Marseille, Auditorium du Pharo, 18, 19 et 20 juin 2009 Réussir Lift France 09" Principes et aspects pratiques de lorganisation.

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1 Marseille, Auditorium du Pharo, 18, 19 et 20 juin 2009 Réussir Lift France 09" Principes et aspects pratiques de lorganisation

2 Lift, une tribune des curieux ? Echanger

3 Des travaux lumineux Un évènement cristallin Partager Donner du sens

4 Des performances artistiques Voir Toucher Comprendre

5 Lift France 09 with Fing : une aventure collective Pour léquipe Lift Essaimer en France. Choisir un troisième lieu après Genève et la Corée. Faire souffler lesprit Lift sur des braises pour (s)ouvrir de nouveaux horizons Pour léquipe Fing Décliner Lift à la manière française, cest choisir une tribune des curieux pour poursuivre ses travaux, les faire entrer en résonance avec dautres pour mieux porter son projet Pour léquipe Items Contribuer à lorganisation de Lift, cest un beau challenge pour atteindre le même niveau dexcellence quà Genève et en Corée et permettre à la FING, comme LIFT dêtre reconnus en France pour lexcellence de leur évènement conjoint

6 Suivre les process Communiquer Assurer léquilibre financier Définir les responsabilités

7 Pas si vite, nous sommes pressés Parceque nous faisons le pari dorganiser Lift France dès cette année, notre organisation est le support de notre ambition Une organisation lisible et partagée La volonté daller vite pour répondre à lurgence, mais sans se précipiter Parceque nous devons réunir toutes les compétences indispensables Une organisation multipolaire La nécessité de spécialiser chacun des acteurs Comment réussir collectivement en alliant nos compétences avec un haut niveau dexigence et de qualité à linstar du standard Lift et des travaux conduits par la Fing ?

8 3 partenaires pour faire de Lift France 09 with Fing un succès Lift Items Fing Inscrits

9 Lift Tâches Transfert vers les équipes Fing & Items Programme Site internet Participation à la recherche de partenaires Organisation Une équipe de projet (Eléonore, Laurent, Nicolas, Sylvie) Un chef de projet : Sylvie Le soutien de ses prestataires : B&B, Lumens 8

10 Fing Tâches Management de projet & Finances Communication et promotion Organisation Une équipe de projet (Axelle, Aurialie, Charles, Daniel, Hubert, Jean-Marie, Martin, Pierre, Renaud, Véronique) Un chef de projet : Pierre Le soutien de ses prestataires CSP, Hopscotch

11 Items Tâches Recherche de partenaires Commissariat général de la manifestation (logistique, réceptif, impressions, etc.) Organisation Une équipe de projet (Frédérique, Guillaume, Hervé, Laure, Sébastien, Thomas) Un chef de projet : Frédérique Lexpérience de manifestations technologiques et une proximité culturelle avec la Fing

12 Suivre les process Communiquer Assurer léquilibre financier Définir les responsabilités

13 1 ère clé : solliciter les bonnes personnes Ce sont les chefs de projets qui sont les émetteurs-récepteurs Sylvie pour Lift ; Frédérique pour Items ; Pierre pour la Fing Trop dinformations noie la bonne information Les clés de la réussite 2 ème clé : utiliser les bons outils Les documents de management de projet sont sous google doc Les fichiers sources actualisés sont sur le serveur Fing La mise à jour en temps réels est indispensable 3 ème clé : partager linformation Newsletter hebdomadaire Comité logistique et Comité partenariat hebdomadaires Sylvie pour Lift ; Frédérique pour Items ; Pierre pour la Fing 4 ème clé : anticiper et sadapter Le rôle des chefs de projet est de réduire les aléas Tout problème a une solution, pas forcément onéreuse

