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Présentation : YAO Komissa S. Fonction : Chef du Département Info. Institution : FENACOOPEC-CI Système : BANK-MICRO (Vivéo Finance) TECHNOFOIRE 2006 –

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1 Présentation : YAO Komissa S. Fonction : Chef du Département Info. Institution : FENACOOPEC-CI Système : BANK-MICRO (Vivéo Finance) TECHNOFOIRE 2006 – DAKAR IMPLEMENTATION DUN SYSTEME TRANSACTIONNEL

2 LA FENACOOPEC -CI Création du réseau COOPEC en 1976 Etat Ivoirien et le C.I.C.M Réhabilité de par lÉtat Ivoirien, la B.M, lA.F.D, la C.F et lA.C.D.I Aujourdhui 150 COOPEC, dont 112 en zone gouvernementale membres actifs, membres actifs, 54,6 milliards de francs CFA de dépôts, 54,6 milliards de francs CFA de dépôts, 21,2 milliards de francs CFA dencours de crédits, 21,2 milliards de francs CFA dencours de crédits, emprunteurs emprunteurs. Sans subvention, entièrement financée par ses membres

3 Augmentation de lactivité surtout vers les zones urbaines Nécessité de professionnaliser lactivité et délargi la gamme des services à offrir De 1998 à 1999 : déploiement du logiciel SIBANQUE (fourni par le CICM) En fin 1999, seulement 45% du réseau était informatisé avec SIBANQUE, par manque dinfrastructure adéquat, niveau de compétence des acteurs assez faible (informatique et comptable) Constat des limites de la solution face à la croissance du réseau : difficultés de produire les états financiers, statistiques et reportings – difficultés de maintenance CONTEXTE ET PROBLEMATIQUE

4 Réalisation dun cahier des charges avec lappui financier et technique de DID Appel doffre pour la fourniture dune application évolutive vers la banque Choix de la solution Bank-Micro de VIVEO-FINANCE Mise en place dune équipe projet Fenacoopec Choix dun site pilote : 1 Coopec et la Structure Centrale Assistance technique du fournisseur sur le paramétrage des applications (Comptabilité, Guichets, Membres, Comptes de membres, Crédits, etc.) Sans appui financier, entièrement financé par la Fenacoopec-ci DEMARCHE DU PROJET

5 Processus de mise en oeuvre Mise en place dune équipe projet Opérationnelle Contrôleurs et Informaticiens Personnels des Caisses de base Des opérateurs de saisies (dans certaines caisses) Découpage du projet en processus Paramétrages Reprise des données Formation Mise en production du site pilote Fonctionnement en parallèle des deux systèmes Généralisation du déploiement

6 Mise en œuvre : Paramétrages Fait avec lassistance active de Vivéo Finance Saisie du Plan des Comptes (Codes Comptable PARMEC) Codification des Codes : Clients et Comptes Définitions et codifications de toutes les opérations comptables Définitions des schémas comptables liés aux opérations Opérations de guichets Opérations de crédits Autres opérations récurrentes de comptabilité générale Définition des habilitations – Sécurité du système

7 Formation Initialement, formation du chef de projet par Vivéo Finance : méthodologie, paramétrages et à lutilisation de base Formation à la reprise des données puis à lutilisation, par métier (assurée par le chef de projet) aux membres de léquipe dencadrement aux agents de la caisses pilote : les opérations comptable (B.O), les opérations de caisses (F.O) et les opérations de crédit (BO & FO)

8 Mise en œuvre : Reprise des données Problématique sur le mode de reprise Automatique ? Manuelle? Les acteurs? Organisation de la collecte et de la reprise Liste des clients, des comptes, les balances et les dossiers de crédit Fiches cartonnées, GLJ, dossiers de crédit pour les Caisses manuelles Reprise des données Membres actifs - Comptes client - Dossiers de crédits vivants, avec leurs soldes restants dus à la date darrêté Soldes de la comptabilité générale et des comptes client à une date darrêté comptable – Rattrapage des écritures passées depuis la date darrêté A chaque étape du processus, des contrôles et vérifications sont faits

9 Ressaisir les opérations passées dans lancien système, depuis la date darrêté, dans le nouveau jusquà atteindre la même date journal Utiliser en Front-Office le nouveau système Procéder à des arrêtés journaliers pour faire correspondre les balances comptable des deux systèmes Abandonner lancien système après une période d1 mois de fonctionnement en parallèle NB : une prise en main progressive du système est ainsi faite par les agents durant les phases de reprises Mise en production/utilisation des deux systèmes en //

10 Déploiement dans tous le réseau Formation de tous les acteurs de base sur le processus global de reprises Attributions de tâches, par équipe dagents des Caisses avec ou sans appui dopérateurs de saisies Installations et mises à jour des bases de données déjà paramétrées mais vierges de données (les informaticiens) Fixations de délais à chaque étape, pour chaque équipe en fonction du volume dactivités, du nombres de clients et de comptes à reprendre Contrôles, vérifications et validations par les équipes dencadrements

11 Répartition des coûts Licences Formation Mise en œuvre (Paramétrages) et assistance Maintenance annuelle Acquisition des licences de façon globale, puis répartitions suivant une clé basée sur le nombre de guichets par Caisse Formation dispensée par le fournisseur pour : Larchitecture générale, fonctionnelle du système Les paramétrages sur une base standard La maintenance de 1er niveau La méthodologie de reprises des données Mise en œuvre Paramétrages sur site Assistance à la reprise des données Assistance à distance Coût global : de 230 à 280 millions environs pour 125 Caisses. Hormis le déploiement et la formation aux utilisateurs qui ont été assurés par léquipe projet seulement sur des frais de missions en interne Rajouter au coût global 11 à 13% de celui-ci pour la maintenance annuelle Budget et structure des coûts

12 PRINCIPALES DIFFICULTES Niveau de compétence des acteurs de base insuffisant La méconnaissance de loutil informatique La non maîtrise du métier de « banquier » indisponibilité totale des agents pour les travaux de migration Non respect des délais fixés Equipes dencadrement et de suivis en nombre insuffisant pour lensemble du réseau, Difficultés de se départir des méthodes et pratiques liées à lancien système (Sibanque) Compte tenu du caractère innovant et structurant de BAnk-Micro, des difficultés réelles liées au changement ont été rencontrées

13 1. Choix dun système simple dutilisation 1. De préférence en mode texte ou semi graphique 2. Ne nécessitant pas la présence dinformaticien au quotidien 3. Surtout modulaire, donc évolutif 4. Possibilité dextractions de données 2. Méthode de reprise 1. Automatique si léditeur est le même aussi bien pour lancien système que le nouveau 2. Manuelle, sinon 3. Procéder au déploiement Caisse par Caisse, quelque soit létendu du réseau 4. Accorder suffisemment de temps à laccompagnement au changement : vouloir forcément respecter des délais pourrait porter préjudice 5. Prévoir des formations thématiques et progressives : de lopérationnel au stratégique 6. Avoir une équipe projet assez hétérogène : comptables, Agents de Crédit, Informaticiens, etc. 7. Exploiter à fond la projet pilote avant son déploiement RECOMMANDATIONS


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