La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

Services Communs Introduction C1. QUE SONT LES SERVICES COMMUNS Définition par le groupe (flipchart) Avantages des services communs (cartes vertes) Défis/contraintes.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "Services Communs Introduction C1. QUE SONT LES SERVICES COMMUNS Définition par le groupe (flipchart) Avantages des services communs (cartes vertes) Défis/contraintes."— Transcription de la présentation:

1 Services Communs Introduction C1

2 QUE SONT LES SERVICES COMMUNS Définition par le groupe (flipchart) Avantages des services communs (cartes vertes) Défis/contraintes (cartes oranges)

3 Définition des Services Communs Définition de l Assemblée Générale des NU: "Services partagés par une organisation avec une ou plusieurs autres organisations au sein du système des NU, par des mécanismes officiels ou non formels. (AG A/55/461)

4 Types de Services Communs Services Partagés Financés et gérés conjointement par léquipe de pays Mis en commun Contributions conjointes en nature plutôt quen liquidité Agence exécutante Géré par une agence pour dautres agences Services extérieurs Services conjoints fournis par le secteur privé

5 Contraintes à prévoir Protection turf et mentalité silo Anxiété des petits par rapports aux grands Vieilles procédures et processus de travail Processus et systèmes différents Concepts de revue et daudits trop conservateurs Charge de travail et temps additionnel Appui et intérêt au niveau de léquipe dirigeante

6 Avantages Economie Mise en commun de petites ressources individuelles Plus de pouvoir de marchandage et desprit de groupe - cartel Meilleure profit du réseau Amélioration de la qualité des services Opportunités pour des initiatives innovatrices de projets pilotes

7 The CS Mandate Retraite du CEB Chief Executive Board TCPR Triennial Comprehensive Policy Review RAPPORT 2005 DU SG Chefs des agences EXCOM Integrated country presence one entity Full integration of operational activities at country level Rationalized country presence through Joint Office, Common Services Common coherent country programme and operations

8 Evolution des SC 8 pays pilotes Coordination/HQ Niveau Global Equipes régionales Atteindre 100% Equipes régionales Phase pilote (02-03) Phase du plan de travail ( ) Prochaines étapes Types de SC ont aussi évolué avec le temps OLDNEW Pouch, medical, voyages, transport, achats, exécution des programmes

9 Buts et Objectifs Couvrir tous les pays Outils & Soutien 3 nouveaux services communs 10% déconomie budgétaire par agence et par an Généralisation des services communs dans les bureaux de pays des NU

10 Boite à outils Services Communs SC – Ateliers et Missions techniques Renforcement des capacités et formations Suivi des Résultats Soutien des connaissances par le Web Audit inter-agences

11 Six Régions de Services Communs: –Asie/Pacifique –Afrique de lEst/ du Sud –Afrique de lOuest –États Arabes/ Afrique du Nord –Amérique Latine/Caraïbes –Europe de lEst/CIS Approche Régionale

12 Experts des Services Communs Régionaux (ESC) 4 ESC Régionaux à temps partiel 2 ESC régionaux à plein temps Chacun soutenu par 4 ECS à temps partiel

13 ROLE DES ESC RÉGIONAUX 1.APPUI AU DÉVELOPPEMENT DES SC 2.RENFORCEMENT INSTITUTIONNEL, FORMATION DES COMITES DE GESTION - OMTs 3.CONSEILLERS TECHNIQUES ET FORMATEURS 4.FACILITATION DES ACCORDS RÉGIONAUX ET INTER-RÉGIONAUX DE TRAVAIL EN RÉSEAUX, (DE COLLÈGUES À COLLÈGUES) 5.SUIVRE ET INFORMER SUR LES PROGRÈS DES SC 6.APPUYER LES BUREAUX LOCAUX RÉFRACTAIRES À UN CHANGEMENT DE POLITIQUE.

