Faculté Polytechnique Expérience(s) de concertation(s) Dr. Angeline Aubert – coordinatrice qualité

Université de Mons « Fitness for purpose »  Industrie  Conti, Delvosalle (2002) 2 Angeline Aubert | QAP- Polytech Produits entrants Produits sortants Processus Ensemble de moyens et d’activités qui transforment les éléments entrants en éléments sortants VOULUREALISE ATTENDUPERCU Conformité Satisfaction du client

Université de Mons « Fitness for purpose » en éducation Concertations :  Prise d’information  Réduction des écarts  Amélioration des processus 3 Angeline Aubert | QAP- Polytech étudiants Diplômés Processus Ensemble de moyens et d’activités qui transforment les éléments entrants en éléments sortants VOULUREALISE ATTENDUPERCU Conformité Satisfaction des bénéficiaires

Université de Mons  En amont et en aval  Pour définir et pour vérifier  Auprès des acteurs et auprès des bénéficiaires  Sous différentes formes et de différentes natures :  Quantitatif (annuaire statistique et tableau de bord)  Quantifié (mesures de satisfaction, d’atteinte d’objectifs, etc. par des questionnaires)  Qualitatif (mesures de satisfaction, d’atteinte d’objectifs, etc. par des entretiens de groupes : Comités de concertations) Prises d’informations 4 Angeline Aubert | QAP- Polytech

Université de Mons  une par formation diplômante  représentants des membres du personnel enseignant et scientifique et représentants étudiants (au moins 25 % )  rôle principal de proposition au Conseil de Faculté concernant l’organisation des activités qui préparent au diplôme, notamment :  élabore les programmes d’enseignement et les soumet au Conseil de Faculté ;  délibère de toutes les questions pédagogiques qui la concerne ;  donne un avis sur les propositions d’attribution des enseignements. Commission de diplôme 5 Angeline Aubert | QAP- Polytech

Université de Mons  un par formation diplômante de la Faculté ;  doyen, président de la ComDip, QAP-Polytech (secrétaire) et tous les étudiants concernés qui souhaitent y participer ;  Insistance sur le respect de l’anonymat et la visée constructive de ces rencontres ;  Réunion annuelle courant mai, 12-14h (lunch fourni par la Faculté) ;  Objectif : recueil libre des avis des étudiants sur leur formation et le cadre d’études ;  Possibilité : complément qualitatif aux enquêtes ;  Possibilité : informer les étudiants de décisions prises par la Faculté. Vise l’amélioration des formations. Il s’agit d’un mode de recueil d’information, à rapprocher de la consultation, qui n’a pour mission ni la prise de décision ni la recherche d’un accord. Comité de concertation 6 Angeline Aubert | QAP- Polytech

Université de Mons Limites  Taux de participation  Poids informations recueillies / représentativité des étudiants présents  Faible information des étudiants sur la prise en compte ultérieure de leurs avis  Difficulté des étudiants à percevoir les contraintes (organisationnelles, légales, etc.) comme la dimension temporelle à prendre en compte dans tout changement. Avantages  Finesse et complémentarité des informations recueillies ;  Possibilité de dialogue (contraintes, logique pédagogique de la Faculté, etc.) ;  Communication et implication dans la démarche qualité. Conditions de mise en œuvre  Relation de confiance ;  Facilitation de la participation. Comités de concertation 7 Angeline Aubert | QAP- Polytech

Université de Mons Ecarts « travaillés »:  voulu/attendu : meilleure compréhension des attentes et objectifs respectifs ;  attendu/perçu : meilleure prise en compte des attentes ; mise en contexte pour une meilleure interprétation de ce qui est vécu. Moyens :  Communication – information : rôle des délégués participant aux ComDip, Conseil de Faculté, etc. ;  Comités de concertations ; Tutorat ;  Concertations ponctuelles :  Horaires ;  Participation au ‘Comité de Pilotage AEQES-CTI’, etc. Réduction des écarts 8 Angeline Aubert | QAP- Polytech

