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Les systèmes dinformation des ressources humaines (SIRH) Epicéa - Agorha Présentation Epicéa Version 16 02 Février 2009.

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1 Les systèmes dinformation des ressources humaines (SIRH) Epicéa - Agorha Présentation Epicéa Version Février 2009

2 ORDRE DU JOUR Calcul de limputation budgétaire Mobilité Hors enseignement (HENS) Enseignement agricole (EA) Procédure de réorganisation des structures Congé maternité et congé pathologique dissocié

3 ORDRE DU JOUR Contractuels du MAP : transformation des CDD en CDI et gestion du service incomplet Modification de la durée du congé sans rémunération pour convenances personnelles (secteur de lenseignement privé) Module formation continue : adaptation du champ « motivations) en fonction des règles de la formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires et des agents non titulaires de l'Etat

4 EPICEA Calcul de limputation budgétaire Suite à la mise en place - de la délégation de gestion MEEDDAD - des DDEA et des DRAAF le traitement de détermination des imputations budgétaires des agents a été modifié Désormais, laffectation opérationnelle de lagent détermine le programme de limputation budgétaire (et non plus laffectation administrative) Conséquences : un simple changement daffectation opérationnelle peut générer un changement de TG (dans les DDEA passage dune structure du 215 à une structure du programme 217)

5 EPICEA Délégation de gestion MEEDDAT Population concernée Agents affectés dans les DIREN Agents affectés en administration centrale MEEDDAT Agents en DDEA sur missions Equipement et agents en DDE Agents en DDSV sur missions spécifiques Informations paie Programme imputation budgétaire : 217 Code ministère 223 Codes administration par direction pour lAC

6 EPICEA Module mobilité : cartographie

7 EPICEA Deux nouveaux secteurs de mobilité ETEC pour les postes des ATS GM : bureau des emplois de la DGER Postes importés de Guépard dans le module mobilité HENS ESUP pour les postes de la filière formation recherche GM : Bureaux des établissements et des contrats Annexes circulaire : Tri par région - fond bleu Tableaux CAP : édition des postes du secteur après les postes du secteur VEPHY (ETEC puis ESUP)

8 EPICEA Secteur de mobilité pour les postes DDEA/DDE du programme 217 : ENVDE Pas de GM Création de postes ponctuels à la demande des GC par la MISIRH. Demande à faire à lAU Epicéa par messagerie en précisant : - Le n° Epicéa de lagent - Le n° de la structure administrative - Le n° de la structure opérationnelle

9 EPICEA Possibilité dimporter des postes (1) À partir dun fichier format.csv 1 – Charger le fichier contenant les postes 2 – Vérification des postes à charger. Permets de détecter les postes en anomalie 3 – Import des postes dans Epicéa : -poste OK : importés -Poste NOK : affichage anomalie Habilitations - GM - Assistants IGIR/IGVIR

10 EPICEA Possibilité dimporter des postes (2) Attention : pas de contrôle en cas dimport dun fichier déjà importé Dans ce cas : création des postes en double : à supprimer un par un.

11 EPICEA Gestion de nouvelles informations (1) 1/ Cotation du poste Affichée : -dans les annexes de circulaires -Dans le mobiloscope

12 EPICEA Gestion de nouvelles informations (2) 2/ Code suivi du poste après parution Affiché : -Dans le mobiloscope -Dans les tableaux de CAP

13 EPICEA Gestion de nouvelles informations (3) 3/ N° dordre pour lavis des IGIR/IGVIR Affiché : -Dans le mobiloscope -Dans les tableaux de CAP de travail

14 EPICEA Edition des annexes de circulaires Possible pour les postes PR (visualisation de la circulaire) pour les Responsables de programme et les IGIR/IGVIR

15 EPICEA Gestion des agents externes (1) Nouvel écran : suivi des agents externes Permet - de retrouver le n° dun agent externe - daccéder à lécran de modification des données de lagent externe Attention : pour les GC, habilitation par rapport au corps de la CAP de lagent externe. Double clic sur lagent pour accéder à lécran -de modification de laffectation dorigine et du corps de la CAP -de suppression de lagent

16 EPICEA Gestion des agents externes (2) Nouvel écran : mise à jour des agents externes Suppression de lagent externe. Attention : supprime lagent de la base, pas de possibilité de le récupérer.

