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Réformer la coopération technique

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Présentation au sujet: "Réformer la coopération technique"— Transcription de la présentation:

2 Réformer la coopération technique
__________________ La stratégie-cadre et ses composantes clés The objective of this PowerPoint is to present the key elements of the Backbone strategy on Reforming TC and its core components, notably: The “Guidelines on making technical cooperation more effective”, and its annex on procedures (annex 6); the “wwwcapacity4Dev” Platform. This is a comprehensive presentation that needs to be tailored to context and to the audience. A number of slides can be skipped/hidden during the presentation. This presentation does not replace the original documents of the Backbone Strategy and of the Work plan and of the Guidelines. An ad hoc presentation on the Guidelines as well as a “flyer” on the “State of Progress of the Backbone Strategy” are available. All documents and background/video material are posted on: Intranet: http//www.cc.cec/dgintranet/europeaid/activities/adm/technical_cooperation/index_en.htm Internet: – dedicated platform on TC reform  Definitions of Key terms (TC, PIUs, PIA etc) are included at the end of the presentation in the «Glossary section » Contact person: (Unit E5 – EuropeAid) The Backbone Strategy provides the overall approach for a reform process that will evolve over time through the implementation of a set of actions and internal learning. The Backbone strategy provides the vision, the principles and the approach. This Strategy is applicable to all regions and situations in which the EC provides external aid. A building block for the implementation of the Strategy are the “Guidelines on Technical Cooperation” offering operational guidance on programme design and management. They were officially adopted in March 09. COMMISSION EUROPEENNE

3 Principaux défis __________
Pas assez axée sur les résultats Fondée sur l’offre Disparité dans la qualité de l’expertise … et peu de changement Faible traçabilité de la performance de l’AT… Prédominance de l’expertise du Nord UEP = Unités Exécution des Projets TC is an important component of ODA. Some figures: TC volume on average: 20-25% ODA; 2006 commitments : 24 bn USD (DAC figures) TC represents 1/3 od aid to government sector Increasing volume : + 50% in past 5 years (16 bn USD) For the last 30 years , TC has been criticized. This slides summarise main problem areas. Notwithstanding a number of positive contributions made by TC in many countries and contexts, for several decades there has been criticism of TC practices and the use of PIU structures in development cooperation. Renewed calls for reform have been made under the Aid Effectiveness Agenda articulated in the Paris Declaration and confirmed by the OECD/DAC in the "Overview of the results" of the first survey to monitor the Paris Declaration (2007). According to the Survey, ‘business as usual’ is no longer acceptable, TC "is still too much donor driven" and is considered as one of "six major priority areas requiring the attention of policy makers in the development field". The findings from the research and consultations carried out as part of the Strategy preparation, confirm most of the criticisms and were built upon in the Backbone Strategy process. A definition of a parallel PIU is presented in the glossary section. Les UEP parallèles absorbent les ressources et ne développent pas les capacités

4 Moteurs du changement __________
Engagements en matière d’efficacité de l’aide – Indicateurs de Paris: Indicateur 4: 50 % des apports de coopération technique sont mis en œuvre dans le cadre de programmes coordonnés Indicateur 6: réduire de 2/3 le nombre d’UEP parallèles Objectifs de l’UE: Fournir de l’appui au développement des capacités par le biais de programmes coordonnés et d’une utilisation accrue des accords entre bailleurs de fonds multiples Eviter la mise en place d’UEP (parallèles) There are two main drivers for this reform: The aide effectiveness agenda and related indicators. And also the additional EU targets signed by all MS in 2005 to show higher ambitions in this area. And the Court of Auditors Report on TA (2006) which was taken very seriously by Europeaid and provide big push to the change process. 3

5 Rapport de la Cour des Comptes européenne sur l’AT (2007) __________
Domaines d’action recommandés: Améliorer la conception des projets + approche axée sur les résultats Promouvoir de nouveaux types/sources de fournisseurs Meilleure sélection des experts / révision des critères d’évaluation Accroître la coordination multi-donateurs Evaluation des performances/Mise en place d’un système d’information de gestion Garantir une meilleure appropriation This slides summarizes findings and recommendations of ECA. Full development in the Core documents (Backbone and guidelines – annex 2) 4

6 Améliorer l’efficacité et la viabilité de l’aide par:
Vision __________ Améliorer l’efficacité et la viabilité de l’aide par: Une CT de “qualité” pour appuyer des programmes conduits par le pays partenaire, à sa demande et axée sur les résultats L’utilisation de dispositifs de mise en oeuvre des projets sous le contrôle des pays partenaires et la réduction significative des UEP parallèles First step in drawing the Backbone Strategy has been to agree on a “shared vision” for TC and for project implementation arrangements. Internal debate has been lively showing variety of views. The vision has two legs: 1) First leg is about a new TC approach where we highlight driving concepts: “country led”, “partner demand”, “results”. 2) Concerning the second leg, it is important to draw attention on the concept of Project Implementation Arrangement (PIA) introduced by the Backbone Strategy. The Strategy refer to PIA as the organisation set up established to implement a project in terms of accountability, internal division of labour, internal organisation. All projects requires implementation arrangements whatever is the financing sources. This PIA concept allows to go beyond the narrow and formalistic concept of PIU, focusing on the “unit” dimension.

