaut pour ce rapport est un classement par entreprise, mais le client peut demander un tri par entreprise, par succursale (autres), par service (autres) / division de paie (WFN) ou par entreprise et par succursale (autres). Ce rapport permet à l’utilisateur de valider et de vérifier la concordance de plusieurs totaux:  Vérifier la concordance de la paie, des données sur les revenus et des ajustements  Comparer les dates de fin des périodes de paie, les dates de paie et le calendrier des retenues aux dossiers internes  Identifier le nombre de message d’erreur s’affichant pour les rapports Vérification des transactions et Données de paie  Vérifier le nombre de chèques et d’avis de dépôt produits 64

65 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Champs du rapport de récapitulation des totaux Reportez-vous au document de cours pour obtenir la liste complète des champs et un exemple du rapport.

66 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Activité : Rapport de récapitulation des totaux 66

67 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble du rapport sur les totaux  Le rapport sur les totaux est produit dans le cadre de la production des rapports de sortie lors du traitement de la paie. Il est surtout utilisé comme document de référence et comme source de renseignements pour les écritures de journal.  Le rapport sur les totaux donne un résumé des coûts salariaux de chaque service (autres)/division de paie (WFN) et de chaque succursale (autres) ainsi que plusieurs totaux relatifs à l’entreprise.  L’option de tri pour ce rapport est un classement par succursale (autres) et par service (autres)/division de paie (WFN). Une page de total général figure à la fin du rapport.  Le rapport sur les totaux est divisé en plusieurs sections relatives à l’entreprise. Remarque : Les revenus et les retenues peuvent être présentés sur des pages différentes selon la quantité de revenus et de retenues. 67

68 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Champs du rapport sur les totaux Reportez-vous au document de cours pour obtenir la liste complète des champs et un exemple du rapport.

69 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport sur les totaux – Section A 69

70 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport sur les totaux – Section B 70

71 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport sur les totaux – Section C 71

72 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport sur les totaux – Section D 72

73 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport sur les totaux – Page de total général 73

74 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport sur les totaux – Page de total général 74

75 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Activité : Rapport sur les totaux 75

76 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Activité : Rapport sur les totaux 76

77 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble du rapport Mise à jour quotidienne  Le rapport Mise à jour quotidienne est produit dans le cadre de la production des rapports de sortie lors du traitement de la paie et sert principalement à vérifier le montant des débits et versements liés à la paie et à visualiser les ajustements effectués au cours du cycle de paie.  Le rapport affiche les valeurs en dollars saisies pour l’exécution courante/spéciale, par exemple: employé/employeur, retenues obligatoires, cotisations patronales, salaires nets totaux et frais de traitement.  L’option de tri de ce rapport est un classement par numéro d’entreprise de l’ARC. Une page est produite pour chaque numéro d’entreprise de l’ARC du client. La dernière page du rapport contient le total général pour toutes les pages du rapport, le montant des débits liés à la paie et les frais de gestion.  Le rapport est divisé en cinq sections et toutes les renseignements présentés se rapportent à l’entreprise. 77

78 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Champs du rapport Mise à jour quotidienne Reportez-vous au document de cours pour obtenir la liste complète des champs et un exemple du rapport.

79 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Interprétation du rapport Mise à jour quotidienne 79

80 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Activité : Rapport Mise à jour quotidienne 80

81 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble du rapport sur les retenues non effectuées  Le rapport sur les retenues non effectuées est produit à l’étape de l’aperçu ainsi que dans le cadre de la production des rapports de sortie lors du traitement final de la paie. Ce rapport est uniquement produit lorsque des retenues qui étaient prévues ou recommandées pour la paie courante n’ont pas été effectuées, par exemple, lorsque :  Un employé n’a pas été payé (les heures pour un employé payé à l’heure n’ont pas été recommandées)  Le montant du salaire net de l’employé est insuffisant pour que la retenue soit effectuée  Ce rapport affiche l’employé concerné, le nom de la retenue et la valeur en dollars de la retenue non effectuée. Remarque : Ce rapport n’affiche pas de cumul des valeurs. Il présente le montant des retenues non effectuées lors de l’exécution de la paie courante seulement. 81

82 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble du rapport sur les retenues non effectuées  L’option de tri pour ce rapport est un classement par entreprise, par succursale, par service/division de paie et par numéro d’employé. Il fait la liste de toutes les retenues non effectuées en les classant par nom de retenue.  Ce rapport présente des valeurs relatives aux employés et fait la liste de toutes les retenues non effectuées pour les employés. 82

83 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Champs du rapport sur les retenues non effectuées 83 of 64 Reportez-vous au document de cours pour obtenir la liste complète des champs et un exemple du rapport.