17 EPICEA Gestion des agents externes (3) Pensez à vérifier lexistence de lagent (sur écran Recherhce des agents externes) avant den créer un nouveau. En cas dagent créé en double : possibilité de supprimer lagent (s/r quil nait pas déjà de demande de mobilité) Le corps attribué à lagent externe est linformation utilisée par lapplication les habilitations des GC. 789 : code corps à utiliser pour les agents contractuels des offices et du CNASEA.

18 EPICEA Mobiloscope (1) Mobiloscope différentiel : suivi des nouvelles demandes de mobilité Nouveau critère. Si date de référence saisie, édition des demandes de mobilité créées ou modifiées depuis la date saisie. Attention : - Aux « fausses » modifications - Pas de traçabilité sur la suppression des demandes

19 EPICEA Mobiloscope (2) Gestion des critères améliorées : tous les critères dédition du mobiloscope portent à la fois sur les postes ouverts à la mobilité ET sur les postes demandés (visibilité sur les entrants et les sortants). Tri des postes identique à celui des tableaux de CAP Concernant lédition excel : Le mobiloscope comporte de nouvelles colonnes (code suivi du poste, code motif demande de mobilité, rang IGIR/IGVIR accueil, rang du RP). Lédition est prévue pour un format A4, modifiable dans excel (suppression colonnes, modification des paramètres de la mise en page etc …) Possibilité de trier le mobiloscope (une ligne par poste et candidat)

20 EPICEA Mobiloscope (3) Affichage du programme (215 pour postes DDEA – 215/206 pour postes DRAAF)

21 EPICEA Gestion des habilitations GC Dans le module mobilité, lhabilitation des GC est effectué par rapport : Au corps actif et au corps inactif pour les agents du MAP Au corps de la CAP pour les agents externes Par contre pas dhabilitation par rapport au corps du poste Pour les arbitrage : habilitation étendue à tous les corps du bureau du gestionnaire

22 EPICEA Tableau de CAP (1) Tri des postes dans les tableaux de CAP et darbitrage : Administration centrale – par direction MEEDDAT Administration centrale DIREN (par régions) 2ième cercle DDAF/DDEA par département DRAAF par région (y compris les postes du programme 206) DDSV Enseignement technique Enseignement supérieur

23 EPICEA Tableau de CAP (2) Ajout de linformation programme Fichier excel avec des mises en forme conditionnelles Indication du pg sur lequel le poste est ouvert. Tableaux CAP : documents excel avec des mises en forme conditionnelle

24 EPICEA Mobilité EA – nouvelles fonctionnalités (1) Gestion simultanée mouvements titulaire et contractuel pour une année Saisie en région (SRFD) des candidatures titulaires

25 EPICEA Mobilité EA – nouvelles fonctionnalités (2) Notion de catégorie de poste remplacée par Corps attendu / Famille poste / Besoin poste Exemple : Avant un poste était ouvert dans une catégorie : Physique-Chimie / PCEA Avec la nouvelle version un poste est ouvert pour Un corps attendu – 121 PCEA dans lexemple Un besoin poste - 40 Physique-Chimie dans lexemple Les besoins poste sont regroupés par famille - 12 Scientifiques dans lexemple -> harmonisation des applications Guépard et Epicéa

26 EPICEA Mobilité EA – nouvelles fonctionnalités (3) Refonte des éditions TSE Possibilité déditer : -un TSE Restreint (avec uniquement les postes pouvant être pourvus) -Un TSE non vacant (complémentaire du TSE restreint) Critère catégorie remplacé par les critères : -corps attendu -Famille de poste -Besoin poste Nouveau critère permettant de suivre les agents ayant fait une demande de retraite par exemple.