7 Coopération technique de la CE
Huit principes directeurs __________ 1. Le principal objectif est le développement des capacités 8. Envisager de nouvelles options pour la fourniture de la CT 2. Approche fondée sur la demande: la CT n’est pas fournie par défaut Coopération technique de la CE 7. Eviter le recours aux UEP parallèles & promouvoir des dispositifs efficaces d’exécution 3. Approche axée fortement sur les résultats A set of principles guides the provision of EC-funded Technical Cooperation, and the design of Project Implementation Arrangements. These principles – which are not new (many good practices already informed by them )- apply to all TC operations ( including decentralized and to the maximum possible extent centralized management and the Framework contract). 1.Focus on capacity development – TC is provided with the primary aim of supporting internal country processes to promote capacity development at individual, organisational and country-wide levels. Where relevant, TC can be called upon to play other roles, such as offering advice, providing support for the implementation and facilitation/preparation of EC cooperation. 2.Demand-led approach where TC is not provided by default – The provision of TC must be based on the demand and requirements of the partner country. Costs and available options should be transparent. Appropriate dialogue and support may be needed in order to enable clear formulation of the demand for TC. 3.Adopting a results-orientation – TC design will ensure that TC inputs/activities are linked to targeted outputs which in turn lead to sustainable development outcomes. Appropriate indicators will be agreed on in advance to monitor the implementation of TC. 4.Country-owned and managed TC process – Country partner ownership is the key underlying principle for the organisation of EC-funded TC. From the identification to the implementation phase, partner countries will be actively involved in the design of PIAs and TC-supported programmes, including the procurement of TC services and the management, review and accounting of TC results. 5.Taking account of country and sector-specific requirements – TC support will build on a thorough understanding of the political, socio-cultural, sectorial and institutional context. Blueprint approaches should be avoided. 6. Working through harmonised and aligned action – TC support will be closely coordinated with other donors and aligned to country strategies and programmes through the increased use of pooling arrangements or other harmonised approaches, such as delegated cooperation. 7. Avoiding the use of parallel PIUs and promoting effective Project Implementation Arrangements – The use of parallel PIUs will be avoided as far as possible in favour of effective implementation arrangements that are fully integrated and accountable to national structures Parallel PIUS may be justified and/or ‘unavoidable’ in exceptional cases only, such as emergency situations (post conflict), support to Non-State Actors or regional programmes. The use of ‘parallel PIUs’ should always be a last resort, and clearly justified. 8. Considering different and innovative options for the provision of Technical Cooperation – The design of TC support will consider alternatives to the use of international long- and short-term consultants. These alternatives include the use of national and regional resources, twinning arrangements and knowledge transfer beyond standard training approaches. 4. Appropriationet gestion de la CT par le pays 6. Harmonisation et alignement des actions 5. Prise en compte des exigences nationales et sectorielles

8 Conformément au Programme d’Action d’Accra __________
L’appui des donateurs pour le développement des capacités sera axé sur les besoins et donc sur l’appropriation du pays Les pays en voie de développement et les donateurs devront: i) concevoir et gérer conjointement la coopération technique ii) promouvoir l’utilisation de ressources locales et régionales, incluant la coopération de Sud-Sud pour la CT Les donateurs renforceront leurs propres capacités et savoir faire pour être plus à l’écoute des besoins des pays en voie de développement This slide presents “extracts” from the Accra Agenda for Action (AAA) showing that the Strategy is fully in line with this agenda. Principle 1 of the Backbone: Focus on capacity development AAA: capacity development is the responsibility of developing countries, with donors playing a supportive role. Principle 2: Demand-led approach where TC is not provided by default AAA: Donors’ support for capacity development will be demand-driven and designed to support country ownership. Technical cooperation is one means among others to develop capacity. Principle 6: Working through harmonised and aligned action AAA: developing countries and donors will jointly select and manage technical cooperation. Principle 7: The use of parallel PIUs will be avoided as far as possible in favour of effective implementation arrangements that are fully integrated and accountable to national structures. AAA: Donors agree to use country systems as the first option for aid programmes in support of activities managed by the public sector. Should donors choose to use another option and rely on aid delivery mechanisms outside country systems (including parallel project implementation units), they will transparently state the rationale for this and will review their positions at regular intervals. Principle 8: The design of TC support will consider alternatives to the use of international long- and short term consultants. These alternatives include the use of national and regional resources AAA: promote the provision of technical cooperation by local and regional resources, including through South-South Cooperation. Last bullet: The backbone heavily invest in training and Knowledge management activities to enhance EC staff capacity to deal with soft issues related to CD 7 8

