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Www.univ-larochelle.fr Système Information Documentaire intégré au SI ULR et accessible via lENT Francis Forbeau - Xavier Pétard 03 juillet 2009 Esupdays.

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1 Système Information Documentaire intégré au SI ULR et accessible via lENT Francis Forbeau - Xavier Pétard 03 juillet 2009 Esupdays 8 consortium Cocktail Démarche de projet GED à l'Université de la Rochelle

2 Organisation et périmètre du projet Enjeux et solutions disponibles par thématique Gestion de la documentation administrative

3 Origine du projet Valoriser des publications de recherche Renouveler le SIGB Partager des ressources avec des partenaires Promotion des supports pédagogiques Organiser docs administratives Disposer de modèles de documents Archiver à LT Projet SID Besoin de rassembler ces ressources Objectifs formulés CQ ULR, UNRPCL, …

4 Objectifs du SID Viser un portail documentaire (via lENT) : composé dapplications pour gérer les différents domaines de publications homogénéiser laccès aux documents intégré au SI – ULR (Cocktail) Hiérarchiser linformation numérique, développer la visibilité et laccessibilité de linfo. tant en interne quen externe.

5 Périmètre du projet SIDENT Administratif GEDI Cocktail Interne Externe Lieu de production Domaine activité Fonds doc. BU Pédagogie Plate-forme pédagogique Manuels, … Recherche Thèses numériques Revues Ouvrages de recherche, … Publications labos ULR SIGB Ouvrages, périodiques, …

6 Organisation : 4 groupes travailENT Administratif GEDI Cocktail Interne Externe production BU Pédagogie Plate forme pédagogique Recherche Thèses HAL CNRS SIGB Publications Scientifiques Supports Pédagogiques Docs établissement Comité de pilotage SID

7 Enjeux et solutions disponibles par thématique

8 Solutions adoptées par domaine dactivité Quels enjeux ont été identifiés localement –Par rapport à létat des lieux –Par rapport aux priorités locales Quels outils (plateformes, services, logiciels) sont disponibles pour répondre aux besoins –Proposés par des partenaires : CRU, ESUP, Cocktail, autres universités, CNRS, ABES… –Dautres outils (open source)

9 Fonds documentaire : périmètre et enjeux OPAC SIGB Documentation Électronique (éditeur 1) Proxy web (CAS+LDAP) Z39-50 SRU/W Documentation Électronique (éditeur n) Z39-50 SRU/W … Livres numériques Z39-50 SRU/W Proxy web (CAS+LDAP) Proxy web (CAS+LDAP) Recherche fédérée Z39-50 SRU/W Résolveur de liens

10 Fonds documentaire : réponses locales Il ny a pas (ou peu) de production locale Il sagit principalement de besoins dorganisation, de gestion, daccès adaptés / profilés solutions spécifiques (reverse proxy, ERMS, résolveurs de liens, recherche fédérée…)

11 Publications recherche: enjeux Archive Institutionnelle Métadonnées : bibliométriques de gestion OAI-fr Archives Ouvertes (HAL) Métadonnées bibliométriques (OAI-HAL) OAI Existant : hébergement H1H1 H2H2 H 1: Dépôt (via WebServices) des publications gérées localement H 2: Récupération (via OAI par exemple) des publications déposées sur HAL, puis enrichissement des métadonnées Doù les questions : –Choix H 1 / H 2 –Définition des métadonnées de gestion OAI-fr Pilotage Visibilité nationale et inter- nationale Concilier pilotage en interne et visibilité à lextérieur :

12 Publications de recherche : réponses locales Production locale des documents, à rendre visibles à lextérieur Des outils existent qui suffisent dans un premier temps ( H 1 : HAL, STAR…). Dans un second temps, il peut y avoir des besoins de GED, avec des fonctions de dépôt/partage, mais peu dindexation collaborative solution type Nuxeo pour le stockage local ? Attention cependant aux métadonnées complexes (TEF…), qui pourraient nécessiter lutilisation dORI Dans un troisième temps : rédaction collaborative, lien avec les documents personnels des chercheurs…

13 (année n-2) Pédagogie: périmètre et enjeux Médiathèque ULR Edition (validation de la qualité, indexation) Médiathèque Etablissement partenaire (UNR, UNT…) Plateforme Pédagogique Mutualisation : Moissonnage OAI LOM-fr Existant Plateforme pédago (année n-1) Plateforme Pédagogique (année n)

