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SEMINAIRE DE FORMATION DES PRESIDENTS ELUS 2008 – 2009 le Président et son CLUB.

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1 SEMINAIRE DE FORMATION DES PRESIDENTS ELUS 2008 – 2009 le Président et son CLUB

2 Le Rotary International DANS LE MONDE Le fondateur du Rotary Paul Harris crée le premier Club à Chicago le 23 Janvier 2005, aujourdhui en 2008 : le 23 Janvier 2005, aujourdhui en 2008 : membres membres clubs clubs 532 districts 532 districts 170 pays 170 pays EN FRANCE Zone 11 France, Monaco, Andorre Zone 11 France, Monaco, Andorre rotariennes et rotariens rotariennes et rotariens 1010 clubs 1010 clubs 18 districts 18 districts 1 er club créé : Paris en er club créé : Paris en 1921 District er Club en 1928 Strasbourg, puis Mulhouse 1930 et Besançon er Club en 1928 Strasbourg, puis Mulhouse 1930 et Besançon 1932

3 LE PRESIDENT le président doit: le président doit: Fixer les objectifs annuels de son club. Fixer les objectifs annuels de son club. Travailler avec le club Travailler avec le club Collaborer avec léquipe du district Collaborer avec léquipe du district Assurer la continuité en collaborant avec son successeur et ses prédécesseurs Assurer la continuité en collaborant avec son successeur et ses prédécesseurs

4 LE CLUB EFFICACE LE PLAN DE LEADERSHIP DE CLUB Adopté par le Conseil de Législation de 2004, le Plan de Leadership de club (PLC) est la structure administrative recommandée au Clubs. Adopté par le Conseil de Législation de 2004, le Plan de Leadership de club (PLC) est la structure administrative recommandée au Clubs. Il permet à chaque club de développer sa personnalité tout sintégrant dans le Plan Stratégique et la Gouvernance du Rotary. Il permet à chaque club de développer sa personnalité tout sintégrant dans le Plan Stratégique et la Gouvernance du Rotary. Non obligatoire, ladoption de ce plan est fortement conseillée à tous les clubs Non obligatoire, ladoption de ce plan est fortement conseillée à tous les clubs ( anciens et nouveaux) afin de : ( anciens et nouveaux) afin de : De développer des objectifs à long terme. De développer des objectifs à long terme. Maintenir une bonne gouvernance au sein du club et avec le District. Maintenir une bonne gouvernance au sein du club et avec le District. Assurer la continuité de la politique du club. Assurer la continuité de la politique du club. Favoriser la participation active de tous les membres Favoriser la participation active de tous les membres Développer un plan de formation efficace Développer un plan de formation efficace

5 Pour bien fonctionner, un club doit : Maintenir/ augmenter son effectif Initier des actions répondant à des besoins Soutenir la Fondation Former des dirigeants capables dassumer des responsabilités au-delà du club Les quatre domaines daction Plan de leadership de club

6 LE CLUB EFFICACE Les avantages du PLC Il inclut une liste simplifiée de commissions permanentes. Il inclut une liste simplifiée de commissions permanentes. Il favorise la continuité et le consensus parmis les dirigeants, facilite la transition dune année sur lautre. Il favorise la continuité et le consensus parmis les dirigeants, facilite la transition dune année sur lautre. Il est pris en compte dans le nouveau réglement intérieur du club. Il est pris en compte dans le nouveau réglement intérieur du club. Il peut être mis en place à tout moment. Il peut être mis en place à tout moment.

7 LE CLUB EFFICACE Mise en place du PLC Pour mettre en place un PLC les dirigeants (anciens et nouveaux) doivent: 1. Développer des objectifs à long terme (3-5 ans) 2. Utiliser le Document de planification pour fixer les objectifs 3. Organiser des assemblées de club afin de permettre aux membres de simpliquer

8 LE CLUB EFFICACE Mise en place du PLC (suite) 4. Maintenir une bonne communication entre les membres du clubs, ses dirigeants et les dirigeants du District. 5. Amender le règlement intérieur afin de refléter la structure du club, le rôle et les responsabilités de chacun. 6. Favoriser la participation active de chacun à la vie du club. Le PLC sera revu une fois par an et les dirigeants de club travailleront en étroite collaboration avec les dirigeants du District et en particulier avec lADG qui leur est désigné

