Projets et Programmes (p&p) Un nouveau concept pour définir les modalités de mise en œuvre FORMATION LAF – JUIN 2009

2 Contexte pour la définition des modalités de mise en œuvre dans les p&p  Déclaration de Paris  Troisième contrat de gestion  Plan belge d’harmonisation et d’alignement  Programme indicatif de coopération dans certains pays  Instruction pour la préparation des commissions mixtes en 2009

3 Contexte pour la définition des modalités de mise en œuvre dans les p&p Situation actuelle  Volonté afirmée de l’Etat belge d’aller vers plus « d’ exécution nationale »  Flou autour de la manière d’appliquer le concept d’exécution nationale dans le cadre des p&p  Les efforts vers plus d’exécution nationale pendant les formulations de nouveaux p&p ont conduit à une variété de modalités et terminologies, discutées au cas par cas, sans cadre de référence précis

4 Définir les modalités de mise en oeuvre = répondre à 3 questions  Quoi faire pour gérer le projet ?  Quels processus / procédures sont d’application ? (redevabilité mutuelle)  Comment le faire ?  De quel système provient chaque procédure ? (alignement – harmonisation)  Qui fait quoi ?  Comment partager les responsabilités entre les partenaires nationaux et la CTB ? (appropriation)

5 Quoi faire pour gérer le projet ? (quels processus sont d’application ?) Ressources humaines Marchés publics Risques Communication Contenu Qualité Finance Délais Coordination  Les processus de gestion de p&p se regroupent en 9 domaines de connaissance  modèle des processus de la gestion de projetprocessus

6 Quoi faire pour gérer le projet ?  Les processus de gestion sont un bon niveau pour organiser la discussion avec le partenaire sur son système (parallélisme Qplatform – Manuel exécution nationale)  En fonction des domaines, la discussion peut se faire sur un groupe de processus, ou doit descendre au niveau du processus individuel Exemples :  Gestion des ressources humaines expatriées  Gestion des finances

7 Quoi faire ? (de quel système provient chaque processus ?)  Principe d’alignement (Paris et Accra) : -privilégier le système du partenaire chaque fois que c’est possible et sinon -expliquer pourquoi il est décidé de ne pas utiliser le système du partenaire (dossier de motivation)  2 possibilités pour chaque processus :  Système partenaire  Système de la CTB ou d’un tiers

8 Quoi faire ? (de quel système provient chaque processus ?)  Pas si simple  Est-ce-important ?  Oui, dans le contexte “Paris”  Oui, au plan strictement opérationnel (car il faut renvoyer vers une description du système, sinon tout doit être écrit dans le DTF !)  Si système belge, important d’avoir analysé concrètement la possibilité de s’harmoniser avec d’autres bailleurs  Plusieurs acteurs dans le secteur PEPAM -> concurrence

9 Quoi faire ? (de quel système provient chaque processus ?)  Règles d’identification du système  Si le système reste en place après l’intervention, alors le système est national (ou l’est devenu)  Si on ne fait qu’ajouter une étape de validation par la CTB, alors on considère qu’on ne modifie pas le système  Exemples Exemples  Ouverture du compte spécial où ne transistent que les fonds belges  Marchés publics

10 Comment partager les responsabilités ?  3 modes de partage des responsabilités : Responsibilité RCI Nationale Belge Conjointe  Responsabilité nationale : contrôle a posteriori par la CTB  Responsabilité belge ou conjointe : contrôle a priori par la CTB  Responsabilité conjointe : le consensus est-il obligatoire ?

11 Partage des responsabilités  3 modes de partage des responsabilités dans chaque processus : Responsibilité R éalise C ontribueest I nformé NationalePartenaire(CTB)CTB BelgeCTB(Partenaire)Partenaire ConjointePartenaire et CTB  La responsabilité C sert à décrire soit le renforcement de capacité, soit le partenariat : mais obligatoire ou facultatif ?  La responsabilité conjointe demande le consensus : à quel niveau (UGP, SMCL, …) ?  Exemples : Exemples  gestion des finances, gestion des marchés publics

12 Exécution nationale  Exécution nationale au niveau du processus = NEX = système national + responsabilité nationale NationalCTBTiers NationaleExécution nationale Conjointe Belge Système Responsabilité

13 Exécution nationale  Abandonner les termes cogestion et régie, plus assez précis NationalCTB NationaleExécution nationaleCogestion Conjointe Exécution nationale /Cogestion Cogestion BelgeCogestion / RégieRégie Système Responsabilité  Parler du système et de la responsabilité :  Ex : système national de passation de marchés en responsabilité conjointe