14 Point focal régional Demande du Bureau de pays Approche de régionalisation Expert SC Groupe dExperts techniques: Equipement, Logistique, Radio Com, etc. Siège Site Web

15 HQ Structure MANAGEMENT GROUP Toshiyuki Niwa (Chair/UNICEF) Jan Mattsson (UNDP) Susanna Malcorra (WFP) Subhash Gupta (UNFPA) + other UNDG agencies JOINT OFFICE ICT RC ISSUES FINANCIAL POLICIES PERSONNEL SERVICES (adhoc) COMMON PREMISES & SERVICES HACT Advisory (Harmonized Appro. To Cash Transfer) 10 Working Groups report to MG PROCUREMENT AUDIT MDTF (Mult. Donor Trust Fund)

16 Rôle de membres OMT DÉVELOPPEMENT PROGRESSIF DES SC INVITER DAUTRES PARTENAIRES ET ASSOCIÉS DANS LE PAYS RÉSEAU DE TRAVAIL AVEC DAUTRES PAYS DU SC USAGE DACCORDS RÉGIONAUX DES ESC ASSURER LA PARTICIPATION DU PERSONNEL NATIONAL MAINTENIR LES AGENDAS DES SC COMME UN SUJET PERMANENT

17 Introduction au Mod è le d Approche par Processus pour Services Communs C2

18 Mod è le d Approche par Processus pour Services Communs Inventaire des Opportunit é s Gestion Prise de décision Planification

19 CADRE DE GOUVERNANCE UNCT Prise de décision UNCT Prise de décision OMT Inventaire, Planification et Direction OMT Inventaire, Planification et Direction Groupe de Travail- Services Communs Intrants techniques Groupe de Travail- Services Communs Intrants techniques Directives Décisions Ligne de conduite Instructions Termes de Référence Propositions Rapports Analyses Rapports de mise en oeuvre Résultats Techniques

20 CADRE DE GOUVERNANCE UNCT Équipe de Travail OMT Sommaire des Options Inventaire Des Opportunites Intrant Technique Directives

21 CADRE DE GOUVERNANCE UNCT Équipe de Travail OMT Plan de Faisabilité Planificatio n Intrant technique

22 CADRE DE GOUVERNANCE UNCT Équipe de Travail OMT Accord signé Prise de décision

23 CADRE DE GOUVERNANCE UNCT Équipe de Travail OMT Rapport Périodique Gestion Appui technique

24 CADRE DE GOUVERNANCE UNCT GROUPE DE TRAVAIL Plan de Faisabilité OMT Accord Signé Rapports Périodiq ues Sommaire des Options Intrant Technique Inventaire des Opportunit es Gestio n Planificatio n Gestion Directives

25 Services Communs Mod è le par Processus OMT UNCT Task Force Directive Sommaire doptions Sommaire doptions Input technique Plan de faisabilité Plan de faisabilité Prise de décision Prise de décision Accord signé Accord signé Rapports périodiques Rapports périodiques InventaireGestion Processus continu Planification Input technique Input technique Guide Opérationnel Cadre de Gouvernance

26 Introduction au Mod è le d Approche par Processus pour Services Communs C3

27 Mod è le d Approche par Processus pour Services Communs Inventaire des Opportunit é s Gestion Prise de décision Planification

28 Services Communs Modèle par Processus OMT UNCT Task Force Directive Sommaire doptions Sommaire doptions Input technique Plan de faisabilité Plan de faisabilité Prise de décision Prise de décision Accord signé Accord signé Rapports périodiques Rapports périodiques InventaireGestion Processus continu Planification Input technique Input technique Guide Opérationnel Cadre de Gouvernance

29

30 Inventaire Inventaire des services existants Besoins opérationnels / priorités Coûts préliminaires et avantages Gestion des services communs Sommaire des Options

31 Inventaire SC existants Mécanismes de gestion Feedback des clients Ce qui fonctionne

32 Besoins Opérationnels et Priorités Etablir une liste des besoins et des priorités Ce qui fonctionne / Ce qui ne fonctionne pas Létendue des possibilités des services communs