9 LE CLUB EFFICACE Les nouvelles commissions permanentes* selon le PLC Administration du club Relations publiques EffectifActions Fondation Rotary Comité du club Dans un souci de continuité, il est recommandé de nommer les membres des commissions pour des mandats de trois ans. Le Président Elu nomme les membres des commissions en fonction des postes à pourvoir, désigne les responsables de commissions, et dirige les réunions de planification avant la prise de fonction. Les clubs sont libres de créer dautres commissions permanentes en fonctions de leurs besoins, de créer et nommer des sous-commissions

10 Comparaison Organisation classique et PLC Administration du club Relations publiques Effectif Action Internationale Fondation Rotary Comité du club Commissions selon le PLC Comité du club Action Intérieure Action Professionnelle Action dIntérêt Public Fondation Rotary Actions Commissions classiques

11 LE CLUB EFFICACE Le soutien du district: correlation PLC et PLD Comité du club Administration du club Relations publiques EffectifActions Fondation Rotary Soutien au niveau du district Adjoints du gouverneur Commission Relations publiques Commission Développement de leffectif Commissions Programmes Commission Fondation Rotary

12 LADMINISTRATION DU CLUB Quelques reflexions sur Les textes statutaires. Les textes statutaires. 1. Responsabilités administratives envers le district et le Rotary. 2. Le soutien apporté par le gouverneur et son adjoint. 3. Des idées pour les réunions de club.

13 Le Club et la Loi de 1901 Le Rotary est caractérisé par son obédience aux règles du Rotary International. En France, le club est soumis au fonctionnement des associations Loi Si le club est AUTONOME… Il nest pas INDÉPENDANT !...

14 Premières obligations lors de votre entrée en fonction Préfecture ou Tribunal dInstance : déposer les noms des membres du nouveau Comité du Club Préfecture ou Tribunal dInstance : déposer les noms des membres du nouveau Comité du Club Banque : déposer les signatures Banque : déposer les signatures Assurances : vérifier que le contrat est OK et comment sont garanties les manifestations publiques du club Assurances : vérifier que le contrat est OK et comment sont garanties les manifestations publiques du club

15 LADMINISTRATION DU CLUB Les textes en vigueur Le Manuel de Procédure et le Rotary Code of Policies (RCP) Le Manuel de Procédure et le Rotary Code of Policies (RCP) Quest ce que le RCP? ….= ligne de conduite ex Youth Exchange Quest ce que le RCP? ….= ligne de conduite ex Youth Exchange Et le manuel? Et le manuel? Le président ou le club a-til un exemplaire du Manuel version 2007? Au moment disponible en anglais uniquement Le président ou le club a-til un exemplaire du Manuel version 2007? Au moment disponible en anglais uniquement Les statuts types dun club Les statuts types dun club Il sagit du texte prescrit par le Rotary et que chaque club doit adopter. Il sagit du texte prescrit par le Rotary et que chaque club doit adopter. Ce texte est impératif et doit être adopté « ne varietur » (cf. art. 18§1 des statuts types). Ce texte est impératif et doit être adopté « ne varietur » (cf. art. 18§1 des statuts types). La bonne solution est alors de régler toutes les questions, dans le cadre du règlement intérieur du club La bonne solution est alors de régler toutes les questions, dans le cadre du règlement intérieur du club

16 LE CLUB EFFICACE PLC et modification du Règlement intérieur du Club Le règlement intérieur recommandé par le RI propose des lignes de conduite pour gérer le club Le règlement intérieur recommandé par le RI propose des lignes de conduite pour gérer le club Il peut être adapté aux besoins, objectifs et activités du club au fur et à mesure de lévolution du Plan de leadership. Il peut être adapté aux besoins, objectifs et activités du club au fur et à mesure de lévolution du Plan de leadership. Le règlement intérieur peut être modifié au cours dune réunion statutaire du club où le quorum est atteint, par un vote à la majorité des deux tiers des membres présents, à la condition que les membres aient été avisés par écrit du projet de modification au moins dix jours à lavance Le règlement intérieur peut être modifié au cours dune réunion statutaire du club où le quorum est atteint, par un vote à la majorité des deux tiers des membres présents, à la condition que les membres aient été avisés par écrit du projet de modification au moins dix jours à lavance

