Gestion de projet informatique ESIL 2012

Sommaire Définitions Gérer un projet 2Gestion de projet information - ESIL 2012

Définitions - Projet Un projet est une chose ou un ensemble de choses que l'on se propose de faire en un temps donné, mettant en oeuvre des ressources humaines et matérielles faisant l'objet d'une budgétisation, et aboutissant à un ensemble de livrables. Afnor X — Un projet est un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques. SO — Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources. 3Gestion de projet information - ESIL 2012

Définitions – Projet informatique Un projet informatique est un projet dont les réalisations (livrables) se constituent d'outils, méthodes ou services informatiques. Les projets informatiques sont généralement, par nature, complexes. Cette complexité s'explique notamment par la grande diversité des acteurs qu'ils font intervenir : techniciens, responsables métier, marketeurs, gestionnaires... 4Gestion de projet information - ESIL 2012

Définitions – Conduite de projet La conduite de projet, aussi appelée gestion de projet ou management de projet, est une démarche, qui a pour but de structurer et assurer le bon déroulement d'un projet. Conduire un projet, c'est prendre toutes les mesures nécessaires pour faire en sorte que le projet atteigne ses objectifs, notamment sur quatre axes principaux : – le respect des objectifs de qualité des livrables ; – le respect des délais ; – le respect des coûts ; – la satisfaction du client 5Gestion de projet information - ESIL 2012

Définitions – Conduite de projet Pour optimiser ces quatre axes, la personne en charge d'orchestrer le projet, le chef de projet, met notamment en oeuvre différents savoirs, habiletés, outils et techniques. Action concrètes de la conduite de projet – Conduire un projet efficacement, c'est : structurer et planifier ; piloter le projet ; manager l'équipe projet En résumé, conduire un projet, c'est prévoir, animer et contrôler. 6Gestion de projet information - ESIL 2012

Définitions - Acteurs Deux catégories principales : les donneurs d’ordres et les réalisateurs On trouve : – Le Maître d’ouvrage (MOA) identifie le besoin apporte la connaissance métier représente le « client » du projet – Le Maître d’œuvre (MOE) Réalise le projet Apporte les solutions techniques et fonctionnelles On trouve également les notions d’Assistance à Maîtrise d’ouvrage (AMOA) et d’Assistance à Maîtrise d’œuvre (AMOE) Le Maître d’œuvre peut également faire appel à différents fournisseurs 7Gestion de projet information - ESIL 2012

Définitions - Acteurs Le Maître d’Œuvre (MOE) – Répond au programme fonctionnel fixé par la maîtrise d’ouvrage. – Propose une solution technique et fonctionnelle qui permet de réaliser ce programme, dans l'enveloppe budgétaire et les délais qui lui sont assignés. Pour cela, il est fait appel à plusieurs fournisseurs (prestations, sous-traitance). Dans ce cas, la MOE – Assure leur coordination – Veille à la cohérence des fournitures et à leur compatibilité – Coordonne l’action des fournisseurs en contrôlant la qualité technique, en assurant le respect des délais fixés par la MOA et en minimisant les risques. Le MOE est responsable de la qualité technique de la solution. 8Gestion de projet information - ESIL 2012

Définitions - Acteurs La Maîtrise d’Ouvrage (MOA): – est responsable de l’efficacité de l'organisation et des méthodes de travail autour des systèmes d’information – fait appel à un maître d’œuvre (MOE) interne et/ou externe pour obtenir les produits (matériels, logiciels, services et solutions) nécessaires à la réalisation de sa mission. La maîtrise d'ouvrage joue un rôle clé dans l'organisation des entreprises, car elle est responsable de la bonne compréhension et des bonnes relations entre les directions métier et les directions informatiques (études et exploitation). La fonction de maîtrise d'ouvrage a été mise en avant dans les projets de système d'information pour mieux prendre en compte les dimensions "non informatiques" ou "non techniques" des projets 9Gestion de projet information - ESIL 2012

Définitions - Acteurs Les fonctions de la gestion de projet : – Chef de projet : Coordonne l’ensemble des activités du projet, Est responsable du respect des délais, du budget et de la qualité de la réalisation du projet Réalise le reporting au niveau de la direction Selon la taille du projet on peut être amené à nommer un directeur de projet et plusieurs chefs de projet. – Experts Métiers – Formateurs – Ingénieurs Systèmes – DBA … 10Gestion de projet information - ESIL 2012

Définitions - Acteurs Selon la taille du projet on peut faire intervenir ou nommer dans l’organisation du projet : – Un PMO (Project Management Office) : met en place les outils de gestion de projet Suit les éléments importants du projet tel que planning, suivi des incidents.. Est garant du respect des procédures et de la mise à jour des outils de suivi – Un architecte: Est garant de la cohérence du système d’information Intervient dans l’intégration du nouveau projet au Système d’Information La plupart du temps on trouve une organisation « miroir » entre la MOE et la MOA 11Gestion de projet information - ESIL 2012