14 Les chefs de projet sont les portes dentrée de chacune des structures (Lift, Items, Fing) prise en compte des informations mobilisation des ressources arbitrages et reporting traitement des sollicitations et reporting Process (I) MAJ des documents de référence sous google doc « Organisation Lift 09 » et « Lift France 09 task & roadmap » sur le serveur FING http://doc.openfing.org/LIFTWITHFING09/FICHIERS_DESIGN ELEMENTS_09/ http://doc.openfing.org/LIFTWITHFING09/FICHIERS_DESIGN ELEMENTS_09/ sur les sites Lift & Fing les dernières versions du programme Le partage de linformation se fait au niveau global … global urgent : liste mél lift09-france global hebdomadaire : Weekly Newsletter le vendredi après envoi le jeudi des chapitres : Programme (Nicolas), Partenariat (Frédérique), Logistique (Frédérique), Communication (Véronique) avec un œil attentif sur le suivi des inscriptions

15 … et au niveau des différents groupes de travail comités hebdomadaires les mercredis (9h/10h: logistique – Frédérique, Sylvie, Pierre – ; 10h/11h : partenariat + communication – Véronique, Frédérique, Sylvie, Laurent, Pierre – ) groupe de travail « programme » : google doc « Lift09FR_PROGRAM » et mise en ligne des versions actualisées groupe de travail « éléments de design Lift pour accompagner les process de validation des productions de communication, signalétique, goodies, jusqu'au BAT imprimeur ou mise en ligne : liste design_lift09@fing.org + google doc : LIFT09-FRANCE-ELEMENTS-DESIGN et espace sur serveur public Fingdesign_lift09@fing.org toutes ces informations figurent sur : http://wiki.openfing.org/wakka.php?wiki=LiftFrance.PagePr incipale et sur le google agenda dédié http://wiki.openfing.org/wakka.php?wiki=LiftFrance.PagePr incipale Sur la base de ces exemples, certainement dautres communautés de travail à créer ; propositions attendues Process (II)

16 Je souhaite poser une question, transmettre une info ? je madresse selon à Sylvie (Lift), Pierre (Fing) ou Frédérique (Items) selon le domaine concerné "QLFA", questions likely to be frequently asked Qui est responsable du site Liftconference ? Nicolas+Daniel pour le Programme ; Axelle + Elonore pour les expériences ; Frédérique + Véronique pour les partenaires Aurialie pour les Practical informations Je souhaite me tenir informé Je visite le blog de Lift France09 et je lis la newsletter hebdomadaire adressée les vendredis Pourquoi les prix dinscription sont élevés ? Ils sont la garantie de la qualité de la manifestation, tant pour son programme, que sa logistique, que ses expériences qui font lesprit Lift. Lobjectif nest pas de faire des bénéfices mais de couvrir les frais engagés. On me demande une entrée, une réduction Je transmets la demande à Aurialie

17 Suivre les process Communiquer Assurer léquilibre financier Définir les responsabilités

18 Un élément essentiel On ne peut pas dépenser plus que ce que lon gagne La nécessité dune grande souplesse au niveau de léquilibre recettes/dépenses une fois couvertes les dépenses obligatoires On doit en permanence sassurer que les dépenses soient couvertes par des recettes équivalentes Faire preuve dimagination et de volonté pour donner un grand retentissement à la manifestation, gage dinscriptions Un processus dengagement qui offre une sécurité Lengagement des dépenses est évalué par les chefs de projet La proposition dengagement transite par Pierre (Fing)… mais laccord sur lengagement est donné par Jean-Marie (Fing) Les factures des dépenses validées sont adressées à Aurialie Le budget est réévalué en continu, intégrant les perspectives de recettes liées aux partenariats et aux inscriptions… … permettant de réévaluer les prestations.

19 Suivre les process Communiquer Assurer léquilibre financier Définir les responsabilités

20 Lift + Fing = un tout plus grand que la somme des parties Le pari est de sappuyer sur la notoriété de chacun Chacun des partenaires possède des atouts… ……mais même si on sait faire, on doit se mettre en situation dapprendre beaucoup Pour (s)offrir un moment inoubliable Il sagit donc de donner un sens à cette complémentarité En gardant à lesprit que nous intégrons la dimension concurrentielle Respecter les principes dorganisation Ce nest pas se limiter dans les ambitions… … mais pouvoir décupler ses moyens Et développer une communication performante Le plus possible sans bourse délier… … si possible avant la manifestation… …pour atteindre un nombre encore plus grand dinscrits

21 La réussite sera collective Lift Items Fing Inscrits