84 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble du rapport sur les arriérés de retenues  Le rapport sur les arriérés de retenues est produit à l’étape de l’aperçu ainsi que dans le cadre de la production des rapports de sortie lors du traitement final de la paie. Ce rapport est uniquement produit lorsque la fonction de récupération des arriérés est configurée et qu’il existe des retenues arriérées. Le rapport affiche tous les employés ayant des retenues arriérées. Chaque employé dispose de sa propre section dans le rapport. La longueur de celui-ci est donc variable.  L’option de tri pour ce rapport est un classement par entreprise, par succursale (autres), par département (autres)/division de paie (WFN) et par numéro de dossier. Il présente des données relatives aux employés et une liste des retenues non effectuées devant être récupérées. 84

85 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Champs du rapport sur les arriérés de retenues Reportez-vous au document de cours pour obtenir la liste complète des champs et un exemple du rapport.

86 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Module 1 : Sommaire 86

87 © 2012 ADP, Inc. ADP Proprietary and Confidential - All Rights Reserved. For Internal Use Only. Questions

88 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Module 2 : Contrôles de concordance  Ce module explique comment utiliser les différents rapports pour valider et vérifier la concordance de vos données de paie. Plusieurs éléments doivent être soumis à un contrôle de concordance et validés. Ainsi, ce module sera essentiellement axé sur les bonnes pratiques les plus communes en matière de contrôle de concordance.  Nous expliquerons également de quelle manière les rapports conçus par ADP aident à remplir certains des formulaires/rapports gouvernementaux les plus courants. 88

89 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Module 2 : Objectif

90 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Sondage Quels types de contrôles de concordance faites-vous pour chaque période de paie?

91 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Vue d’ensemble des contrôles de concordance  ADP offre un grand nombre de rapports. Chaque rapport est organisé de manière similaire afin d’en faciliter la compréhension. Dans cette session, nous ferons le point sur les notions vues dans le module 1 et nous en renforcerons la compréhension en présentant de quelle manière les rapports sont utilisés dans le cadre des activités quotidiennes de traitement de la paie.  Comme les techniques de contrôle de concordance sont trop nombreuses pour qu’il soit possible de toutes les présenter, nous avons choisi d’expliquer les scénarios les plus communs dans ce module. 91

92 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Contrôle de concordance entre le registre de paie et le rapport sur les totaux

93 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Contrôle de concordance du total des revenus et des retenues 93

94 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Contrôle de concordance du total des revenus et des retenues 94

95 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Contrôle de concordance du total des revenus et des retenues  Comparez chacun des champs pour vous assurer qu’ils concordent. Dans l’exemple suivant, ils concordent tous à l’exception de « Regular, YTD Units/hrs total ». Le registre affiche 162,00 alors que le rapport sur les totaux affiche 213,00. Il est nécessaire de pousser l’investigation plus loin.  Bonne pratique : Lorsque des contrôles de concordance sont effectués à chaque période de paie, il est possible d’affirmer avec certitude que l’erreur est survenue lors de la période de paie courante.  **Si la concordance des données de paie n’a pas été vérifiée à chaque période de paie, toutes les paies exécutées depuis le début de l’année doivent être examinées, alourdissant ainsi inutilement la tâche.  Vos recherches indiquent que l’erreur est survenue lors d’une paie précédente. Pour la corriger, toutes les pages concernant la succursale 1 et le service 100 des registres de paie et des rapports sur les totaux devront être comparées. Il se peut qu’il faille remonter plusieurs paies en arrière pour trouver l’erreur. 95