9 Quatre objectifs de la coopération technique__________
DEVELOPPEMENT DES CAPACITES APPUI A LA MISE EN OEUVRE APPUI A LA PREPARATION/ FACILITATION CONSEILS TECHNIQUES ET/OU SPECIALISES 8

10 Les cinq axes de travail __________
4. Communication, gestion des connaissances, formation 1. Dialogue stratégique 2. Améliorer la conception, la gestion & la redevabilité 3. Améliorer les procédures de passation de marché, les contrats & les autres procédures The Work plan is ambitious and goes beyond a classical “product based” approach, where mainly guidance/instruction are provided. The implementation is organised around five interlinked working axis. It includes: ‘Short-term priority actions’ which were carried out before January 09 and actions with a mid to long-term time horizon. The Work Plan will be updated following progress with implementation. Actions that are system-wide and need to be addressed at HQ level, and actions that need to be addressed at country level. Among the five axis there are various actions that are being taken in response to the recommendations made by the European Court of Auditors’ Report on TA Country Action Plans are key tools to design / modulate implementation of the strategy at country level. See axis 5. 5. Mise en oeuvre et suivi de la Stratégie

11 Axe 1: Dialogue stratégique sur la CT et UEP __________
Au niveau national – menu d’interventions: Appuyer les politiques sectorielles/nationales sur la CT et les UEP Appuyer les plans pour le développement des capacités au niveau sectoriel Etablir des liens avec les réformes du secteur public Promouvoir le dialogue sur les "top up" Informer les autres donateurs sur les opérations de CT programmées S’engager dans le co-financement de la CT Au niveau du siège: Participer au dialogue en cours au niveau international Promouvoir des orientations conjointes Organiser des formations ou séminaires sectoriels conjoints At country level, delegations will actively encourage and support local efforts to reform TC and will engage in high level dialogue with the partner country on TC and PIUs including at sectoral level and in the context of the annual programming process. Depending on the country context, this dialogue and related initiatives may have a different focus, scope and intensity. This dialogue should be developed with Partner Govern, with other donors, among donors. The focus depend on country context and on where the PG stands. The Strategy offers a menu of possible actions. To note that the delegations are expected to inform other donors on all « stand alone » TC in the pipeline. At international level, EC actively participates in the post Accra work stream on Capacity. TC is now being put high in DAC agenda and in the AAA. Dialogue and coordination mechanisms have been established with Member States during the preparation of the Strategy and the finalisation of the Guidelines on TC. These are being pursued with established EU coordination mechanisms with a view to produce joint EU working paper on TC in November 2009.

12 Axis 2: TC design, management and accountability __________
Lignes directrices sur la CT: Evaluer la demande de CT S’adapter au contexte Evaluer les capacités existantes Optimiser l’harmonisation Axer la conception sur les résultats Planifier des activités adaptées Suivre/évaluer les résultats … Aller vers des dispositifs d’exécution adaptés En terme de processus: Participation des pays partenaires Redevabilité des fournisseurs de CT auprès des pays partenaires Amélioration du suivi et évaluation des performances Attention on promoting better design and management of TC programmes lies at the heart of the Strategy, including via the application of Guidelines on TC and PIAs. The Guidelines are a response to ECA recommendation and a response to request from delegations. 2. “Process wise” Guidelines are one key tool but they are not sufficient to change practices. Processes/tools used in design and also in monitoring are important. During the preparation process, partner countries should be systematically involved even for centrally managed operations. The strengthening of ownership, joint monitoring of progress and accountability to partner countries will be encouraged. Where relevant, this will include the promotion of Performance Assessment Tools (see annex 4 of the Guidelines). Monitoring systems is also being adapted, including the ROM system. External evaluations of innovative and important capacity development-oriented TC operations are foreseen.

13 Un résumé des Lignes directrices en 6 points __________
Mettre le principe d’”appropriation” en pratique: résultats, rôles et activités définis conjointement par les partenaires et les donateurs Evaluer/s’adapter à la demande, au contexte et aux capacités existantes – et harmoniser Adopter une approche axée sur les résultats Analyser les options, trouver le fournisseur approprié Assurer un suivi des résultats et une redevabilité vers le pays partenaire …… chercher à adapter les modalités d’exécution des projets This slide summarizes key messages of the Guidelines. A practical approach to promote ownership is based on three hypothesis: i) What the partner country do to develop capacity, is the primary factor to focus on; ii) Ownership requires that critical resources as leadership, management time, staff are mobilised; iii) TC alone cannot achieve sustainable capacity. Therefore a programme which focuses only on TC is incomplete, and may indicate a lack of real involvement; Therefore major ingredients for good design include: i) Specify outcomes results of the combined activities including from partner countries; ii) Specify resources coming both from partner and donor; iii) Specify the managerial role of all stakeholders (partners, EC/donors/TA) 12