17 rotary.org manuel de procédure 2004 = Ouvrage de référence Documents statutaires Statuts du Rotary International Règlement intérieur du Rotary International Statuts types du Rotary club Autres documents juridiques Règlement intérieur recommandé au Rotary club Règlement intérieur de la Fondation Rotary Acte de constitution en association de la Fondation – Extraits

18 Manuel de procédure suite Table des matières Première partie – Administration 1 Le Rotary club Le district Le Rotary International Deuxième partie – Domaines daction du Rotary 4 Généralités Action professionnelle Action dintérêt public Action internationale Les jeunes générations Troisième partie – Réunions internationales 9 La convention Le Conseil de législation LAssemblée internationale Les colloques de zone Autres réunions internationales Quatrième partie – La Fondation Rotary 14 Organisation et but Programmes de la Fondation Rotary Questions financières Cinquième partie – Les marques du Rotary 17 Utilisation et protection des marques du Rotary Sixième partie – Règlement intérieur 18 Règlement intérieur : Conseil de législation et convention Septième partie – Documents statutaires Statuts du Rotary International Règlement intérieur du Rotary International Statuts types du Rotary club Huitième partie – Autres documents juridiques Règlement intérieur recommandé au Rotary club Règlement intérieur de la Fondation Rotary Actes de constitution en association de la Fondation – Extraits Lexique

19 LADMINISTRATION DU CLUB Rapports à établir Qui sen occupe? - Le Secrétaire du club en collaboration avec le président pour sassurer que toutes les informations sont bien transmises. Qui sen occupe? - Le Secrétaire du club en collaboration avec le président pour sassurer que toutes les informations sont bien transmises. Au district - Rapport mensuel dassiduité et les effectifs AU PLUS TARD LE 5 DU MOIS M+1 ( mieux: après dernière réunion du club) Au district - Rapport mensuel dassiduité et les effectifs AU PLUS TARD LE 5 DU MOIS M+1 ( mieux: après dernière réunion du club) Au Rotary - Rapports semestriels/paiement des cotisations - Changements deffectif, de dirigeants, date de réunion - Renseignements requis pour lOfficial Directory Au Rotary - Rapports semestriels/paiement des cotisations - Changements deffectif, de dirigeants, date de réunion - Renseignements requis pour lOfficial Directory

20 Obligations comptables Définir le Budget Définir le Budget Faire voter en AG (cotisations) Faire voter en AG (cotisations) Assurer lappel des cotisations Assurer lappel des cotisations Suivre le Paiement des Taxes per Capita Suivre le Paiement des Taxes per Capita

21 LADMINISTRATION DU CLUB LA VISITE DU GOUVERNEUR LA VISITE EST OBLIGATOIRE (RIRI article ): - Une des principales responsabilités du Gouverneur - Une visite officielle par an - Multiclubs ou non LA VISITE EST OBLIGATOIRE (RIRI article ): - Une des principales responsabilités du Gouverneur - Une visite officielle par an - Multiclubs ou non BUT DE LA VISITE (RIRI article ): - Motiver les rotariens à participer à des actions - Mettre laccent sur certains points importants touchant BUT DE LA VISITE (RIRI article ): - Motiver les rotariens à participer à des actions - Mettre laccent sur certains points importants touchant le Rotary - Porter une attention particulière aux clubs en difficulté - Reconnaître les contributions remarquables des le Rotary - Porter une attention particulière aux clubs en difficulté - Reconnaître les contributions remarquables des rotariens aux actions rotariens aux actions

22 LADMINISTRATION DU CLUB LA VISITE DU GOUVERNEUR visite du club par lADG // Visite officielle du Gouverneur Lors de sa visite du club, lADG: - Evalue les progrès du club. - Evalue lefficacité des stratégies retenues. - Suggère des solutions aux problèmes rencontrés, - puis communique au Gouverneur la situation de chaque Lors de sa visite du club, lADG: - Evalue les progrès du club. - Evalue lefficacité des stratégies retenues. - Suggère des solutions aux problèmes rencontrés, - puis communique au Gouverneur la situation de chaque club (Effectifs, Assiduité, Actions, participation à la club (Effectifs, Assiduité, Actions, participation à la Fondation). Fondation). Lors de sa visite officielle, le Gouverneur: Lors de sa visite officielle, le Gouverneur: - Motive les membres à participer aux actions. - Motive les membres à participer aux actions. - Met laccent sur les points importants. - Met laccent sur les points importants. - Porte une attention particulière aux nouveaux clubs et aux clubs en difficulté. - Porte une attention particulière aux nouveaux clubs et aux clubs en difficulté.

