Session d’information C AHIER SPECIAL DES CHARGES N ° P&O/DGCOMM- KM_FEDRA 2011 Anne Coekelberghs Katrien Eggers, DG Communication interne et Gestion des.

Présentation au sujet: "Session d’information C AHIER SPECIAL DES CHARGES N ° P&O/DGCOMM- KM_FEDRA 2011 Anne Coekelberghs Katrien Eggers, DG Communication interne et Gestion des."— Transcription de la présentation:

1 Session d’information C AHIER SPECIAL DES CHARGES N ° P&O/DGCOMM- KM_FEDRA 2011 Anne Coekelberghs Katrien Eggers, DG Communication interne et Gestion des connaissances Klaartje Gysen, Marchés publics 27 août 2010

2 Procédure et durée du marché Appel d’offres général Il s’agit d’un marché mixte. –Site web Fédra et lettre d’information électronique = un prix global –Magazine Fédra = à bordereau de prix Le marché prend cours le 1er janvier 2011 et est conclu pour une durée de quatre ans. Le marché peut être résilié chaque année.

3 Historique Fédra Fédra est né en 2000, à l’initiative du ministre de la Fonction publique de l’époque. Il existe actuellement sous 3 formes différentes: –Magazine, 44 p – 10 x par an –Site web, www.fedramagazine.be, depuis 2007www.fedramagazine.be –Lettre d’information électronique, toutes les deux semaines, depuis 2007

4 Enquête téléphonique 2009 Fédra est une valeur sûre: 84% des fonctionnaires lisent Fédra. Le journal dispose d’un public de lecteurs fidèles, car 72% des lecteurs lisent les 10 numéros par an. 98 % des lecteurs trouvent des informations utiles dans Fédra. Fédra obtient une appréciation globale de 7,4 sur 10. 98% des lecteurs souhaitent continuer à recevoir le magazine.

5 Site web 2009 Le site web comptait en moyenne en 2009 6.823 visiteurs uniques par mois.

6 Quel est l’objectif de Fédra?

7 Objectifs Fédra 2011-2014 1.Fédra raconte: information 2.Fédra relie: réseautage et création d’image 3.Fédra colore: forum d’opinions 4.Fédra étonne: étonner, humour… Ces objectifs apparaissent dans les différentes formes de parution de Fédra, là où ils sont le mieux mis en valeur.

8 Objectifs Fédra Fédra raconte: L’histoire derrière la réglementation MagazineSite webLettre d’information - Informations de fond - Commentaires - Intérêt humain - Interviews et reportages - Actualités - Fonction d’archives - Références à Fedweb - Actualités Fédra relie: Apprendre à connaître d’autres services publics et renforcer l’image de l’administration MagazineSite webLettre d’information - Editorial - Informations de fond - Commentaires - Intérêt humain - La famille peut lire aussi - Attirer la presse régulière - Actualités - Permettre le réseautage - Site web ouvert - Actualités - Lancer des appels - Attirer la presse régulière Fédra colore: Une plate-forme de discussion indépendante et un lieu d’échange d’opinions MagazineSite webLettre d’information - Courrier des lecteurs - Sondages - Blogs - Courrier des lecteurs - Appels Fédra étonne: Raconter ce que personne ne savait, avec audace et humour MagazineSite webLettre d’information - Journalisme d’investigation - Chercher des informations de manière proactive - Angles de vue et interviews surprenants - Humour - Chercher de véritables nouvelles - Actualités - Blog - Humour

9 Fédra 2011: mission une vision stratégique sur le journal du personnel avec site web et une lettre d’information électronique de l’administration fédérale la rédaction en 2 langues, la mise en page, les photographies et les illustrations, l’impression et l’envoi pour 6 numéros d’un magazine avec un tirage d’environ 85 000 exemplaires par numéro hébergement, développement et entretien technique d’un site web ajout d’informations sur le site web et réalisation et envoi d’une lettre d’information électronique

10 Fédra 2011: mission Magazine –6 x par an au lieu de 10 X (février, avril, juin, août, octobre, décembre) –24 p. (20 p. et couverture) Site web –Opérationnel à partir du 20/01/11 –Tous les éléments repris dans les spécifications techniques sont prévus par l’adjudicataire. Lettre d’information –Opérationnelle à partir de février 2011

11 Fédra 2011: mission Tous les éléments qui n’ont pas été repris explicitement dans les spécifications techniques doivent être choisis par l’adjudicataire lui-même.

12 Mécanismes de feed-back Feed-back avec le pouvoir adjudicateur –Groupe d’avis FEDRA

13 Groupe d’avis Fédra: objectif Soutenir et inspirer Faire des suggestions Aider à déterminer la ligne rédactionnelle Aider à établir un planning annuel Veiller continuellement à la satisfaction du lecteur et de l’utilisateur …

14 Groupe d’avis Fédra: composition Membres de la rédaction Le directeur général Communication interne et Gestion des connaissances du SPF Personnel et Organisation Collaborateur SPF P&O Collaborateur Fed+ Fonctionnaires dirigeants hors SPF P&O Représentants des SPF, SPP, OIP (lecteurs habituels) Le groupe d’avis est composé pour deux ans.