14 Se centrer sur le programme du partenaire __________
Appropriation Se centrer sur le programme du partenaire __________ Des résultats et des capacités renforcés TC inputs & activities Donor Inputs et activités du du donateur Est supposé à tort conduire à Inputs, activités du partenaire et CT sous la direction du partenaire Des résultats et des capacités renforcés This illustrates how projects are often designed. The « wrong approach » marginalizes inputs/roles of the « owners of the process ». See section 2.3 of the Guidelines. “peut” conduire à 13

15 La chaîne des résultats __________
axée sur les résultats La chaîne des résultats __________ Support CT Processus RC Ressources de fonctionnement Capacité Résultats Effets Impact Ressources internes Travailler à partir des impacts attendus pour déterminer si le soutien à la CT est pertinent What’s new in this result chain: The « capacity bubble » highlighting the importance of being clear about expected increases in capacity. Partner countries are at the heart of this chain as well as resources to be mobilized by them. Start from result and rewind back Examples of system capacity enhanced: training will not result in more capacity if not combined with other procedures, tools, change in behaviour. An IT payroll system in place and used is an example of more capacity- the related output will be that right people are paid on time 14

16 Dispositifs d’exécution des projets… __________
Modalités d’exécution des projets Dispositifs d’exécution des projets… __________ Cinq paramètres clés: La gouvernance et la redevabilité Le dispositif organisationnel L’autonomie logistique des modalités Relations entre les experts, les partenaires et la CE Le rôle de la CE et des autres donateurs dans les modalités Plus autonome ou plus intégré en fonction de l’objectif / la nature du programme et plus flexible Governance and accountability: Who should determine the most appropriate PIA and who should the programme be accountable to in the country system? Where authority lies ? Management set-up: Who will perform daily programme management functions, and with what authority over resource management decisions? Task force, part time staff, which power behind the manager? Logistical autonomy of the PIA: Does the programme require its own vehicles, photocopiers, janitor and coffee service etc, or should it share resources with others? Relations between TC experts, partners and the EC: If contracted by the EC (or another donor), who are the experts taking instructions from and to whom are they accountable? EC’s and other donors’ roles in the PIA: Should donors play a role at all in the PIA – and if so, which role? !! Il n’y a pas de solution unique 15

17 La matrice qualité en un coup d’œil __________
1. Demande, appropriation et capacité existante 2. Adaptation au contexte et aux capacités existantes 3. Harmonisation, durabilité 4. Lien avec les résultats et effets attendus 5. Modalités de mise en oeuvre effective Engagement et demande Participation du partenaire Pas de contraintes critiques dans le contexte Les capacités existantes permettent l’absorption de la CT Succès de Programmes/CT similaires Synergies et options pour l’harmonisation considérées Approche en “solo” clairement justifiée Chaîne de résultats définis au-delà des résultats de la CT Inputs du partenaire spécifiés Adéquation avec les résultats attendus Autonomie de gestion adéquate Le partenaire dirige et est responsable face aux institutions nationales The key messages of the Backbone strategy can be summarized in a Quality matrix that presents a set of quality criteria organized around 5 axis. This slide summarizes the QM presented fully in chapter 6 of the Guidelines. These criteria will be integrated in the QSG system. 1) Demand, ownership and capacity of partners CD suppose a real commitment and demand from the key stakeholders Make sure they participated in the design of TC support (not only formal endorsement) 2) Context and existing capacity TC support should be adapted to the context and to the existing capacity. We need to be sure that no critical constraint would impede achieving the purpose of the TC operation, support planned should be in line with the capacity to absorb the support, similar programmes have been successful 3) Harmonization and sustainability Synergies and harmonisation options were explored. Proposal for stand alone TC support are clearly justified. 4) Link to outputs and expected outcomes Outputs and outcomes are defined beyond immediate TC deliverables. Inputs from the partners are defined and confirm their involvement. 5) Programme implementation arrangements are appropriate See the 5 key parameters that were presented in previous slide. 16

18 Grille qualité: auto-évaluation au niveau pays __________
A joindre à la fiche d’action pour les opérations de CT “significatives” 1. De quelle façon les parties prenantes clés expriment-t-elles leurs demandes(…) ? 2. De quelle façon l’analyse du contexte confirme-t-’elle que la CT est la réponse appropriée (…) ? 3. Quelles synergies et options d’harmonisation ont été explorées (…)? 4. Comment les résultats attendus sont-ils définis (…)? 5. De quelle façon la conception des modalités d’exécution est-elle axée sur les résultats (…)? The Quality Grid presents the same criteria of the QM in another format (full version in annexe 4 of the Guidelines). It’s a simple tool that can be used by Delegations when they prepare /implement a project /programme. The objective is to make sure that key questions are considered when formulating /implementing a TC operation. Using this grid, delegation. can briefly explain how the quality criteria apply in their specific case. At QSG level, the info concerning the TC component in a Identification Fiche or even in a Action Fiches are often very light and does not allow to be sure that those key questions were considered. So, for « significant » TC operations (more than 1 m€ or focusing on Capacity Development) or for « TC programme » (mainly institutional support), the delegation will be asked to send the Grid to QSG with the AF. This will be put into practice with the new QSG system (foreseen by June 09). 17