96 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Contrôle de concordance du total des revenus et des retenues Page des sous-totaux du registre de paie 96

97 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Contrôle de concordance du total des revenus et des retenues Page des sous-totaux du rapport sur les totaux 97

98 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Contrôle de concordance entre les rapports sur les totaux et le rapport Mise à jour quotidienne  Une fois que le registre concorde avec le rapport sur les totaux, l’étape suivante consiste à vérifier la concordance entre le rapport sur les totaux et le rapport Mise à jour quotidienne.  Le rapport Mise à jour quotidienne donne les totaux des différents impôts. Ces totaux doivent être comparés avec le rapport sur les totaux. 98

99 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Contrôle de concordance entre les rapports sur les totaux et le rapport Mise à jour quotidienne 99

100 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Contrôle de concordance entre les rapports sur les totaux et le rapport Mise à jour quotidienne 100

101 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Contrôle de concordance entre le rapport de récapitulation des totaux et le rapport Mise à jour quotidienne 101

102 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Contrôle de concordance entre le rapport de récapitulation des totaux et le rapport Mise à jour quotidienne 102

103 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Contrôle de concordance entre le rapport Mise à jour quotidienne et le relevé de compte de l’ARC  Les relevés de l’ARC sont envoyés une fois par mois. Les impôts affichés sur plusieurs rapports Mise à jour quotidienne doivent être additionnés afin de vérifier la concordance du total avec celui du relevé de l’ARC. Le nombre de totaux d’impôts devant être additionnés à partir de rapports Mise à jour quotidienne dépend du nombre de cycles de paie compris dans la période de déclaration à l’ARC.  Exemple : Un client a une fréquence d’imposition bimensuelle, ce qui signifie qu’il doit payer ses impôts au gouvernement le 15 du mois suivant.  Les paies du client sont traitées aux deux semaines et il y a eu 3 paies ce mois-ci. Les impôts figurant sur les rapports Mise à jour quotidienne pour ces trois paies doivent être additionnés afin de contrôler leur concordance avec le relevé mensuel de l’ARC (PD7A). 103

104 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Confirmation du nombre de chèques et de dépôts  Le rapport de récapitulation des totaux donne le nombre de chèques, de dépôts et de comptes de banques secondaires de chaque cycle de paie. De plus, ce rapport affiche la valeur totale en dollars des chèques, des dépôts et des comptes de banque secondaires (RET DEPS). 104

105 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Confirmation du nombre de chèques et de dépôts Cette entreprise n’a produit aucun chèque et a effectué 213 dépôts lors du jour de paie du 27 septembre 2012. 105

106 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Confirmation d’une mise à jour manuelle de chèque 106

107 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Identification du moment où la limite d’une exonération sera dépassée 107

108 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Informations du relevé d’emploi  Le rapport Informations du relevé d’emploi contient toutes les valeurs requises afin de remplir un relevé d’emploi : les heures, les revenus, la date d’embauche, le numéro d’assurance sociale et le numéro de l’entreprise où l’employé travaille. 108

109 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Information sur le relevé d’emploi 109

110 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Investigations à l’aide du rapport Vérification des transactions

111 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Vérification des connaissances Indiquez dans quels rapports se retrouvent les valeurs/renseignements suivants (il peut y avoir plusieurs bonnes réponses) : 1.Les revenus et retenues relatifs à un employé? 2.Le nombre d’erreurs par période de paie? 3.Les exonérations fiscales dont l’entreprise bénéficie? 4.La valeur brute de l’année à ce jour relative à un employé? 5.Le nom des revenus et des retenues de l’entreprise? 6.La part de l’entreprise et la part de l’employeur des totaux réguliers de l’année à ce jour? 7.Le nombre de chèques imprimés?

112 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Vérification des connaissances 8.La date d’embauche? 9.Le total de l’entreprise relatif au RPC? 10.Le montant courant d’impôt fédéral pour la période de paie courante? 11.L’indicateur de type de paiement? 12.Les ajustements courants et les cotisations à l’assurance-emploi de l’entreprise? 13.Si un employé a été payé? 14.Le(s) numéro(s) d’entreprise?

