Création et mise en œuvre d'un plan de communication COMMUNICATION ET VISIBILITE

Les bases d'une bonne communication Auprès de qui voulez-vous communiquer ? 1.Que voulez-vous leur dire ? 2.Comment leur dire pour qu'ils vous écoutent? 3.Créez votre propre plan de communication 4.Mettez en œuvre votre campagne 5.Ecoutez les commentaires et adaptez votre communication en conséquence

Fondamentaux Un plan de communication doit être rédigé pour chaque projet Le budget alloué à la communication doit être défini dans le contrat Suivre les directives de communication et de visibilité, qui sont OBLIGATOIRES

Planification de la Communication « Des activités aux moments opportuns »  Une bonne planification des activités signifie : que les activités coïncident avec les étapes importantes du projet (lancement, grande conférence, fin...), qu'un calendrier est bien défini, que les délais sont respectés.

Le plan de communication et de visibilité Doit : 1. Faire partie du contrat de subvention 2. Inclure les activités qui ont lieu lors des moments clés de la vie du projet. 3. Faire l'objet d'un suivi dans les rapports intermédiaires et finaux qui comportent une description détaillée et une évaluation précise des activités de communication avec des illustrations (communiqués de presse, articles, photos, vidéos…)

Les niveaux complémentaires de communication La Visibilité de l'Union européenne = ce projet est soutenu par l'Union européenne L'UE contribue à l'autonomisation des femmes La communication sur le projet lui-même Ce projet vise à aider les femmes Grâce au projet 50 femmes ont reçu une formation au management La Communication pour la mise en œuvre du projet Exemple de message envoyé aux femmes au niveau local: Vous êtes invités à suivre la formation au management

Les trois étapes du Plan de Communication et Visibilité Local Activités NIVEAU lancement mise en œuvre clôture international National inauguration officielle avec VIP et presse distribution objets promotionnels (t-shirts…) promotion des zones protégées communiqué de presse et site web visite du projet par des journalistes info-magazines TV et radio sur les résultats réunions d'information avec les ministères conférences de presse avec partenaires diffusion des résultats de l'évaluation

Votre message Pour que votre message soit clair et compréhensible posez-vous les questions suivantes: 1. Qu'est-ce que j'essaie de dire avec ce message ? > Utiliser les langues locales > Langage accessible, concis et attractif > Elaborer des slogans accrocheurs et des messages simples

2. Quelles cibles j'essaie d'atteindre avec ce message ? jeunes/âgées ? rurales/urbaines ? éduquées/moins éduquées ? masculines/féminines (dans certains contextes)? Les cibles choisies sont-elles pertinentes? Les cibles principales peuvent être les populations bénéficiaires, les médias locaux, les "stakeholders" (ex. : autorités régionales et locales, société civile…)

3. Comment ce message sera-t-il perçu par mes cibles ?  Identifiez d'abord votre public- cible  Ensuite, essayez de voir les choses de son point de vue  Consultez des personnes qui connaissent le mieux vos cibles

4. Comment puis-je transmettre ce message pour que mon public-cible l'écoute ? Les outils choisis sont-ils appropriés ? Assurez-vous que le plan de communication contienne au moins : une étude de cas, la production de photos de qualité, des communiqués de presse…. Des témoignages en vidéo sont aussi pertinents…

Les différents types de médias Les publications vont de l'impression d'un journal jusqu'à l'édition d'un livre, la distribution de dépliants, etc. La télévision, c'est à la fois l'hertzien, le câble, le satellite, la TVmobile et la webTV La radio c'est aussi l'hertzien, les ondes courtes et longues; elle peut être locale, internationale, diffusée sur le web… Internet :des portails thématiques aux réseaux sociaux en passant par les jeux online, les blogs et les intranets.. Les événements comprennent conférences, foires, lancements de projets, salons, etc. presse Télévision radio internet événements

Les plans de communication devraient comportés les outils suivants (selon le type de projet et la pertinence des outils) : 1.> Etudes de cas et photos 2.> Audio-visuels (témoignages du terrain, par exemple) 3.> Conférences de presse 4.> Visites de terrain avec la presse 5.> Brochures ou bulletins 6.> Evénements 7.> Sites web > Campagnes d'information > Panneaux (Pour les projets d'infrastructure) et bannières > Objets promotionnels

Évaluation des actions de visibilité Les indicateurs doivent être : Objectifs Spécifiques ciblés par exemple: -livraison de publications, gadgets, etc. à temps/suivant les TdR -nombre de contacts avec les médias qui ont des résultats directs en termes de couverture de l'action (journal-cible, etc.) -nombre de contacts ciblés participant aux événements -nombre de visiteurs/téléchargements sur le site Web -feedback des groupes cibles - courrier, téléphone, direct, etc.

Un bon plan de communication… Maintient une étroite cohérence entre: les publics cibles les messages les activités et les outils permettant de transmettre les messages aux publics-cibles Et surtout, disposer des ressources nécessaires

Autres aspects importants à prendre en compte lors de la validation du plan de communication INNOVATION: Y a-t-il des aspects novateurs dans le plan? PARTENARIATS: Les partenaires sont-ils associés à la mise en œuvre du plan de communication? INTEGRATION LOCALE: Est-ce que le plan de communication est bien intégré dans le contexte du pays et/ou de la région (au niveau social, culturel, de l'environnement des médias, de l'environnement des donateurs...)?