19 Axe 3: Procédures d’appel d’offres, contrats et autres procédures __________
Objectifs: Accroître l’appropriation des pays partenaires Faciliter le cofinancement et la coopération déléguée Mobiliser l’expertise du secteur publique, y compris celle des Etats membres Améliorer la qualité des experts … Ces objectifs sont possibles avec les procédures existantes! 1. Simplification of tools, decentralized management, use of national systems 2. Promote “quality oriented” criteria in selection and assessments of applicants, set up database to track previous performance, attention to quality of ToR 3. Use of suspension clause, address unavailability of experts, flexibility to revise project design 4. Promote the involvement of organizations other than commercial firms, use of existing possibilities (negotiated procedure for actions of institutional nature) 5. Facilitate access to local expertise through adaptation of TOR template, large local tender publications 6. Promote the use of delegated cooperation and pool funding for TC inputs 18 19

20 Au menu __________ Trois niveaux à considérer lors de l’identification et de la formulation Procédures qui soutiennent la réforme de la CT Résultats Qui finance? Cofinancement: De préférence un financement commun sous leadership national Meilleure harmonisation de la CT Quel mode de gestion? Coopération déléguée: gestion décentralisée Meilleure appropriation de l’aide Quelle formes contractuelles? Modes possibles d’exécution (contrat de services, subventions, etc.) Efficacité du développement des capacités More ownership start right at the design of the action: Pooled funding help to harmonise the TC (one voice between various donors and the beneficiary) Decentralise management: the contracting authority is the partner: increase ownership – By default in EDF! No assess. needed Contractual forms for TC: there is more to consider that service contract: grant for instance… 19 20

21 Qui gèrera quoi? __________
Now we look at the management mode. Do not forget the five pillars assessment! Dans tous les cas, le leadership est national !! 20 21

22 Comment engager de l’expertise (expertise d’une administration publique par exemple) __________
Identi-fication Based on a careful institutional and stakeholders analysis, choice the contractual forms: Identi-fication (2) Does the context analysis could justify the use of: Formu-lation Present the options in the identification fiche Further investigated the feasibility of the preferred options during the formulation Contrat de services Subvention Procédure négociée et autres procédures Subvention directe ou appel à propositions Example from the guidelines (pg.27) The EC support to the implementation of the SADC Protocol on Finance and Investment is a capacity development programme for SADC Member States and the SADC Secretariat with a clear results orientation. The programme is meant to help SADC implement its own Finance and Investment Protocol which is a regional agreement that needs to be turned into domestic legislation in SADC Member States. A key feature of the programme is peer exchange and peer learning: staff from SADC Member States are seconded to other Member States and to the Secretariat during the period of the programme 21 22

23 Quelle est la forme contractuelle pertinente? __________
Attribution directe de subventions: « Actions avec des caractéristiques spécifiques qui requièrent un type particulier d'organisme en raison de sa compétence technique, de son degré élevé de spécialisation ou de son pouvoir administratif» (PRAG) Compétence démontrée dans le programme d’action annuel/ décision financière Appel à manifestions d’intérêt informel pour les Etats membres Procédure négociée: « Lorsque les services sont confiés à un organisme public ou à une institution/organisation à but non lucratif et sont de nature institutionnelle ou conçus pour fournir une assistance technique dans le domaine social » (PRAG) Appel à manifestions d’intérêt informel pour les Etats membres 22

24 Bonnes pratiques pour plus de qualité
CONTENU PROCESSUS La rédaction des TdR est un exercice difficile qui demande d’être proactif! Plus de 14 jours nécessaires pour une bonne expertise. Est ce bien le partenaire qui a conduit l’élaboration des TdR? A-t-il au moins été impliqué et/ou consulté? Grille d’évaluation: bien clarifier les compétences recherchées (par rapport à l’expertise locale) Consulter les références Evaluation des offres/pratiques standards: - Organiser des interviews (téléphone, vidéo) -consulter les références Est ce que le partenaire est responsable de l’évaluation? Si non, comment est-il impliqué? Si non, les experts clés doivent être approuvés par le pays partenaire qui peuvent demander un remplacement de ces experts Suivi: Evaluez/remplissez les formulaires + création d’une base de données sur la performance de la CT Est-ce que le partenaire supervise les activités de la CT? 23 24

25 Donner du temps au temps…
Optional Slide This illustrates that « 24 months » rule leave enough time for dialogue and good design/ToR – So Plan Ahead! 24 25

26 Révision du PRAG (finalisée fin 2008) __________
Recrutement de consultants individuels Interviews et références des experts Mobilisation de l’expertise publique Appropriation par le Gouvernement partenaire (conception, évaluation, reporting..) Clause « suspensive » pour le FED Actions à moyen terme: Base de données d’experts Développer le jumelage What is in the new PRAG issued in December 08. 25 26

27 Axe 4: Communication, gestion des connaissances et formation __________
Vaste campagne interne S’adresser à un public plus large au niveau pays Mobiliser et former des “ambassadeurs/points de contact” internes de la stratégie 26 27