Définitions Gérer un projet 12Gestion de projet information - ESIL 2012

Gérer un projet 13Gestion de projet information - ESIL 2012

Gérer un projet - Démarche Etude d’opportunité Phase préliminaire Conception – Réalisation - Recette Déploiement Bilan 14Gestion de projet information - ESIL 2012

Réaliser un étude d’opportunité Objectifs – Mettre en évidence la faisabilité du projet en fonction: Des solutions disponibles sur le marché De la mobilisation des acteurs concernés par le projet – Mettre en évidence la pertinence du projet par rapport à la stratégie de l’établissement Contenu de l’étape – Analyse macroscopique de l’existant – Recensement macroscopique des besoins – Première étude de marché – Estimation du coût du projet (budget et charges en RH) – Première évaluation des risques 15Gestion de projet information - ESIL 2012

Réaliser un étude d’opportunité Méthode – Interview des personnes clés – Rencontres avec les fournisseurs potentiels – Analyse des cartographies existantes – Rédaction d’une note d’argumentation reprenant les différents éléments étudiés Acteurs – Cellule architecture et urbanisation – Experts métiers Livrables – Note de cadrage du projet Facteurs clés de succès – Informer l’ensemble des acteurs clés concernés par le projet du périmètre du projet dès cette étape – Expliciter les objectifs et les fonctions couvertes par le projet par rapport à la stratégie de l’établissement Fait de Clôture: – Décision de démarrer le projet ou de l’abandonner 16Gestion de projet information - ESIL 2012

Gérer un projet - Démarche Etude d’opportunité Phase préliminaire Conception – Réalisation - Recette Déploiement Bilan 17Gestion de projet information - ESIL 2012

Phase préliminaire Constituer les structures du projet Réaliser une étude de l’existant Réaliser une étude des besoins 18Gestion de projet information - ESIL 2012

Constituer les structures du projet Objectifs – Formalisation et mise en route des structures du projet : Maîtrise d’ouvrage Maîtrise d’œuvre Moyens associés Fonctionnement Acteurs – Direction de l’établissement, CME – Cellule architecture et urbanisation, Experts métiers Livrables – Note de cadrage du projet Facteurs clés de succès – Doter les structures des compétences métiers et techniques nécessaires à la réalisation du projet 19Gestion de projet information - ESIL 2012

Constituer les structures du projet Contenu de l’étape – Identifier les acteurs et les services de l’établissements et de son environnement concernés par le projet – Désigner un Chef de projet et formaliser son rôle – Désigner une équipe projet et formaliser son rôle – Définir les différentes instances du projet et leur rôle – Désigner les membres des instances décisionnelles : Comité de pilotage Comité de pilotage du SI – Désigner les membres des instances opérationnelles : Comité de suivi Points d’avancement Groupes de travail … 20Gestion de projet information - ESIL 2012

Gouvernance Projet Comité de suivi et d’avancement Comité de suivi et d’avancement Comité de pilotage Sous Projet X Resp DIR Resp MOA Comité de pilotage SI Semestriel Trimestriel Direction établissement CME Direction du SIH Responsable Projet Acteurs clés Équipes projet Mensuel Opérationnel au quotidien Responsable Projet Équipes projet Sous Projet X Resp DIR Resp MOA Sous Projet X Resp DIR Resp MOA 21Gestion de projet information - ESIL 2012

Réaliser une étude de l’existant Objectifs – Dresser un diagnostic fonctionnel, technique et organisationnel des services afin de connaître les contraintes, les dysfonctionnements et de mieux identifier les besoins Contenu de l’étape – Réalisation d’un diagnostic organisationnel des services impacts par le projet – Réalisation d’un diagnostic fonctionnel et technique de l’existant informatique – Identification des dysfonctionnements et des besoins d’optimisation Acteurs – Equipe projet, utilisateurs 22Gestion de projet information - ESIL 2012

Réaliser une étude de l’existant Méthode – Modélisation des processus impactés par le projet, travail en petit groupe multidisciplinaire (outils tels que Méga…) – Analyse et complément des cartographies existantes – Rédaction d’une note présentant les résultats de l’analyse et les réajustement par rapport aux orientations stratégiques Livrables – Analyse de l’existant organisationnel, fonctionnel et technique Facteurs clés de succès – Ne pas chercher à reproduire informatiquement le mode de fonctionnement « papier » – L’analyse de l’existant doit mettre en perspective le niveau de performance à atteindre qui sera précisé par l’étude des besoins. Fait de Clôture – Validation du document par le comité de pilotage 23Gestion de projet information - ESIL 2012

