Atelier d’analyse d’impacts projet SAGESS Groupe de validation des milieux 31 mars 2016

Faire un survol du nouveau système et des changements à venir Valider certaines informations en vue du déploiement de juillet Échanger et répondre à vos questions Objectifs de la rencontre

1.Contexte du projet 2.Principes directeurs 3.Solution retenue 4.Clientèle cible 5.Calendrier de déploiement 6.Processus d’évaluation 7.Principaux changements 8.Bénéfices 9.Structure de soutien 10.Stratégie de formation 11.Prochaines étapes Agenda de la rencontre 2

1. Contexte de SAGESS Mieux s’outiller pour répondre à un volume de stages à la hausse: stages à planifier annuellement la taille des cohortes et le nombre de stages a doublé en sept ans Faciliter la communication entre et avec des milieux de stages qui se diversifient 17 CIUSSS et plus de 300 autres milieux de taille et nature diverses Mieux répondre aux besoins des ressources dispersées et très mobiles 3500 professeurs et superviseurs 3500 étudiants Réduire la complexité des pratiques, des règles, des systèmes, des structures et une terminologie qui diffèrent d’un programme de formation à un autre Prévenir des enjeux technologiques et répondre aux exigences de l’agrément 11 systèmes informatiques, manque d’uniformité des systèmes existants, technologie fragile et désuète 3

 Assurer une meilleure prise de décision en ayant accès à des données fiables et consolidées en temps réel  Répondre à l’évolution des programmes de formation  Réduire le nombre de systèmes de gestion  Centraliser les informations et simplifier leur circulation  Augmenter la productivité par une revue des processus et par le choix d’une solution adaptée aux besoins réels  Uniformiser les pratiques et façons de faire Agrément Amélioration et efficacité 2. Principes directeurs 4

3. Solution retenue >Solution développée pour répondre aux exigences de l’agrément >Solution la plus complète actuellement sur le marché canadien >Couvre un large éventail d’activités liées à la gestion de stages >Universités canadiennes qui utilisent MedSIS >Toronto >Alberta >McMaster Fournisseur Solution technologique 5

Résidence Ergothérapie Orthophonie ❷ Étudiants et Résidents ❶ Programmes UdeM ❸ Milieux de stages Directions de l’enseignement 4. Clientèle cible Superviseurs + de 7000 personnes visées Physiothérapie 6

Évaluation Grilles de stages BD milieux superviseurs étudiants Viendra remplacer le portail en évaluation Juillet Octobre Capacité (Résidence) Janvier Grilles de stages (Résidence) Avril Capacité (SS) Stages à options (Externat) AoûtSeptembre Résidence SS * Externat Légende * Programme de Nutrition en janvier 2017 Accès en Mai Juillet Recommandations (Résidence) Immunisation (Tous) Alertes (Tous) Requis (Tous) 5. Calendrier de déploiement 2017 lectureécriture 2016 Assignation automatique (Résidence) Janvier

6. Processus pour l’évaluation (papier) C 5- Compléter l’évaluation finale papier 2- Association de l’étudiant avec le superviseur final et autres superviseurs (si multiples) 1- Création/modification des formulaires d’évaluation et mise en ligne 3- Imprime le(s) formulaire(s) d’évaluation à partir de MedSIS et le remet aux superviseurs Compléter l’évaluation pléter l’évaluation 6- Saisie l’évaluation finale dans MedSIS Secrétaire hospitalière Superviseurs (Précepteurs) Superviseur final Bureau d’évaluation Résidents / Externes 7- Complète l’évaluation de l’enseignement et de l’enseignant 8- Consulte son évaluation, l’approuve ou conteste 4- Compléter l’évaluation papier N Courriel qui invite l’étudiant à commenter son évaluation (« en accord ou en désaccord » N Courriel de rappel AUTOMATIQUE à compléter l’évaluation Accèderont à la liste des évaluations à compléter via un courriel

5- Consulte les évaluations des autres superviseurs et complète l’évaluation finale 2- Association/ validation / modification de l’étudiant avec le superviseur final et autres superviseurs (si multiples) 1- Création/modification des formulaires d’évaluation et mise en ligne pléter l’évaluation 6- Saisie l’évaluation finale dans MedSIS Secrétaire hospitalière Superviseurs (Précepteurs) Superviseur final Bureau d’évaluation Résidents / Externes 6- Compléte l’évaluation de l’enseignement et de l’enseignant 7- Consulte son évaluation et commente « en accord ou en désaccord » 6. Processus pour l’évaluation (électronique) 4- Compléter l’évaluation MedSIS N Courriel de rappel AUTOMATIQUE à compléter l’évaluation ( Accèderont à la liste des évaluations à compléter via un courriel x Courriel qui l’invite à commenter son évaluation (« en accord ou en désaccord »N