28 www.capacity4dev.eu: Faciliter les échanges, la collaboration et la connaissance _________
Utilisateurs: Commission Européenne Le reste du monde: les pays partenaires, les Etats Membres, les autres donateurs, les universités et la société civile Contenu: Gestion des connaissances et outil de recherche Utilisateur “acteur” (partage des connaissances, soutien par les pairs, commentaires sur le matériel téléchargé, notation, tag etc) « Groupes de travail », outils de collaboration: Espaces publics et espaces privés (réservés à la CE) Equipe éditoriale consacrée aux contenus: (nouvelles, interviews, informations pratiques, études de cas) To meet a strong demand for information sharing, an interactive web platform is launched at the end of April This platform will ease communication by promoting the exchange of good practices and encouraging collaboration and e-discussions both in-house and with external stakeholders. The Platform is managed and run by: A Steering Committee made up of staff from Directorates E and G as well as from the geographical Directorates A Project Management Team made up of staff from Unit E5 on « Quality Monitoring Systems and Methodologies » and the European Joint Research Centre (IES) An Editorial Team made up of staff from Directorate E as well as external support editors A Technical Team made up of staff from Unit E5 and the European Joint Research Centre (IES) 27

29 www.capacity4dev.eu: Structure__________
Navigation verticale: Développement des capacités Réforme du secteur public Gestion des finances publiques Gouvernance Travailler avec la CT Réforme de la CT Navigation horizontale par: Région / Pays Secteur (CAD) Type de contenu Mot-clé / Tag Date, par auteur… Utilise and contribute to the knowledge platform It's your tool to communicate and exchange innovative practices and kick off a structured learning process Contribuez à la plateforme Capacity4Dev! Téléchargez du contenu: Ou envoyez-vous vos idées: 28

30 Formations ouvertes aux autres donateurs et partenaires __________
Formation de base sur la CT: Kit de formation Siège - Syslog - 1,5 jour (+ ½ journée d’accompagnement) (EN) 22-23/06/09 Au niveau pays – programmes pilotes Enseignement à distance –en cours de développement Promotion de l’utilisation de formateurs internes …..et en plus: Nouveau cours sur le développement des capacités dans le cadre des approches sectorielles Plus de formation sur les réformes du secteur public et de la gestion des finances publiques Rendez-vous sur Syslog pour vous informer les formations à venir! A training course, ‘The New Approach to Technical Cooperation’, is available for internal and external participants (apply via Syslog). Coaching on practical cases brought by participants is also offered during the session. Separate training for management has been organised. A hands-on training kit is being developed for use at country level, and will be available in various formats on the platform.

31 Axis 5: Mise en oeuvre et suivi de la stratégie __________
Un cadre de mise en œuvre avec responsabilités au niveau siège et délégations Une évaluation externe de l’AT débutera d’ici à fin 2009 Un panel consultatif est constitué. La Cour des Comptes européenne procèdera à un suivi The Implementation Framework for the Strategy includes ‘core teams’ at different levels which will ensure that key functions are properly addressed and act as points of contact: Delegation Teams to develop and ensure implementation of the Action Plans, ensure communication and training activities are organised, contribute to feed the knowledge management system, Geo Teams to support the overall implementation of the Strategy (reviewing country Action Plans, active involvement in the quality assessment process of new programmes, communication activities, internal training, identification and support of innovative practices, and feeding the online platform). A Coordination Team in charge of methodology, Knowledge management, training, reviews and ensuring overall coordination A High Level Steering Committee, chaired by the EuropeAid Director General, ensures regular review of progress and that decisions are taken with regard to possible additional initiatives or adjustments to the Work Plan. To support this change process involving multiple actors, High Level review is key. When necessary, the Steering mechanism will also recommend adjustments to the Workplan. The first review took place in November 2008 focusing on the set of ‘short term priority actions’. A second review was done end of March and a report sent to the COCOBU/EP. Minutes of Steering Committee are posted on intranet. An external evaluation of Technical Cooperation will be launched at the end of 2009. An informal consultative panel will be set up to promote dialogue on innovative TC practices, which will be open to selected partner country representatives, member states and other donors. 31

32 Mise en oeuvre au niveau pays __________
Janvier 2009 Cartographie de la CT et des UEP parallèles “significatives” Plans d’action pays succincts: Corriger les pratiques contraires à la stratégie pour les opérations de CT significatives Réduire les UEP parallèles existantes d’ici à 2010 Améliorer les modalités d’exécution des projets Encadrez la préparation des opérations de CT et des UEP Saisissez les opportunités de coordination accrue Spécifiez la stratégie au niveau pays This has been a key step in making the reform process. The objective of the exercice that each delegation engage and commit in screening TC operations and start new programmes in full compliance with the Guidelines and Quality Matrix. 31 32