27 EPICEA Mobilité EA – nouvelles fonctionnalités (4) Possibilité déditer un TSE par corps pour les CAP des corps « non enseignants » ce qui permet davoir un tableau des demandes de mobilité sur les postes gérés par la mobilité EA faites par les agents du corps de la CAP.

28 EPICEA Réorganisation des structures (1) (RGPP/ DGPAAT / création DDEA – DRAAF / Fusion dEPL) Définition dune procédure (réorganisation de centrale) Mise à jour du référentiel des structures Génération de masse des affectations (procédure REO) Génération des mouvements paie

29 EPICEA

30 Réorganisation des structures (2) Etape 1 : Tableau de correspondance ancien nouvel organigramme

31 EPICEA Réorganisation des structures (3) Etape 3 : Mise à jour des structures Module gestion des structures Epicéa Acteurs : Gestionnaires de proximité Gestionnaires des structure par secteur MISIRH (en labsence de gestionnaire de secteur)

32 EPICEA Réorganisation des structures (4) Etape 4 : Génération des affectations administratives, opérationnelles Consultation avant génération

33 EPICEA Réorganisation des structures (5) Consultation après génération Code procédure spécifique pour les opération de réorganisation (REO) Possibilité déditer une notification standard pour les procédures REO

34 EPICEA congé sans rémunération pour convenances personnelles (contractuels) Habilitations : GC du secteur privé

35 EPICEA congé sans rémunération pour convenances personnelles (contractuels) Exemple : agent « loi CENSI » Habilitations : GC du secteur privé

36 EPICEA congé sans rémunération pour convenances personnelles (contractuels) Exemple darrêté (Les éditions darrêté* et de notification sont paramétrés à partir des modèles existants) * Les modèles darrêtés demandés par le secteur de lenseignement privé sont en cours de validation auprès dASTER

37 EPICEA traitement des nouveaux CDI et modification des contrats CDD en CDI des agents du MAP Habilitations : GC

38 EPICEA traitement des nouveaux CDI et modification des contrats CDD en CDI des agents du MAP

39 EPICEA Exemple darrêté traitement des nouveaux CDI et modification des contrats CDD en CDI des agents du MAP

40 EPICEA gestion du service incomplet (CDD/CDI) Habilitations : GC

41 EPICEA gestion du service incomplet (CDD) Exemple darrêté

42 EPICEA gestion du service incomplet (CDI) Habilitations : GC

43 EPICEA gestion du service incomplet (CDI) Exemple darrêté

44 Congé Maternité et grossesse pathologique Bénéficiaires : Agent fonctionnaire stagiaire Agent fonctionnaire titulaire Agent contractuel EPICEA

45 Une période de repos supplémentaire de maternité, limitée à 14 jours peut être accordée À tout moment de la grossesse. La procédure congé maternité a été modifiée en conséquences dans EPICEA. Lévolution livrée dans le cadre de la V16 permet : 1.denregistrer une ou plusieurs périodes de congés prénataux dissociées dun congé maternité (MT1) validé ou non. denregistrer une période de congé prénatal accolé au MT1 validé à létat final, ce qui élimine le recours à lassistance utilisateurs. Dans la limite des 14 jours prévus par la réglementation.

46 EPICEA La procédure MT0 "grossesse pathologique" est ajoutée au menu "congé maternité ». MT0 suspend la position de type 1 en cours, et place l'agent en position de congé maternité (code ) pour la durée saisie. IMPORTANT : Lorsque le congé prénatal est disjoint du congé maternité, la validation finale de la demande génère une demande de «retour grossesse pathologique » MT6 ; sa validation replacera l'agent dans la position précédente. La procédure MT6 est ajoutée au menu "congé maternité" pour être directement reprise en signature par le gestionnaire. NOTA BENE : La procédure MT2 de "modification de la date de début" du congé maternité peut également être utilisée pour enregistrer des congés pathologique accolés au MT1 dès lors que le congé maternité principal est resté à létat 01 (instruction). Cette procédure na pas été désactivée. Le choix revient à lutilisateur.