Changements Personnel de soutien à l’enseignement Une association entre l’étudiant et le superviseur final et autres superviseurs (si multiples) devra être faîte avant d’imprimer / générer le formulaire d’évaluation. 7. Principaux changements Quel sera l’impact en cas de changement de superviseur en cours de stage ? Il faudra changer l’association du superviseur et annuler les évaluations déjà faîtes, le cas échéant. Les envois de nouveaux courriels vont se faire automatiquement Il sera possible de changer en lot (pour un groupe d’étudiants donné) Superviseurs Un / des courriels de rappel seront acheminés aux superviseurs pour compléter les évaluations Un lien direct à partir du courriel leur permettra d’accéder au tableau de bord des évaluations à compléter Une fonction multi - évaluateur sera disponible et permettra au superviseur final de consulter les évaluations de ses collègues dans le système avant de compléter son évaluation finale.

 Centralisation et standardisation des données sur tous les stagiaires, les milieux et les superviseurs et les grilles de stages  Accès mobile (téléphones intelligents et tablettes)  Outil convivial, facile d’utilisation et performant (traitement de l’information plus rapide)  Données disponibles en temps réel  Processus informatisé : Plus besoin d’imprimer Diminue la double saisie et risque d’erreur Traçabilité des formulaires 8. Principaux bénéfices – Module évaluation 8

9. Structure de soutien Niveau 1 Superutilisateur dans le milieu ↓ Personne ressource pour ses collègues de la direction de l’enseignement et de l’UMF, pour les étudiants / résidents et les superviseurs du milieu. Profil :  Agent de changement  Aime les technologies  Habiletés relationnelles et de communication À identifier Niveau 2 Responsable support technique et service client ↓ Karine Saladin Membre de l’équipe de projet et employée permanente de la Faculté de médecine, qui a la responsabilité de soutenir les superutilisateurs et les utilisateurs finaux Niveau 3 11

10. Stratégie de formation Publics ciblesDatesMoyens  Superutilisateurs Semaine du 30 maiFormation en salle 1 journée  Personnel de soutien à l’enseignement (incluant les secrétaires des UMF et les secrétaires de programmes) Semaines du 6 au 17 juin (10 plages seront offertes) Formation en salle 1 /2 journée  Superviseurs JuilletCapsules d’autoformation ( environ 10 minutes)  Étudiants JuilletCapsules d’autoformation ( environ 10 minutes) N.B. Des guides d’utilisateurs seront également disponibles pour les différents publics cibles 10

11. Prochaines étapes 1. Lancement du site Web du Projet SAGESSDébut avril 2. Identification de superutilisateurs et inscription à la formation pour tous les utilisateurs finaux 15 avril 3. Présentation du projet et des activités reliées au premier déploiement 12 et 19 avril 4. Atelier de validation (tests utilisateurs)Début mai 5. Diffusion de la formationDu 30 mai au 17 juin 6. Communications aux superviseurs, aux étudiants et aux responsables dans les milieux de stages À partir de mai 12

Annick Bélisle Chef de projet – volet gestion du changement et des communications Ahmad Qazi Directeur de projet par intérim et Chef de projet – Volet fonctionnel Nos coordonnées

Description des modules BD Milieux / Étudiants / Superviseurs / Fiche sur l’étudiant ( détail de l'inscription à un programme d’étude, par session, par année, par période donnée) Fiche sur les superviseurs Détails des milieux Grille de stages Fonctionnalité qui permet aux programmes d’assigner manuellement les stagiaires à leurs stages (le milieu, les dates, stage, spécialité + type d'activité) et de rendre disponible les détails aux stagiaires et aux milieux concernés. Stages à options Fonctionnalité qui permet aux étudiants de faire des demandes de stages à option par le biais d’un catalogue d’offre de stages. Évaluation Fonctionnalité qui permet l’évaluation du stagiaire / résident, de l’enseignement et de l’enseignant. Permet également l’accès aux rapports d’évaluation de l’enseignement et des enseignants. Capacité Fonctionnalité qui permet de gérer l’offre de stages des milieux en permettant aux milieux de saisir leur capacité d’accueil pour un stage donné par période de stage. Description des fonctionnalités 13

Immunisation Fonctionnalité qui permet de gérer et suivre le dossier santé et les immunisations des stagiaires. Professionnalisme Tableau de bord avec différents indicateurs qui permet de mesurer le professionnalisme. Incidents Fonctionnalité qui permet de déclarer tout incident lors du cheminement de stage. Alertes Fonctionnalité qui permet de définir et gérer un ensemble d’alertes (ex: document manquant, immunisation, permis de travail expiré, etc.). Requis Fonctionnalité qui permet de définir et assurer le suivi des documents administratifs (carte de stage, contrat d’embauche, permis de travail, etc.) associés aux dossiers stagiaires. Assignation automatique Fonctionnalité permettant de générer automatiquement l’assignation des stagiaires en tenant compte des critères d’offre de stages, de préférences des stagiaires et du curriculum des programmes. Description des fonctionnalités 14