33 Le rôle des délégations __________
Dialogue et communication Conception et gestion des programmes – Appliquez les Lignes directrices et leurs critères de qualité Utilisez l’annexe 6 sur les procédures – de nombreuses options sont à votre disposition! Basez-vous sur la cartographie de la CT et mettez en œuvre votre plan d’action Utilisez et contribuez à la plateforme « Capacity4dev.eu » Organisez des formations (kit de formation disponible) Demandez le soutien de la Direction E / du siège Identifiez des projets innovants et communiquez-les autour de vous ainsi qu’au siège 32

34 Comment le siège peut-il vous aider? __________
Nous vous proposons une série d'activités : Des formations et un accompagnement sur mesure Des présentations et des sessions de travail avec les parties prenantes dans le pays partenaire L'identification de programmes/processus innovants et leur soutien par le biais d'assistance et d'accompagnement ad hoc. La promotion de notre plateforme en ligne mais aussi la collection de vos avis sur la plateforme, etc... Un soutien par les pairs entre délégations au niveau régional/sectoriel et/ou des pays partenaires. Ce soutien inclut la révision de la cartographie et des plans d'action. Staff in Geographical Directorates and Directorate E will support the work of delegations. Their first points of contact are the Geographical Coordinators and the Geographical Teams involved in the implementation of the Backbone Strategy. Delegations can also contact the Coordination Team (mainly thematic staff in Directorate E) in charge of tools and systems, including: training, guidance, communication, platform, etc. Directorate E and the Geographical Teams in charge of the Backbone Strategy are also offering support activities to promote technical cooperation reform at country level. These activities may have various objectives, such as: strengthening country-owned and country managed technical cooperation processes and supporting the harmonisation of technical cooperation among development partners; supporting and disseminating emerging good practices; giving European Commission and the European Union visibility as a driver of change in technical cooperation and project implementation unit reform; assisting delegations in the implementation of the Backbone Strategy; learning about technical cooperation reform in practice, and adapting tools and activities. A menu of possible activities, can be flexibly combined: - Tailored training and learning/coaching events open to delegation staff, country and donor partners which could have either broad scope across sectors or focus on a single sector. Events would typically run two - three days including practical work on real cases/programmes. - Presentations and working sessions with EC staff, country stakeholders and other partners. According to context and demand, these sessions could span from basic awareness-raising to having a more specific focus. They may include presentations of the Backbone Strategy and of the Guidelines, follow up and refinement of Country Action Plans and of the TC mapping, work on specific country /sector coordinating mechanisms. Duration is normally 3-4 hours. - Identification and support to innovative programmes/processes through ad hoc assistance and coaching. - Promotion of our web platform including collecting your views on the platform, video interviews, various material, ideas and viewpoints for sharing on the site. - Peer support among delegations at regional / sector level and/or partner countries, including reviews of mapping and action plans. Headquarters can be mobilised through missions or remote support by Directorate E, by the Geographical Directorate staff and may include facilitators and trainers from the Aid Delivery Methods Programme. 33

35 Merci pour votre attention! __________
Pour plus d’informations: Internet: Intranet: Boîte fonctionnelle: Conclusions Implementing the Backbone Strategy will be a great challenge in both the short and the medium/long term for all of us. We have made explicit commitments to other donors, EU institutions, Member States and Partner Countries to reform our approach to technical assistance. We have identified the main difficulties and constrains following broad consultations. It is now time to drive the reform and better meet the needs of our Partner Countries. This will not only require the implementation of specific actions, as presented in the attached Work Plan, but a real change in our way of working on these issues, on an every-day basis. Better TC and better PIA are feasible. Within the Aid Effectiveness Agenda this is maybe THE area of work where donors have a special responsibility. Implementing the Strategy will be demanding in the coming months but will improve significantly the effectiveness of our cooperation. 34

36 Glossaire / Annexes __________
Définition CAD: Cooperation technique Définition CAD: CT coordonnée Définition CAD: UEP parallèles Modalités d’exécution des projets Recommandations de la Cour des Comptes Optional session of the Presentation. The Strategy uses definitions by the OECD - Development Assistance Committee (DAC)

37 Définition CAD de la “coopération technique” _______
Par cooperation technique (également appelée “assistance technique”), on entend l’apport de savoir-faire sous la forme de personnel, de formation et d’activités de recherche, et les coûts qui y sont associés. Elle comprend: les activités financées par le donateur ayant pour but d’éléver le niveau de connaissances, des qualifications et du savoir-faire technique ou des aptitudes productives de la population des pays en développement; les services comme la consultance, l’appui technique et la fourniture du savoir-faire dans le cadre d’un projet capital. L’enquête du CAD sur la Déclaration de Paris utilise cette définition et ajoute que “la CT recouvre à la fois les activités de coopération technique proprement dite et les activités de coopération technique intégrées dans les programmes d’investissement ou inclus dans les approches programmes.”