47 EPICEA Utilisation de la procédure MT0 Le premier congé de grossesse pathologique peut être préinstruit dès les 4 premiers mois, avant même que le congé maternité associé ne soit enregistré; mais il restera bloqué en instruction (sauf présence d'une fin de contrat CDD rapprochée) tant que le congé maternité lui-même ne sera pas validé en préinstruction (la date prévue de la naissance détermine la plage de dates de la grossesse). On ne peut traiter qu'une demande MT0 à la fois (il faut valider ou supprimer la demande en cours avant d'en saisir une autre). On ne peut pas créer de demande MT0 nouvelle tant qu'une demande MT2 d'avancement pathologique du congé prénatal est en cours (c.a.d. dans un autre état que refusée, validée ou annulée) (si nécessaire, il faut supprimer la demande MT2 puis la recréer après création et validation de la demande MT0).

48 MT0 MT6 MT1 MT2 MT3 MT4 MT5 EPICEA

49 Congé maternité (MT1) validé jusquà létat 41 final Saisie dune période de congé pathologique prénatal dissocié du congé maternité.

50 EPICEA

51

52 Edition de la notification de « grossesse pathologique » : Congé pathologique Date de début : JJ/MM/AAA Date de fin : JJ/MM/AAA

53 EPICEA Si lagent avait été en temps partiel avant le congé : mouvement paye

54 EPICEA

55

56 Manque la description

57 EPICEA Activité plein temps

58 EPICEA Si lagent avait été en temps partiel avant le congé : mouvement paye

59 EPICEA

60 Notification dun agent qui était à temps partiel avant son congé pathologique dissocié EPICEA

61 Saisie dune période de congé prénatal accolé au congé maternité Variante : la procédure MT0 ne génère pas de retour grossesse pathologique (MT6).

62 EPICEA Module formation continue - menu demande de formation : adaptation du champ « motivations » Dans le cadre de la formation professionnelle loi n° de modernisation de la fonction publique du 2 février 2007 décrets n° du 15 octobre 2007 et n° du 26 décembre 2007,relatifs à la formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires et des agents non titulaires de l'Etat note de service SG/SRH/SDDPRS/N du 08/10/2008 une typologie fondée sur la finalité d'une formation devait être mise en place au niveau du module FORMATION CONTINUE d'EPICEA.

63 EPICEA Le champ "Motivation agent" des écrans de gestion des demandes d'action de formation acceptera et présentera les nouveaux codes et les anciens codes selon l'année des stages. L'intitulé "motivation" est conservé pour rester cohérent avec la fiche manuelle d'inscription (annexe 3 de la note de service). L'ancienne liste de codes restera accessible pour toute consultation ou modification de l'historique. La nouvelle liste de codes s'appliquera aux inscriptions aux actions de 2009 et au-delà. FSFormation statutaire T1Adaptation immédiate au poste de travail T2Adaptation à lévolution prévisible des métiers T3Développement ou acquisition de nouvelles qualifications ( T3Développement personnel ) PECPréparation aux examen et concours VAEValidation des acquis de lexpérience PPPériode de professionnalisation BCBilan de compétences

64 EPICEA Transition vers les nouveaux codes motivation Avant l'arrivée de la version 16 d'Epicéa, des inscriptions aux formations de l'année 2009, et des formations elles-même ont pu déjà avoir eu lieu. En conséquence les codes motivation agent ont pu ne pas être saisis, ou ont pu l'être avec l'ancienne codification. Les demandes d'inscription non conformes sont signalées aux gestionnaires, et leur suivi (saisie des avis et des présences par les GP et les RLF)) est rendu impossible tant qu'ils ne corrigent pas leurs codes motivations Une autre évolution a été livrée en administration centrale pour l'instant et sera déployée dans les autres services du MAP, à la prochaine livraison des évolutions d'EPICEA : les attestations de stage portent désormais, le numéro de la formation et mentionnent la motivation.


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