113 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Module 2 : Sommaire Les notions suivantes ont été couvertes dans ce module :  Quels rapports sont associés dans le processus de mise en concordance  Quels rapports utiliser pour vérifier et contrôler la concordance des différentes données de paie  Les bonnes pratiques en matière de contrôle de concordance  Quels rapports peuvent être utiles pour remplir certains formulaires gouvernementaux importants 113

114 Module 3 : Conclusion du cours

115 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Assistance après le cours – Ressources additionnelles en ligne ADP offre de multiples points d'accès pour ses ressources en ligne :  Le Centre de services aux clients d'ADP :  Bibliothèque de ressources en ligne où les clients peuvent obtenir différents types d'information.  The Bridge :  Communauté en ligne parrainée par ADP où les clients peuvent partager leurs connaissances et compétences et obtenir des réponses à leurs questions de la part des autres clients ou d'ADP.  Centre d'assistance de Workforce Now :  Outil en ligne intégré à Workforce Now. Il permet aux utilisateurs d'accéder aux ressources suivantes :  Marches à suivre  Documentation en ligne sur une foule de sujets  Concentrés de connaissances sur une foule de sujets 115

116 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Centre de services aux clients d'ADP Le Centre de services aux clients d'ADP est une ressource en ligne offerte à tous les clients d'ADP. Les utilisateurs peuvent accéder à une multitude de ressources grâce à cet outil :  Centre de fin d'année comprenant du matériel de référence et des formulaires  Trousses de bienvenue, manuels de formation, concentrés de connaissances et service d'inscription en ligne  Programme de suivi des avantages santé pour les clients ayant souscrit aux services de gestion de la santé et des avantages sociaux d'ADP  Options de soutien en ligne et de service 116

117 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Activité : Centre de services aux clients Reportez-vous à votre document de cours.

118 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Accès au Centre de services aux clients et navigation Les utilisateurs ont accès à cet outil en tout temps. Il donne accès à différentes ressources d'aide en ligne :  Directives sous forme de marche à suivre.  Concentrés de connaissances (courts vidéos de formation d'une durée de 2 à 3 minutes) sur une foule de sujets.  Documents offrant à l'utilisateur de l'information détaillée sur le sujet recherché. 118

119 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Activité : Centre d'assistance de Workforce Now Reportez-vous à votre document de cours.

120 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 The Bridge  The Bridge est une communauté en ligne parrainée par ADP et exclusive à ses clients. Elle rassemble des praticiens des RH et de la paie venant de partout au Canada et offre aux utilisateurs un environnement où ils peuvent poser des questions, obtenir des réponses et faire du réseautage avec leurs pairs. Il n'y a aucuns frais pour accéder à la communauté, qui est une excellente ressource pour obtenir du soutien sur une variété de sujets. 120

121 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Avantages de s'inscrire à The Bridge  Permet aux praticiens de la paie et aux professionnels des RH comme vous d'entrer en contact avec leurs pairs par l'entremise d'un forum convivial entièrement accessible en ligne, afin de discuter et d'échanger de l'information.  Ressource de soutien additionnelle où l'on trouve des réponses aux questions fréquemment posées et de l'information destinée aux entreprises clientes d'ADP de toute taille, peu importe le produit qu'elles utilisent.  Forum accessible en tout temps, partout au Canada.  Facile à utiliser. 121

122 © 2012 - 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W024_PPT_WFN51V01_0714 Conclusion du cours Vous êtes maintenant en mesure d’effectuer ce qui suit :  Décrire le déroulement de la production de rapports  Nommer les champs présents dans les différentes interfaces  Nommer les rapports disponibles à l’étape de l’aperçu et à celle du traitement final de la paie  Indiquer quels rapports ont des options de tri personnalisé  Nommer les rapports qui sont uniquement produits lorsqu'ils sont configurés ou que des conditions spécifiques sont remplies  Décrire l’information contenue dans chacun des rapports  Appliquer les bonnes pratiques en matière de contrôle de concordance  Nommer les rapports pouvant être utiles pour remplir certains formulaires gouvernementaux importants 122 Sommaire

123 © 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Sondage Cette formation vous a-t-elle été utile pour apprendre à utiliser votre solution d’ADP?


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