38 Définition de la TC “coordonnée” ______
La coopération technique coordonnée répond aux 2 critères suivants: Les autorités nationales compétentes (gouvernementales ou non gouvernementales) ont-elles transmis les objectifs clairs en termes de développement de capacités dans le cadre de stratégies nationales ou sectorielle plus vastes ? (Oui/Non) La cooperation technique est-elle conforme aux objectifs nationaux de développement des capacités ? (Oui/Non) … et au moins à un des critères suivants: Les autorités nationales compétentes (gouvernementales ou non gouvernementales) contrôlent-elles la cooperation technique? (Oui/Non) Lorsque plusieurs donateurs interviennent dans le soutien des programmes nationaux, des dispositifs ont-ils été mis en place avec les autorités nationales pour coordonner la coopération technique fournie par les différents donateurs? (Oui/Non)

39 Définition CAD des UEP parallèles __________
Une UEP est dite parallèle lorsqu’elle est créée et fonctionne en dehors des structures institutionnelles et administratives du pays sur ordre d’un donateur. Les UEP sont dites parallèles lorsque qu’on obtient au moins trois “oui” aux questions suivantes (lorsque le nombre des réponses positives est moindre, les UEP sont considérées comme intégrées): Les UEP rendent-elles compte aux organismes extérieurs dont émanent les financements ou aux donateurs plutôt qu’aux instances nationales de mise en oeuvre (ministères, services ou organismes) ? (Oui/Non) Les TOR du personnel externe sont-ils définis par les donateurs (plutôt que par les instances nationales d’exécution ? (Oui/Non)) La plupart des professionnels employés sont-ils choisis par le donateur (plutôt que par les instances nationales d’exécution) ? (Oui/Non) La rémunération du personnel national (y compris les avantages) est-elle supérieure à celle des agents de la fonction publique ? (Oui/Non) PIUs are TYPICALLY required to perform subsidiary (rather than principal) tasks EC promotes use of the concept of Project Implementation Arrangement : the organisation set up established to implement a project in terms of accountability, internal division of labour, internal organisation. This concept allows to go beyond the narrow concept of PIU, restricted to the “unit”, with the risk of a formalistic approach.

40 Modalités d’exécution des projets __________
Terme générique adopté par la CE pour se référer au dispositif organisationnel nécessaire pour la mise en oeuvre d’un projet, qu’il soit financé ou non par un donateur. Ces modalités peuvent se concentrer sur la façon dont les « inputs » du donateur et du partenaire seront organisés et gérés. Cinq paramètres à prendre en compte lors de la définition des modalités d’exécution des projets: 1. La gouvernance et la “redevabilité” 2. Le dispositif organisationnel 3. L’autonomie logistique des modalités 4. Relations entre les experts, les partenaires et la CE 5. Le rôle de la CE et des autres donateurs dans les modalités Governance and accountability: Who should determine the most appropriate PIA and who should the programme be accountable to in the country system? Management set-up. Who will perform daily programme management functions, and with what authority over resource management decisions? Logistical autonomy of the PIA: Does the programme require its own vehicles, photocopiers, janitor and coffee service etc, or should it share resources with others? Relations between TC experts, partners and the EC: If contracted by the EC (or another donor), who are the experts taking instructions from and to whom are they accountable? EC’s and other donors’ roles in the PIA: Should donors play a role at all in the PIA – and if so, which role?

41 Rapport de la Cour des Comptes européenne: 8 recommandations sur l’AT __________
Les documents de stratégie pays doivent inclure une analyse des faiblesses institutionnelles et des besoins en développement des capacités. Elaborer des lignes directrices relatives à l’assistance technique. Améliorer la conception des projets de développement des capacités. Revoir les procédures régissant la préparation et le démarrage des projets. Objectif: allouer plus de temps à la mise en oeuvre Full formulation of the 8 recommendations is in box 3 (P 12) of The Strategy. The ECA recommendations were issued in 2007 (See European Court of Auditors’ Special Report No. 6/2007 on the effectiveness of technical assistance in the context of capacity development ). They are also supported by the European Council. The Council commented on the ECA report and welcomed the development of a strategy to meet aid effectiveness targets for Technical Cooperation, See Council Conclusions with regard to Special Report No. 6/2007 on the effectiveness of technical assistance in the context of capacity development . In early September 08 the strategy has been presented to the CODEV in the Council. The European Parliament Committee on Budgetary Control has also examined the audit and integrate the issue in the discharge process. The Backbone Strategy has been presented to the COCUBU and to Development Committee in September 08. The EP has asked to be regularly updated on implementation of the Strategy 41

42 Rapport de la Cour des Comptes européenne: 8 recommandations sur l’AT __________
5. Révision des critères d’évaluation des appels d’offre en matière d’AT pour mieux tenir en compte de la qualité des experts et de leur expérience. 6. Etudier les autres possibilités en matière de passation de marchés, afin de choisir les meilleures compétences techniques possibles. 7. Accroître l’utilisation d’AT par le biais de programmes coordonnés et appliquer des modalités d’exécution qui encouragent l’appropriation. 8. Evaluer systématiquement les performances des sociétés d’AT (système d’information de gestion). 41


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