15 Rédaction Rédaction bilingue Coordinateur à temps plein (NL/FR) La rédaction travaille de manière autonome, critique et constructive en veillant à une information correcte et aux sensibilités fédérales en utilisant un mix de genres journalistiques dans le média approprié (magazine, site web, lettre d’information)

16 Caractéristiques de fond Style attractif, contemporain adapté au média Originalité et créativité Rubriques fixes not. rubrique des lecteurs et Fed+ Différenciation selon la culture: “réécrire” des articles et non les “traduire”

17 Caractéristiques de forme 3 formes de parution La mise en page est actuelle et dynamique Satisfaire à l’identité visuelle fédérale.be Le papier et l’encre satisfont aux prescriptions reprises dans le guide des achats durables. http://www.guidedesachatsdurables.be/ http://www.guidedesachatsdurables.be/

18 Tirage Tirage actuel magazine: +/- 84000 ex. Parmi lesquels 2.222 fonctionnaires pensionnés qui ont demandé un abonnement à Fédra : (10/03/10) En moyenne 6.823 visites uniques par mois au site web (2009) 4.039 abonnements à la lettre d’information digitale, (10/03/10). 2.459 uniquement version électronique (10/03/10). 4 abonnements payants

19 Envoi Magazine: à l’adresse privée L’adjudicataire constitue tous les deux mois les fichiers d’adresses nécessaires sur base des fichiers du SCDF (Service central des dépenses fixes, SPF Finances) et des organismes d’intérêt public. L’adjudicataire gère les fichiers d’adresses des : –fonctionnaires qui souhaitent uniquement la version électronique de Fédra –pensionnés –groupes cibles externes –abonnés lettre d’information électronique

20 Critères de sélection: critères d’exclusion 1.Ne pas être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l’Office national de Sécurité sociale –déclaration sur l’honneur, les données sont recherchées par le pouvoir adjudicateur 2.Une faute grave en matière professionnelle –déclaration sur l’honneur 3.Le non-respect de la législation environnementale et sociale –déclaration sur l’honneur

21 Critères de sélection: critères de sélection 1.Capacité financière –chiffre d’affaires annuel> 1.000.000 € (1x les 3 derniers exercices) –chiffre d’affaires activités directement liées aux services décrits dans le cahier spécial des charges > 250.000 € (1x les 3 derniers exercices) 2.Capacité technique du soumissionnaire –une liste des principaux services similaires réalisés au cours des 3 dernières années, une référence de > 125.000 € –les CV des rédacteurs

22 Critères d’attribution 1.Valeur technique (60%) 2.Prix total du marché (40%)

23 Critère d’attribution: valeur technique (30%) une note stratégique (10%) une table des matières (exemple-type) et trois exemples d’articles pour le magazine Fédra (20%) une maquette de la couverture et une maquette d’une double page intérieure choisie au hasard pour le magazine Fédra (10%) la structure de navigation du site web Fédra (20%) une maquette de la page d’accueil et de trois autres types de pages du site web Fédra (10%) une maquette de la lettre d’information électronique Fédra avec du contenu.

24 Critère d’attribution prix a) prix unitaire forfaitaire pour un premier tirage de 1000 exemplaires d’un même passage d’impression d’1 numéro du magazine Fédra b) prix unitaire forfaitaire pour un tirage de 1000 exemplaires d’un même passage d’impression d’1 numéro du magazine Fédra c) 1. le prix pour le tirage total par an du magazine Fédra (= 6 numéros de 80 000 exemplaires en deux versions), hors TVA: c) 2. le prix pour le tirage total par an du magazine Fédra (= 6 numéros de 90 000 exemplaires en deux versions), hors TVA:

25 Critère d’attribution prix d) prix unitaire forfaitaire, hors TVA, pour l’hébergement annuel du site web Fédra : e) prix unitaire forfaitaire, hors TVA, pour le développement du site web Fédra et de la lettre d’information électronique (une seule fois): f) prix unitaire forfaitaire, hors TVA, pour l’entretien technique du site web Fédra pour 1 an: g) prix unitaire forfaitaire, hors TVA, pour l’ajout d’informations sur le site web Fédra et la réalisation et l’envoi de la lettre d’information électronique Fédra pour 1 an:

26 Prix Prix le magazine pour une année = P3 (a x 12) + [b x (80 x 6) – 12]= (a x 12) + (b x 468) = P1 (a x 12) + [b x (90 x 6) - 12] = (a x 12) + (b x 528) = P2 (P1 + P2) : 2 = P3 Prix total pour 4 ans = Pt (P3 x 4) + (d x 4) + e + (f x 4) + (g x 4) = Pt

27 Etapes suivantes et timing Offre en 5 exemplaires avec minimum 2 maquettes Ouverture offres: vendredi 24 septembre 2010 à 11h dans la salle 104a, rue de la Loi 51, 1040 Bruxelles Présentation devant 5 membres du jury: XX octobre 2010 (1 h présentation, ½ h questions du jury) Sélection: octobre 2010 Conseil des Ministres: novembre 2010 Attribution: novembre-décembre 2010

28 Etapes suivantes et timing Lancement marché: 1er janvier 2011 –Site web en ligne le 20 janvier 2011 –Premier numéro magazine février 2011 –Première lettre d’information digitale février 2011 –Premier (second) groupe d’avis? 15 février?

29 Questions