23 LADMINISTRATION DU CLUB LA VISITE DU GOUVERNEUR (suite) LE DEROULEMENT DE LA VISITE Traditionnellement, trois temps distincts La rencontre avec le président La rencontre avec le comité La rencontre avec le comité La rencontre avec le club La rencontre avec le club

24 " LES PRÉSIDENTS DE CLUBS SONT DEPUIS TOUJOURS L ATOUT DU ROTARY " Paul HARRIS " L AVENIR de notre Organisation est " L AVENIR de notre Organisation est entre les mains de ceux qui dirigent nos Clubs… " entre les mains de ceux qui dirigent nos Clubs… "

25 LE PRÉSIDENT EST UN LEADER IL FIXE UN CAP IL FIXE UN CAP IL MOTIVE IL MOTIVE IL IMPULSE IL IMPULSE

26 CONCRÈTEMENT LE PRÉSIDENT DÉFINIT SES OBJECTIFS LE PRÉSIDENT DÉFINIT SES OBJECTIFS ET FAIT PARTAGER : ET FAIT PARTAGER : LES OBJECTIFS PRÉSIDENTIELS du RI LES OBJECTIFS PRÉSIDENTIELS du RI LES OBJECTIFS DU DISTRICT LES OBJECTIFS DU DISTRICT LES CHOIX DU CLUB LES CHOIX DU CLUB

27 OBJECTIFS ET ACTIONS SERONT EFFICACES S ILS SONT : DÉFINIS DÉFINIS PARTAGÉS PARTAGÉS AMBITIEUX mais RÉALISTES AMBITIEUX mais RÉALISTES MESURABLES MESURABLES PLANIFIÉS et déterminés dans le temps PLANIFIÉS et déterminés dans le temps

28 UN CLUB EFFICACE EST : Accueillant Actif Actif Amical Amical Attractif Attractif Altruiste Altruiste

29 Quelques clés pour réussir CULTIVER LAMITIÉ CULTIVER LAMITIÉ RESPONSABILISER RESPONSABILISER ORGANISER AVEC SOIN ORGANISER AVEC SOIN PRÉPARER SES RÉUNIONS PRÉPARER SES RÉUNIONS BÂTIR DES ACTIONS GRATIFIANTES BÂTIR DES ACTIONS GRATIFIANTES RECONNAÎTRE, REMERCIER RECONNAÎTRE, REMERCIER "DES RÉUNIONS ATTRAYANTES" "DES RÉUNIONS ATTRAYANTES"

30 Le Président doit être un organisateur Il prépare son année en fixant, à lavance, avec son Comité, les objectifs, le calendrier des actions et les budgets. Il prépare son année en fixant, à lavance, avec son Comité, les objectifs, le calendrier des actions et les budgets. Il constitue une équipe compétente et soudée : Bureau et Commissions. Il constitue une équipe compétente et soudée : Bureau et Commissions. Il prépare et anime les réunions en répartissant les rôles de chacun. Il prépare et anime les réunions en répartissant les rôles de chacun.

31 Le Président doit être un ANIMATEUR une femme, un homme de dialogue, ouvert aux autres, de consensus, enthousiaste: un exemple !... une femme, un homme de dialogue, ouvert aux autres, de consensus, enthousiaste: un exemple !... Pour cela : Pour cela : Il, elle fait participer tous les membres en cherchant à les mettre en valeur et en créant un bon esprit de camaraderie, Il, elle est à lécoute des autres et sollicite les avis et les suggestions.