Université de Mons Le « problème » :  Situation précédente / Situation visée Phase 1 : Après la session d’examen « réformée »  Réunion Vice-Doyen, QAP et tous les délégués étudiants pour expliciter des décisions ; identifier des principes à partir du feed-back des étudiants ; affiner la procédure d’élaboration des horaires d’examen ;  Production par les étudiants d’un « classement » des examens. Phase 2 : Prochaines sessions d’examens  1. Groupe de travail mixte, sans étudiants, élaboration des horaires sur base des fiches ECTS, disponibilités des enseignants et principes identifiés par les étudiants.  2. Consultation des étudiants et des enseignants sur les horaires ; négociations éventuelles et prise de décision (responsabilité du doyen et/ou du vice-doyen).  3. Communication des horaires définitifs au moins 1 mois avant la session. Vise l’amélioration des formations. Possibilité de négociation argumentée sur des principes à adopter en la matière, cependant les étudiants ne sont pas considérés comme des décideurs. Un exemple : Concertation horaires 9 Angeline Aubert | QAP- Polytech

Université de Mons Limites  Difficulté des étudiants à percevoir les contraintes ;  Penser que tout est « négociable » dans les études. Avantages  Amélioration concrète du fonctionnement ;  Possibilité de dialogue (contraintes, logique pédagogique de la Faculté, etc.) ;  Communication et implication dans la démarche qualité. Conditions de mise en œuvre  Véritable volonté de prise en compte des avis étudiants et de « négociation » ;  Information des étudiants sur la prise en compte de leurs avis ;  Facilitation de la participation. Concertations ponctuelles 10 Angeline Aubert | QAP- Polytech

Université de Mons Contexte et problème :  Fusion FPMs-UMH : transferts de responsabilités et/ou responsabilités communes dans la gestion administrative des étudiants ;  Changement des applications informatiques ;  Gestion de proximité ; procédures non formalisées ;  Non connaissance réciproque des procédures FPMs-UMH. Phase 1 :  Tâtonnements, double travail, formalisation peu concertée de procédures, non connaissance des procédures…  Compensation par les habitudes de gestion ‘souple’ de proximité. Phase 2 :  Elaboration concertée de procédures communes. Amélioration des processus 11 Angeline Aubert | QAP- Polytech

Université de Mons Etapes 1.Identification des services concernés ; 2.Réunion (responsables de services et agents ; présence des services Qualité) pour repérer difficultés passées, tâches respectives, contraintes, « nœuds » de circulation des dossiers, besoins informatiques… ; 3.Formalisation par les services Qualité (logigramme) ; 4.Réunion(s) de finalisation de la procédure ; 5.(à prévoir) réunion-bilan et évolution de la procédure après mise en œuvre. Vise l’amélioration du fonctionnement en s’accordant (intra et inter facultaire) sur la manière d’agir en commun. Implication des ‘décideurs’ (responsables de services) et ‘agents’ avec le support des services Qualité. Négociation et décision. Elaboration concertée de procédures administratives 12 Angeline Aubert | QAP- Polytech

Université de Mons Limites  Coûteux en temps ;  Risque de cristalliser des conflits si non volonté, pas de possibilité de négociation ou prise de décision. Avantages  Amélioration concrète du fonctionnement ;  Effets rapides ;  Connaissance de la problématique et des procédures par tous ;  Outil de formation ;  Communication et implication dans la démarche qualité. Conditions de mise en œuvre  Véritable volonté de concertation  Implication des « décideurs »  Soutien et rôle facilitateur des services Qualité Elaboration concertée de procédures 13 Angeline Aubert | QAP- Polytech

Université de Mons Concertation : indicateur de Qualité ? Oui Si  Concertation qui ne se limite pas à de la consultation des bénéficiaires « pour l’information » des autorités ;  Concertation qui débouche sur des actions, productions ou changements identifiables (communication). 14 Angeline Aubert | QAP- Polytech