Réaliser une étude des besoins Objectifs – Obtenir la matière permettant de rédiger le cahier des charges : Faire le point sur les besoins actuels et à venir des utilisateurs (nouvelles attentes fonctionnelles ou ergonomiques) Redéfinir les processus pour pallier les dysfonctionnements (flux d’information, rôles des acteurs) Contenu de l’étape – Décrire avec les utilisateurs les besoins en terme de : Données (définition, règles de gestion…) Fonctionnalités (description, enchaînements…) Matériels (poste de travail) – Décrire l’intégration dans le SIH cible – Identifier les besoins non inclus dans le périmètre Acteurs – Equipe projet, utilisateurs 24Gestion de projet information - ESIL 2012

Réaliser une étude des besoins Méthode – Travail en petit groupe multidisciplinaire, – Élaborer une grille d’analyse pour évaluer les outils du marché par rapport aux besoins exprimés – Etudier finement l’intégration avec le SIH existant: faire intervenir expert des solutions existantes, sociétés éditrices… Se baser sur des normes telles que HL7, IHE… – Identifier les indicateurs permettant d’évaluer les améliorations apportées au processus optimisé – Identifier les besoins en matériels pour chaque situation de travail 25Gestion de projet information - ESIL 2012

Réaliser une étude des besoins Livrables – Etude des processus optimisés – Expression des besoins organisationnels, fonctionnels et techniques – Grille d’analyse des outils du marché Facteurs clés de succès – Adapter l’organisation avant le choix de l’outil en fonction des dysfonctionnements repérés – Maîtriser la créativité des groupes de travail – Expliciter dans l’expression de besoins l’éventuelle reprise des données du SI actuel Fait de Clôture – Validation du document par le comité de pilotage – Décision de continuer 26Gestion de projet information - ESIL 2012

Gérer un projet - Démarche Etude d’opportunité Phase préliminaire Conception – Réalisation - Recette Déploiement Bilan 27Gestion de projet information - ESIL 2012

Conception – Réalisation - Recette Après le choix de l’offre, on peut commencer l’étape de réalisation C’est lors de cette phase que le projet est réalisé ou fabriqué, c’est- à-dire que les tâches permettant de mettre en œuvre le nouveau produit, bien ou service, sont réalisées. Dans les projets informatiques, c’est cette phase qui permet la construction du logiciel ou la paramétrage pour une solution achetée. Dans cette phase sont également réalisés les tests : test unitaire, test d'intégration, test de performance, test fonctionnel. Dès la mise à disposition ou la réception du livrable, il est nécessaire de procéder à des vérifications de manière à contrôler la conformité du résultat fabriqué avec la commande qui avait été passée lors des spécifications. Les contrôles s’effectuent sous forme de tests rigoureux à partir des cahiers de tests qui ont été préparés. 28Gestion de projet information - ESIL 2012

Conception – Réalisation - Recette Conduire un projet efficacement, c'est : – structurer et planifier – piloter le projet – manager l'équipe projet Structurer un projet, c'est le découper intelligemment de manière à pouvoir le manager au mieux. La structuration d'un projet consiste à comprendre, expliciter et formaliser les différents livrables à produire dans le cadre du projet, puis à établir la liste des tâches qui seront nécessaires pour aboutir à ces productions.  Organigramme des tâches 29Gestion de projet information - ESIL 2012

Conception – Réalisation - Recette La planification d'un projet est l'activité qui consiste à : – ordonnancer les tâches à réaliser, qui ont été formalisées lors de la structuration du projet ; – estimer les charges associées ; – déterminer les profils nécessaires à leur réalisation.  Diagramme de Gantt et Pert Le pilotage d’un projet : assurer le suivi et le bon avancement des tâches nécessaires pour la réalisation du projet Le management de ressources 30Gestion de projet information - ESIL 2012

Gérer un projet - Démarche Etude d’opportunité Phase préliminaire Conception – Réalisation - Recette Déploiement Bilan 31Gestion de projet information - ESIL 2012

Déploiement Élaborer le planning détaillé du déploiement Formaliser les adaptations organisationnelles Procéder au paramétrage Former l’équipe projet Former le support et les utilisateurs Mettre l’outil en service Piloter le déploiement Préparer les environnements techniques Procéder aux recettes des environnements et applications Constituer la cellule support Assurer l’assistance utilisateur Mettre en place une gestion des évolutions 32Gestion de projet information - ESIL 2012

Gérer un projet - Démarche Etude d’opportunité Phase préliminaire Conception - Réalisation Déploiement Bilan 33Gestion de projet information - ESIL 2012

Réaliser un bilan Objectifs – Capitaliser ses réussites et ses échecs pour de futurs projets Contenu de l’étape – Réaliser un bilan économique – Réaliser un bilan de satisfaction des utilisateurs – Réaliser un bilan « gestion de projet » – Communiquer de manière institutionnelle Acteurs – Chefs de projet Livrables – Un document par bilan Fait de clôture – Validation par le comité de pilotage 34Gestion de projet information - ESIL 2012