33 Coût et Avantages Détermination des coûts basiques Détermination des avantages principaux Utilité des services Nécessité des services Valeur ajoutée des services communs

34 Gestion des Services Communs Rôle des bénéficiaires Rôle des gestionnaires/revue Prise de décision et supervision Spécification technique/opérationnelles Services Communs gérables

35 Inventaire des services existants Besoins opérationnels / priorités Coût preliminaire et avantages Gestion des services communs Inventaire: Recapitulation Sommaire des options SCs

36 ADMIN Services: Pouch/courier Security Travel Cafeteria Building Maintenance and Cleaning Common House/premises/ sub-offices Dispensary Fuel Library/Docs Centre/multimedia center PABX Reception Staff transportation Hotel/Guest houses/ field staff housing Meeting Conference facilities, Vehicle Maintenance (admin fleet) Insurance Commissary IT Internet/ VSAT LAN/LAN management FINANCE Services Banking Cashier IVA recovery system C. Supply, shipping and Logistics Procurement HF/VHF Radio Communication Custom clearing and forwarding Vehicle Maintenance (programme fleet) Reproduction center, printing, publications Common dbase supplier Warehousing HR Services Consultancy/NPPP rates Privileges and Immunities Staff insurance Common dbase consultants Health services HIV/AIDS in the Workplace PER for CS staff ~ Hyperlinked Sample ~ List of Existing CS

37 ~ Hyperlinked Sample ~ Lao PDR: Medical Services Questionnaire 1.How many times have you or family members sought medical care in 2002? 2. If you need medical care for yourself/family, is your first approach generally in: a)Lao ?b) Out of Lao? 3.Do you seek medical care at different facilities for minor illnesses than for major ones? a) Yesb) No, if so where? For complete list of questions, Click Below to:http://www.undg.org/documents/5931-Annexes_to_Lao_feasibility_study_-_annexes.pdf to:http://www.undg.org/documents/5931-Annexes_to_Lao_feasibility_study_-_annexes.pdf Return

38

39 Un Modèle pour Services Communs C4 Approche par Processus

40

41 Planification Fonctions du service et spécifications Ressources et coûts Gestion et responsabilité Plan de Faisabilité

42 Fonctionnement du Service et Spécifications Faisabilité Technique et Opérationnelle Critère dappréciation du service Possibilités techniques Droits et obligations Rendements opérationnels attendus

43 Ressources et Coûts Faisabilité Financière Ressources humaines Biens meubles et immeubles Coûts opérationnels / Récurrents Estimation des économies attendues Partage des coûts Budget annuel Mobilisation de Ressources Mécanisme de décaissement See Cost benefit Samples: Premises Mail/Courier

44 Gestion et Responsabilité Faisabilité Institutionnelle Prise de décision et mécanisme de supervision Mécanisme de mise en oeuvre Plan de Travail / Business Plan Standard/critère de détermination de la responsabilité globale Suivi de la Performance

45 Planification: Récapitulation Plan de Faisabilité Fonction du service et spécifications Ressources et coûts Gestion et responsabilité

46

47 Un Modèle pour Services Communs C5 Approche par Processus

48

49 Prise de Décision Revue par les agences Négociations inter-agences Préparation de documentation Accord signé

50 Revue par l Agence Réalité des coûts Rentabilité et economie déchelle Controle, audit, supervision Délégation dautorité Équité Prévoyance Efficience Résultats Effectifs Position de lAgence

51 Négociations Inter - agences Plateforme pour négociation Accords sur les Systèmes de gestion (Adm) Accords sur les taches et les gestionnaires des services Périodicité des rapports Modalités de mise en œuvre et milestones(étapes) Système de gestion/suivi de la performance Plan annuel de travail et Budget Accord de Principe

52 Préparation de Documents Comptes-rendus des réunions Notes prises Accord de base Conditions minimales Revues et révision Adhésion / Rejection Documentation

53 Récapitulation: Prise de Décisions Revue par agence Négociations inter-agences Préparation de documents Documentation Signée

