Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux MODÈLE RECI POUR LES PROCESSUS PRIORITAIRES

2 C’est une technique qui nous permet de clarifier les rôles et responsabilités à l’intérieur d’une organisation, …et nous permet décider « qui fait quoi » dans l’organisation. Le modèle RECI : qu’est – ce que c’est ?

3 Le RECI est un outil simple qui permet de clarifier les rôles et les responsabilités au sein d’une organisation R ECI - Responsable La personne qui est responsable de garantir la réalisation de l’activité – Elle a la responsabilité finale et elle assume les conséquences R E CI – Exécuteur La personne qui développe directement l’activité. Plusieurs personnes peuvent être considérées comme exécuteur La personne qui développe directement l’activité. Plusieurs personnes peuvent être considérées comme exécuteur RE C I - Consulté La personne (ou personnes) qui doive(nt) être consultée avant la décision finale – Communication bilatérale REC I - Informé Les personnes qui doivent être informées à la suite d’ une décision / activité – Communication unilatérale

4 R ECI - Responsable La personne qui a le pouvoir de décision Une seule personne peut être responsable d ’un processus

5 R E CI - Exécuteur La personne qui fait le travail Beaucoup de personnes peuvent être exécuteurs

6 RE C I - Consulté Les personnes qui doivent être consultées avant une décision ou au cours d ’une activité. Il s’agit de personnes- ressource

7 REC I - Informé Les personnes qui doivent être informées après une décision ou des activités

8 Le RECI permet de décider « qui fait quoi » dans l’organisation La personne qui est le responsable final, qui représente l’autorité (Oui/Non) et a le droit de veto. On peut seulement assigner un «R» à chaque activité. Responsable (R) Exécuteur (E) Consulté (C) Informé (I) Les individus qui doivent être consultés avant une action/ décision finale. Communication bilatérale. Les personnes qui doivent être informées après que la décision/action ait été prise/faite. Communication unilatérale. L ’individu qui réalise le travail. Responsable de l ’action/implantation. La responsabilité peut être partagée. Le degré de responsabilité est fixé par le «R».

9 La méthodologie du RECI sert à identifier et résoudre diverses problématiques Le RECI est un outil qui permet de : Identifier les situations irrégulières ou problématiques telles que : Activités non couvertes Dédoublement des exécuteurs Circuit d ’informations très lourd Suivi multiple Election de l ’exécuteur/responsable Définir/assigner des rôles Analyser les charges de travail Résoudre les conflits entre les unités organisationnelles

10 La méthodologie RECI permet de réaliser deux types d’analyses : une verticale et une horizontale Ces deux analyses permettent d’identifier le rôle de chaque acteur ou division, mais aussi le responsable, les personnes devant être consultées, l’exécuteur, et les personnes devant être informées Analyse verticale: Un acteur réunit beaucoup de rôles d’exécuteur. Un acteur réunit trop de rôles de responsable. Un acteur ne possède aucun rôle. Des acteurs étant seulement consultés ou informés. Analyse horizontale: Trop ou alors aucun exécuteur par fonction. Plus d’un responsable par fonction. Aucun responsable pour une fonction. Trop de personnes à informer ou à consulter pour une fonction. REC ERCIC ICIR CRE RIEC EIR ECE Activités Acteurs Illustratif

11 Les analyses verticales et horizontales permettent de connaître quelles sont les situations à éviter Analyse horizontale Situations à éviter: Trop/aucun exécuteurs pour une seule activité Plus d’un responsable par activité Aucun responsable Trop de personnes consultées Trop de personnes informées

12 Les analyses verticales et horizontales permettent de connaître quelles sont les situations à éviter Analyse verticale Situations à éviter : Beaucoup d’exécuteurs Une colonne vide Beaucoup de responsabilités Personnes qui sont seulement consultées et informées

13 1. Identification des processus (Prérequis) 4. Diagnostic 3. Attribution des rôles de chacun 2. Identification des acteurs 4 étapes successives permettent de construire le modèle RECI Comment procéder ?

14 1. L’identification des processus se fait par la construction de la cartographie … Il s’agit de définir les processus clés, stratégiques et de support La cartographie est un pré requis à l’élaboration du RECI Illustratif

15 … ainsi que la bonne compréhension du périmètre et des objectifs de chaque processus 1. Plan stratégique Lab Définition : Processus permettant de définir les grandes orientations et les objectifs à atteindre pour les prochaines années. But : Guider l’évolution de l’activité de Lab et assurer sa pérennité financière tout en lui permettant d’assurer les investissements nécessaires pour la réalisation et le développement de l’activité. 2. Missions académiques et innovation Définition : Processus permettant d’assurer les fonctions de recherche et d’enseignement allouées à Lab en tant que service Universitaire, ainsi que l’innovation (au niveau des prestations, des processus, de l’orientation client…), tout en assurant la recherche de nouvelles formes de financement But : Permettre le développement et le financement de ces activités afin de favoriser l’innovation dans les laboratoires, éléments moteur de l’activité 3. Portefeuille de prestations Définition : Processus permettant de définir et de faire évoluer le portefeuille de prestations de Lab. But : Permettre le développement de l’activité de Lab. 4. Veille de l’environnement Définition : Processus permettant de suivre les évolutions scientifiques et technologiques afin de permettre le développement de l’activité, ainsi que l’activité de benchmarking avec d’autres organisations. But : Assurer une veille permanente des évolutions dans toutes les disciplines, les transformer en innovations, et permettre la gestion de toute la connaissance (interne et externe) générée par les professionnels de Lab Illustratif

16 2. Une fois les processus définis, il est nécessaire de définir les acteurs principaux pour chacun des processus Structures/ Organigramme L’organigramme de l’organisation est un outil utile à la définition des acteurs principaux

17 3. Une fois les processus et acteurs définis, il faut intégrer dans la grille les 2 axes du RECI Définition des axes Activités / Processus 1 Activités / Processus 2 Acteur A... 2 Identification des activités/processus avec le niveau de précision désiré 1 Structures/ Organigramme... Acteur N Acteurs ou unité

18 3. Il faut attribuer le rôle de chaque acteur appliqué à la situation actuelle Activités/Processus R R R R R R E E E E E I I I I I C C C C C Acteurs/Unités Définition la situation actuelle R:Responsab le E:exécuteur C:Consulté I:Informé Activités/Processus 3

19 3. Une fois la grille remplie, il faut faire un diagnostic de la situation actuelle et modifier le RECI en respectant les principes suivants Principes : Elaborer les nouveaux rôles et responsabilités selon la nouvelle structuration. Eliminer les niveaux de l’organisation qui «contrôlent celui qui contrôle» Favoriser le travail en équipe Le maximum de précision n’est pas indispensable Déterminer la responsabilité (R) et l’exécution (E) de l’activité de la manière la plus détaillée possible. Ne permettre qu’un seul responsable par activité. Accompagner la responsabilité avec une autorité suffisante. Minimiser le nombre de personnes consultées (C) et informées (I). Le nouveau rôle et la nouvelle responsabilité doivent être documentés avec précision avant sa communication.

20 2- Gérer l’offre médicale 3- Gérer et garantir la qualité et les résultats cliniques Illustratif Le « nouveau » RECI doit permettre une meilleure adéquation entre les rôles et les responsabilités des acteurs