14 Pédagogie : réponses locales Documents vivants lors de leur production, puis un second cycle de vie pour lédition (pour une sous- partie des documents, de qualité suffisante) –une production collaborative : outil LMS (ici Moodle) et/ou GED. Indexation de facto via un couplage fort avec le SI (un cours Moodle//un EC, équipe pédagogique, étudiants pré-inscrits etc.) solution type Nuxeo / SEPIA ? –une description collaborative et un partage: outil OAI solution type esup-ecm, avec indexation SupLOMfr

15 Site Web Externe Interne DIFFUSION Travail collaboratif Communication OBJECTIFS Référence Intranet (SID « Admin ») Mail, Lecteur partagé CMS GED Wiki, Dossiers partagés SIAE OUTILS Documents administratifs et fonctions annexes Projet

16 Administration, réponses locales Les documents de référence : facilité de dépôt, indexation simple mais fiable, respect des contraintes réglementaires (archivage, destruction), facilité de recherche solution type GED, ici Nuxeo La communication : non pas documents mais pages Web. Les documents de référence doivent être issus de la GED interne solution type CMS, ici couplage (pas évident) avec Nuxeo Le travail collaboratif : un chantier à engager, car en lien avec de nombreux autres services déjà opérationnels et fiables cf. groupe de travail ESUP « stockage » Le lien avec les applications (pour les conventions, guichet dassistance…)

17 Synthèse des outils Potentiel Actuel RecherchePédagogieAdministration Fonds Doc. BU SIGB (Loris), reverse proxy… Solution Nuxeo adaptée HAL (CCSD) Thème principal du document Moodle ESUP-ECM ORI-OAI ? Prévu SIGB (Koha), ERMS, Rech. fédérée… STAR (ABES) Moodle + stockage centralisé

18 Organisation et périmètre du projet Enjeux et solutions disponibles par thématique Gestion de la documentation administrative

19 Méthode de travail Chacun a une part de responsabilité dans la production et la gestion des documents –Besoin de disposer dun système dinformation partagé –Besoin de partager des pratiques Groupe de travail dune douzaine de membres –Co - Piloté par la secrétaire générale adjointe –Constitué des responsables des services centraux Objectifs du groupe de travail –Participer à la construction du SID –Définir des pratiques

20 Travaux du groupe Construction du SID Etat des lieux des documents produits, utilisés et gérés par les services de lUniversité. Identification des caractéristiques de ces documents. Elaboration du cahier des charges des outils informatiques à mettre en place pour gérer et conserver ces documents. Arborescence de classification des documents Travail sur les pratiques Normalisation, standardisation des documents : réalisation de modèles. Mise au point des pratiques communes dutilisation de loutil informatique et de la classification (formations, guide dutilisation...). Animation du SID Administration.

21 Gestion du projet SID «Administration» Un système existant, aux fonctionnalités théoriquement plus larges que celles demandées, mais que le personnel sest peu approprié. Reprise des données après un travail de sélection, suivant le plan de classement, … Une démarche très itérative, avec implication des fonctionnels en amont, y compris pour le choix de loutil : présentation de maquettes simples avec deux outils (Alfresco et Nuxeo), puis présentation dune maquette quasi-fonctionnelle avec loutil choisi

22 Critères pour le choix de loutil Coûts, délais, accompagnement : mode dorganisation –Choix de loutil (gratuit), choix dun prestataire pour des missions plus ponctuelles daccompagnement (installation - développement, … ) Par ailleurs, Nuxeo a une licence plus « souple », une meilleure représentation en France, et lavantage davoir été choisi comme outil de stockage par la communauté ESUP Réponse aux besoins : cahier des charges, scénarios dutilisation –Nuxeo semble plus ergonomique dans une première approche –Nuxeo gère mieux un circuit de publication simple –Alfresco semble mieux gérer les workflows et les règles darchivage –Alfresco permet de notifier les destinataires dune manière plus proche de GEDI Intégration au SI –Alfresco, plus adaptable à nos besoins actuels –Nuxeo mieux adapté et potentiellement plus adaptable encore… Cohérence avec les attentes du SID global –Aucun des deux nest actuellement vraiment adapté

23 Grandes étapes du projet «GED doc. administratifs» En 2006, lancement du projet global SID 2009, mise en place nouvelle GED reprises des docs, recette solution déploiement, plan daccompagnement usagers, (formation pour les déposants, info pour lensemble des usagers ULR …) En 2007–2008: réalisation projet organisationnel et technique

24 Conclusion Une utilisation potentielle des outils ESUP, plutôt pour la pédagogie et la recherche. Une expérience à partager –dans le groupe fonctionnel ORI/OAI pour les ressources administratives –dans les réflexions sur le stockage et les dossiers partagés. Ce projet permettra de disposer dune vision unifiée de lensemble des documents de lUniversité de La Rochelle.


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