54

55 Un Modèle pour Services Communs C6 Approche par Processus

56

57 Gestion Démarrage (OMT gouvernance) Mise à disposition des services Gestion/suivi de la performance Supervision Services Communs Améliorés et continus

58 Démarrage Mobilisation des ressources Revue et rapport sur les milestones Établissement de systèmes administratifs Services Communs Mise en Place

59 Prestation de Services Plan de travail annuel Budget annuel Collecte des fonds Établissement des contrats Décaissements Rapport financiers Rapport dactivités Produit final

60 Gestion/Suivi de la Performance Critères de performance Indicateurs de mesure Periodicité des rapports Audits Rapports de Performance

61 Apprentissage institutionnel Renforcement des capacités Innovation / Amélioration Supervision Globale Feedback sur la Performance

62 Récapitulation Gestion Démarrage /(OMT Gouvernance) Prestation de services Gestion/suivi de la performance Responsabilité globale Services Communs Rendus et Ameliores

63 Services Communs Mod è le par Processus OMT UNCT Task Force Directive Sommaire doptions Sommaire doptions Input technique Plan de faisabilité Plan de faisabilité Prise de décision Prise de décision Accord signé Accord signé Rapports périodiques Rapports périodiques InventaireGestion Processus continu Planification Input technique Input technique Guide Opérationnel Cadre de Gouvernance

64

65 Basic Cost Benefit Analysis Common Premises AgencyCurrent Rent/ annual Projected Rent /annual Current Operating costs /annual Projected Operating costs/ annual Fit out costs/ annual Projected Cost Savings UNDP UNICEF UNFPA Number and type of CS -Apportionment of costs: based on space, # of staff, etc. -Qualitative components: increased efficiency through CS -One-time capital investment costs: construction, renovation, relocation, project manager

66 UNDP Scenario AgencyCurrent Rent/ annual Projected Rent /annual Current Operating costs /annual Projected Operating costs/ annual Fit out costs/ annual Projected Cost Savings or cost UNDP$ 5K$ 0 $10K $ 7K$ 30K If UNDP didnt move:Rent ($25K) + current operating costs ($50K) = $75K In 5 yrs, total cost will go down. It makes sense to move ! Is this a good move for UNDP? Lets look at costs in 5 yrs. If UNDP did move:Rent ($0) + future operating costs ($35K) + fit out cost ($30K) = $65K

67 UNICEF Scenario AgencyCurrent Rent/ annual Projected Rent /annual Current Operating costs /annual Projected Operating costs/ annual Fit out costs/ annual Projected Cost Savings or cost UNICEF$ 5K$ 0 $5K $ 10K$ 20K If UNICEF didnt move:Rent ($25K) + current operating costs ($25K) = $50K Cheaper to stay where you are, even after 5 yrs! Is this a good move for UNICEF? Lets look at costs in 5 yrs. If UNICEF did move:Rent ($0) + future operating costs ($50K) + fit out cost ($20K) = $70K

68 Basic Cost Benefit Analysis All agencies combined: 5 yr analysis AgencyCurrent Rent/ annual Projected Rent /annual Current Operating costs /annual Projected Operating costs/ annual Fit out costs/ annual Projected Cost Savings or cost UNDP$ 25k ($5*5) $ 0 $50K ($10*5) $ 35K ($7*5) $ 30K Save $10k UNICEF$ 25k ($5*5) $ 0 $25k ($5*5) $ 50k ($10*5) $ 20K Cost up by $25k UNFPA$ 0 $10k$15k$ 10KCost up by $35k Does this move make sense to UNCT as a whole?

69 Cost Benefit Analysis Mail Services Run by agency vs.joint outsourcing

70

71

72

73

74

75

76

77

78 Cost Benefit Analysis Mail Services Run by agency v.sjoint outsourcing

79 END


Télécharger ppt "Services Communs Introduction C1. QUE SONT LES SERVICES COMMUNS Définition par le groupe (flipchart) Avantages des services communs (cartes vertes) Défis/contraintes."

Présentations similaires


Annonces Google