32 Il fait établir par son Trésorier un Budget prévisionnel. Il sassure de sa réalisation. Il sassure de sa réalisation. Il est personnellement comptable des fonds du club Il est personnellement comptable des fonds du club en provenance : en provenance :. des cotisations des membres,. des cotisations des membres,. des actions caritatives engagées,. des actions caritatives engagées, Il sassure de leur bonne destination Il sassure de leur bonne destination Le Président doit être un GESTIONNAIRE

33 Le Président doit être un INFORMATEUR Il communique régulièrement aux Membres les informations dont il dispose, en particulier celles provenant du District (ex: lecture de la Lettre au sein du Club). Il veille à ce que les informations concernant son club soient transmises régulièrement aux responsables du District. Il veille à ce que les informations concernant son club soient transmises régulièrement aux responsables du District. « Lerreur, en communication, étant de croire que tout se sait !... » « Lerreur, en communication, étant de croire que tout se sait !... »

34 Le Président doit être un FORMATEUR Il veille à la formation des membres de son club et en particulier à celle des nouveaux membres. Il veille à la formation des membres de son club et en particulier à celle des nouveaux membres. Il associe son Vice-Président. Il associe son Vice-Président. Il fait en sorte que le Rotary ne soit pas absent des réunions hebdomadaires. Il fait en sorte que le Rotary ne soit pas absent des réunions hebdomadaires. Il organise des débats sur des sujets dactualité. Il organise des débats sur des sujets dactualité.

35 Le Président doit être un AMBASSADEUR du Rotary International, du Rotary International, et de son Club, et de son Club, auprès des élus de la cité auprès des élus de la cité des collectivités locales des collectivités locales des autres clubs des autres clubs des autres associations des autres associations

36 Le Président est lAmi des Médias Vous ferez connaître les grandes réalisations de votre Club dans * votre propre Bulletin du Club * votre propre Bulletin du Club * la Lettre du District * la Lettre du District * Le Rotarien * Le Rotarien * votre quotidien régional * votre quotidien régional * la presse nationale * la presse nationale Ainsi en informant vos, nos amis rotariens, leurs familles, leurs connaissances, vous grandirez le Rotary Les responsables Relations Publiques du District vous aideront LETTRE DU DISTRICT JUILLET 2008 NEWS HEBDO N° 393 Apéritif 4 Mars 08 au Sofitel

37 Efficacité… Avoir des Objectifs précis Avoir des Objectifs précis Cultiver la Camaraderie et pratiquer Cultiver la Camaraderie et pratiquer lHumour lHumour Développer le sentiment Développer le sentiment dappartenance dappartenance Etre fier dêtre Rotarien Etre fier dêtre Rotarien Savoir remercier et récompenser Savoir remercier et récompenser Communiquer Communiquer Accueillir Accueillir

38 Dès le SÉMINAIRE DE FORMATION des PRÉSIDENTS ÉLUS, (SFPE) le Président du Club : Constitue son équipe, Constitue son équipe, Organise une réunion, Organise une réunion, Définit son programme et ses objectifs, Définit son programme et ses objectifs, Etablit le budget. Etablit le budget. DÈS JUILLET : DÈS JUILLET : Il définit lagenda du Club, Il définit lagenda du Club, en tenant compte des manifestations du District, ex Conférence de District le 18 Octobre 2008 à Mutzig en tenant compte des manifestations du District, ex Conférence de District le 18 Octobre 2008 à Mutzig et de la date de la "Visite du Gouverneur« (cf le Qui Fait Quoi). et de la date de la "Visite du Gouverneur« (cf le Qui Fait Quoi).

39 Année Où trouver des ressources ? dans les documents que vous a remis l Adjoints du Gouverneur dans les documents que vous a remis l Adjoints du Gouverneur les documents remis ce jour les documents remis ce jour rotary.org rotary.org et et

40 Outils-ressources : rotary.org catalogue Publications Audiovisuel Fournitures Comment se servir du catalogue 2 Pour placer votre commande 3 Thème du Rotary 5 Audiovisuel 6 Histoire du Rotary 7 Photos 8 RVM : le magazine en images 9 Ressources pour la production de vidéos 10 Fondation Rotary Audiovisuel 11 Publications 13 Développement des dons et reconnaissance 14 Polio Plus 17 Programmes éducatifs 18 Programmes humanitaires 22 Formation des dirigeants 24 Gestion des clubs et effectif 27 Publications 27 Ressources Effectif 27 Ressources Gestion des clubs 30 Livres et périodiques 34 Programmes du Rotary 36 Publications Etc.

41 Conclusion: Mission des dirigeants Rendre le Rotary Compréhensible Compréhensible par la FORMATION par la FORMATION Visible Visible par la COMMUNICATION par la COMMUNICATION Attractif Attractif par les ACTIONS par les ACTIONS

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